高校學(xué)生檔案管理的監(jiān)督工作

林 琳

（武夷學(xué)院 檔案室，福建 武夷山 354300）

高校大學(xué)生是日后社會(huì)發(fā)展的主控者，大學(xué)時(shí)期的檔案是他們學(xué)習(xí)、生活以及實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，展現(xiàn)了個(gè)人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)及成長(zhǎng)經(jīng)歷，是人事檔案的前期材料。隨著高等教育的不斷改革發(fā)展，學(xué)生檔案管理手段和服務(wù)方向都有了新的突破，學(xué)生本人在升學(xué)、就業(yè)以及人才的培養(yǎng)、選拔、流動(dòng)等方面把握主動(dòng)權(quán)，學(xué)生檔案管理在順應(yīng)時(shí)代要求的同時(shí)，加強(qiáng)和完善其監(jiān)督工作勢(shì)在必行，而且日趨常態(tài)。

一、高校學(xué)生檔案管理的監(jiān)督作用

（一）高校學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀

目前，高校學(xué)生檔案的管理存在集中統(tǒng)一管理、分級(jí)管理和分散管理等現(xiàn)狀。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，2010年3月，武夷學(xué)院的學(xué)生檔案歸并學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，并配備了專職檔案工作人員。學(xué)生檔案的存在雖然是獨(dú)立的，但不是完全獨(dú)立，而是與其他類(lèi)別的檔案相互依存、互為補(bǔ)充，是學(xué)校檔案資源的重要組成部分。學(xué)生檔案的管理內(nèi)涵在于挖掘和提煉，高度集中可以提高管理效率，通過(guò)各類(lèi)檔案的管理和利用，結(jié)合學(xué)生檔案自身特點(diǎn)，尋找探索有效的管理途徑，形成新的管理理念，并將這種理念貫穿學(xué)生檔案管理的始終，形成良性循環(huán)，促進(jìn)檔案管理的共同進(jìn)步和發(fā)展。

（二）學(xué)生檔案管理部門(mén)的監(jiān)督作用

武夷學(xué)院綜合檔案室作為學(xué)生檔案的管理部門(mén)，對(duì)學(xué)生檔案材料的形成、收集、鑒定、歸檔、轉(zhuǎn)遞等工作環(huán)節(jié)具有監(jiān)督指導(dǎo)作用。對(duì)學(xué)生檔案管理的監(jiān)督工作可以概括為四方面的內(nèi)容：一是對(duì)學(xué)生檔案材料的完整性、真實(shí)性和一致性進(jìn)行監(jiān)督。學(xué)生檔案材料以表格形式居多，基本信息是由學(xué)生本人填寫(xiě)，或許對(duì)表格款項(xiàng)的理解誤差，或許是相關(guān)信息掌握不全面，或許在填寫(xiě)過(guò)程中的隨意性等原因，致使表格信息存在偏差，檔案管理部門(mén)采取前期安排、中期抽查、末期普查等形式進(jìn)行督促檢查，不但使學(xué)生信息內(nèi)容真實(shí)完整，而且要保持個(gè)人信息的一致性；二是對(duì)學(xué)生檔案材料形成過(guò)程的監(jiān)督。對(duì)于辦理完畢的檔案材料要求手續(xù)完備，載體材料和書(shū)寫(xiě)材料統(tǒng)一規(guī)范。學(xué)生檔案特殊性在于形成者是學(xué)生本人，而檔案材料的辦理過(guò)程有學(xué)生、老師等自然人參與，形成的檔案材料千差萬(wàn)別，以至于“復(fù)印件代替原件、書(shū)寫(xiě)材料使用不當(dāng)、形成日期填寫(xiě)不詳、印章加蓋不完整”等情況時(shí)有發(fā)生，學(xué)生檔案管理部門(mén)要明確監(jiān)督職責(zé)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，確保檔案信息記錄的有效性；三是對(duì)學(xué)生個(gè)人材料的歸檔監(jiān)督。學(xué)生檔案是以個(gè)人姓名為特征組成的專卷或?qū)?cè)，其內(nèi)容和材料成份只能是同一個(gè)人的有關(guān)材料，一個(gè)人的材料不能分散，也不能混雜他人卷中。在歸檔過(guò)程中按類(lèi)別、按時(shí)間進(jìn)行歸卷入檔；四是對(duì)學(xué)生檔案的“動(dòng)態(tài)”過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。高校學(xué)生檔案與其他類(lèi)別檔案相比，盡顯其動(dòng)態(tài)特性，涵蓋學(xué)生檔案的收集、鑒定、歸檔、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)，檔案管理部門(mén)要注重觀察“動(dòng)態(tài)”過(guò)程，充分把握“動(dòng)態(tài)”規(guī)律，按時(shí)收集，隨時(shí)整理，及時(shí)歸檔，統(tǒng)一發(fā)放，使學(xué)生檔案管理形成良好的循環(huán)過(guò)程。學(xué)生檔案的發(fā)放包括“畢業(yè)季的批量轉(zhuǎn)遞”和“平時(shí)的零散轉(zhuǎn)遞”兩個(gè)方面，發(fā)放過(guò)程嚴(yán)格按照檔案轉(zhuǎn)遞的規(guī)范要求進(jìn)行，做到轉(zhuǎn)遞“出口”統(tǒng)一，轉(zhuǎn)遞“途徑”歸一，保證學(xué)生檔案發(fā)放的規(guī)范有序。

二、監(jiān)督工作是提升管理水平的基礎(chǔ)

管理是通過(guò)選擇，科學(xué)、合理、優(yōu)化配置要素資源，以最優(yōu)的投入獲得最佳的回報(bào)；監(jiān)督是察看并督促，使結(jié)果達(dá)到預(yù)期目的，二者在過(guò)程范圍、對(duì)象和目標(biāo)上有一定的區(qū)別，但也有一定的聯(lián)系，監(jiān)督之下，管理結(jié)果可以達(dá)到最佳的預(yù)期目的。督查是提升學(xué)生檔案管理水平的有效方法，依靠完善的監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)學(xué)生檔案管理水平的不斷提升。

（一）完善的監(jiān)督體系提高管理效能

完善的監(jiān)督體系，重點(diǎn)是對(duì)學(xué)生檔案的管理工作的監(jiān)督檢查，內(nèi)容包括：一是對(duì)檔案的收集、鑒定、歸檔等基礎(chǔ)工作安排是否達(dá)到要求，管理任務(wù)要與高等教育改革狀況相適應(yīng)；二是工作效率。是否做到高質(zhì)量高效率地完成工作，提倡積極上進(jìn)的工作態(tài)度，應(yīng)做盡做，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，提高工作效率；三是檔案內(nèi)容的甄別。防止盲目追求數(shù)量，取之有據(jù)，舍之有理，不能武斷和草率；四是歸檔材料的質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)檔案質(zhì)量的檢查，防止卷內(nèi)混雜、張冠李戴，做到文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備；五是加強(qiáng)主體的監(jiān)督。檔案管理人員作為學(xué)生檔案管理的主體，具有檔案管理的責(zé)任，也具有監(jiān)督指導(dǎo)作用，除檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部監(jiān)督外，由上級(jí)主管部門(mén)牽頭，建立二級(jí)學(xué)院、輔導(dǎo)員、學(xué)生等參與的外部監(jiān)督機(jī)制，隨機(jī)或定期進(jìn)行監(jiān)督檢查；由于輔導(dǎo)員的管理模式和學(xué)生主體意識(shí)二者是互相制約、互相促進(jìn)的關(guān)系[5]，通過(guò)完善的內(nèi)部監(jiān)督體制，提高工作效能。

（二）健全的監(jiān)督機(jī)制保證管理質(zhì)量

建立健全學(xué)生檔案管理共同配合的監(jiān)督機(jī)制，明確學(xué)生檔案歸口管理機(jī)構(gòu)，履行職責(zé)：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，安排學(xué)生檔案接收進(jìn)館的時(shí)間，執(zhí)行計(jì)劃接收、登記造冊(cè)；對(duì)接收方式的變更、檔案材料質(zhì)量等事項(xiàng)進(jìn)行審查；轉(zhuǎn)遞出校的學(xué)生檔案，分別建立“明細(xì)賬”，匯總待查；學(xué)生檔案管理有關(guān)信息的發(fā)布管理；學(xué)生檔案進(jìn)館和轉(zhuǎn)遞過(guò)程形成的登記簿與臺(tái)賬等材料歸檔保管；保管信息統(tǒng)計(jì)匯總和分析。

全面加強(qiáng)管理監(jiān)督 ，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理部門(mén)的監(jiān)督作用，強(qiáng)化對(duì)管理行為的約束，切實(shí)做到嚴(yán)格認(rèn)真，避免和杜絕違規(guī)現(xiàn)象。著力推進(jìn)學(xué)生檔案管理由監(jiān)督導(dǎo)向性向結(jié)果導(dǎo)向性轉(zhuǎn)變，對(duì)管理狀態(tài)、管理程序、管理結(jié)果實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管。注重學(xué)生檔案信息服務(wù)的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的需求、利用效果的管理，確保學(xué)生檔案價(jià)值所在；不斷探索新形勢(shì)下的新方法，提高管理質(zhì)量。監(jiān)督工作要探索適合自身發(fā)展的新思路，針對(duì)以往的方式方法要不斷改進(jìn)，持續(xù)提高，保證學(xué)生檔案管理質(zhì)量。

（三）科學(xué)的監(jiān)督方式促進(jìn)職業(yè)道德素養(yǎng)及專業(yè)水平的共同提升

加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的監(jiān)督，突出監(jiān)督工作重點(diǎn)，強(qiáng)化對(duì)檔案形成者和檔案管理人員的道德教育，促進(jìn)職業(yè)道德人格不斷發(fā)展完善。檔案管理者在管理工作實(shí)踐中，認(rèn)識(shí)職業(yè)道德的內(nèi)容和意義，通過(guò)管理工作中監(jiān)督指導(dǎo)的約束，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，進(jìn)而升華為內(nèi)在的道德情感、意志信念和外在的道德行為，形成一定的道德品質(zhì)。嚴(yán)格依法依規(guī)辦事，確保管理工作的穩(wěn)定性。一方面加大學(xué)生檔案管理執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)督審查力度，另一方面懲防并舉，促進(jìn)管理人員的精神境界的提升。檔案管理工作需要專業(yè)化，新的設(shè)備或技能的出現(xiàn)，需要加強(qiáng)提高專業(yè)的水準(zhǔn)，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中求發(fā)展，在實(shí)踐中求進(jìn)步，豐富管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提高組織協(xié)調(diào)能力。檔案管理人員要堅(jiān)持不懈地進(jìn)行道德品質(zhì)修養(yǎng)，掌握相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，以便更好地適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和高等教育發(fā)展需要的品格和專業(yè)水平。

三、學(xué)生檔案管理監(jiān)督工作的路徑

（一）監(jiān)督運(yùn)行方式的拓展

隨著社會(huì)的進(jìn)步，監(jiān)督運(yùn)行方式發(fā)生了很大的變化，人們的思維方式也有了不同程度地改進(jìn)。在日常工作中，發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題越來(lái)越多，而且與現(xiàn)代社會(huì)的科技進(jìn)步息息相關(guān)，新的技術(shù)、新的設(shè)備、新的技能賦予學(xué)生檔案管理新的課題，也給管理監(jiān)督工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子文件占據(jù)了主要領(lǐng)域，學(xué)生檔案的電子化使檔案信息載體發(fā)生了變化，從單一的紙質(zhì)檔案向著電子檔案的方向發(fā)展，學(xué)生檔案管理的監(jiān)督運(yùn)行的方式向著電子檔案監(jiān)督、網(wǎng)絡(luò)傳輸監(jiān)督等方面不斷拓展，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的傳播功能，探索建立科學(xué)的監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)。在職權(quán)范圍允許的情況下，監(jiān)督工作形成學(xué)生自律監(jiān)督、老師責(zé)任監(jiān)督、相關(guān)單位職責(zé)監(jiān)督的監(jiān)督機(jī)制，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督工作的運(yùn)行程序由事后監(jiān)督向事前監(jiān)督、事中監(jiān)督的方面轉(zhuǎn)化，進(jìn)行全方位約束和規(guī)范，起到防范性的作用。

（二）建立內(nèi)部監(jiān)督控制體系

高校學(xué)生檔案管理需要不斷強(qiáng)化管理手段，提高管理水平，構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督控制體系，建立有力有效的行政許可實(shí)施權(quán)的監(jiān)督機(jī)制[1]，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。內(nèi)部監(jiān)督控制體現(xiàn)了學(xué)生檔案管理部門(mén)實(shí)施監(jiān)督控制的意愿，符合學(xué)生檔案管理在高校提高自身競(jìng)爭(zhēng)力的要求，具有十分重要的意義。內(nèi)部監(jiān)督控制可以概括為：學(xué)生檔案材料的真實(shí)、完整；規(guī)范管理行為；糾正錯(cuò)誤，消除隱患；防止徇私舞弊，保護(hù)學(xué)生檔案的安全；確保學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞及時(shí)、準(zhǔn)確，渠道流暢?？茖W(xué)的內(nèi)部監(jiān)督控制體系在建立初始，就賦予了一定的約束性，主要研究在監(jiān)督工作的實(shí)施下對(duì)學(xué)生檔案內(nèi)部管理活動(dòng)所產(chǎn)生的結(jié)果。內(nèi)部控制體系是一個(gè)有機(jī)整體，監(jiān)督是這個(gè)體系中重要組成部分[2]，建立內(nèi)部控制體系，開(kāi)展監(jiān)督工作。檔案材料的形成指明了學(xué)生檔案的來(lái)源；檔案材料的收集說(shuō)明是處理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料；檔案材料的鑒定就是甄別真?zhèn)危粰n案材料的歸檔是檔案工作的基本任務(wù)；學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞是改變學(xué)生檔案管理單位的途徑，這些工作環(huán)節(jié)直接影響學(xué)生檔案的質(zhì)量和本質(zhì)屬性。內(nèi)部監(jiān)督控制體系的約束性說(shuō)明現(xiàn)階段監(jiān)督作用的有限性，受到自身知識(shí)、能力、素養(yǎng)的影響，同時(shí)隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展而提高。

（三）學(xué)生檔案管理的誠(chéng)信問(wèn)題

誠(chéng)信是道德范疇，是誠(chéng)實(shí)和信用的合成，以真誠(chéng)之心,行信義之事。近年來(lái)，誠(chéng)信受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在高校學(xué)生檔案管理工作中滲透誠(chéng)信教育，是當(dāng)今社會(huì)賦予的重要管理功能[3]。高校學(xué)生檔案的誠(chéng)信問(wèn)題，關(guān)系到高校的教育職責(zé)，關(guān)系到檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)[4]，是建設(shè)誠(chéng)信社會(huì)的需要。誠(chéng)信教育從三個(gè)方面入手：首先，學(xué)生檔案形成過(guò)程的誠(chéng)信問(wèn)題。新形勢(shì)下，學(xué)生從高考報(bào)名、志愿填報(bào)到大學(xué)錄取都采用了遠(yuǎn)程互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，其過(guò)程貫穿學(xué)生的誠(chéng)實(shí)和信義，如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人信息，不隨意登錄他人賬號(hào)，甚至篡改相關(guān)信息；其次，學(xué)生檔案管理者的誠(chéng)信問(wèn)題。誠(chéng)實(shí)守信是學(xué)生檔案管理者的人品標(biāo)志，理應(yīng)以身作則、誠(chéng)信履約，在監(jiān)督學(xué)生誠(chéng)信的同時(shí)，做到誠(chéng)信自律，以適應(yīng)新形勢(shì)下素質(zhì)教育、和諧社會(huì)建設(shè)的需要；再次，建立誠(chéng)信檔案。開(kāi)展學(xué)生檔案管理誠(chéng)信建檔工作，對(duì)學(xué)生檔案管理過(guò)程中的誠(chéng)信信息進(jìn)行收集、管理，將學(xué)生及學(xué)生檔案管理者納入誠(chéng)信道德教育的范疇，加強(qiáng)對(duì)誠(chéng)信信息的管理。

四、學(xué)生檔案管理監(jiān)督工作的必要性

學(xué)生檔案管理，要有自己的管理特點(diǎn)，不但要加強(qiáng)管理的科學(xué)性和規(guī)范性，而且要強(qiáng)化監(jiān)督在學(xué)生檔案管理中的作用，特別是科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，監(jiān)督的作用就顯得尤為重要。新的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，有思維方式的轉(zhuǎn)變和管理手段的變革，也有經(jīng)濟(jì)成分的誘惑和主體利益的驅(qū)使，這些社會(huì)問(wèn)題對(duì)學(xué)生檔案的管理都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響，造成管理上的疏漏。檔案管理人員應(yīng)站在更高的角度，置身更高的層面，在日常工作中發(fā)揮監(jiān)督作用，杜絕管理上的漏洞，并建立長(zhǎng)效的監(jiān)督機(jī)制，形成監(jiān)督陣營(yíng)，將學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)要求、制度規(guī)范、政策法規(guī)通過(guò)監(jiān)督管理傳授給教師、學(xué)生及相關(guān)工作人員。監(jiān)督更強(qiáng)，制約管理優(yōu)化的許多障礙得到消除，提升了檔案管理的整體形象；監(jiān)督力度更大，既可以消除制度方面的障礙，又可以增強(qiáng)管理意識(shí)，有利于提高檔案管理的影響力。

雖然學(xué)生檔案管理的監(jiān)督工作已初見(jiàn)成效，但監(jiān)督工作任重道遠(yuǎn)。目前還存在一些不完善的地方，仍然需要不斷地探索和提升。比較而言，目前采用的監(jiān)督內(nèi)容有可操作性，作為檔案管理機(jī)構(gòu)，其監(jiān)督的直接性和強(qiáng)行性使得檔案管理質(zhì)量不容否定，檔案管理的自律監(jiān)督應(yīng)成為檔案管理監(jiān)督的必要延伸，通過(guò)檔案管理自律監(jiān)督提高檔案管理水平，避免監(jiān)督部門(mén)的剛性懲罰。隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，檔案管理的監(jiān)督工作在實(shí)踐中通過(guò)始終堅(jiān)持與持續(xù)完善必將日漸成熟，在檔案事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

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