淺析高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案管理的改進(jìn)

陳正嬌

（文山學(xué)院 黨政辦公室，云南 文山 663099）

淺析高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案管理的改進(jìn)

陳正嬌

（文山學(xué)院 黨政辦公室，云南 文山 663099）

高校傳統(tǒng)的基建圖紙檔案是高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成部分，作為高?；üこ痰脑紤{證，其在學(xué)校日常工作中的反復(fù)利用率極高?，F(xiàn)實(shí)中，高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案的管理隊(duì)伍、管理?xiàng)l件、完整性、安全性、有機(jī)性、成套性及利用方式等方面都存在種種問(wèn)題。為此，需要改進(jìn)管理，使之規(guī)范化，提高管理質(zhì)量和利用效率。

高校；檔案；基建圖紙；管理

高?；n案是高校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中積累的檔案材料，包括學(xué)校設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)圖紙、文獻(xiàn)資料、工程價(jià)款結(jié)算書(shū)、審計(jì)結(jié)果、后期設(shè)施管理、改擴(kuò)建和維護(hù)等相關(guān)建設(shè)檔案資料。[1]詳細(xì)記錄了學(xué)校在不同發(fā)展時(shí)期的區(qū)位、布局、規(guī)劃、建筑等數(shù)據(jù)，通過(guò)基建檔案的文字記錄、圖紙圖表、建筑模型、聲像實(shí)物等資料，即可清晰了解學(xué)校的發(fā)展脈絡(luò)和辦學(xué)軌跡，對(duì)學(xué)校發(fā)展史形成宏觀系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。[2]因此，如何規(guī)范作為基建檔案中利用率極高的圖紙檔案的管理和利用工作，是高校檔案工作中的重中之重。

一、高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案概述

高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案指高校在建設(shè)項(xiàng)目中從工程的準(zhǔn)備階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工階段中形成的工程設(shè)計(jì)圖、施工圖及竣工圖紙等具有參考價(jià)值、原始憑證作用的圖紙，傳統(tǒng)的基建圖紙檔案有藍(lán)圖和底圖，是基建檔案的重中之重，在基建檔案利用率極高。傳統(tǒng)藍(lán)圖受制作材料、制作工藝的影響，穩(wěn)定性差。藍(lán)圖制作中，加入了強(qiáng)酸弱堿鹽來(lái)漂白除雜，其圖形字體是通過(guò)利用強(qiáng)光、氨水產(chǎn)生重氮鹽，重氮鹽再定影形成的，強(qiáng)酸弱堿鹽、重氮鹽的不穩(wěn)定性決定了藍(lán)圖內(nèi)容的不穩(wěn)定；底圖的穩(wěn)定性差亦和其制作過(guò)程中加入硫酸介質(zhì)進(jìn)行描圖有關(guān)，制圖中或多或少要?dú)堄嘁欢ǖ牧蛩猁}，滯留于圖中的硫酸鹽隨著時(shí)間、環(huán)境的改變亦會(huì)發(fā)生化學(xué)變化，慢慢改變了紙張成分，紙張成分一變，圖紙就會(huì)發(fā)生斷裂，以致底圖內(nèi)容受損。

二、高校傳統(tǒng)基建圖紙檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏專(zhuān)業(yè)人員

大多高校的基建檔案都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中管理，一般由基建部門(mén)的員工自行管理，他們熟悉工程項(xiàng)目，但缺乏檔案專(zhuān)業(yè)管理基建檔案知識(shí)，合理保存圖紙資料意識(shí)薄弱，導(dǎo)致了圖紙收集不齊全、不完整，保管利用不科學(xué)，鑒定、歸檔工作不規(guī)范，以及移交不及時(shí)等問(wèn)題出現(xiàn)，且大多基建項(xiàng)目時(shí)間跨度大，全程動(dòng)態(tài)性、專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)，檔案專(zhuān)業(yè)人員不能及時(shí)了解整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度及相關(guān)資料的形成狀況?；ü芾砣藛T懂工程不懂檔案，檔案管理人員懂檔案不懂工程的現(xiàn)象極為普遍。[2]

（二）圖紙不完整

基本建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程時(shí)間跨度一般都很大，短則幾個(gè)月，長(zhǎng)則幾年，施工中，大多圖紙都會(huì)被施工單位帶到工地，且輾轉(zhuǎn)于不同人員手中，往往造成圖紙磨損嚴(yán)重，甚至被遺失等問(wèn)題；每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目除了主建筑工程外，仍有大量附屬工程（如供水線(xiàn)路、排污線(xiàn)路、供氣供電線(xiàn)路等）隱蔽在地面下，這些附屬工程所產(chǎn)生的圖紙資料，在收集或驗(yàn)收工作中，往往會(huì)被忽略，導(dǎo)致圖紙不完整、齊全。

（三）圖紙重復(fù)保管

施工過(guò)程中圖紙產(chǎn)生變動(dòng)或變動(dòng)了沒(méi)有及時(shí)標(biāo)注說(shuō)明、或標(biāo)注不規(guī)范等通常會(huì)產(chǎn)生多套圖紙，加之驗(yàn)收環(huán)節(jié)不規(guī)范，凡是圖紙都留存，待到歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，往往很難補(bǔ)救，最終形成多套圖紙資料，這些內(nèi)容不一致的圖紙資料，十分不利于檔案工作人員對(duì)圖紙的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用工作。

（四）庫(kù)房條件

庫(kù)房條件無(wú)法滿(mǎn)足傳統(tǒng)圖紙檔案的保管要求。傳統(tǒng)圖紙檔案的制作工藝、利用的介質(zhì)決定了其存放條件的特殊要求。一般的紙質(zhì)檔案只需做好庫(kù)房的八防（防火、防水、防潮、防日光及紫外線(xiàn)照射、防污染、防有害生物、防震、防盜）工作，檔案的壽命即可得到保障，然而藍(lán)圖和底圖卻不行，即使做到隔光、慍溫、慍濕，隨著時(shí)間的推移，重氮鹽、硫酸鹽都不可避免地會(huì)損壞圖紙，且大多高校檔案館（室）的條件根本無(wú)法和專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的檔案機(jī)構(gòu)庫(kù)房條件相比，有的高校甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，傳統(tǒng)圖紙檔案壽命、安全堪憂(yōu)。

（五）有機(jī)性、成套性差

圖紙資料與基建文件材料之間是相輔相成的，因此，圖紙與基建文件材料成套保管、保持有機(jī)聯(lián)系有利于基建檔案的利用工作，但筆者在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)圖紙檔案與文件材料之間有機(jī)性、成套性極差。

（六）利用方式單一、利用手段不科學(xué)

傳統(tǒng)圖紙檔案的利用，在高校的擴(kuò)建、改建、折舊翻新、日常維修、與各承建單位責(zé)任糾紛等過(guò)程中利用頻繁，但仍屬于手工操作，這種發(fā)展速度、服務(wù)方式與信息時(shí)代對(duì)高校的發(fā)展要求極不匹配，且純手工及圖紙?jiān)睦眠^(guò)程直接造成了原始圖紙的磨損，嚴(yán)重縮短圖紙壽命。

（七）數(shù)字化管理進(jìn)程慢

圖紙檔案受篇幅過(guò)大的影響，要實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化，必然要投入大量的經(jīng)費(fèi)購(gòu)置大型高端的圖紙專(zhuān)用掃描儀，而這是大多高校都無(wú)法承受的，因此，圖紙檔案的數(shù)字化仍幾乎處于空白階段。

三、高校傳統(tǒng)圖紙檔案規(guī)范管理探索

（一）把好圖紙收集關(guān)

檔案館（室）專(zhuān)業(yè)人員要提前對(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料收集工作的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓其清楚圖紙收集范圍，并能正確區(qū)分正式施工前草圖、未定型圖紙、重份圖紙等無(wú)需存檔圖紙；對(duì)施工中有修改、標(biāo)注的圖紙，要及時(shí)確定最終施工圖，不能等工程結(jié)束了再去落實(shí)查證；竣工驗(yàn)收時(shí)，要確保供水線(xiàn)路、排污線(xiàn)路、供氣供電線(xiàn)路等隱蔽工程的線(xiàn)路圖紙亦在移交范圍；工程施工期間，要隨時(shí)檢查資料庫(kù)房，提前排除一切不利于資料安全的因素；項(xiàng)目資料負(fù)責(zé)人員是基建檔案資料的一線(xiàn)保障，因此，負(fù)責(zé)人員要排除萬(wàn)難做好本質(zhì)工作，檔案館（室）專(zhuān)業(yè)人員亦要隨時(shí)監(jiān)督資料的收集工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反映，并和基建部門(mén)、施工單位溝通協(xié)調(diào)。筆者要強(qiáng)調(diào)的是，資料驗(yàn)收時(shí)一定要有專(zhuān)門(mén)的檔案人員參加，把好驗(yàn)收關(guān)，圖紙不但要齊全，且規(guī)格必須符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，字跡、圖像清晰，用紙要優(yōu)良，對(duì)不規(guī)范的文件材料、圖紙一律不予接收；在簽訂工程項(xiàng)目協(xié)議（合同）時(shí)，必須明確工程竣工材料責(zé)任，指定總承包單位向基建處項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料，如不按時(shí)提交合格的材料，不算完成施工任務(wù)，財(cái)務(wù)不能結(jié)算，并扣發(fā)工程尾款，以此方式制約，定能有所改善。

（二）多渠道、反復(fù)論證

反復(fù)論證、多渠道核實(shí)，將垃圾圖紙銷(xiāo)毀，避免重復(fù)保管，確保圖紙與基建實(shí)物一致。圖紙的重復(fù)保管，不但占用了有限的庫(kù)房空間、浪費(fèi)整理、保管過(guò)程中管理人員的資源，還給查找利用帶來(lái)了諸多不便和誤導(dǎo)，最糟糕的是圖紙與實(shí)物不一致，誤導(dǎo)維修、擴(kuò)建、改建等后續(xù)工程的開(kāi)展，造成人力、財(cái)力等資源浪費(fèi)，因此，重復(fù)保管的圖紙檔案重新鑒定工作勢(shì)在必行。工程竣工驗(yàn)收后，要開(kāi)展資料的重新論證與鑒定工作，因涉及總承包單位、勘察、設(shè)計(jì)、施工等與學(xué)校屬于非隸屬關(guān)系的各職能單位，十分困難，但也并非毫無(wú)辦法：如施工有所變動(dòng)時(shí)，在履行變更手續(xù)過(guò)程中，會(huì)留有變更通知單、變更書(shū)面內(nèi)容等材料留存，管理人員和檔案人員可以根據(jù)文件材料反復(fù)論證核實(shí)，最終鑒定出與實(shí)物一致的圖紙，其它的可按銷(xiāo)毀規(guī)定銷(xiāo)毀。

（三）“參見(jiàn)號(hào)”的利用

充分利用“參見(jiàn)號(hào)”改變圖紙檔案與文件材料的有機(jī)性與成套性?；?xiàng)目雖然歷時(shí)長(zhǎng)，但其勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工程序是十分嚴(yán)謹(jǐn)有序的，圖紙從設(shè)計(jì)到施工、修改到竣工與項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料，在時(shí)間上、內(nèi)容上是直接關(guān)聯(lián)的，因此，在整理歸檔時(shí)，工作人員要充分利用“參見(jiàn)號(hào)”（指與存檔內(nèi)容有密切聯(lián)系的其它載體檔案的檔號(hào)），反映在圖紙檔案中指的就是：與圖紙檔案有密切聯(lián)系的其它載體檔案的檔號(hào)，歸檔時(shí)，可標(biāo)注與之關(guān)聯(lián)的基建文件材料的檔號(hào)。“參見(jiàn)號(hào)”的使用，保持了基建檔案的有機(jī)性與成套性，對(duì)提高其查準(zhǔn)率、查全率十分有效，這樣無(wú)形中減少了對(duì)圖紙檔案的打開(kāi)折起，對(duì)保護(hù)圖紙?jiān)嗥鸬搅艘欢ǖ淖饔?；以上是圖紙資料與其它載體檔案的有機(jī)聯(lián)系，其實(shí)，圖紙與圖紙之間亦可按類(lèi)別、設(shè)計(jì)目錄順序排列，即建施、結(jié)施、水、電、氣管、更改圖等工藝流程排列，查找利用也十分方便。

（四）傳統(tǒng)圖紙保管

對(duì)傳統(tǒng)圖紙?jiān)谋９苡姓郫B式保管、攤開(kāi)平放式保管、捆卷保管三種，其中，折疊保管指的是把A0、A1、A2、A3圖紙采用“手風(fēng)琴式”折疊成A4圖幅，圖面向內(nèi)，圖標(biāo)露在外的右下角，然后放入專(zhuān)用檔案盒中保管，此種方法外型美觀整齊，所占空間亦不多，但是，折疊會(huì)給圖紙的完整、壽命帶來(lái)破壞，折疊處極易破損、斷裂，且每次利用打開(kāi)、疊上，無(wú)形中又給圖紙檔案帶來(lái)了不可避免的利用磨損；攤開(kāi)平放保管，指將圖紙展開(kāi)，與地面保持水平，擺放于圖紙檔案專(zhuān)用柜，此種方法即不折也不捆，可以更好地保護(hù)圖紙，利用時(shí)也方便快捷，但是，此方法占用面積太大，對(duì)庫(kù)房面積、專(zhuān)用裝具的要求極高；捆卷保管指的是把圖紙以筒的形式卷起，以繩捆之保存，此種方法避免了折疊保管的折痕，特別適用于大A0、A1大幅圖紙，且相較攤開(kāi)平放保管更節(jié)省空間，但是也仍然避免不了查詢(xún)利用時(shí)打開(kāi)卷起時(shí)對(duì)圖紙?jiān)膿p壞。從圖紙幅面的完整與壽命角度出發(fā)，筆者認(rèn)為，圖紙保管能攤開(kāi)平放，就不捆卷，能捆卷就不折疊，工作人員要對(duì)已歸檔圖紙進(jìn)行逐一排查，如果發(fā)現(xiàn)A0、A1大幅圖紙以折疊方式保管，盡量爭(zhēng)取庫(kù)房空間和專(zhuān)用裝具將A0、A1圖紙攤開(kāi)平放，庫(kù)房條件實(shí)在無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)要求的，A2、A3圖紙相對(duì)大幅圖紙來(lái)說(shuō)折疊處少，可將A2圖紙捆卷保管，A3圖紙折疊保管，即圖紙保管以折痕最少為宜。

（五）規(guī)范庫(kù)房管理

規(guī)范的庫(kù)房管理可延長(zhǎng)圖紙檔案壽命。藍(lán)圖和底圖制作工藝、制作材料特殊，對(duì)保管條件要求十分高，但圖紙仍會(huì)隨著時(shí)間的推移和環(huán)境的改變慢慢變黃、字跡圖畫(huà)不清晰，但規(guī)范的庫(kù)房管理始終對(duì)圖紙檔案壽命有益。因此，檔案管理人員要努力爭(zhēng)取圖紙檔案專(zhuān)用庫(kù)房及圖紙專(zhuān)用柜，管理過(guò)程中，除了做好庫(kù)房八防工作外，一定要保證庫(kù)房慍溫、慍濕、隔光、防蟲(chóng)，盡量為圖紙檔案營(yíng)造更好的保管環(huán)境。

（六）圖紙檔案的利用

圖紙檔案的價(jià)值能否實(shí)現(xiàn)，很大程度取決于利用工作。傳統(tǒng)的手工查找已無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期信息資源共享不受空間、地域、數(shù)量限制的發(fā)展要求，因此，圖紙檔案利用方式的改變勢(shì)在必行。筆者認(rèn)為小幅圖紙檔案完全可以參照實(shí)物檔案轉(zhuǎn)換為照片檔案，并借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)其利用方式的多元化，如A3、A4圖紙可以利用照相機(jī)、掃描儀將其完整地轉(zhuǎn)換并存儲(chǔ)于光盤(pán)、磁盤(pán)，并將光盤(pán)、磁盤(pán)備份多份，除了確保磁盤(pán)異地保管，并在日常工作中，將查找利用的磁盤(pán)與存儲(chǔ)磁盤(pán)嚴(yán)格區(qū)分，這樣不但能改變利用方式，解決大量圖紙帶來(lái)的庫(kù)房壓力，亦使圖紙內(nèi)容完整性、安全性問(wèn)題得到緩解，解除紙質(zhì)圖紙檔案無(wú)法永久保存的擔(dān)憂(yōu)；大幅圖紙篇幅過(guò)大，不能如法炮制，但轉(zhuǎn)換的最終目的和小幅圖紙是相同的。大幅圖紙檔案要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，必須投入大量經(jīng)費(fèi)購(gòu)置大型專(zhuān)用掃描儀，從而實(shí)現(xiàn)大幅圖紙的轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)。高?？刹捎蒙鐣?huì)化服務(wù)方式，由建筑設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)圖文公司負(fù)責(zé)將基建圖紙進(jìn)行掃描、制成圖形文本及光盤(pán)刻錄工作。[3]這樣即減輕了高校購(gòu)置相關(guān)儀器的的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，亦解決了檔案人員在處理這些難題時(shí)因跨行業(yè)、跨專(zhuān)業(yè)帶來(lái)的尷尬和束手無(wú)策?？傊?，檔案數(shù)字化目的是為了更好地保護(hù)和利用檔案。[4]因此，圖紙檔案的數(shù)字化工作亦要跟上其它檔案的數(shù)字化步伐。除此之外，如何利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)讓圖紙檔案的利用方式跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，有效地拓寬圖紙檔案的服務(wù)面、充分發(fā)揮圖紙檔案的服務(wù)功能、實(shí)現(xiàn)圖紙檔案的價(jià)值，是當(dāng)下所有檔案同仁仍需積極探索、努力解決的問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)：

[1]卞波.高?；n案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江檔案，2013（3）：82.

[2]宋守君.創(chuàng)新高等學(xué)校基建檔案管理芻議 [J].業(yè)務(wù)建設(shè)，2014（4）：37-38.

[3]陳克琴.基建圖紙檔案管理辦法芻議[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（5）：92-93.

[4]楊偉龍.試述高校實(shí)物檔案的收、管、用[J].蘭臺(tái)世界，2015（8）：81-82.

（責(zé)任編輯 查明華）

An Analysis on the Improvement of Archives Management of Traditional Construction Drawing in Universities

CHEN Zhengjiao
( Administrative and Party Of fi ce, Wenshan University, Wenshan Yunnan 663099, China)

The traditional infrastructure drawing fi le of universities is an important part of the basic construction project fi les of university. It is the original document of construction work of universities. It is repeatedly used in the daily work. with high frequency. But the management of drawing fi les has many problems in management team, conditions, integrity, security, fl exibility, completeness and using methods. So, it is necessary to improve management quality and ef fi ciency and standardization level.

university; archives; infrastructure drawing; management

G275.6

A

1674 - 9200（2017）02 - 0097- 04

2016 - 11 - 24

陳正嬌，女，云南宣威人，文山學(xué)院黨政辦公室館員，主要從事檔案學(xué)研究。