新媒體角度下檔案信息化管理分析

杜鋒銳

（西北民族大學檔案館蘭州730030）

新媒體角度下檔案信息化管理分析

杜鋒銳

（西北民族大學檔案館蘭州730030）

隨著社會科技水平和“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進入了新媒體時代。新媒體的快速發(fā)展給檔案信息化管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。文章著重從新媒體特點、檔案信息化管理的當前現(xiàn)狀以及新媒體與檔案信息化結(jié)合具有的優(yōu)勢進行了概述，并就當前形勢提出了具體建議。

新媒體檔案管理檔案信息化對策

隨著現(xiàn)代科技水平的不斷提高，特別是信息技術(shù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的飛速發(fā)展，催生了新媒體時代的快速發(fā)展，如手機App、微博、微信公眾平臺及二維碼等等，人們可以足不出戶就了解全世界的信息資料，并且在政府辦公、高校教學、企業(yè)管理及金融交易等方面得到了廣泛的推廣和應(yīng)用。新媒體在社會各行業(yè)的發(fā)展和應(yīng)用同樣得到檔案界的極大關(guān)注，試圖將新媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案信息化管理層面。然而由于我國檔案信息化水平存在諸多不足。例如，檔案重視度不夠、信息化程度不高，管理方式落后等，直接導致新媒體在其應(yīng)用方面發(fā)展的良莠不齊。鑒于此，本文在闡述新媒體特征的基礎(chǔ)上，從新媒體角度下對檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀等方面進行淺析，并提出初步對策，以期能為提高檔案管理信息化水平拋磚引玉。

一、新媒體定義及特征

隨著信息技術(shù)的不斷革新，出現(xiàn)了一種相對傳統(tǒng)媒體的新媒體形態(tài)，如數(shù)字雜志、數(shù)字廣播、移動電視、觸摸媒體、微信公眾號、移動APP等，較之于傳統(tǒng)媒體、新媒體被形象地稱為“第五媒體”。它是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、移動交互技術(shù)和信息化技術(shù)，通過手機、電腦等移動設(shè)備形成的，供人們參與和互動的媒體形態(tài)，它有其自身的特征和優(yōu)勢。

1.數(shù)字化程度高，傳播和更新速度快。新媒體主要依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)傳播，這必然決定了其信息量的高度數(shù)字化，從而使得其信息資源傳播和更新速度較傳統(tǒng)媒體更加快速高效。

2.共享性，信息量大，內(nèi)容豐富。新媒體的出現(xiàn)徹底打破了傳統(tǒng)媒體對信息傳播的局限性，并逐步建立起全新的傳播方式，人們通過轉(zhuǎn)發(fā)、評論和分享等新媒體參與方式形成了龐大的網(wǎng)絡(luò)信息網(wǎng)，內(nèi)容更加豐富，信息量更加龐大。

3.多媒體即時性。新媒體突破了傳統(tǒng)媒體傳播的時間限制，能夠全天候、全覆蓋性地傳播，并能通過多媒體或超文本形式做到及時更新資料信息。

4.個性化。新媒體的不斷發(fā)展為人們提供了多樣化的個性化體驗，注重從信息資源轉(zhuǎn)向以人為本，人們可以隨時隨地根據(jù)自己的喜好接收不同形式的媒體信息，甚至可以定制不同類別的信息。

二、新媒體背景下檔案信息化現(xiàn)狀

1.信息化程度不高。在當今社會大數(shù)據(jù)背景下，國家檔案局“十三五”規(guī)劃中已將檔案信息化工作列入工作要點，全國各級檔案機構(gòu)紛紛將檔案信息化工作提上日程，并建設(shè)了眾多網(wǎng)站和在線VR場館，為檔案信息的傳播和應(yīng)用提供了優(yōu)秀的平臺，但仍有許多不足之處。上級領(lǐng)導不重視，檔案平臺建設(shè)不專業(yè)，得不到人力和財力的有利支持；老舊檔案數(shù)字化程度不高，依然主要依靠傳統(tǒng)檔案管理模式利用，沒有充分發(fā)揮檔案的資政育人的作用；檔案網(wǎng)上平臺制作簡單，界面不夠美觀人性化，內(nèi)容乏味，后臺服務(wù)器不夠?qū)I(yè)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境差；檔案系統(tǒng)不成熟，檢索工具單一，查詢信息不準確，不能提供人性化的查閱方式，用戶體驗欠佳；宣傳力度不夠，方式不合適，網(wǎng)站、微博等平臺訪問量低。

2.檔案工作者的技術(shù)水平參差不齊。由于檔案工作長期不受重視，檔案機構(gòu)成為被照顧人員和閑散人員的棲息地，造成工作人員的技術(shù)水平參差不齊，雖然近年來工作者技術(shù)水平有很大提高，但相比其他行業(yè)確有很大差距，特別是計算機技術(shù)和新媒體技術(shù)的理解應(yīng)用能力嚴重不足，同時對再學習再提高有排斥情緒，這是造成檔案信息化難以進步和難有建樹的重要原因之一。

三、新媒體時代下檔案信息化工作的優(yōu)勢

1.檔案查詢電子化，提高檔案查詢利用率。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，查閱檔案主要依靠人工方式，費時、費力而且準確率低下，即便有計算機輔助，也是從事簡單的檢索服務(wù)，無法達到高效準確的利用效果，更加無法實現(xiàn)檔案信息資源的共享。因此，將新媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案信息化管理中，利用新媒體信息技術(shù)強大的信息檢索查詢功能，從人工翻閱紙質(zhì)檔案到直接查詢、調(diào)閱電子檔案的方式轉(zhuǎn)變，使得檔案資源的利用更加高效、準確，同時借助新媒體平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的傳播及共享。

2.后臺錄入與平臺共享，提升檔案管理效率。新媒體技術(shù)出現(xiàn)以前，檔案管理主要依賴人工，加之檔案電子化、數(shù)字化程度低下，對檔案利用及檔案文化傳播的推動作用較小，不僅費時費力，而且事倍功半。新媒體的出現(xiàn)，可以很好地彌補這一缺陷，在檔案高度數(shù)字化的基礎(chǔ)上，將新媒體技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式充分融合，做到后臺電子錄入與共享平臺相輔相成，不僅可以做到錄入清楚明了，查詢借閱高效準確，而且多途徑、多方式展示檔案信息，讓“死”檔案變?yōu)椤盎睢睓n案。同時借助新媒體具有互動性的特點，使檔案人員隨時掌握人們在檔案有關(guān)方面的需求，提升檔案管理效率，真正發(fā)揮檔案的社會作用。

3.利用網(wǎng)絡(luò)電視電影、微信公眾號和手機App等新媒體平臺，加強檔案影響力的宣傳。以往檔案宣傳主要方式包括檔案實地展覽、內(nèi)部刊物和檔案創(chuàng)刊等，受眾群體比較有局限性，加上電子產(chǎn)品普及率很高，僅靠傳統(tǒng)宣傳方式，人們接受度不高。通過與新媒體的有機結(jié)合，利用網(wǎng)絡(luò)電視電影、網(wǎng)絡(luò)、微信、微博等可以突破傳統(tǒng)宣傳方式形式和地域限制的束縛，向國內(nèi)乃至國外公民展示開放檔案資料，擴大檔案社會影響力，提升檔案自身價值。

四、利用新媒體提高檔案信息化水平的建議

1.提高認知度，加大支持力度。檔案信息化是今后檔案發(fā)展的必然趨勢，主管領(lǐng)導從思想上要高度重視新媒體形勢下信息化的必要性和重要性，盡早籌劃，分步實施，逐步提高檔案信息化的資金投入標準；依據(jù)新媒體技術(shù)要求，加強檔案信息化基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)提供堅強的物資保障。優(yōu)化和改善檔案信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，特別是檔案軟件系統(tǒng)的建設(shè)，為借助新媒體發(fā)展檔案信息化提供軟實力支持。

2.提高檔案工作者自身水平，加強隊伍建設(shè)?！按蜩F還需自身硬”。新媒體技術(shù)在檔案信息化中的應(yīng)用，離不開工作者自身的技術(shù)水平，這直接決定著檔案信息化的發(fā)展程度。因此提高工作者自身技術(shù)水平，加強人才建設(shè)就顯得尤為重要。首先注重檔案人才選聘，優(yōu)先聘用檔案專業(yè)人才和具有檔案信息化和新媒體專業(yè)知識的人才；其次加強技術(shù)培訓，將檔案信息化技術(shù)和新媒體技術(shù)作為重點內(nèi)容開展技能培訓。開展技能培訓與業(yè)務(wù)實踐、職稱聘任相結(jié)合的模式，利用監(jiān)督檢查、優(yōu)勝劣汰等機制提高工作者提升自身技術(shù)水平的積極性和主動性，讓自主提升技術(shù)水平成為一種自覺行為。同時應(yīng)該逐步提高檔案工作者工資待遇標準，改善工作環(huán)境，從而能夠吸引更多優(yōu)秀信息化專業(yè)人才投身檔案事業(yè)。

3.完善檔案信息化建設(shè)制度體系。完善檔案數(shù)字化工作實施細則，搞好檔案信息化的基礎(chǔ)是做好檔案資料的數(shù)字化，新媒體角度下，只有做好檔案的數(shù)字化才能在新媒體和檔案的具體結(jié)合和應(yīng)用中得到長遠發(fā)展，所以，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該嚴格按照國家、省、市數(shù)字化實施規(guī)范，制定適合本單位發(fā)展的實施細則，保證檔案數(shù)字化工作能夠安全、高效、穩(wěn)步發(fā)展；加強檔案信息安全管理，抓好檔案硬件、軟件及檔案信息發(fā)布制度建設(shè)，制定檔案后臺服務(wù)器、機房及檔案管理軟件安全使用制度，規(guī)范操作流程，加強檔案信息系統(tǒng)日常維護，防止病毒侵入和黑客攻擊，確保檔案信息硬件和軟件環(huán)境安全。依據(jù)行業(yè)標準，嚴格把控檔案信息發(fā)布平臺和檔案管理軟件制作標準，制定檔案信息存儲、復制、共享、傳播等方面安全管理制度，實行分級管理，責任到人，凡屬涉密的檔案信息，必須嚴格按照保密法和保密紀律管理。

4.利用新媒體平臺，廣泛開展檔案宣傳。新媒體平臺具有信息傳播快速，互動性強的特點。在新媒體應(yīng)用過程中，應(yīng)充分發(fā)揮新媒體平臺網(wǎng)絡(luò)宣傳優(yōu)勢，使檔案工作有創(chuàng)新、有內(nèi)容、有互動，提升檔案在社會中的價值。通過網(wǎng)絡(luò)、電視、電影、智能多媒體等媒介，借助手機App、微信公眾號，二維碼等新媒體，廣泛開展檔案信息和檔案文化宣傳，例如，檔案行業(yè)動態(tài)、檔案利用效果、歷史珍貴檔案、檔案和民生等，讓越來越多的人了解檔案維權(quán)、存史、資政、育人的作用，擴大檔案在社會各界中的知名度和影響力。同時可以借助智能新媒體，深挖社會熱點，結(jié)合“國際檔案日”、時政新聞，歷史上的今天等主題內(nèi)容，開展檔案知識、檔案文化等系列互動，積極開展檔案信息資源進企事業(yè)單位、進社區(qū)，進家庭等互動活動，以關(guān)乎民生，關(guān)乎檔案事業(yè)發(fā)展為中心，采取積極走出去，拿回來的互動方式，傳播檔案文化，讓檔案社會價值及影響力真正入眼、入耳、入腦、入心。

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是檔案發(fā)展的必然要求和必然趨勢，利用新媒體發(fā)展檔案信息化則是一項重要的內(nèi)容。我們應(yīng)該從新媒體角度審視檔案信息化發(fā)展模式，積極采用新人才、新思路、新環(huán)境、新標準，著力推動檔案信息化發(fā)展，為檔案工作的良性、長遠發(fā)展添磚加瓦。

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杜鋒銳，西北民族大學檔案館館員，研究方向為檔案信息化管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.22

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2017-05-03