中美高校檔案遠程服務比較分析

孟健

（沈陽醫(yī)學院綜合檔案室沈陽110034）

中美高校檔案遠程服務比較分析

孟健

（沈陽醫(yī)學院綜合檔案室沈陽110034）

檔案遠程服務是未來檔案部門信息服務的必然趨勢。本文以遼寧省高校、同濟大學、南京信息工程大學和哈佛大學為例，闡述中外高校檔案遠程服務概況，并對其服務理念、遠程信息服務的內(nèi)容、載體形式、服務人群以及信息挖掘整合程度進行了比較分析。

中美高校檔案遠程服務

高校檔案館作為學校公共服務部門，保存著學校建校至今的歷史信息，檔案部門應不斷探索新的服務模式，實現(xiàn)檔案信息化管理，打造“一站式”檔案信息資源共享服務平臺，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量。目前，很多公共檔案館推出惠民措施，建成具備遠程查檔功能的民生檔案信息區(qū)域共享服務平臺，而高校在檔案遠程服務方面還相對滯后，如何開展檔案遠程服務，是高校檔案工作者面臨的一個現(xiàn)實課題。筆者對中美高校檔案遠程服務進行比較分析，以期為我國高校檔案遠程服務提供參考和借鑒。

一、我國高校檔案遠程服務概況

1.遼寧高校檔案遠程服務概況。目前，我省高校檔案館圍繞數(shù)字檔案館（室）建設(shè)積極開展各項工作，一方面大力構(gòu)建數(shù)字檔案資源；另一方面紛紛建立檔案信息網(wǎng)站，安裝網(wǎng)絡版檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡查詢和調(diào)閱，檔案數(shù)字化工作取得了初步進展，也為高校檔案遠程服務奠定了基礎(chǔ)。

（1）檔案網(wǎng)頁建設(shè)：檔案遠程服務的根本保障。檔案信息網(wǎng)頁是檔案部門宣傳、提供信息服務和交流、溝通的窗口和平臺。檔案信息網(wǎng)頁是高校檔案館開展遠程服務的根本保障，用戶通過訪問檔案網(wǎng)頁能夠鏈接到相關(guān)的檔案查詢系統(tǒng)進行信息的查閱，通過鏈接網(wǎng)上服務系統(tǒng)進行遠程服務的預約和辦理。筆者對我省38所高校的檔案信息網(wǎng)站建設(shè)情況（統(tǒng)計時間截止到2016年4月26日）進行了網(wǎng)上調(diào)研，并加以統(tǒng)計和分析，詳見下表。

表1 ：遼寧省高校檔案信息網(wǎng)站建設(shè)情況統(tǒng)計表

從統(tǒng)計表可以看出，我省38所高校檔案館（室）中，有25所設(shè)置了檔案信息網(wǎng)頁，約占總數(shù)的66%。網(wǎng)頁內(nèi)容一般包括館藏概況、服務指南、業(yè)務指導、規(guī)章制度、公告通知等欄目，用戶可以通過訪問網(wǎng)頁了解檔案館的基本概況。同時，在建立檔案網(wǎng)頁的高校中約有56%的高校檔案館設(shè)置了檔案管理系統(tǒng)的接口，如檔案管理系統(tǒng)登錄、校內(nèi)文件查詢、畢業(yè)生信息查詢等。其中，檔案管理系統(tǒng)主要針對校內(nèi)用戶，用戶需通過賬號和密碼才能登錄訪問，而校外用戶無權(quán)限查閱利用。

（2）網(wǎng)上利用服務系統(tǒng)：檔案遠程服務的必要條件。目前，我省僅有個別高校開通網(wǎng)上利用服務系統(tǒng)，如大連理工大學和沈陽理工大學，有的學校正處于系統(tǒng)的建設(shè)中。2016年3月22日，大連理工大學檔案館“成績單及畢業(yè)證學位證翻譯預約系統(tǒng)”上線試運行，這也是我省高校中提供檔案遠程服務的首例。使用者可登錄檔案館網(wǎng)站（http://dangan.dlut.edu.cn/），點擊頂部最右側(cè)的“業(yè)務預約”進入系統(tǒng)，或用手機端識別下方二維碼，根據(jù)說明文字填寫相關(guān)信息后進行預約。該平臺主要為方便在校學生及校友辦理出國成績單及畢業(yè)證、學位證英文翻譯。目前，該服務平臺只提供預約服務。

除大連理工大學外，沈陽理工大學檔案館也開通了網(wǎng)上證書認證工作，其利用流程和大連理工大學相似，利用者只要在網(wǎng)上填寫“沈陽理工大學檔案館網(wǎng)上證書認證申辦表”，填好姓名、出生日期、學號、證書編號、專業(yè)等信息，并上傳學位證書，檔案館會通過電子郵箱告知利用者證書認證的申辦結(jié)果。同時，檔案館還為利用者辦理證書翻譯事宜。除了學歷證書的認證，檔案館還為利用者辦理獎勵證書的認證。

（3）數(shù)字檔案資源建設(shè)：檔案遠程服務的“物質(zhì)”基礎(chǔ)。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)工作的不斷開展，高校檔案館也加快了檔案數(shù)字資源建設(shè)的步伐。各高校通過檔案數(shù)字化外包的形式對存量檔案進行數(shù)字化掃描，建立了全文數(shù)據(jù)庫。同時，對增量檔案進行掃描或以接收電子文件的形式開展數(shù)字檔案資源建設(shè)。目前，我省高校都已不同程度地進行了檔案數(shù)字化工作。

2.國內(nèi)其他高校檔案遠程服務概況。

個例分析1：同濟大學檔案館。

同濟大學檔案館非常重視檔案的開發(fā)與利用，于1998年7月對館藏歷史檔案進行重新整理、編目，對全校師生開放。檔案館網(wǎng)站上也開辟檔案查詢專欄方便師生在校園網(wǎng)內(nèi)直接上網(wǎng)檢索，隨著檔案數(shù)字化進程的不斷推進，越來越多的館藏開放檔案將上傳至網(wǎng)絡，以達到資源共享。目前，同濟大學檔案館檔案遠程服務的內(nèi)容大致分為兩方面：

（1）檔案信息在線查詢。為共享檔案信息資源，同濟大學檔案館開放館藏部分檔案的網(wǎng)上利用服務。利用者可以在“流金歲月”欄目下瀏覽到校園變遷、歷任校長、學生運動、同濟英烈等校園老照片；在“網(wǎng)上巡展”欄目下看到國家各界領(lǐng)導人題詞，知名校友捐贈的畢業(yè)證書、校徽，領(lǐng)略到在同濟大學任教或任職、讀書和進修的兩院院士的風采；通過“校史之窗”，了解百年同濟歷經(jīng)曲折、不斷壯大的發(fā)展歷程；在“永恒瞬間”欄目中，瀏覽到建校至今同濟大學歷屆畢業(yè)生的合影。此外，在“檔案查詢”欄目中，還設(shè)置了同濟大學、原上海鐵道大學、原上海建筑材料工業(yè)學院、原上海航空工業(yè)學校、原衛(wèi)校等五個全宗的信息查詢，但點擊具體的某個全宗時并沒有顯示具體的內(nèi)容，估計這些檔案的數(shù)字資源正在建設(shè)中。

（2）檔案網(wǎng)上服務利用系統(tǒng)。2013年11月27日，同濟大學檔案館網(wǎng)上服務利用系統(tǒng)正式上線，為分布在全國各地的檔案利用者提供檔案信息遠程服務。網(wǎng)上“檔案服務利用系統(tǒng)”是用于個人（或單位）遠程辦理檔案業(yè)務并完成網(wǎng)上繳費的一套系統(tǒng)。用戶可以在線注冊之后提交中英文成績翻譯、學歷認證、學位認證、高考錄取成績證明等各類業(yè)務，經(jīng)過管理員審核之后，用戶可完成在線付費，用戶繳費完成后，管理員可即時收到相關(guān)信息，管理員辦理相關(guān)業(yè)務并通過快遞將相關(guān)資料快遞出去，從而節(jié)約檔案利用者的時間，緩解檔案館窗口接待壓力，提升檔案利用的滿意度。

個例分析2：南京信息工程大學檔案館。

目前，南京信息工程大學檔案遠程服務項目主要包括檔案信息的在線查詢、翻譯服務網(wǎng)上預約系統(tǒng)及研究生學位論文提交與檢索系統(tǒng)。

（1）檔案信息的在線查詢。利用者訪問“南京信息工程大學檔案館”網(wǎng)頁，在首頁上有醒目的“檔案信息平臺”，利用者可以進行校內(nèi)公文、檔案目錄、獲獎證書、職稱數(shù)據(jù)、職務任免、機構(gòu)沿革、學生學籍、畢業(yè)照片、碩博論文等信息的查詢。但是，這些檔案信息中，并不是所有檔案信息都對公眾開放，如校內(nèi)公文、檔案目錄、職務任免、機構(gòu)沿革、學生學籍只面向校內(nèi)用戶開放，其他利用者可以瀏覽學校的各類獲獎證書以及歷年的畢業(yè)生合影照。

（2）翻譯服務網(wǎng)上預約系統(tǒng)。南京信息工程大學的翻譯服務預約系統(tǒng)類似于大連理工大學的網(wǎng)上服務預約系統(tǒng)。目前，這項服務僅限于對檔案信息利用的預約，利用者還需親自到館取件。翻譯服務僅限于本校畢業(yè)生和在校生的中英文成績單、學歷證書和學位證書的翻譯。

（3）研究生學位論文提交與檢索系統(tǒng)。畢業(yè)研究生答辯通過后，可利用web方式向?qū)W校檔案館提交論文電子全文和相關(guān)信息。目前，檔案館學位論文庫中涵蓋了2006年至2015年共4707篇論文，畢業(yè)生可以通過輸入學號登錄該系統(tǒng)查閱論文摘要信息。

二、美國高校檔案遠程服務概況

美國檔案管理的一個重要特點是圖書、檔案與資料的一體化管理，檔案管理與圖書、資料管理隸屬于一個統(tǒng)一的管理機構(gòu)即圖書館。哈佛大學作為世界名校，在文學、醫(yī)學、法學、商學等多個領(lǐng)域擁有崇高的學術(shù)地位及廣泛的影響力。

1.檔案信息在線查詢與利用。哈佛大學檔案網(wǎng)站的檢索技術(shù)水平很高，可以為用戶提供站內(nèi)檢索、站外檢索、復合式檢索和全文檢索等多種檢索手段。例如筆者在哈佛大學檔案網(wǎng)站（http://library.harvard. edu/university-archives）首頁統(tǒng)一檢索平臺查詢欄（Search the Archives'Collections）內(nèi)輸入檢索詞“medical news（醫(yī)學新聞）”，隨即出現(xiàn)大量的檢索結(jié)果，這些檢索結(jié)果不僅包括檔案、手稿，也包括書籍、圖片、論文等，利用者可根據(jù)自身需要點擊查詢。為提高查找效率，利用者還可以進行二次檢索，限定查詢的時間范圍、所屬單位、作者、語言種類等。查詢結(jié)果不僅種類多、而且數(shù)量大，能夠滿足學校師生和社會人士的查考利用、學術(shù)研究等各方面的需要。如筆者點擊“檔案、手稿”類的醫(yī)學新聞檔案，則出現(xiàn)74條查詢結(jié)果，并顯示有52條在圖書館，有23條可以在線閱覽。此外，每一條查詢結(jié)果都標注詳細的信息，具體包括位置/可利用性（Locations/Availability）、細目（Details）、瀏覽架位（Browse shelf）、查找助手（Finding aids）。這些的信息可以告知利用者所查檔案的單位、標題、作者、形成時間、主要內(nèi)容、查找方法、其他題目、尺寸大小、相關(guān)的歷史信息、摘要等。

2.檔案信息的個性化利用服務。個性化信息服務就是根據(jù)用戶的知識結(jié)構(gòu)、信息需求、心理傾向等，有針對性地為特定用戶創(chuàng)造符合個性需求的利用環(huán)境。（1）個性化保存。為滿足用戶的個性化需求，檔案網(wǎng)站在頁面上提供保存（Save）、添加標簽（Tag）、打印（Print）、電子郵件（E-mail）、我喜愛的（My favourites）等多個選項，用戶在瀏覽到有價值的信息后，可以依據(jù)個人需求選擇將結(jié)果導出保存、添加標簽、打印、發(fā)送到自己郵箱或保存到網(wǎng)站提供的個人空間中。（2）信息推送（RSS）。RSS是某一站點用來和其他站點之間共享內(nèi)容的一種簡易方式，也叫聚合內(nèi)容。一般用于網(wǎng)站定期向用戶傳送即時更新的網(wǎng)站內(nèi)容，用戶借助支持RSS的內(nèi)容聚合工具軟件，在不打開網(wǎng)站頁面的情況下就可以閱讀傳送的網(wǎng)站內(nèi)容。美國常青藤高校的檔案網(wǎng)站上都提供了RSS服務，用戶可以根據(jù)自己的興趣定制館內(nèi)新聞和檔案館資源最新動態(tài)。

三、中外高校檔案遠程服務比較分析

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進，檔案遠程服務已成為檔案部門信息服務的發(fā)展趨勢和必然要求。目前，我國高校檔案遠程服務還處于探索階段，我們有必要對中外高校檔案遠程服務加以比較分析，學習其優(yōu)勢，彌補自身的不足。

1.檔案服務理念的差異。

（1）“以用戶為中心”的檔案服務理念。近年來，面對社會信息環(huán)境的變化及用戶需求的更新，美國常青藤大學圖書館制定并執(zhí)行了一系列戰(zhàn)略規(guī)劃，包括服務理念、使命、愿景、目標、戰(zhàn)略幾個方面。美國常青藤盟校檔案服務理念就是“知識”和“服務”，他們的戰(zhàn)略規(guī)劃緊密圍繞“知識”和“服務”兩個核心點，即根據(jù)用戶需求的變化隨時調(diào)整和升級服務方式。哈佛大學檔案館歷來有為世界各地的學者提供可利用檔案的開放意識，據(jù)哈佛大學檔案館館長所言，每年約有18000人次來館利用檔案。此外，每年約有10000人打電話來查詢檔案文件所記載的某項問題。外國人利用檔案的手續(xù)與美國公民相同，簡單便捷的利用手續(xù)及遠程利用服務的開展，將哈佛大學檔案館變成了名副其實的學術(shù)研究中心。

（2）保守傳統(tǒng)的服務理念。在我國，高校檔案人員的服務理念相對保守和傳統(tǒng)，“坐等上門”的服務理念和形式仍占主要地位，服務相對被動，服務形式比較單一。目前，高校檔案遠程服務正處于理論研究和探索階段，在實踐上并未有效展開，檔案管理人員對遠程服務的認識仍停留在抽象的理論認識層面上，遠程服務意識薄弱，傳統(tǒng)的到館查閱服務仍是高校檔案服務的主要方式。

2.檔案遠程服務信息內(nèi)容的差異。

（1）檔案信息內(nèi)容廣泛且豐富。美國常青藤高校為用戶提供十分豐富的檔案信息，不僅包括學生的學歷、學位、成績等個人信息，通過檔案在線系統(tǒng)利用者還能夠查閱關(guān)于學校各學科方面的歷史信息。以哈佛大學為例，檔案館為學校師生和社會各界人士提供多方面的檔案信息，包括醫(yī)學、工商、金融、法律、心理等各專業(yè)的檔案信息。利用者只要在“統(tǒng)一檢索平臺查詢欄”輸入關(guān)鍵詞，即可顯示上百條各種類型的檔案信息，檢索內(nèi)容十分豐富。

（2）檔案信息內(nèi)容十分有限。國內(nèi)高校檔案遠程服務的內(nèi)容主要包括兩方面，一方面為檔案信息查詢，內(nèi)容涉及文書、教學、學籍、科研、外事、基建、照片檔案等，雖然檔案查詢種類豐富，但與美國高校不同的是，這些檔案信息大多只能進行目錄級瀏覽，無法獲取全文，且瀏覽訪問的權(quán)限多限于本校教職工，校外人員能瀏覽到的內(nèi)容多為照片檔案和獲獎文件等；另一方面為學籍檔案，主要以成績證明、證書翻譯為主，面向畢業(yè)生提供各學歷層次的中英文成績和證書翻譯服務。同時，還提供包括畢業(yè)生登記表、學位審批表、高考錄取證明、高考成績證明在內(nèi)的各項證明服務。和美國常青藤高校檔案遠程利用服務相比，我國高校檔案遠程服務的檔案種類單

一、內(nèi)容有限。

3.檔案遠程服務的信息載體的差異。

（1）檔案信息載體形式多樣。以哈佛大學為例，用戶通過檔案遠程服務不僅可以獲取內(nèi)容豐富的檔案信息，而且檔案信息的載體形式更是多種多樣。既有手稿等紙質(zhì)檔案，也有圖片、錄音、視頻等多媒體檔案。除了“統(tǒng)一檢索平臺查詢欄”和“網(wǎng)上展覽”，瀏覽哈佛大學檔案網(wǎng)站，我們發(fā)現(xiàn)檔案館還為用戶準備了可視信息通道VIA（VisualInformationAccess）檢索系統(tǒng)。VIA檢索系統(tǒng)是哈佛大學可視資源的一個公共聯(lián)合目錄，這個系統(tǒng)包含有豐富的關(guān)于繪畫、雕像、照片、印刷品、建筑、裝飾藝術(shù)品、劇院設(shè)計、地圖和計劃等描述性的記錄和圖片資料。VIA是面向公眾開放的，作為可視資源中心，訪問者通過這個系統(tǒng)可以很方便地獲得他所需要的關(guān)于哈佛大學的圖像和照片等資料。

（2）檔案信息載體形式單一。相比之下，我國高校檔案遠程服務的檔案載體形式較為單一，多為紙質(zhì)檔案，即學籍證明和成績證明等。少數(shù)學?？赏ㄟ^訪問檔案網(wǎng)站瀏覽一些學校的歷史照片和畢業(yè)生合影等，很少有錄音和視頻等多媒體檔案。

4.檔案遠程服務對象的差異。

（1）服務對象廣泛。美國高校檔案管理由于采用圖書、檔案、資料一體化的管理模式，因此建有統(tǒng)一的檢索平臺，這也為檔案網(wǎng)站向全社會推廣服務提供了有力的技術(shù)支持。在這種大背景下，美國常青藤高校檔案信息服務以全國，甚至以全世界為服務對象，全世界的校友、學者、研究人員和普通利用者，無論國界都可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢所需信息，服務對象十分廣泛。

（2）服務群體有限。在我國，高校檔案數(shù)字化建設(shè)處于起步發(fā)展的階段，檔案數(shù)字資源建設(shè)還不夠完善，為利用者提供的遠程服務的檔案內(nèi)容還十分有限。目前，高校檔案遠程服務提供的信息內(nèi)容主要為學籍檔案，即入取信息、畢業(yè)證明和學生成績等信息，這部分檔案的利用者多為本校畢業(yè)生及用人單位等，他們利用檔案的目的主要是辦理出國、職稱晉升以及核實學歷等。社會上的其他人員對高校檔案的利用十分有限。

5.對檔案信息挖掘整合程度不同。

（1）建立多種專題數(shù)據(jù)庫和研究成果。哈佛大學檔案館為滿足學生和教職工的學術(shù)研究需要，通過調(diào)研了解研究者的興趣，根據(jù)其利用需求，收集并系統(tǒng)整理檔案資料，建立各種檔案文獻專題數(shù)據(jù)庫，為利用者提供系統(tǒng)的檔案資料，方便用戶的利用。此外，哈佛大學檔案館還會不定期進行特色檔案項目的開發(fā)并將成果發(fā)布在網(wǎng)站上。例如，2015年哈佛大學檔案館在其檔案網(wǎng)站上發(fā)布了“打開新世界：北美殖民項目”“哈佛大學圖書館的信件”等研究成果，讓人們對于哈佛大學的歷史有了系統(tǒng)的認識和了解。哈佛大學檔案館非常擅長開發(fā)自己的館藏資源，讓利用者通過檔案了解哈佛的歷史和文化。

（2）檔案編研成果拘泥于傳統(tǒng)形式。我國高校檔案館的編研成果主要包括大事記、年鑒、組織機構(gòu)沿革、教代會黨代會文件匯編等，這些成果主要供學校內(nèi)部利用。很少有針對學校某一歷史事件進行檔案專題文件的匯編，在檔案信息的加工形式上比較刻板，缺乏創(chuàng)意。

綜上，通過對中、美兩國高校檔案遠程服務的比較，我們可以看出，美國高校檔案遠程服務在服務理念、所提供的檔案信息內(nèi)容、檔案信息載體形式、遠程服務的對象以及對檔案信息的挖掘程度上存在著較大差距，我國高校檔案部門應取長補短，不斷改善檔案利用服務方式。

[1]何瑞金.基于高校開展檔案遠程服務的探索[J].蘭臺世界,2011（11）.

[2]劉威.高校圖書館信息服務存在的問題與對策[J].長春大學學報, 2011（8）.

[3]百度百科：http://baike.baidu.com/view/544356.htm.

[4]陳林.數(shù)字校園環(huán)境下檔案館的遠程服務問題及對策[J].蘭臺世界, 2011（3）.

[5]王素立.檔案信息數(shù)字化的邊界問題研究[J].檔案學通訊,2008（4）.

[6]薛秋珍.高校檔案遠程服務的探索與實踐[J].中國檔案，2015（4）

[7]http://library.harvard.edu/university-archives

孟健，沈陽醫(yī)學院綜合檔案室副研究館員，研究方向檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.04

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2017-05-06