檔案機(jī)構(gòu)人員數(shù)字化管理探索
——基于檔案工作量為基礎(chǔ)的檔案機(jī)構(gòu)人員配置優(yōu)化

李高峰 馬國勝 王文慧

（西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館楊凌712100）

檔案機(jī)構(gòu)人員數(shù)字化管理探索
——基于檔案工作量為基礎(chǔ)的檔案機(jī)構(gòu)人員配置優(yōu)化

李高峰 馬國勝 王文慧

（西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館楊凌712100）

為探索目前高校人員短缺問題，參考某高校2015年工作量為數(shù)據(jù)依據(jù)，通過對檔案館工作模擬建模，以數(shù)學(xué)的方法實現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)工作的量化構(gòu)造，建立以純數(shù)字為基礎(chǔ)的模型。結(jié)合實際工作對模型進(jìn)行優(yōu)化，并通過分析軟件對模擬解決檔案機(jī)構(gòu)人員配置問題，最后分析模型的局限性。

人員指派模型效率最優(yōu)檔案工作量

一、高校檔案機(jī)構(gòu)人員和工作任務(wù)現(xiàn)狀

1.高校檔案人員調(diào)查。筆者通過對對陜西5所高校的人員狀況數(shù)據(jù)分析。發(fā)現(xiàn)：從事檔案人群高齡化嚴(yán)重，同時面臨人員不足困境。加之社會勞動力成本高，高校檔案工作人員引入困難大，致高校檔案系統(tǒng)人員處于連年萎縮狀態(tài)?，F(xiàn)有工作人群分布集中在41-50歲間（約占47%），從人員年齡結(jié)構(gòu)預(yù)測5-10年內(nèi)高校檔案從業(yè)者持續(xù)減少，人力資源面臨更入不敷出的困難。

2.檔案工作現(xiàn)狀。檔案機(jī)構(gòu)工作任務(wù)結(jié)構(gòu)相對簡單，但工作任務(wù)交叉頻繁，檔案從業(yè)者要能夠全面了解檔案工作流程及工序。所以檔案人員能適應(yīng)以檔案為對象的各類工作。檔案從業(yè)者年齡結(jié)構(gòu)清晰，多數(shù)檔案從業(yè)者年齡偏大，但年齡偏大的從業(yè)者傳統(tǒng)檔案工作能力強(qiáng)。同時由于電腦等智能工具的普及，年齡偏大的從業(yè)者較難適應(yīng)數(shù)字化檔案館過程中部分復(fù)雜檔案工作，如數(shù)字化檔案的深度整理等。但目前檔案從業(yè)隊伍年輕人員缺少，人員需求和人員配置矛盾明顯，需要通過合適途徑解決此類矛盾。

二、檔案工作中的矛盾及解決可行性

通過對直屬高校檔案機(jī)構(gòu)調(diào)查，也存在高校檔案機(jī)構(gòu)人力資源有限，人數(shù)呈減少趨勢，人員競爭短板明顯，競爭能力呈弱化趨勢。同時檔案機(jī)構(gòu)面臨檔案工作規(guī)范日益嚴(yán)謹(jǐn)，檔案收集數(shù)量急劇增加，檔案管理智能化復(fù)雜化趨勢，各類矛盾日趨突出。檔案工作由于性質(zhì)特殊，目前多數(shù)高校僅維持工作開展，無法拓展檔案事業(yè)發(fā)展。一系列現(xiàn)象背后，最終體現(xiàn)了高校檔案機(jī)構(gòu)人力資源不足和工作量增加間矛盾。

由于檔案機(jī)構(gòu)本身局限性，在現(xiàn)有整體環(huán)境下，最可行的提升工作效率的辦法，是通過不產(chǎn)生額外費(fèi)用并在現(xiàn)有隊伍基礎(chǔ)上，通過優(yōu)化人員調(diào)配，優(yōu)化工作任務(wù)及相應(yīng)流程等技術(shù)手段達(dá)到問題解決。本文僅試圖通過對優(yōu)化人員配置來探討提升檔案工作效率的方法。

三、檔案機(jī)構(gòu)模型的假設(shè)

以現(xiàn)有多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)的工作方式，本文模擬一個檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)模型，把檔案業(yè)務(wù)工作通過數(shù)學(xué)的方法描述，并基于實際工作的聯(lián)系模式，對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)聯(lián)系等深入探索，從而模擬出檔案各種業(yè)務(wù)間聯(lián)系和檔案工作瓶頸問題。通過模型的建立，摸索提高檔案工作效率的可行性。

1.模型假設(shè)的說明。（1）假設(shè)模型設(shè)置的部門涵蓋檔案業(yè)務(wù)各自獨(dú)立。（2）假設(shè)設(shè)置的工作內(nèi)容涵蓋主要工作且工作相互獨(dú)立。（3）模型中不考慮工作位置分布、工作流程、人員工資，人員愛好情緒等，不考慮其他硬件成本。

2.檔案機(jī)構(gòu)擬設(shè)置分布三個部門為：（1）檔案指導(dǎo)整理部門，記錄為A1。（2）檔案利用復(fù)印部門，記錄為A2。（3）其他檔案業(yè)務(wù)部門，記錄為A3。

3.檔案工作包含內(nèi)容為：（1）檔案整理，記錄為B1。（2）檔案借查閱，記錄為B2。（3）檔案復(fù)印，記錄為B3。（4）其他工作，記錄為B4。

四、模型聯(lián)系的數(shù)學(xué)構(gòu)建

為方便表達(dá)和運(yùn)算，我們擬設(shè)存在部門為Ai（i=1，2，3）；工作內(nèi)容為Bj（j=1，2，3，4）。

1.基于檔案勞動不同數(shù)據(jù)統(tǒng)計量的工作量模型的構(gòu)建

參考某高校檔案2015年度相關(guān)數(shù)據(jù)，匯總各部門數(shù)據(jù)得到下表：

某高校2015年業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表

結(jié)合實際工作難度和工作統(tǒng)計數(shù)據(jù)量化差異，得到下列工作難度系數(shù)向量即Pj，[P1，P2，P3，P4]= [1，0.15，0.01，0.05]用此表對上述數(shù)據(jù)評估加權(quán)處理得到工作量矩陣。

工作量矩陣中可知，C11工作量明顯大于其余工作量，通過實際調(diào)查得知，這是由于檔案收集管理過程中，采用兼職檔案員負(fù)責(zé)所在部門檔案匯總和初步整理，即工作人員基數(shù)大。工作量矩陣Cij及歸一化處理C'ij如下：

對Cij矩陣為C'ij，這個過程模擬了檔案工作量現(xiàn)狀分布總工作量為1，符合思維模式，可以清晰呈現(xiàn)檔案工作量百分率的分布。歸一化處理為資源分配處理提供基礎(chǔ)參考。

上述內(nèi)容，僅對檔案機(jī)構(gòu)的工作情況分布做了數(shù)字模擬，在檔案實際工作中，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是否實現(xiàn)數(shù)字化檔案利用，打印復(fù)印硬件等因素直接決定工作效率高低。

2.檔案從業(yè)人員效率模型的構(gòu)建。由于檔案人員最終要作為部門內(nèi)單個因素參與工作，因此本文模擬每個檔案人員分別參與各部門檔案工作的效率，并記錄為Gni，（n∈N）n為人員數(shù)量。Gni基本構(gòu)成為基礎(chǔ)效率參數(shù)、針對性額外效率參數(shù)、附加效率參數(shù)。其中針對性額外效率參數(shù)在總體參數(shù)數(shù)值中占據(jù)絕對優(yōu)勢。

（1）基礎(chǔ)效率參數(shù)構(gòu)建。

（2）針對性額外效率參數(shù)構(gòu)建。

擬設(shè)某項工作針對性額外效率參數(shù)Fni（i=，12，3），其中[Fni]3×1=Dij?[Ej]T，（i=1，2，3;j=1，2，3，4），n=123..。設(shè)Ej為個人能力分布參數(shù)，Ej表示某人員適應(yīng)四種工作能力的偏重性分布。如[E1，E2，E3，E4]，針對本文中四種業(yè)務(wù)工作列出一個針對工作個人能力偏重參數(shù)。某部門內(nèi)，各項工作的在其總工作的權(quán)重參數(shù)矩陣Dij，擬某高校工作的權(quán)重矩陣如下：

（3）附加效率參數(shù)構(gòu)建。

設(shè)H為附加效率參數(shù)，表示檔案工作環(huán)境對工作效率提升支撐情況，分別如下：①檔案機(jī)構(gòu)工作中實現(xiàn)檔案數(shù)字化率，數(shù)字檔案利用方式及數(shù)字檔案利用情況等。此項附加效率參數(shù)值記為H1。②復(fù)印打印是否可以實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)局部自動化，及自動化程度。記為H2。③工作人員是否參加過檔案工作專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)數(shù)量強(qiáng)度等。記為H3。H=f2（H1，H2，H3）。作為影響因素，參考整體環(huán)境和工作重點(diǎn)等變化，有利于模型數(shù)據(jù)處理，本文簡單評估其值，此文不對f2做特定說明。

根據(jù)上面的描述建立工作人員工作效率Gni，其中[G1i]=[Y1，Y1，Y1]1×3+[F1]T3×1+[HHH]1×3,此處的[Y]1×3參數(shù)根據(jù)人員不同有所差別，但是[H]1×3參數(shù)是恒定的。

同一人員在不同部門的工作效率表（簡稱效率矩陣）

五、模型方案的數(shù)學(xué)解決

通過上述模型的建立，得到整體工作量分布情況，模擬出人員工作能力情況，至此本文已經(jīng)把以檔案勞動工作量為基礎(chǔ)的人員配置優(yōu)化問題，轉(zhuǎn)化為人員指派效率最優(yōu)化問題。其中工作效率矩陣Gni為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，工作量矩陣Cij為約束條件。工作的權(quán)重矩陣Dij為最優(yōu)分配目標(biāo)。

通過嘗試，一次性建立人員安排方案困難較大，通過迭代的方法，實現(xiàn)人員安排，可以得到較好的得到安排方案。由于工作量=效率?時間，為方便數(shù)據(jù)處理設(shè)時間為1。并考慮此問題為指派問題，本文設(shè)置了“0-1變量”來建立目標(biāo)函數(shù)的最優(yōu)規(guī)劃模型，結(jié)合實際情況分別寫出滿足的約束條件[1]。

約束條件，

通過lingo程序可以得到最大函數(shù)值，并將所求出的結(jié)果，通過excel轉(zhuǎn)化為表格，得到指派人員效率最優(yōu)分配辦法。偽算法如下：

sets:part/1..3/;work/1..4/;Links(part,work):g,l;endsets

data:g=Gni;enddata

max=@sum(links:g?l);約束條件End

[1]阮曉青，等.數(shù)學(xué)建模引論[M].高等教育出版社，2005

李高峰，男，西北農(nóng)林科技大學(xué)館員，基礎(chǔ)理論和信息化；馬國勝，男，西北農(nóng)林科技大學(xué)館員，基礎(chǔ)理論和信息化。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.20

G271.6

A

2017-04-12