新形勢下創(chuàng)新高校檔案管理工作的實(shí)踐與思考

朱培芳

（南方醫(yī)科大學(xué)檔案館廣州510515）

新形勢下創(chuàng)新高校檔案管理工作的實(shí)踐與思考

朱培芳

（南方醫(yī)科大學(xué)檔案館廣州510515）

以所在高校創(chuàng)新檔案綜合管理近十年的主要做法及實(shí)際成效為例，圍繞新形勢下高校檔案管理工作普遍存在的重視程度不夠、管理人員素質(zhì)不高以及利用服務(wù)效果欠佳等現(xiàn)象，分別從思想觀念、管理模式、利用服務(wù)等方面開展創(chuàng)新進(jìn)行了闡述。

新形勢高校檔案檔案管理創(chuàng)新管理

創(chuàng)新作為五大發(fā)展理念之首，始終是推動(dòng)一個(gè)民族、一個(gè)國家向前發(fā)展的不竭動(dòng)力。剛剛閉幕不久的全國兩會政府工作報(bào)告中指出：我國發(fā)展到現(xiàn)在這個(gè)階段，不靠改革創(chuàng)新沒有出路。創(chuàng)新在政府工作報(bào)告中出現(xiàn)了40次，堪稱高頻熱詞。可以說，抓創(chuàng)新就是抓發(fā)展，謀創(chuàng)新就是謀未來。

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2014年印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中，也明確要進(jìn)一步創(chuàng)新檔案的收集模式、管理手段以及服務(wù)機(jī)制[1]。

國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中要求“十三五”時(shí)期的檔案工作要樹立以創(chuàng)新為首的發(fā)展理念，把創(chuàng)新作為檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力源泉[2]。

面對新形勢、新任務(wù)、新要求，面對前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，高校檔案管理工作如何進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，是新的歷史時(shí)期賦予高校檔案管理工作者新的歷史使命。我校近十年檔案管理工作的實(shí)踐表明，必須從思想觀念、管理模式以及利用服務(wù)等方面進(jìn)行系列創(chuàng)新,才能使高校檔案管理工作永葆青春活力。

一、高校檔案管理工作的普遍現(xiàn)狀

1.對檔案工作的重視不夠。高等院校作為人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的基地,在新的歷史條件下，迫于自身的發(fā)展壓力，普遍存在工作重心向教學(xué)、科研工作傾斜的現(xiàn)象，檔案管理工作普遍存在被邊緣化和弱化的趨勢，各高校對檔案管理工作的重視程度不夠，普遍存在“說起來重要、忙起來不要”的現(xiàn)象。

2.檔案管理人員的素質(zhì)不高。大部分高校沒有設(shè)定專門的檔案管理崗位，在人員配置方面，普遍存在由保密崗位人員兼職或臨時(shí)配備的情況。設(shè)有專門的檔案管理崗位的高校，很多人員也不是檔案管理專業(yè)出身，有的甚至不經(jīng)過專業(yè)崗位培訓(xùn)就上崗，人員專業(yè)素質(zhì)普遍不高。

3.檔案利用服務(wù)效果不好。大部分高校的檔案管理工作還停留在最原始最基礎(chǔ)的收、管、用狀態(tài)，對檔案信息資源的深層次開發(fā)利用和為學(xué)校中心工作提供主動(dòng)服務(wù)做得還不夠，還不能全面體現(xiàn)高校檔案在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中的重要作用。

二、創(chuàng)新檔案綜合管理工作的主要做法與成效

1.創(chuàng)新指導(dǎo)思想。要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作，首先要解決思想認(rèn)識問題。在嚴(yán)格實(shí)行部門立卷歸檔制度，堅(jiān)持檔案工作“三納入”“四同步”的同時(shí)，我校創(chuàng)新性地提出“兩全”，強(qiáng)調(diào)學(xué)校教職員工全員全程自覺參與檔案工作[3]223。通過強(qiáng)化“兩全”意識，充分調(diào)動(dòng)了全校教職員工，尤其是各級各類檔案管理人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性，部門立卷的效率和質(zhì)量大幅提升。這一提法得到廣東省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定和表揚(yáng)。

2.創(chuàng)新工作機(jī)制。高校檔案管理工作是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，是衡量學(xué)校管理工作質(zhì)量和水平的重要標(biāo)志。教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條明確規(guī)定：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。”[4]我校將檔案綜合管理工作作為整體建設(shè)的重要組成部分，加強(qiáng)組織管理，在檔案工作年度評估時(shí)，學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)及二級單位主管領(lǐng)導(dǎo)全部參加評估大會，第一時(shí)間聽取評估檢查小組反饋的意見與建議，這一做法得到廣東省直單位檔案工作協(xié)作組專家的充分肯定，并受到廣東省檔案局通報(bào)表揚(yáng)。

3.創(chuàng)新隊(duì)伍建設(shè)。在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面，我校創(chuàng)新性地構(gòu)建了三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并按照各級人員的職責(zé)分工，對每級檔案管理人員的任職條件進(jìn)行了明確，經(jīng)各部門各單位逐級遴選推薦，學(xué)校統(tǒng)一審核把關(guān)，及時(shí)配齊全校檔案管理隊(duì)伍。通過構(gòu)建三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有效地開展了全校檔案綜合管理的層級管理，從而使檔案館的專職檔案管理人員能夠?qū)⒏嗟臅r(shí)間和精力投入到對檔案信息資源的深層次開發(fā)利用以及為學(xué)校中心工作提供創(chuàng)新服務(wù)中去[3]223。

4.創(chuàng)新保管內(nèi)涵。在檔案安全防護(hù)工作上，我校首次創(chuàng)新性地提出了“十防”，即在上級有關(guān)檔案保管“八防”要求的基礎(chǔ)上，結(jié)合我校實(shí)際，創(chuàng)造性地增設(shè)了“防超荷載”和“防失泄密”，將檔案庫房承重能力和保密安全管理列入檔案安全防護(hù)內(nèi)容之中，并按學(xué)校機(jī)關(guān)現(xiàn)有職責(zé)分工，將“十防”落實(shí)到各有關(guān)機(jī)關(guān)部門。這樣，使得檔案安全防護(hù)工作得以更全面、更系統(tǒng)、更有效地開展。

5.創(chuàng)新服務(wù)模式。近年來，我校在對廣東省檔案局科研立項(xiàng)的相關(guān)課題開展研究的過程中，創(chuàng)新性地對檔案利用服務(wù)模式進(jìn)行了探索，并對具體的運(yùn)作機(jī)制進(jìn)行了實(shí)踐。在實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)無縫對接、功能互動(dòng)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新性地實(shí)現(xiàn)了增量檔案的在線部門立卷，提高了部門立卷的時(shí)效性，進(jìn)一步增強(qiáng)了文檔一體化管理；實(shí)現(xiàn)了存量檔案的在線主動(dòng)服務(wù)以及遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)功能，從而實(shí)現(xiàn)了檔案利用服務(wù)的轉(zhuǎn)型升級[5]38。

我校的檔案綜合管理工作在創(chuàng)新理念的引領(lǐng)下，經(jīng)過近十年的努力實(shí)踐和深入探索，在順利實(shí)現(xiàn)由機(jī)關(guān)職能部門分散管理向集中統(tǒng)管轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)上，檔案管理工作年度評估從基本合格到合格再到連續(xù)八年優(yōu)秀，于2011年通過廣東省教育廳組織的高等學(xué)校檔案工作水平評估試點(diǎn)檢查，并被廣東省教育廳、廣東省檔案局聯(lián)合評定為檔案工作“省特級”單位，實(shí)現(xiàn)了跨越式大發(fā)展，邁上了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)的良性循環(huán)發(fā)展軌道。

三、創(chuàng)新高校檔案管理工作的思考

1.創(chuàng)新思想觀念是關(guān)鍵。思想是一切行動(dòng)的先導(dǎo)。要想做好新時(shí)期高校的檔案管理工作，首先就是要解決思想認(rèn)識問題。要引導(dǎo)全校教職員工，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到，高校檔案作為學(xué)校人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，是學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)科人才建設(shè)、黨政管理等工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。高校檔案管理工作者一定要用發(fā)展的眼光、創(chuàng)新的思想來武裝自己的頭腦，并多形式多渠道做好檔案在學(xué)校的重要地位和作用的宣傳工作。

2.創(chuàng)新管理模式是手段。要?jiǎng)?chuàng)新開展高校檔案管理工作，最根本的還是要從管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。隨著教育信息化工作的推進(jìn)和電子檔案的日益廣泛使用，高校檔案管理工作正在由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管逐步向檔案數(shù)字化信息利用方式轉(zhuǎn)變，原有的純手工管理正在逐漸被自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化管理方式所取代，檔案工作的內(nèi)容也從單純地管理檔案信息本身，向?qū)崿F(xiàn)與信息活動(dòng)有關(guān)資源的綜合管理方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時(shí)期信息化社會的要求，因此，創(chuàng)新檔案管理的模式迫在眉睫。在全面推進(jìn)智慧校園建設(shè)及高水平大學(xué)建設(shè)的新的歷史條件下，高校檔案管理工作者要將工作重心從原來對檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)移到對檔案數(shù)字化資源的管理上來；從原來的純手工管理方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化智能化管理方式上來。

3.創(chuàng)新利用服務(wù)是目標(biāo)。無數(shù)歷史實(shí)踐證明：有為才能有位。國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》要求“堅(jiān)持以人為本、服務(wù)為先。把以人為本作為檔案工作的核心，努力滿足社會各方面對檔案信息的利用需求，更好地為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。”[2]1989年頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第六條規(guī)定：“高等學(xué)校檔案館既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)?！盵6]據(jù)此，高校檔案館的工作職責(zé)主要有兩個(gè)方面。一是組織協(xié)調(diào)、指導(dǎo)監(jiān)督機(jī)關(guān)各部門完成收集整理立卷工作；二是提供檔案的保管利用，特別是為校領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門提供檔案利用服務(wù)。在新的歷史條件下，檔案的服務(wù)利用方式必將從分散、孤立、局部的被動(dòng)的實(shí)體服務(wù)，轉(zhuǎn)向系統(tǒng)、整體、全局的主動(dòng)的信息服務(wù)。所以，高校檔案管理的終極目標(biāo)應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的多元化、智能化,最大限度地凸顯檔案的社會價(jià)值及經(jīng)濟(jì)價(jià)值,從而實(shí)現(xiàn)高校檔案利用服務(wù)的轉(zhuǎn)型升級。

[1]中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳.關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見[N].中國檔案報(bào),2014-05-05.

[2]國家檔案局.全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[EB/OL].（2016-04-07）[2016-04-19].http://www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.

[3]張根水.以學(xué)習(xí)貫徹“27號令”為抓手全面推動(dòng)高校檔案部門立卷制度的實(shí)踐與探索[J].北方文學(xué)（下半月）,2012（7）.

[4]中華人民共和國中央人民政府.高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL]（2008-09-12）[2016-03-28]. http://www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[5]徐建軍.基于部門立卷和信息化條件的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)[J].蘭臺世界,2016（13）.

[6]中華人民共和國國家教育委員會令第6號.普通高等學(xué)校檔案管理辦法[Z],1989-10-10．

朱培芳，南方醫(yī)科大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向?yàn)閳D書館學(xué)文獻(xiàn)計(jì)算機(jī)處理方向。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.17

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2017-04-04