互聯(lián)網(wǎng)時代科技檔案資源開發(fā)利用工作的認識與思考

蘇雪

（山東省統(tǒng)計局濟南250001）

互聯(lián)網(wǎng)時代科技檔案資源開發(fā)利用工作的認識與思考

蘇雪

（山東省統(tǒng)計局濟南250001）

作為組織重要的知識資產(chǎn)，科技檔案在科研院所、高等院校和企業(yè)的科研管理工作中尚未受到足夠的重視。本文從科技檔案管理體制機制、標準化建設(shè)、數(shù)字化等方面分析了互聯(lián)網(wǎng)時代我國科技檔案資源開發(fā)利用工作存在的主要問題，認為科技檔案管理機構(gòu)應(yīng)理順體制機制、樹立主動服務(wù)理念、打造集成化利用與服務(wù)模式，為國家創(chuàng)新體系建設(shè)作出貢獻。

科技檔案科技檔案管理檔案資源開發(fā)利用

科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，“是國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應(yīng)當歸檔保存的科技文件”[1]?？萍紮n案既是維護單位與個人信息利益、保障知識產(chǎn)權(quán)的重要內(nèi)容與依據(jù)，也是推動科研活動、提升創(chuàng)新能力的前提和基礎(chǔ)。作為一種重要的科學(xué)技術(shù)信息資源和知識資產(chǎn)，科技檔案的實際管理狀況卻不容樂觀，特別是1995年全國首屆企業(yè)檔案工作會議和1998年國務(wù)院機構(gòu)改革后，我國“企業(yè)檔案”概念日益強化而“科技檔案”概念日漸淡化，給我國科技檔案管理事業(yè)和日?？萍紮n案管理活動帶來了負面影響[2]15-16。近年來，隨著我國整體科技實力的增強以及科技投入的增多，科技檔案的數(shù)量也日益增多，特別是在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，如何充分利用最新信息技術(shù)開發(fā)科技檔案資源、服務(wù)一流科研研究，成為我國科技檔案管理機構(gòu)的重要使命。

一、當前科技檔案資源開發(fā)利用工作面臨的主要問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)利用方式已經(jīng)不能滿足多元的社會需求，當前我國科技檔案管理工作存在的科技檔案管理思想落后、科技檔案管理分散、管理規(guī)范與標準缺失、科技檔案監(jiān)督工作薄弱、科技檔案管理人才隊伍匱乏等狀況[2]14-21，極大限制了我國科技檔案資源開發(fā)利用的整體水平。從影響科技檔案資源開發(fā)利用的角度看，主要有以下幾方面的問題。

1.科技檔案管理體制機制問題?？萍紮n案資源開發(fā)利用工作涉及科技（科研）主管部門、檔案主管部門、科研項目承擔(dān)單位、科研團隊或科研工作者、普通民眾等眾多的利益相關(guān)者，而依據(jù)現(xiàn)有的檔案法、科技檔案管理辦法等法規(guī)制度，檔案部門、科技主管部門和科技生產(chǎn)部門主要圍繞科技檔案的移交與提供憑證性服務(wù)來開展，并未對科技檔案資源的深度開發(fā)利用提出明確的規(guī)定。科技檔案管理體制存在的問題導(dǎo)致科技檔案管理的職責(zé)與權(quán)限模糊，未能通過各方合力推進科技檔案資源的有效開發(fā)利用。相關(guān)的調(diào)查表明，無論是科研機構(gòu)、高?；蚱髽I(yè)，在科技檔案管理的制度化建設(shè)以及權(quán)、責(zé)、利的劃分等方面，均存在不同程度的問題[3]81-82[4]11-13。2009年，中央企業(yè)檔案工作會議之后，按照“出資人管理”的原則，國家檔案局將中央企業(yè)檔案工作的直接指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查職能移交國務(wù)院國資委，這也導(dǎo)致了國家檔案局和地方各級檔案局對國有企業(yè)檔案工作（含科技檔案管理工作）監(jiān)督工作的進一步弱化。在高校，科技檔案特別是科研過程材料的收集、歸檔一直是難點[5]37，這實際上隱含著科技檔案管理體制機制的缺陷所帶來的監(jiān)管乏力問題。

2.科技檔案管理工作標準化建設(shè)問題?？萍紮n案工作標準化建設(shè)既是推動科技檔案管理規(guī)范化的基層，也是科技檔案資源開發(fā)利用工作的前提。在國家層面，自《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》（1980）、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（1987）之后，國家層面未出臺過相關(guān)的規(guī)章制度，甚至未有修訂，導(dǎo)致相關(guān)部門有意修訂卻未能實施[2]15-16。作為科研產(chǎn)出的重要單位，高等院校的科技檔案管理工作標準化建設(shè)也未能令人滿意。2012年，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院《科技計劃項目檔案管理研究》課題組的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，武漢大學(xué)、華中科技大學(xué)等華中地區(qū)五所高校均未制定本單位的科技計劃項目檔案管理規(guī)范，科技檔案的完整性、系統(tǒng)性缺乏保障[6]91-92?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，科技檔案工作的標準化也直接影響著科研文件的采集、著錄、整理、保存、利用、共享等管理環(huán)節(jié)的在線開展和集成服務(wù)，是不可忽視的重要問題。

3.科技檔案的數(shù)字化程度及利用率低。不少科研單位注重顯在效應(yīng)，對技術(shù)設(shè)備、人力和物力等方面的科研投入很多，對科研活動的副產(chǎn)品——科研文件和科技檔案——的重要性缺乏足夠的認知，導(dǎo)致這方面的投入偏少，這也影響了科技檔案數(shù)字化工作的開展。相關(guān)調(diào)查顯示，截至2011年，吉林省科技檔案數(shù)字化方面，僅有4%的立檔單位全部實現(xiàn)了數(shù)字化，24%的立檔單位實現(xiàn)了大部分的數(shù)字化工作，56%的立檔單位開展了部分數(shù)字化工作，還有16%的立檔單位甚至沒有進行數(shù)字化工作[3]81。近年來，隨著國家對檔案數(shù)字化工作投入的增多，這一現(xiàn)象得到了好轉(zhuǎn)，但由于不少單位前期數(shù)字化的整理工作投入不夠，導(dǎo)致數(shù)字化之后的利用工作進展緩慢，難以達到數(shù)字化的真正效果。

二、加強科技檔案資源開發(fā)利用工作的策略

1.理順體制機制，明確各開發(fā)利用主體的權(quán)責(zé)范圍。體制機制不完善，一方面會使科技檔案管理處于比較混亂、無序的狀態(tài)，甚至造成科技檔案的資產(chǎn)流失；另一方面又會抑制各方的開放利用熱情，影響科技檔案服務(wù)工作的進一步開展。為此，我們首先應(yīng)當推動國家層面《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等規(guī)章制度的修訂，加快科技檔案知識產(chǎn)權(quán)保護的制度建設(shè)與實踐推進，使科技檔案管理規(guī)范制度化建設(shè)符合社會時代潮流。其次，推動科研主管部門、高等院校、企業(yè)在科技檔案管理與開發(fā)利用方面的制度化建設(shè)，明確科研文件與檔案形成者、管理者與利用者之間的權(quán)、責(zé)、利，保障科研文件與檔案的收集、存儲、獲取、利用、再利用、銷毀等全生命周期責(zé)任鏈的完整與規(guī)范。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，各科技檔案單位應(yīng)樹立數(shù)字資產(chǎn)意識，運用信息生命周期理論進行業(yè)務(wù)再造，以期實現(xiàn)科技檔案管理體制、機制的健全，為科技檔案的開發(fā)利用提供制度保障。

2.樹立科技檔案“資產(chǎn)”意識，倡導(dǎo)主動服務(wù)理念?？萍紮n案作為一種重要的信息資源，其信息與知識屬性決定了其具有相當?shù)慕?jīng)濟價值。國家標準化組織在《ISO15489信息與文獻——文件管理》文本中明確指出，“文件是有價值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)”。此后又在《ISO30300信息與文獻——文件管理系統(tǒng)——基礎(chǔ)和術(shù)語》中進一步指出，“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產(chǎn)”。科技檔案作為無形資產(chǎn)，具有數(shù)量大、類型多、價值大等特點，可以為所在機構(gòu)的知識管理等提供重要的保障，科技檔案管理機構(gòu)和人員應(yīng)當改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”、“重管理輕利用”的傳統(tǒng)觀念，應(yīng)樹立主動服務(wù)的精神理念，開發(fā)多元化的信息產(chǎn)品，既能切實提高服務(wù)水準，又能增強相關(guān)主管部門和領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案工作的重視程度。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，科技檔案管理機構(gòu)應(yīng)注重本機構(gòu)科技檔案的歷史數(shù)據(jù)縱向把握，從中摸清本機構(gòu)科研活動的規(guī)律性、周期性特點，為那些科研產(chǎn)出高的作者、管理人員有針對性的展開定向服務(wù)；另一方面，科技檔案管理人員應(yīng)密切注意本單位科研活動開展、組織及傳播動態(tài)中體現(xiàn)的關(guān)聯(lián)性，科學(xué)預(yù)判本單位科研管理活動，積極參與到科研管理活動的全過程。

3.打造集成化的科技檔案資源開發(fā)利用體系。當前科技檔案管理與利用存在的主體多元、保存分散、服務(wù)手段落后等問題，亟待引入集成化服務(wù)理念來加以破解。集成化思想是當前開展數(shù)字檔案館建設(shè)、促進檔案資源共建共享的重要武器，對于強化科技檔案資源開發(fā)利用工作具有很強的借鑒價值。這里所說的集成，包括兩個方面的涵義：一是集成科技檔案管理的多部門信息資源，實現(xiàn)機構(gòu)內(nèi)部跨部門的資源整合開發(fā)；二是將本單位的科技檔案資源平臺與其他單位的科技檔案資源平臺進行集成，實現(xiàn)科技檔案資源的社會化整合利用與服務(wù)。前者主要涉及的是機構(gòu)內(nèi)部的協(xié)調(diào)與合作，后者則涉及更大范圍的多機構(gòu)整合與協(xié)調(diào)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、社交媒體的廣泛應(yīng)用，科技檔案資源的集成化開發(fā)利用體系建設(shè)也將具備更好的技術(shù)條件。利用集成化科技檔案資源平臺，有助于科技檔案管理人員進行科技檔案資源的再利用，通過對科研報告的深度分析挖掘，分析科研投入、產(chǎn)出、科技成果轉(zhuǎn)化的咨詢報告，為相關(guān)管理者提供決策支持。

2012年9月，中共中央、國務(wù)院聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于深化科技體制改革加快國家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》，倡導(dǎo)各級各類政府機構(gòu)“充分運用信息技術(shù)等先進手段，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、廣覆蓋的公共服務(wù)平臺”，并要“強化科技檔案資源開放共享”，“建立科研院所、高等學(xué)校和企業(yè)開放科研設(shè)施的合理運行機制。整合各類科技資源，推進大型科學(xué)儀器設(shè)備、科技文獻、科學(xué)數(shù)據(jù)等科技基礎(chǔ)條件平臺建設(shè)，加快建立健全開放共享的運行服務(wù)管理模式和支持方式，制定相應(yīng)的評價標準和監(jiān)督獎懲辦法”[7]。科技檔案管理機構(gòu)應(yīng)當充分利用當前的政策利好與日漸普及的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，探索互聯(lián)網(wǎng)時代的科技檔案資源開發(fā)利用新模式，為國家創(chuàng)新體系建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻。

[1]科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）

[2]張斌，徐擁軍.我國科技檔案管理體制機制的現(xiàn)存問題[J].檔案學(xué)研究，2016（2）.

[3]王萍，王志才，張詩敏.吉林省科技檔案管理調(diào)查分析報告[J].檔案學(xué)通訊，2012（4）.

[4]潘世萍.論國家科技計劃項目檔案中政府權(quán)益的體現(xiàn)[J].檔案學(xué)研究，2007（6）.

[5]孫宇華，王俊熙.當前高校科研檔案工作新問題思考[J].檔案學(xué)通訊，2000（4）.

[6]王新才，周佳.科技計劃項目檔案管理策略研究：基于華中地區(qū)五所高?？萍加媱濏椖繖n案管理情況的調(diào)查[J].信息資源管理學(xué)報，2013（2）.

[7]新華網(wǎng).中共中央、國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于深化科技體制改革加快國家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》[EB/OL].[2017-5-20].http://news. xinhuanet.com/tech/2012-09/23/c_113176891.htm.

蘇雪，山東省統(tǒng)計局檔案管理員，主要研究方向為檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.19

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2017-06-15