基于管理軟件的檔案信息服務(wù)

劉彥麗

（武夷學(xué)院 檔案室，福建 武夷山 354300）

基于管理軟件的檔案信息服務(wù)

劉彥麗

（武夷學(xué)院 檔案室，福建 武夷山 354300）

檔案信息服務(wù)是集檔案文獻(xiàn)、信息咨詢、信息網(wǎng)絡(luò)為一體的服務(wù)體系，是檔案管理工作研究和實(shí)踐的核心內(nèi)容，其方式隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展也隨之發(fā)生改變。檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)的自動(dòng)化管理，是檔案信息“輸入—處理—輸出”的過程，以符合檔案形成規(guī)律和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為基準(zhǔn)，以信息服務(wù)為根本，將檔案信息主動(dòng)呈現(xiàn)給利用者，實(shí)現(xiàn)以實(shí)體服務(wù)為重心向以信息服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變。

檔案信息；管理軟件；信息服務(wù)

從某種意義上說，檔案信息服務(wù)是檔案管理工作研究和實(shí)踐的核心內(nèi)容。檔案管理軟件的運(yùn)用使檔案管理手段邁上了新的臺(tái)階，也使檔案軟件管理下的信息服務(wù)質(zhì)量面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在檔案系統(tǒng)管理軟件的支持下，以檔案信息為中心，充分考慮檔案用戶的要求，了解檔案信息服務(wù)的源流，分析檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，解決系統(tǒng)管理下檔案信息服務(wù)存在的問題，使信息服務(wù)貼近檔案利用者的使用要求，為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動(dòng)檔案信息服務(wù)的發(fā)展進(jìn)程。

一、檔案信息服務(wù)的源流

檔案管理工作隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，形成了不同的發(fā)展階段，檔案信息服務(wù)的方式也隨之發(fā)生改變。在檔案實(shí)體的管理階段，注重的是檔案的整理與保存，利用服務(wù)處于“你查我調(diào)”的狀態(tài)；檔案信息管理階段，以檔案內(nèi)容的開發(fā)和利用為信息服務(wù)的重點(diǎn)，解決檔案信息的傳播與共享；檔案信息資源的管理，將檔案信息看作信息資源的一部分，注重檔案信息內(nèi)容和支持工具管理，最大限度地滿足了利用者對(duì)檔案信息的需求；利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫，集成檔案實(shí)體信息資源，將檔案承載的信息存儲(chǔ)、定位，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，向檔案用戶提供準(zhǔn)確、豐富的檔案信息；通過計(jì)算機(jī)將檔案信息與用戶聯(lián)系起來，建立檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，形成了推送服務(wù)（即：信息源將信息主動(dòng)推送給利用者信息）和拉取服務(wù)，（即：利用者主動(dòng)從信息源中拉取信息）的推拉服務(wù)模式，“推”與“拉”的有機(jī)結(jié)合，呈現(xiàn)“先推后拉，先拉后推，推中有拉，拉中有推”的服務(wù)思維。

檔案是檔案信息服務(wù)賴以存在與發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)[1]。檔案資源的豐富性和檔案信息的真實(shí)性，是檔案信息服務(wù)的必要條件，憑借原始記錄性使檔案優(yōu)于其他各種文獻(xiàn)資料，檔案原載體的形式賦予檔案無法替代的憑證作用。檔案信息服務(wù)是集檔案文獻(xiàn)、信息咨詢、信息網(wǎng)絡(luò)為一體的服務(wù)體系，構(gòu)建以計(jì)算機(jī)為媒介、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，在網(wǎng)絡(luò)管理的基礎(chǔ)上支持檔案用戶對(duì)信息的利用服務(wù)，將網(wǎng)絡(luò)管理的理念與信息服務(wù)的要求融入檔案信息服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)之中，實(shí)現(xiàn)資源的整合與信息服務(wù)的高效實(shí)施。

二、檔案軟件管理下的檔案信息服務(wù)

（一）檔案信息管理軟件

運(yùn)用檔案管理軟件，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的管理與服務(wù)，在檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)，檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)將檔案信息整合在一起的系統(tǒng)，檔案信息作為數(shù)據(jù)存入計(jì)算機(jī)，利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進(jìn)行處理、整理、分類、存貯、檢索、統(tǒng)計(jì)后，輸出所需信息，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的自動(dòng)化管理。目前，選用商業(yè)性的通用檔案管理軟件較多，而且以建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫為主。通過人工錄入方式，將著錄、標(biāo)引信息，如：文件編號(hào)、題名、責(zé)任者等反映檔案各種特征的規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)依照一定的存儲(chǔ)格式存入計(jì)算機(jī)，形成由計(jì)算機(jī)管理與檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)的采集、排序、檢索、統(tǒng)計(jì)等自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案利用的科學(xué)化管理，在檔案信息服務(wù)方面滿足多種類、多途徑的檢索要求，以滿足利用者的需求。

（二）運(yùn)用檔案管理軟件提供檔案信息服務(wù)

檔案信息服務(wù)圍繞檔案信息的內(nèi)容、形式以及檔案加工信息等方面進(jìn)行。福建省檔案部門從20世紀(jì)90年代開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案，1999年之后，統(tǒng)一開發(fā)、推廣使用的科怡檔案管理軟件（普及版），是檔案目錄數(shù)據(jù)庫，主要是檔案信息的外在特征，諸如文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、形成日期等外在形式提供利用，依靠計(jì)算機(jī)的邏輯運(yùn)算能力和處理數(shù)據(jù)的功能，進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)庫的智能化檢索，迅速、準(zhǔn)確、完整、多渠道對(duì)存儲(chǔ)檔案目錄信息進(jìn)行檢索。至于檔案信息內(nèi)容的利用要通過檔號(hào) （系統(tǒng)檔號(hào)顯示：全宗號(hào)—年度—分類號(hào)—保管期限—件號(hào)）顯示檔案實(shí)體所在位置，準(zhǔn)確無誤地調(diào)用檔案原件，也就是說，檔案信息內(nèi)容的利用服務(wù)仍然回歸到檔案實(shí)體原件。通過檔案管理系統(tǒng)軟件，檢索所需檔案信息的外在形式特征，爾后，又回歸到檔案實(shí)體的利用服務(wù)。檔案管理軟件的運(yùn)用是檔案信息“輸入—處理—輸出”的過程，只有保證輸入檔案數(shù)據(jù)和特征信息的完整準(zhǔn)確，才能確保管理系統(tǒng)輸出高質(zhì)量的檔案信息。

三、檔案信息服務(wù)存在的問題

（一）檔案信息服務(wù)的固化思維

檔案管理軟件按照輸入檔案信息的不同特征，將檔案數(shù)據(jù)按規(guī)定的格式系統(tǒng)化、條理化，根據(jù)檔案用戶的需求，編制出多種不同的檔案目錄，檢索速度快、質(zhì)量高，有著手工檢索無法比擬的優(yōu)勢(shì)。久而久之，提供服務(wù)的方式就會(huì)按照已有的道路“耐心”前行，按固有的思路行事，形成一種固化的思維方式，憑借已有的經(jīng)驗(yàn)，照搬以前的方式方法，重復(fù)著“復(fù)制、粘貼”的操作過程，缺少對(duì)需求情況的分析。在用戶提出檔案信息的需求時(shí)，檢索工作因循多于創(chuàng)新，難以擴(kuò)展思路，缺乏挖掘潛在檔案信息與變通的能力，使檔案信息推拉式的服務(wù)模式出現(xiàn)“拉”多于“推”，甚至是只“拉”無“推”的現(xiàn)象。

（二）檔案數(shù)據(jù)和特征信息的完整程度影響檢索質(zhì)量

數(shù)據(jù)輸入是檔案管理軟件工作程序極為重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，輸入原始檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，直接影響檔案檢索的查準(zhǔn)率和查全率。在實(shí)際工作中，由于檔案數(shù)據(jù)和特征信息的完整程度而影響檔案檢索質(zhì)量的情況比比皆是。顯而易見，在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入時(shí)，檔案工作人員比人工管理檔案付出更多的努力，進(jìn)行更加細(xì)致的工作。檔案信息特征的存在形式有外在的，也有潛在的，還有兩者兼有的，檔案信息的輸入是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、研究、選擇和歸納的過程，而具體操作人員又存在知識(shí)水平、個(gè)人能力、邏輯思維、總結(jié)歸納等方面的差異，使得檔案數(shù)據(jù)輸入的完整程度有所不同，也就不同程度地影響了檔案檢索的查準(zhǔn)率和查全率。以歸檔文件：“關(guān)于XXX等五位同志任職的通知”為例，有外在的信息特征，也有潛在的信息內(nèi)容，在錄入時(shí)不但注重文件題名的特征信息，還要體現(xiàn)其他四位同志的潛在信息，盡顯完整性。用戶需要時(shí)，以“姓名”作為檢索詞匯，其準(zhǔn)確性可大幅提高。

（三）目錄數(shù)據(jù)庫和數(shù)字文本沒有建立技術(shù)上的聯(lián)系

檔案管理軟件，經(jīng)過人工著錄、標(biāo)引后建立的反映檔案內(nèi)容和形式等各種特征的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，是由計(jì)算機(jī)管理和檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。檔案全文數(shù)據(jù)庫是采用多媒體技術(shù)、漢字掃描識(shí)別技術(shù)、壓縮技術(shù)等數(shù)字化手段，將傳統(tǒng)載體形式檔案的文本內(nèi)容信息轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制數(shù)字編碼，建立計(jì)算機(jī)環(huán)境下可利用和信息共享的檔案數(shù)據(jù)庫，以數(shù)字化的電子圖像和電子文件的文字識(shí)別獲得檔案信息，它可以存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)以外的介質(zhì)（如：光盤），也可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)（如：電子郵箱），與檔案管理系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)庫呈現(xiàn)分離式格局，兩者沒有建立技術(shù)上的聯(lián)系。

四、檔案信息服務(wù)的趨勢(shì)走向

（一）打破固化思維，打造創(chuàng)新服務(wù)境界

固化的思維會(huì)堵塞思路，影響創(chuàng)新。思維決定出路，改革需要挑戰(zhàn)固化思維。以現(xiàn)有的思維模式提出有別于常規(guī)思路的見解為導(dǎo)向，利用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，在特有環(huán)境中，本著理想化需要或?yàn)闈M足檔案用戶需求，而改進(jìn)或創(chuàng)造新的方法、路徑，打造檔案信息創(chuàng)新服務(wù)的境界。檔案信息化服務(wù)直接來源于利用者的需求，檔案用戶需要檔案信息，檔案管理要滿足用戶需求，一切信息服務(wù)根基于需求。因此，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息服務(wù)在“需求”上做文章。檔案利用者對(duì)需求信息有著不同的關(guān)注點(diǎn)，將這些關(guān)注點(diǎn)轉(zhuǎn)化為檢索行動(dòng)的注視點(diǎn)是檔案工作應(yīng)有的素質(zhì)要求。當(dāng)用戶對(duì)所需要的檔案信息的關(guān)注點(diǎn)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫的信息吻合的時(shí)候，檢索沒有難度而且很容易滿足需求。通常情況下，用戶對(duì)需要的檔案信息的關(guān)注點(diǎn)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫的信息存在偏差，檢索過程要沖破固化思維的禁錮，多加思考，從不同的角度迎合利用者對(duì)檔案的需求。文件的檢索可以有題名、關(guān)鍵詞、文號(hào)、分類號(hào)、文種、保管期限、時(shí)間年度等不同渠道，檔案工作者提供利用時(shí)，形成一種“贈(zèng)送”思維，為檔案用戶推薦不同的檢索渠道。檔案信息管理系統(tǒng)虛擬平臺(tái)中有相似的檔案信息，在檔案數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確的前提下，檔案用戶可以抓住需求信息的根本。

（二）提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量

檔案信息服務(wù)的條件是信息資源、管理設(shè)施、服務(wù)方法。將“檔案信息資源”“檔案管理設(shè)施”“檔案服務(wù)方式”等因素的綜合效用，用于衡量檔案信息服務(wù)質(zhì)量，也就是檔案用戶對(duì)檔案信息利用的滿意度。這里所說的滿意度是指利用者在某一特定環(huán)境下愿意并且能夠利用檔案的信息量，利用者總是為滿足各種需求而利用檔案信息。這種需求的實(shí)現(xiàn)，以檔案信息服務(wù)有應(yīng)對(duì)能力為前提，然而，檔案信息服務(wù)的應(yīng)對(duì)能力有限，存在服務(wù)約束，檔案信息的利用者必須在這種服務(wù)約束下，在信息資源、管理設(shè)施、服務(wù)方式的組合中進(jìn)行選擇，使其效用最大化，也就是使利用者對(duì)檔案信息的需求得到最大程度的滿足。

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息資源結(jié)構(gòu)由盲目追求數(shù)量向著優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的方向發(fā)展，由單一的紙質(zhì)檔案向著磁帶、磁盤、光盤等多元化載體形式的方向邁進(jìn)；檔案信息服務(wù)設(shè)施體現(xiàn)了信息服務(wù)能力，在計(jì)算機(jī)廣泛利用的今天，掃描儀、數(shù)碼相機(jī)的運(yùn)用，是對(duì)傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的必備的硬件設(shè)施；檔案信息服務(wù)的方法和手段，也由檔案文獻(xiàn)服務(wù)、檔案管理系統(tǒng)檢索服務(wù)，發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)管理下檔案信息服務(wù)，這些要素的變革影響檔案信息服務(wù)、用戶滿意度以及這些要素之間的相關(guān)程度。將該模型用于檔案信息服務(wù)質(zhì)量領(lǐng)域，以服務(wù)各要素為變量，使其成為檔案用戶的函數(shù)，以此衡量用戶的滿意程度。

（三）正確處理檔案信息資源共享與安全保護(hù)的關(guān)系

檔案信息的內(nèi)容關(guān)系到一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)組織及個(gè)人的秘密和隱私，人類進(jìn)入信息時(shí)代，檔案信息安全成為計(jì)算機(jī)環(huán)境下檔案管理的重要內(nèi)容，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使得檔案信息在傳輸加工過程中存在安全隱患，檔案信息在接收、移交等傳送過程中可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)流失或遭受破壞的情況。因此說，檔案管理軟件不但直接涉及到檔案信息管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，還應(yīng)注意到一些資源的共享和涉密文件的安全[2]。檔案的管理部門作為信息處理的主體，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享不受侵害的主體，在檔案信息提供利用過程中，強(qiáng)化安全意識(shí)，把握檔案信息資源共享與安全的尺度，確保檔案信息的安全。

檔案信息查詢是信息資源共享的主要體現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，是網(wǎng)絡(luò)用戶環(huán)境下通過系統(tǒng)管理權(quán)限的設(shè)定，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。運(yùn)用管理軟件建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，但不能任意開放、上網(wǎng)發(fā)布，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審查和鑒定后，方可傳輸、存儲(chǔ)和利用。同時(shí)，將各種載體的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，制作圖片、動(dòng)畫、聲像等多媒體數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行發(fā)布和利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

（四）強(qiáng)化檔案系統(tǒng)軟件的開發(fā)質(zhì)量監(jiān)控

檔案軟件管理系統(tǒng)的高效和穩(wěn)定運(yùn)行是檔案信息服務(wù)的關(guān)鍵。隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理軟件的開發(fā)日漸改進(jìn)。檔案管理系統(tǒng)，提供完整的解決方案，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，形成現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)，逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上[3]。然而，由于軟件開發(fā)人員沒有具體從事檔案管理工作的經(jīng)歷，他們有技術(shù)力量但缺乏檔案工作經(jīng)驗(yàn)，而檔案管理部門又存在軟件開發(fā)的弱勢(shì)，致使檔案管理軟件在使用過程中總是有一些不盡人意的地方，總有一種渴望的意念。在未來很長(zhǎng)一段時(shí)間里，由具有軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的計(jì)算機(jī)信息專業(yè)人員和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員對(duì)檔案管理軟件的共同研發(fā)，對(duì)其過程進(jìn)行全面的質(zhì)量監(jiān)控，不失為提高檔案管理軟件質(zhì)量的有效途徑。

檔案信息化服務(wù)是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的必然要求。檔案管理軟件以符合檔案形成規(guī)律和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為基準(zhǔn)，以信息服務(wù)為根本，將檔案信息主動(dòng)呈現(xiàn)給利用者，利用者從這些信息源中獲取所需的信息，實(shí)現(xiàn)以實(shí)體服務(wù)為重心向以信息服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

[1]張燕.裂變與融合：檔案信息服務(wù)的兩大趨勢(shì)[J].檔案管理，2001（6）：4-5.

[2]裔紅艷.檔案信息化軟件質(zhì)量控制方法研究 [J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）:256.

[3]江帆，董爽.檔案管理系統(tǒng)[J].蘭臺(tái)世界，2015（S2）：32.

（責(zé)任編輯：蘇娟娟）

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LIU Yanli

(Achives office,WuyiUniversity,Wuyishan,Fujian 354300)

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：1674－2109(2017)05－0067－04

2016-07-07

劉彥麗（1961-），女，漢族，研究館員，主要從事高校檔案管理研究。