信息化視角下的檔案建設

孫立

（山東省曹縣紅十字會辦公室，山東曹縣 274400）

紅十字會作為我國重要的群眾社團組織，在《中華人民共和國紅十字會法》《中國紅十字會章程》等法律法規(guī)的指導下，擔負著開展備災救災工作，興建和管理備災救災設施，在自然災害和突發(fā)事件中，開展對受害者的救助和救護，開展人道領域的社會公益服務活動和衛(wèi)生救護，衛(wèi)生防病知識的宣傳、普及及學術交流，組織社會捐助，進行初級衛(wèi)生救護培訓，組織群眾參加現(xiàn)場救護等重要職責?？芍^是使命重大。作為縣級紅十字會組織要努力工作，為人民群眾提高更好地服務，尤其表現(xiàn)在檔案建設方面，加快采用數(shù)字信息技術，加快從傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化的信息化管理方式轉(zhuǎn)變，從而為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務，確保人民群眾生命健康。

1 檔案信息化建設的必要性

紅十字會擔負著多個方面的職責，形成的檔案眾多，這些在工作中形成的檔案具有一定的保存價值，并且以各種形式和載體記錄。管理難度加大，必須采用科學的管理方式，因此，對紅十字會檔案工作來說，推進檔案信息化建設具有一定的必要性。

1.1 信息化是提高紅十字會服務水平的保證

近年來各地紅十字會都非常重視檔案管理建設，對進一步加強新形勢下紅十字會檔案工作提出了新的要求，要求按照人口健康信息化建設實際需要，加快實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)整合，建立統(tǒng)一的信息互聯(lián)標準，構(gòu)建全人群健康大數(shù)據(jù)平臺，并依托大數(shù)據(jù)分析，為健康管理提供更加精準的診療意見，實現(xiàn)這一目標的關鍵是要進一步加強紅十字會檔案的信息化管理，整合全員人口信息、電子健康檔案和電子病案等資料建立完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫。

1.2 信息化管理是紅十字會檔案管理的發(fā)展趨勢

在信息化管理日益普及的今天，對于紅十字會檔案管理工作來說，更需要轉(zhuǎn)變原有傳統(tǒng)的檔案管理模式，以全新的管理理念為指導，運用先進的硬件設施和軟件系統(tǒng)開展檔案工作，不僅可以實現(xiàn)各類紅十字會檔案資料的及時歸集整理，并且更有利于實現(xiàn)紅十字會檔案的動態(tài)更新，進一步提升紅十字會檔案管理工作質(zhì)量和效率，促進紅十字會檔案管理工作的不斷發(fā)展提升。

1.3 信息化管理是提高紅十字會檔案價值利用的關鍵手段

紅十字會檔案管理一個重要工作內(nèi)容是不斷提升檔案服務水平，加快推進檔案管理信息化建設，進一步建立健全檔案資源體系、檔案安全體系、檔案利用體系，不僅可以加強對疾病預防控制、災害預防等專業(yè)檔案的收集管理，而且依托信息化技術容易實現(xiàn)檔案的深度開發(fā)，更好地發(fā)揮檔案資料的內(nèi)在價值，提高檔案的服務水平。

2 紅十字會檔案信息化建設存在的問題

2.1 管理制度不科學

檔案信息化管理是一項系統(tǒng)性的工作，保證各項工作的規(guī)范有序推進，需要健全完善的檔案管理制度作為保障。但目前紅十字會檔案管理方面的規(guī)章制度和實施細則還不夠完善，具體如何開展紅十字會檔案信息系統(tǒng)建設，以及對紅十字會檔案的數(shù)據(jù)格式標準如何要求，如何進行檔案資料的有效開發(fā)利用等方面，缺少科學的指導，造成紅十字會檔案管理信息化水平不高。

2.2 檔案開發(fā)利用程度不夠

目前不少紅十字會檔案部門還沒有建立完善的信息管理系統(tǒng)，檔案資料還沒有實現(xiàn)網(wǎng)上的及時錄入、更新和調(diào)閱，這造成紅十字會電子檔案信息內(nèi)容不夠全面，再加上檔案的開放程度不夠高，很多檔案資料的價值沒有得到充分的挖掘利用，造成了檔案整體服務質(zhì)量不高，很多有價值的檔案資料浪費損失。

2.3 信息化管理基礎不牢固

現(xiàn)階段紅十字會檔案信息化管理出現(xiàn)的突出問題是基礎工作較為薄弱。一方面，檔案的真實性和準確性有待加強，特別是檔案關系到健康管理和疾病診療情況的重要依據(jù)，對于檔案資料的準確性有非常高的要求，在這方面很多檔案管理機構(gòu)做得不夠；紅十字會檔案資料在信息化的管理過程中對檔案安全性關注不夠，重要數(shù)據(jù)沒有進行必要的備份處理，有的檔案資料管理信息系統(tǒng)中存在漏洞，容易影響資料安全。

3 信息化視角下的紅十字會檔案建設

基于以上所述，縣級紅十字會檔案部門要正視工作中存在的問題，采取針對性措施，加快檔案信息化建設。

3.1 明晰信息化建設內(nèi)涵

紅十字會檔案信息化可以對紅十字會相關的工作進行橫向覆蓋，形成基于電子檔案的檔案信息化體系，從而實現(xiàn)紅十字會檔案的數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通，并逐步加快與其他相關職能部門的協(xié)同。紅十字會檔案建設本身包含廣泛內(nèi)容，不僅包括疾病預防、災害救治等檔案的數(shù)據(jù)庫建設、有序整理資源開發(fā)、網(wǎng)絡建設、人才隊伍建設和資源開發(fā)利用，也包括做好相關法規(guī)和標準的制定。檔案信息化建設內(nèi)涵因為社會發(fā)展而有所變化，當前紅十字會檔案建設融合了信息技術、網(wǎng)絡技術和計算機技術來對檔案進行綜合處理、開發(fā)和管理，從而建成一個不同地域都能夠互聯(lián)互通的紅十字會檔案體系。

3.2 完善紅十字會檔案信息化管理體系

信息化對于促進提高紅十字會檔案管理整體水平具有非常重要的作用，縣級紅十字會應該高度重視信息化的重要性，積極主導推動檔案管理工作向信息化的方向發(fā)展。在這方面，首要工作應該是進一步健全紅十字會檔案信息化管理工作機制，特別是應該嚴格按照國家對于檔案信息化建設管理的有關規(guī)定要求，對紅十字會檔案管理方面的資料歸集整理、檔案數(shù)據(jù)資料存儲、檔案管理權(quán)限控制等進行詳細的規(guī)定，為紅十字會檔案管理工作的有序開展提供良好的制度保障。

3.3 提高基礎化管理水平

在紅十字會檔案管理信息化建設方面，必須注意進一步完善相關的基礎工作。紅十字會應該高度重視檔案管理工作，增加在紅十字會檔案信息化建設方面的相關投入，特別是配備齊全的軟硬件設施，并完善紅十字會檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫建設，為紅十字會檔案管理信息化提供良好的基礎；應注重紅十字會檔案管理工作流程的標準化管理，重點是對紅十字會檔案相關的文件資料進行統(tǒng)一規(guī)范，對檔案資料的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)應用、檔案信息系統(tǒng)登錄、電子建檔、信息查詢、數(shù)據(jù)上傳等具體流程，進行細化規(guī)范完善；注重加強紅十字會檔案的檢索查詢使用，依托檔案管理軟件對檔案資料進行規(guī)范的分類、編目、排序，同時通過局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，對相應權(quán)限內(nèi)的檔案資料，及時提供給有信息需求的單位或者個人，提高紅十字會檔案資料的利用水平。

3.4 加強信息系統(tǒng)功能整合

數(shù)字信息時代的紅十字會檔案管理要順應時代要求，首要工作是加強對紅十字會內(nèi)部各類檔案信息資源的有效整合。檔案管理工作部門應該注重加強內(nèi)部的信息歸集控制，尤其是加強紅十字會檔案管理的前端控制和全程控制，按照檔案目錄，對需要歸檔整理的有關數(shù)據(jù)、音頻視頻圖像、電子文檔等各類資料，在檔案數(shù)據(jù)資料形成階段即進行有效的整合，提高紅十字會檔案管理工作的主動性、前瞻性；進一步完善紅十字會內(nèi)部的檔案管理信息網(wǎng)絡建設，依托檔案管理信息網(wǎng)絡，將各部門需要歸集整理的檔案資料及時傳遞至檔案管理部門，通過檔案資源的共享利用，提高信息采集的效率和準確性。

3.5 提高檔案員素質(zhì)

加快推進紅十字會檔案信息化建設進程，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平至關重要。信息化模式下的檔案管理工作，需要檔案管理工作人員精通檔案管理業(yè)務方面的知識，需要檔案管理人員熟悉網(wǎng)絡技術、信息管理以及衛(wèi)生專業(yè)等方面的相關知識。紅十字會應該加強對檔案管理人員的系統(tǒng)培訓教育，重點是圍繞復合型的檔案管理專業(yè)技術人才，既要加強對檔案管理人員的檔案學、信息傳播學等方面的技術培訓，同時也要開展檔案信息化管理有關的軟件開發(fā)、信息管理、數(shù)據(jù)庫管理、辦公自動化等方面的培訓；應加強對檔案管理人員檔案法、檔案保密管理等方面的系統(tǒng)培訓，保證整個檔案管理工作規(guī)范有序高效的開展。

4 結(jié)語

綜上所述，紅十字會作為我國重要的群眾社團組織要順應數(shù)字信息時代發(fā)展要求，在檔案建設方面，加快采用數(shù)字信息技術，加快從傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化的信息化管理方式轉(zhuǎn)變，從而為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務，確保人民群眾生命健康。

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