試析教學(xué)秘書在高職二級學(xué)院教學(xué)管理工作中的作用

彭曉紅

（江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息工程學(xué)院，江蘇南京 211170）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，迫切需要高職院校培養(yǎng)工學(xué)結(jié)合的高素質(zhì)人才，以適應(yīng)經(jīng)濟社會的發(fā)展。教學(xué)管理工作是高職院校教學(xué)質(zhì)量管理體系的重要組成部分，是學(xué)校的中心工作，要提高教學(xué)管理工作，離不開高水平、高素質(zhì)的教學(xué)管理隊伍，教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊伍中的一員，在整個教學(xué)管理工作中肩負(fù)著重要的任務(wù)和職責(zé)。

1 教學(xué)秘書的工作職責(zé)

教學(xué)秘書隸屬于高職院校教務(wù)處和二級學(xué)院的雙重領(lǐng)導(dǎo)，直接參與教學(xué)活動的組織、安排[1]。教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)可細(xì)分為：協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)計劃的制定和修訂工作；教學(xué)任務(wù)的統(tǒng)計（包括選修）；協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)任務(wù)的落實的排課工作；教學(xué)資料 （校歷、教材、教師教學(xué)手冊、教研室工作手冊、學(xué)生點名冊、學(xué)生畢業(yè)設(shè)計、頂崗實習(xí)手冊、聽課記錄、教師課程設(shè)計指導(dǎo)記錄本、教師畢業(yè)設(shè)計指導(dǎo)手冊等等）的發(fā)放；日常教學(xué)檢查；教學(xué)資料（教師教案、備課筆記、考試資料等等）的收集和歸檔；協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)檢查工作 （開學(xué)初教學(xué)檢查、期中教學(xué)檢查、期末教學(xué)檢查）；教學(xué)通知下達及歸檔；信息學(xué)院教學(xué)工作會議記錄；督導(dǎo)員；教學(xué)反饋工作（學(xué)生反饋）；協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)編寫、調(diào)整信息教學(xué)進程；教材的征訂、教材（包括校本教材）建設(shè)工作；其他教務(wù)布置的相關(guān)任務(wù)；協(xié)助相關(guān)部門做好數(shù)據(jù)平臺采集工作；完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作。

2 教學(xué)秘書的角色定位

教學(xué)管理是學(xué)校教學(xué)行政人員為完成教學(xué)任務(wù)、提高教學(xué)質(zhì)量，運用一定的原理和方法，通過一系列特有的管理行為，組織、協(xié)調(diào)、指揮和控制教學(xué)工作，以求實現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)的過程，是高等學(xué)校教學(xué)管理的核心內(nèi)容[2]。教學(xué)秘書肩負(fù)著為師生營造良好工作、學(xué)習(xí)環(huán)境使命，包括教學(xué)計劃的制定和執(zhí)行、教師課表的安排與管理、學(xué)生考試的安排與管理、教學(xué)文件的歸檔、教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控管理等等，并隨學(xué)校管理方式的不同而有所差異和變化，因此，教學(xué)秘書充當(dāng)著多重角色。

2.1 充當(dāng)管理者的角色

作為學(xué)院的一線教學(xué)管理人員，教學(xué)秘書是完成教學(xué)管理任務(wù)的具體執(zhí)行者。教學(xué)秘書要根據(jù)培養(yǎng)方案要求審核實施各教研室教學(xué)計劃和教學(xué)任務(wù)、制定詳細(xì)的教學(xué)課表并對教師實施管理任務(wù)，安排學(xué)生的期末考試，歸檔管理教學(xué)資料，對教師公開課申請和督導(dǎo)聽課情況進行管理等等。

2.2 充當(dāng)服務(wù)者的角色

主要為學(xué)校、二級學(xué)院教學(xué)管理部門、教師和學(xué)生服務(wù)。一方面為教務(wù)處和二級學(xué)院院長服務(wù)，一方面為二級學(xué)院各教師教學(xué)等服務(wù)，另一方面還要為學(xué)生考試成績服務(wù)。

2.3 充當(dāng)協(xié)調(diào)者角色

教學(xué)秘書的上（教務(wù)處、二級學(xué)院）、下（學(xué)生）、左右（教師）協(xié)調(diào)工作，從根本上講是對人（領(lǐng)導(dǎo)者、教師和學(xué)生）的協(xié)調(diào)，保證教學(xué)正常秩序，完善教學(xué)管理，協(xié)調(diào)好各部門之間的管理，尤其是協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)的工作。

2.4 充當(dāng)創(chuàng)新意識的執(zhí)行者角色

教學(xué)秘書在執(zhí)行各項教學(xué)任務(wù)的同時不僅要具有先進的教育理念，還要遵循教育教學(xué)規(guī)律，教育方法、管理制度、管理理念、管理手段、管理環(huán)節(jié)上要創(chuàng)新，實行高效率管理。

2.5 充當(dāng)教育工作者角色

教學(xué)秘書要對學(xué)生進行每天例行教學(xué)檢查，包括學(xué)生的學(xué)業(yè)成績考核、畢業(yè)設(shè)計成績及畢業(yè)資格審查等工作，有的還要承接學(xué)生專業(yè)/基礎(chǔ)課的授課工作，在整個教學(xué)過程中廣泛接觸學(xué)生，通過教學(xué)一線和管理一線務(wù)實的工作，細(xì)致入微地對學(xué)生進行日常教育。

總之，教學(xué)秘書是教師和學(xué)生以及教務(wù)管理之間傳播信息和任務(wù)交流的中間橋梁[3]，因此教學(xué)秘書要有良好角色的定位，才能保證高效教學(xué)管理的有效運行。

3 教學(xué)秘書在二級學(xué)院教學(xué)管理工作中的重要作用

3.1 教學(xué)秘書在整個教學(xué)管理工作中起橋梁作用

在整個教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書起著承上啟下的橋梁作用。一方面要將學(xué)校教務(wù)信息和督導(dǎo)工作信息及時傳達給二級學(xué)院的教學(xué)管理部門，并將二級學(xué)院院長的管理任務(wù)及時下達給二級學(xué)院的各位任課教師；另一方面，又要將任課教師和學(xué)生對教學(xué)管理部門和教學(xué)任務(wù)提出的任何問題反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，便于采取相應(yīng)措施和對策，及時解決師生面臨的實際問題。

3.2 教學(xué)秘書在整個教學(xué)管理工作中起參謀作用

二級學(xué)院院長在整個教學(xué)管理工作中是決策者，教學(xué)秘書是執(zhí)行者，作為領(lǐng)導(dǎo)的耳目，經(jīng)常獻計獻策，起著參謀的作用。教學(xué)秘書在執(zhí)行教學(xué)任務(wù)、日常的教學(xué)管理、教學(xué)資料檔案管理的過程中發(fā)現(xiàn)問題及時和負(fù)責(zé)教學(xué)的院長匯報，并提出自己的意見和建議。

3.3 教學(xué)秘書在整個教學(xué)管理工作中起調(diào)控作用

由于工作性質(zhì)使然，教學(xué)秘書和教務(wù)處、學(xué)生管理部門、各二級學(xué)院、各職能部門聯(lián)系密切。學(xué)生管理部門的學(xué)生評獎評優(yōu)要參考學(xué)生成績的上報和學(xué)生管理部門的調(diào)控工作，教師因病因事請假調(diào)代課的場地和班級的調(diào)控工作，教師因個人原因?qū)γ繉W(xué)期的課表的質(zhì)疑的調(diào)控工作等等。

3.4 教學(xué)秘書在整個教學(xué)管理工作中起監(jiān)督作用

學(xué)校教學(xué)文件的傳達、教學(xué)管理制度的執(zhí)行、教師教學(xué)工作量的審核、教師學(xué)生課堂紀(jì)律的巡查、教師學(xué)生每個學(xué)期的教學(xué)檢查等等都需要教學(xué)秘書的監(jiān)督，教學(xué)秘書在上述工作中既要起參與作用又要起監(jiān)督作用。

4 提升教學(xué)秘書素質(zhì)，提高教學(xué)管理工作效率

4.1 要有較高的思想素質(zhì)

高校教學(xué)秘書必須具有較高的思想政治素養(yǎng)，緊緊圍繞學(xué)校教學(xué)這一中心工作，提供優(yōu)質(zhì)教學(xué)服務(wù)。教學(xué)秘書從事的工作比較繁瑣，任何疏漏都可能帶來一些嚴(yán)重的后果，這就要求教學(xué)秘書恪盡職守，從全局出發(fā)考慮問題，正確處理好工作的主動性和被動性關(guān)系。

4.2 要有較強的專業(yè)知識

院部教學(xué)秘書必須了解本學(xué)院部各學(xué)科、各專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)。除了本專業(yè)的專業(yè)知識外，教學(xué)秘書還應(yīng)當(dāng)具有其他學(xué)科的專業(yè)的基礎(chǔ)知識，特別是在專業(yè)之間不斷相互滲透和相互交叉的情況下，教學(xué)秘書要想做好教學(xué)管理工作，就必須了解社會科學(xué)知識和自然科學(xué)知識，這是教務(wù)秘書必備的素質(zhì)。

4.3 要有較高的管理才能

教學(xué)秘書應(yīng)不斷強化自身管理意識，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，認(rèn)真做好自己的管理工作，提高自身的管理水平。為了提高管理水平，教學(xué)秘書必須掌握管理學(xué)、心理學(xué)、高等教育學(xué)、社會學(xué)等理論知識，并用以指導(dǎo)實際工作。除此之外，教學(xué)秘書還必須掌握先進的管理方法和技能。

5 結(jié)語

教學(xué)秘書的工作小角色，大作用，在工作中要找好自己的定位，嚴(yán)格要求自己，明白自己的職責(zé)要點，努力去做好學(xué)校的任務(wù)，這是合格的教學(xué)秘書應(yīng)該具備的條件。因此，想要做好這份工作，教學(xué)秘書必須具備較高的工作素養(yǎng)和思想素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提升自己的管理技能，提高服務(wù)態(tài)度，增強協(xié)調(diào)意識，規(guī)范性的要求自己，養(yǎng)成認(rèn)真工作規(guī)范工作的好習(xí)慣，使自己每天都能高效率、認(rèn)真、理智、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜ヌ幚砗酶黜椃爆嵉墓ぷ鳎瑸閷W(xué)校教學(xué)工作的發(fā)展和建設(shè)作貢獻，為學(xué)生學(xué)習(xí)和教師教學(xué)提供更加舒適、和諧的環(huán)境。

[1]龔秀萍.教學(xué)秘書在高校二級教學(xué)管理中的作用[J].素質(zhì)教育論壇，2008（2）:20.

[2]劉茗著.當(dāng)代教學(xué)管理[M].教育科學(xué)出版社，1997.

[3]何坦野.秘書文化論[M].中國廣播電視出版社，2002.