淺談干部人事檔案管理的問題與對策

邵文婷

莒縣人力資源和社會保障局

淺談干部人事檔案管理的問題與對策

邵文婷

莒縣人力資源和社會保障局

干部人事檔案是全面考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。隨著我國市場經濟的發(fā)展和深化干部人事制度改革，干部人事檔案管理工作遇到了許多新問題，面臨著許多新的挑戰(zhàn)。分析了當前干部人事檔案管理工作中存在的問題，提出了進一步提高干部人事檔案管理工作的思路與對策。

干部人事；檔案管理；問題；對策

1、干部人事檔案管理的存在問題

1.1 意識淡薄，重視不夠

在工作中我們有些單位的領導和檔案人員對干部人事檔案管理的重要性認識不足，“檔案意識”比較淡薄，管理觀念落后，結果致使檔案管理工作長期處于被動、落后狀態(tài)：一方面，投入不足，力量薄弱，設施落后，制度不實，隊伍不穩(wěn)；另一方面，相關檔案管理人員不被重視，地位被邊緣化，不學習檔案管理的相關知識，不熟悉檔案工作的基本程序，敬業(yè)精神、專業(yè)水平和業(yè)務技能等達不到崗位要求，工作的積極性不高、創(chuàng)造性不強，得過且過。這些問題嚴重影響著干部人事檔案管理工作的質量。

1.2 管理不嚴，執(zhí)行不力

隨著我國社會民主政治的進步，干部人事檔案在勞動就業(yè)和職位升遷方面的憑證參考作用越來越受到重視，因而要求干部人事檔案中每份材料必須完整真實可靠，必須經過組織人事部門嚴格的鑒別和認真的審查核實。這就要有嚴格的制度作保證。雖然現(xiàn)在干部人事檔案管理都建立了相關的規(guī)章制度，但在實際工作中，往往管理不嚴，執(zhí)行不力，落實不到，造成了不少問題。比如，有的檔案材料紙張不合要求，填寫格式不規(guī)范，內容前后不一、記載不實、審核不準；有的檔案材料沒有及時收集、轉遞和歸檔，造成內容缺失、不完整；有的因時間久遠，原單位已經不存在或原管理檔案人員轉崗，導致相關材料難以收集；有的因每年都有新材料增加，而又沒有按規(guī)定時間對收集歸檔的材料歸入干部檔案內，使檔案材料雜亂無章；有的因人才流動環(huán)境寬松，流動方式靈活，“跳槽”后檔案不隨人走，以及部分高校畢業(yè)生的檔案分散保存在畢業(yè)學校、工作單位或人才交流中心，造成的“人檔分離”現(xiàn)象不少，增加了基層單位干部人事檔案管理的難度。

1.3 技術落后，效率不高

當前，雖然基本配備了電腦等現(xiàn)代辦公設備，但有些部門尤其是基層單位因受經濟、技術等因素的制約，電腦設備沒有得到及時更新，檔案信息管理系統(tǒng)功能不完善，檔案信息自動化程度還相當落后，電腦的應用仍然停留在文字處理、資料搜集、財務管理等數(shù)據(jù)處理上，工作方式基本上是編目立卷、接收移交檔案、存儲入庫、查閱調卷，檔案室類似于干部人事資料庫。管理介質絕大多數(shù)仍為紙質檔案，先進的光盤技術和機讀方式的運用不多，檔案數(shù)據(jù)庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案本應發(fā)揮的作用還沒有很好地挖掘出來，嚴重制約了干部人事檔案信息的系統(tǒng)、準確、快速利用。

2、干部人事檔案管理辦法

2.1 增進了解，促進管理規(guī)范化

思想是行動的先導，什么樣的思想認識會有什么樣的工作態(tài)度，甚至什么樣的工作。干部人事檔案工作，是我們黨和國家干部人事工作的重要組成部分。我們要強化干部監(jiān)督管理，促進黨的干部人事政策的貫徹落實，做好干部人事檔案管理工作。各級黨委(黨組)和組織人事部門，應該把它放在重要位置，列入黨委工作。不僅從思想上重視，而且更重要的是把認識變成行動，切實加強對干部人事檔案管理的領導，定期研究和聽取工作報告，定期檢查，監(jiān)督和指導。使得人力財力物力得到確保。根據(jù)規(guī)定，對檔案人員進行業(yè)務培訓，進一步提高檔案管理人員的檔案意識和服務水平，創(chuàng)造一個政治可靠，責任心強，綜合素質高，敬業(yè)精神好，擁有現(xiàn)代科學知識和技術，相對穩(wěn)定的優(yōu)秀的專業(yè)隊伍，關心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，促進檔案管理規(guī)范化。

2.2 落實制度，加強規(guī)范化管理

我們必須加強規(guī)章制度的落實，做到“四個規(guī)范”：一是規(guī)范管理。干部人事檔案實行集中和分級負責的管理體制，組織人事部門依照干部管理范圍相一致的管理原則，明確干部退(離)休，離辭，辭職，撤職及檔案管理人員和單位直系親屬的各種情況，落實好文件管理，避免“人檔分離”現(xiàn)象。二是規(guī)范內容分類。根據(jù)履歷，自傳，考核材料，學歷材料，政審，獎懲，招錄聘用材料，工資表，黨代會形成材料，以及其他供組織上參考的材料等十大類，建立干部人事檔案，確保能真實反映干部的基本情況。三是規(guī)范檔案整理通過相關部門收集干部任免，培訓，獎勵和懲罰等新形成的材料，補充到本人材料里。檔案材料是真實和準確的，因此必須對每卷材料做仔細鑒定，進行準確分類，有序排列，裝訂整齊。四是規(guī)范使用和傳輸。因工作需要查閱干部檔案，必須嚴格遵守有關規(guī)章制度，不得查閱本人及其直系親屬的檔案，不得泄露或擅自發(fā)布文件的內容，不得拍攝和復制文件。干部工作轉移或工作變動后應及時將其檔案轉移到新的主管單位，通過機要發(fā)送，傳送的文件必須是完整的。

2.3 創(chuàng)新方法，促進管理信息化高效的管理，依靠創(chuàng)新

一是加強專業(yè)培訓，提高自動化和操作能力。通過培訓，使檔案管理人員能熟練掌握檔案管理的辦公自動化和檔案管理軟件的操作，充分利用計算機和文件管理軟件，實行電腦化管理干部人事檔案，減少工作量和勞動強度。二是創(chuàng)新的技術手段，提高使用效率。探索新的方法，使用電腦，掃描儀等現(xiàn)代化設備，利用文字，圖片和其他數(shù)據(jù)資料，建立健全干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使用干部人事檔案管理軟件對檔案進行編目，檢索和傳遞，確保干部人事檔案信息方便，快捷，準確，及時。在文件數(shù)據(jù)庫更新，管理，維護方面實現(xiàn)動態(tài)管理檔案信息，充分發(fā)揮檔案信息服務功能。

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