關(guān)于高校OA系統(tǒng)構(gòu)建理念及環(huán)節(jié)設(shè)計的問題淺析

呂小溪+奚建華

【摘 要】基于信息化社會的不斷發(fā)展和相關(guān)研發(fā)技術(shù)的進一步提高，OA辦公系統(tǒng)在我國高校的普及程度已進一步加深，使用OA系統(tǒng)實現(xiàn)無紙化辦公已經(jīng)是高等院校勢在必行的趨勢。目前各高校OA系統(tǒng)的問題主要涉及宏觀管理制度的制定和微觀技術(shù)管理兩個層面。作為高校行政管理人員，只有不斷地提高自身素質(zhì)，掌握各種辦公自動化管理技能，才能提高工作質(zhì)量和工作效率，加快高校行政管理現(xiàn)代化的進程。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng)；行政管理；高等院校

一、OA系統(tǒng)簡介

OA（Office Automation）即辦公自動化系統(tǒng)，是主要用于應(yīng)對行政辦公日常運作和管理的高級系統(tǒng)，于80年代末90年代初在國內(nèi)起步，因其逐漸完善的完備性、嚴謹性和實用性而得以普及，目前已成為行政辦公必不可少的重要環(huán)節(jié)。OA系統(tǒng)由多個功能性板塊組成，主要包括會議管理、文件流轉(zhuǎn)、流程審批及日程安排等等，因設(shè)計者不同還可以添加其他個性化、人性化板塊，省時省力，智能高效。

二、高校普及OA系統(tǒng)皮及成都概述

基于信息化社會的不斷發(fā)展和相關(guān)研發(fā)技術(shù)的進一步提高，OA辦公系統(tǒng)在我國高校的普及程度已進一步加深，使用OA系統(tǒng)實現(xiàn)無紙化辦公已經(jīng)是高等院校勢在必行的趨勢。目前我國基本已有85%以上的高等院校使用OA系統(tǒng)，清華大學、北京大學等基本院校已基本通過系統(tǒng)實現(xiàn)無紙化辦公。雖然普及范圍廣泛，但是各高校OA系統(tǒng)智能系數(shù)仍有所差異，南方高校OA系統(tǒng)使用時間和智能程度普遍高于北方高校，且各高校OA系統(tǒng)由不同研發(fā)隊伍打造，在功能性和個性化設(shè)置方面也存在諸多差異。

經(jīng)過OA系統(tǒng)使用者的調(diào)查測試結(jié)果顯示，由于OA系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件傳閱、簽收、下發(fā)及歸檔的功能，且系統(tǒng)穩(wěn)定，不會出現(xiàn)大規(guī)模文件或信息丟失的錯誤，能夠設(shè)計上可滿足日常的基本需求，所以受到高校使用者的廣泛好評，對OA系統(tǒng)省時省力的功效性持肯定態(tài)度。

三、高校OA系統(tǒng)構(gòu)建時應(yīng)注意問題

一個優(yōu)質(zhì)的OA系統(tǒng)在研發(fā)之前，要求使用者和研發(fā)團隊能夠在理念上協(xié)調(diào)統(tǒng)一，綜合經(jīng)驗和技術(shù)兩方面的經(jīng)驗，先對OA系統(tǒng)的構(gòu)建理念進行完善，才能盡可能減少問題，加快投入使用。高校OA系統(tǒng)要針對高校行政管理的問題，投入不同于企業(yè)OA系統(tǒng)的個性化設(shè)置，才能進一步做到以人為本。

為了能夠進一步完善高校OA系統(tǒng)的建設(shè)，現(xiàn)將在測試階段發(fā)現(xiàn)的重要問題匯總?cè)缦?，希望能為各高等院校在?gòu)建和只用系統(tǒng)的過程中提供經(jīng)驗。

（一）宏觀制度制定方面

OA系統(tǒng)在一定程度上做到了省時省力、短時高效的作用，但是目前部分高校沒有出臺正式的OA系統(tǒng)及OA秘書管理制度。筆者認為對OA系統(tǒng)來說最重要的是要先建立一個相對具體的管理制度框架，從而保證在OA系統(tǒng)上線初期能夠降低有可能出現(xiàn)的風險，同時在推進OA使用的時候同步完善管理制度。就目前公文流轉(zhuǎn)試運行階段出現(xiàn)的情況，提出如下幾點設(shè)計管理制度建設(shè)的問題

①OA秘書人選及培訓：目前尚存在個別高?；虿块TOA秘書人選不明確，或OA秘書并不重視系統(tǒng)使用的情況，導致部分學院或部門的OA秘書參與測試次數(shù)少，掌握并不熟練；部分工作人員本身未對學校該項工作給予重視，使用階段若出現(xiàn)了聯(lián)系不上OA秘書或者OA秘書完全不會使用的情況，會對高校工作進展帶來困擾和不便。OA秘書作為該項工程的重要參與者，在人選確認方面應(yīng)引起所在高校的高度重視，應(yīng)選擇責任心強、有公文處理經(jīng)驗，并掌握一定計算機使用技巧的工作人員擔任，就OA秘書的具體選拔標準，希望能夠首先引起各個高校的重視，最好能出臺正式文件、提供選拔標準，以供工作時參考。

另外，高校需要對OA秘書群體進行跟深入和全面的技術(shù)培訓，OA系統(tǒng)有其使用的專業(yè)性，若OA秘書因特殊情況不在崗，應(yīng)有其他工作人員能夠及時、熟練的頂替操作，所以學校是否針對全校行政工作人員進行OA技術(shù)培訓與考核是一個需要考量的問題。

②法定節(jié)假日OA系統(tǒng)的管理規(guī)定：寒暑假是否仍由OA秘書完全處理流轉(zhuǎn)文件、節(jié)假日是否仍要登陸OA處理文件、OA秘書若因病假或事假等問題缺席，文件可否轉(zhuǎn)由他人代為處理等管理問題——較多反應(yīng)的問題是認為OA系統(tǒng)上線后，在寒暑假和法定節(jié)假日等特殊時間段大量增加了OA秘書個人的辦公量，同時也確實存在一定的不便性，例如以往寒暑假階段，部分高?；虿块T的公文收發(fā)由部門值班老師代理，OA系統(tǒng)上線后整個假期的工作量將集中在OA秘書一人身上，若假期時間OA秘書外出不具備網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（例如出境、或所處環(huán)境信號閉塞），恐對工作帶來不便。就此問題，一方面公文流轉(zhuǎn)是我校工作的重要環(huán)節(jié)，不可有任何閃失，需要專業(yè)管理，另一方面，從人性化管理的角度來看，各位老師反饋的問題也確實有其合理性，如何平衡兩者之間的關(guān)系是個問題，需要設(shè)計者能夠從人性化的角度給予考量；

③OA完全上線后的文件管理辦法：目前部分高校的OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)是相互分離的，即文件歸檔辦法是由檔案館工作人員每學年年初到各部門，先對文件進行分類，再由部門工作人員登陸檔案館系統(tǒng)填報文件信息，最后將紙質(zhì)版文件送至檔案館保存。OA全面上線后基本可以告別有紙辦公，但這就存在與檔案館管理工作的接洽問題：檔案館的信息填報系統(tǒng)目前是與OA系統(tǒng)完全獨立的，不可共享信息，且公文由OA流轉(zhuǎn)后直接歸檔入系統(tǒng)，不再另印紙質(zhì)版，因此希望高校能夠從技術(shù)角度完善OA流轉(zhuǎn)完畢后的文件管理辦法。

④督辦問題：部分流轉(zhuǎn)文件由于其內(nèi)容要求的復(fù)雜性，需要多個部門協(xié)調(diào)，部分部門督辦，督辦功能如何在OA系統(tǒng)中進行完善和分化的？系統(tǒng)是如何對督辦功能進行設(shè)計的？

⑤風險防控問題：目前各高校公文流轉(zhuǎn)量都逐年增加據(jù)初步統(tǒng)計，部署高校近幾年的年均公文流轉(zhuǎn)數(shù)量已達千余件，除了在OA系統(tǒng)上留存文件信息之外，各個高校是否還采取了其他保險方式；一旦OA系統(tǒng)因黑客攻擊或其他不可抗因素的干擾出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓或信息流失，應(yīng)制定怎么的應(yīng)急機制？各個院校是否應(yīng)出臺相關(guān)的防控制度可供參考？

⑥保密性：各個院校是否使用OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)保密性文件？如是，請問針對保密性質(zhì)的流轉(zhuǎn)文件制定了哪些規(guī)章制度，以及如何進行相應(yīng)的責任劃分？

⑦OA系統(tǒng)與線下辦公相互協(xié)調(diào)問題：各個院校是否使用OA系統(tǒng)處理全部公文；流轉(zhuǎn)過程中如何處理文件附帶的實體材料（如光碟、畫冊、海報）等無法實現(xiàn)線上流轉(zhuǎn)的文件；需要領(lǐng)導簽署的文件（如協(xié)議書、邀請信等）信息是否要在OA上流轉(zhuǎn)與歸檔？

（二）微觀技術(shù)層面

①各個院校的手機OA程序都實現(xiàn)了哪些功能？在手機OA軟件試運行階段有何經(jīng)驗可供借鑒？

②各個院校的OA公文流轉(zhuǎn)流程是如何設(shè)計的？能否對流轉(zhuǎn)過程中的文件進行撤回？

③網(wǎng)頁OA版面的美術(shù)設(shè)計？

④對比企業(yè)管理使用的OA系統(tǒng)，高等院校需要增添哪些人性化的功能板塊？

綜上所述，OA系統(tǒng)在高校的行政管理工作中是不可或缺的工作方式和服務(wù)手段，其發(fā)展與應(yīng)用是順應(yīng)時代潮流，是高校行政管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化的必然要求。作為高校行政管理人員，只有不斷地提高自身素質(zhì)，掌握各種辦公自動化管理技能，深入發(fā)現(xiàn)和總結(jié)工作終于到的各種問題，才能提高工作質(zhì)量和工作效率，加快高校行政管理現(xiàn)代化的進程。

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