試論高等學校教學檔案的收集工作

于暉

【摘 要】 本文針對高等學校教學檔案收集工作存在的問題，提出了改進和加強高等學校教學檔案收集工作的方法與措施。要合理增加教學檔案管理人員數(shù)量；提高教學檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)；建立健全教學檔案管理的規(guī)章制度；建設(shè)標準化的教學檔案管理空間，創(chuàng)造良好的存放環(huán)境；充分發(fā)揮高校優(yōu)勢，利用科技化、信息化管理檔案。

【關(guān)鍵詞】 高等學校；教學檔案；收集工作；方法措施

高等學校教學檔案主要是指在高校教學管理和教學實踐活動中所形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像載體材料等，它是衡量一所高校教學管理水平與教學質(zhì)量的重要標準之一。為達到使高校各項教學活動得到順利開展之目的，做好高校教學檔案的收集工作就成為高校檔案管理人員的重要任務之一。

一、高等學校教學檔案收集工作存在的問題

1、對教學檔案收集管理工作的認識不足

當前，某些高校領(lǐng)導及各部門對檔案工作的認識存在局限，認為該項工作無非就是管理一下檔案，將文書檔案收集整理一下，如有需要翻閱一下。由于有這種認識，在檔案管理方面配備了不多的工作人員，面對數(shù)量龐大、分類繁多的檔案，幾個工作人員必然會顯得力不從心，不能做到面面俱到，從而影響到檔案的收集整理工作。

2、教學檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待進一步提高

如今，一些問題相當突出，主要表現(xiàn)是：一方面，為數(shù)不少的高校檔案管理人員相關(guān)專業(yè)知識缺失，有的甚至沒有從事過這方面的工作經(jīng)驗，意識不到檔案管理的重要性。另一方面，一些檔案管理人員在基層文書資料的收集過程中，缺乏應有的工作責任心，工作分工不明確，不能及時更新檔案，收集的第一手檔案資料不完善，使得問題越堆越多，給以后的查找、保存工作帶來不便。

3、教學檔案管理轉(zhuǎn)接存在問題

在高校工作中，管理人員有的是身兼數(shù)職，沒有明確的分工，工作轉(zhuǎn)換很頻繁，這種情況對檔案管理收集工作來說是一個不容忽視的問題。常常會出現(xiàn)這種情況，不少檔案管理人員從一個院系轉(zhuǎn)入另外一個院系或部門，剛收集的檔案還沒有加以整理與規(guī)范，由于工作調(diào)動關(guān)系，使基礎(chǔ)檔案擱置，只能又重新開始，也正是因為這樣，好多檔案不知道到底是有用還是無用，堆積成山，雜亂無章，沒有及時、系統(tǒng)、科學的收集管理，很不完善。

4、高等學校對教學檔案的收集管理沒有形成系統(tǒng)化、科學化機制

（1）高校的教學檔案利用率低。高校因為檔案管理不系統(tǒng)，會使一些有利用價值的檔案卻不為人所知，沒有及時的、準確的收集，遇到需要時又要重新收集檔案，費時費力，也有原始的第一手檔案資料丟失，永遠無法找到的可能。

（2）高校教學檔案保管措施不完善。教學檔案的收集在檔案管理工作中尤為重要，諸如學生的學期轉(zhuǎn)換、學生成績的更新、學生的違紀違規(guī)處理文件、畢業(yè)生學位審查等原始文件的收集與保管就相當重要，因為這些傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，是一個人在大學期間的真實寫照，一旦沒有及時的收集保存就是巨大的損失，將會給以后的學生畢業(yè)乃至整個人生帶來隱患。

（3）高校教學檔案沒有進行定期整理和更新。檔案管理工作是一個復雜而且長期的工作，因為沒有及時整理并更新所保存的檔案，很多高校教學管理檔案只是存放和保留，無規(guī)律可循，對以后的查找?guī)砹寺闊速M了工作時間，降低了工作效率。

（4）高校檔案管理環(huán)境有一定的局限性。例如，學生的試卷、實驗報告冊、課程設(shè)計等文件，庫存萬萬冊，由于評估、專業(yè)核查、新專業(yè)評審的要求，必須保存5年再做處理。數(shù)量巨大，這就給儲存造成一定的壓力。高校沒有專用的檔案室，往往是改造舊教室，環(huán)境差，面積小，設(shè)備設(shè)施不配套，檔案只能是堆積，看似收集，但沒有規(guī)范的保存和管理，容易引起潮濕、霉變、蟲蛀，給以后的查找和使用帶來了極大的不便。

（5）高校教學檔案管理方式有些落后，缺乏使用高科技進行管理的意識，缺乏院系與院系、院系與部門、院系與學校之間檔案的橫向聯(lián)系與交流，與時代的發(fā)展不和節(jié)拍，也容易使檔案遺失、損壞。

二、改進與加強高等學校教學檔案收集工作的方法與措施

1、合理增加教學檔案管理人員數(shù)量

近幾年我國科技高速發(fā)展，對信息量的需求越來越大，高校檔案管理的壓力也越來越大，合理增加檔案管理人員，將會保證檔案管理人員由于工作調(diào)動等原因不至于出現(xiàn)斷接的現(xiàn)象，如此高校教學檔案管理會得到持續(xù)發(fā)展，對高校的教學及管理都有很大的益處。

2、提高教學檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

高校檔案管理工作單一，需要相當強的責任感和耐心，有鑒于此，高校應定期培訓檔案管理人員管理辦法和專業(yè)管理知識，加強個人修養(yǎng)，實現(xiàn)檔案的高水平管理。同時，單位領(lǐng)導和檔案管理人員都應意識到檔案管理的重要性和必要性，注重檔案的價值，以進一步加強檔案收集與管理工作。

3、建立健全教學檔案管理的規(guī)章制度

在現(xiàn)有條件下，根據(jù)檔案法和檔案管理條例，制定高校教學檔案管理的規(guī)章制度是必要的?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，高校應就教學檔案管理工作執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度及崗位職責，要求相關(guān)工作人員必須遵守和執(zhí)行。應注重將檔案定期收集、整理、歸納、裝訂、分類、編號、存檔，單位領(lǐng)導應定期檢查檔案的整理和更新情況，做到心中有數(shù)，保證收集到的各種教學檔案完整、準確、真實，并對收集好的檔案做好安全保密工作。如此，以后的教學檔案管理就會形成一個良好的氛圍。

4、建設(shè)標準化的教學檔案管理空間，創(chuàng)造良好的存放環(huán)境

只收不管的檔案管理工作是前功盡棄，不如不做。檔案收集后只有妥善保管，才能在以后的工作中充分發(fā)揮它的作用。基于此，建立完善的檔案場所極為必要，檔案的收集、整理、裝訂、歸類、入冊、上架、入庫等等一系列的專業(yè)要求，都必須嚴格按照程序操作進行。

5、充分發(fā)揮高校優(yōu)勢，利用科技化、信息化管理檔案

對于各種教學檔案，應采用先進的理念進行統(tǒng)一管理。因為檔案管理一旦落后，將會影響教學的發(fā)展，所以高校應充分發(fā)揮優(yōu)勢，利用電子檔案等高科技手段對教學檔案進行管理，如此能夠避免教學檔案的損壞、遺失等，也能夠更方便對教學檔案進行分類和更新。可取的方法是，讓紙質(zhì)的教學檔案與現(xiàn)代的電子檔案相結(jié)合，相互取長補短，以使高校教學檔案充分發(fā)揮作用。

三、結(jié)語

總之，改善高校教學檔案管理，需要檔案管理人員和單位領(lǐng)導的共同努力，相關(guān)領(lǐng)導應重視檔案的管理，改變舊的思想觀念，把檔案看作是單位的一個“信息庫”，充分認識到只有收集到最原始的教學檔案，才是高校在以后的發(fā)展過程中最有力的參考數(shù)據(jù)。同時，高校檔案管理人員應做好自己的本職工作，不斷加強業(yè)務能力，提高個人修養(yǎng)，以認真負責的態(tài)度處理好檔案相關(guān)事宜，在以后高校的教學檔案收集工作中積極探索教學檔案管理模式，促進此方面工作健康和良性的發(fā)展。

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【作者簡介】

于 暉（1969-）女，河北鉅鹿人，寶雞文理學院計算機學院教師，檔案館員，研究方向：檔案整理與研究.