淺談如何提高房地產(chǎn)檔案管理水平

馮彩練

摘 要：隨著房產(chǎn)市場的快速發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理，以服務百姓、貼近百姓為宗旨，如何讓房產(chǎn)檔案管理工作更好的為經(jīng)濟發(fā)展服務、提出了提升房產(chǎn)檔案管理水平的對策。

關鍵詞：存在問題；管理手段；科學治理

房地產(chǎn)行業(yè)是我國的一項基礎性支柱產(chǎn)業(yè)，在整個房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展過程中，房產(chǎn)權屬管理工作直接形成的歷史記錄，成為城市房產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)，是整個房產(chǎn)管理的基礎。研究和開發(fā)房地產(chǎn)檔案這一信息資源，提升房地產(chǎn)檔案的價值，對我國的經(jīng)濟建設具有十分重要意義。

一、房地產(chǎn)產(chǎn)權檔案管理存在的問題

一是房產(chǎn)檔案收集渠道單一。房地產(chǎn)作為城市建設的龍頭產(chǎn)業(yè)，越來越多地參與到各種經(jīng)濟活動中，例如舊城改造、房屋拆遷、企業(yè)改制、資產(chǎn)重組、房產(chǎn)買賣、交換、抵押等，每當有涉及到房地產(chǎn)產(chǎn)權的活動發(fā)生，都會產(chǎn)生相應的產(chǎn)權文件資料。產(chǎn)權檔案的收集僅僅局限在登記部分，這就造成了產(chǎn)權檔案與房地產(chǎn)現(xiàn)狀的不一致。因此。產(chǎn)權檔案的收集單靠接受登記部分移交是遠遠不夠的，檔案工作必須滲透到產(chǎn)權登記和相關工作的各個環(huán)節(jié)，否則該歸檔的產(chǎn)權檔案就難以收集齊全。

二是特殊載體的產(chǎn)權檔案收集渠道。產(chǎn)權檔案除了常見的紙質(zhì)材料以外，還包括記錄反映房屋現(xiàn)狀的影像資料、拆遷審批用的照片、重要照片的底片、調(diào)查處理房地產(chǎn)糾紛過程中形成的有關房屋產(chǎn)權的錄音材料，以及在使用計算機進行產(chǎn)權治理過程中形成的磁盤、光盤等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質(zhì)檔案更輕易遭到損壞。因此，特殊載體的檔案要求有特殊的保管方法。但在實際工作中，產(chǎn)權檔案治理部分對這些特殊載體的檔案收集不力，這些檔案沒有得到特殊的管理，以致于產(chǎn)權檔案在內(nèi)容上不夠完整，在載體上不夠豐富。

三是檔案報送存在問題。產(chǎn)權檔案形成于產(chǎn)權管理過程中，其數(shù)目大，內(nèi)容涉及面廣，要求嚴格執(zhí)行檔案查借閱制度、保密制度。健全房地產(chǎn)檔案材料形成、報送責任制，并把執(zhí)行情況作為檢查管理職員工作質(zhì)量的內(nèi)容，才能確保房產(chǎn)檔案材料歸檔及時，內(nèi)容真實、完整、連貫。

四是對不符合要求的資料，糾正不及時?！冻鞘蟹康禺a(chǎn)權屬檔案管理辦法》中規(guī)定“房地產(chǎn)權屬檔案管理機構應當按照檔案管理的規(guī)定對歸檔的各種房地產(chǎn)權屬檔案材料進行驗收，不符合要求的，不予歸檔。”但實際上，由于資料歸檔是整個權屬管理工作流程中最后一個環(huán)節(jié)，各種審批手續(xù)都已經(jīng)履行完畢，房產(chǎn)證也已經(jīng)發(fā)放出去了。即使檔案管理職員在驗收材料時發(fā)現(xiàn)缺少資料或者有不規(guī)范、不正確之處時，退還登記人員要求補齊或者更正就非常困難。

二、切實提高房產(chǎn)檔案管理水平，發(fā)揮房產(chǎn)檔案管理的作用

一是高度重視，把抓緊抓好房產(chǎn)檔案管理。作為政府的行政職能部分，領導班子要非常重視產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案的管理工作，把產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理納進到工作職責中。制定切實可行的產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理長遠目標規(guī)劃，確保產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理工作每年都有新目標，建立檔案工作管理目標責任制。

二是投入大力度，積極解決檔案經(jīng)費問題。國家檔案局頒布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》第五條規(guī)定“把檔案事業(yè)建設列進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，建設、健全檔案機構，確定必要的職員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費”，國家建設部頒布的《城市房地產(chǎn)權屬檔案館理辦法》第二十七條規(guī)定“向社會提供利用房地產(chǎn)產(chǎn)權屬檔案，可以按照國家有關規(guī)定，實行有償服務”。根據(jù)上述文件精神，房地產(chǎn)檔案館應實行房產(chǎn)檔案有償服務，“以檔養(yǎng)檔”。

三是創(chuàng)新治理機制，狠抓制度落實。要將檔案工作列進全局目標治理范疇，并賦予檔案室對所有檔案資料終結審查把關的職能，對不符合歸檔要求的業(yè)務文件，檔案室有權退回業(yè)務部門糾正完善。所有的房產(chǎn)檔案經(jīng)初步整理后，交到檔案室鑒別、立卷、整理、回檔，專柜存儲，專人管理。

四是科學治理，逐步使房產(chǎn)檔案管理科學化、規(guī)范化。首先是要結合房產(chǎn)檔案管理的實際情況，推行房產(chǎn)檔案管理業(yè)務技術標準規(guī)范，進行標準管理。主要進行了產(chǎn)權資料的正確回檔、產(chǎn)權資料的系統(tǒng)分類并進行編號，分清各類產(chǎn)籍資料的保管期限，嚴格檔案室管理，做好檔案借閱和利用工作，做好保密和統(tǒng)計分析工作，嚴格計算機數(shù)據(jù)錄進工作程序及檔案整理裝訂工作程序等。為今后做好檔案管理和檔案升級工作奠定堅實的基礎。其次是及時分類整理，進一步提高回檔工作質(zhì)量。房產(chǎn)檔案管理按社區(qū)劃分進行分類、排列、編號，每幢房屋都要建立一個完整的產(chǎn)權卷，記載立檔房屋的變更情況。要遵循房房產(chǎn)檔案的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原來的整理基礎和便于保管利用的原則，對所有規(guī)劃區(qū)內(nèi)的產(chǎn)權檔案由專人進行了系統(tǒng)的整理。確保所有產(chǎn)權卷的分類、組卷、卷內(nèi)文件重新排列與編號，卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制、裝盒、上架等工作，使檔案升級工作初具規(guī)模；最后是房產(chǎn)檔案管理科學規(guī)范。首先要加強檔案職員的培訓；其次進行檔案業(yè)務專門指導。產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案目前實行屬地管理，各地的產(chǎn)權資料歸檔方式有所不同，因其專業(yè)檔案的特殊性，在立卷歸檔工作中，要加強檢查和指導，保證檔案管理的科學性、系統(tǒng)性。

在不動產(chǎn)登記來臨的今天，我們應該與時俱進，作為檔案工作者，要求我們應該多多學習新形勢下房地產(chǎn)業(yè)務知識，堅持“以人為本”，以人民的利益高于一切為原則，為老百姓辦實事辦好事。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法實施辦法》.

[2]《城市房地產(chǎn)權屬檔案館理辦法》.