衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理方法初探

劉芳

摘 要：衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理旨在更好地為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法人員檔案步入專(zhuān)業(yè)化、正規(guī)化，標(biāo)準(zhǔn)化管理提供一些理論依據(jù)，最大效用地發(fā)揮檔案管理的作用，為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)做出新的更大貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生；監(jiān)督員；檔案管理

對(duì)執(zhí)法人員的檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的探討，是為了更好地為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法人員檔案提供一些更專(zhuān)業(yè)的理論依據(jù)，最大效用地發(fā)揮檔案管理作用，為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)做出更多的貢獻(xiàn)。

一、衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案概述

衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案是檔案的一種，主要是指國(guó)家衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)中的執(zhí)法人員，在其執(zhí)業(yè)過(guò)程中，為機(jī)構(gòu)人事部門(mén)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用的，記錄其個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的檔案。衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案對(duì)日后進(jìn)行工作研究和科研活動(dòng)具有寶貴的參考價(jià)值。

衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案與其他類(lèi)型檔案相比，不僅地區(qū)空間范圍廣，而且周期性長(zhǎng)，具有不可復(fù)得性。衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理內(nèi)容復(fù)雜多樣，涉及管理范圍廣，管理程序復(fù)雜，要不斷地完善檔案的記錄、整理和保存，保證衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督管理工作有效地開(kāi)展。衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理工作在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的地位和作用極其重要。首先，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案是對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督管理活動(dòng)的原始記錄，為其監(jiān)督工作的有效開(kāi)展提供了重要的參考價(jià)值，同時(shí)也維護(hù)了衛(wèi)生監(jiān)督管理相對(duì)人的合法權(quán)益，對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督工作公正、客觀的開(kāi)展提供了有效保障。其次，保證衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作的質(zhì)量能夠提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的效率，指導(dǎo)著衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作的有序開(kāi)展。此外，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案中記錄的大量原始數(shù)據(jù)可以作為考核衛(wèi)生監(jiān)督人員工作成果的依據(jù)，從而加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作人員的素質(zhì)建設(shè)。

二、衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理的意義

（一）具有憑證依據(jù)

檔案可為各級(jí)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)資質(zhì)評(píng)定，人員職稱(chēng)及職務(wù)晉級(jí)等提供原始、完整而系統(tǒng)的材料；為各項(xiàng)評(píng)估提供原始和真實(shí)的數(shù)據(jù)和資料。專(zhuān)家組通過(guò)對(duì)工作檔案的查閱，可迅速、全面地對(duì)各項(xiàng)工作及指標(biāo)完成情況，質(zhì)量水平等進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，給予客觀評(píng)價(jià)?？梢?jiàn)，檔案的完整性，系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性能全面體現(xiàn)工作成績(jī)，為各項(xiàng)工作評(píng)定和考核提供多方面資料支持，也是記錄和反映衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)發(fā)展歷史的重要表現(xiàn)和載體。

（二）是績(jī)效考核的重要組成部分

績(jī)效考核是科學(xué)評(píng)價(jià)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作落實(shí)程度，促進(jìn)各級(jí)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)切實(shí)履行基本公共職責(zé)的重要舉措；是衡量政府投入效率，促進(jìn)政府部門(mén)切實(shí)履行管理指導(dǎo)職責(zé)的重要手段，規(guī)范的檔案管理是績(jī)效考核的重要內(nèi)容，按照績(jī)效考核要求，將日常工作真實(shí)而原始的工作形成的記錄或資料及時(shí)、全面地收集整理，并對(duì)其分類(lèi)歸檔和完善，規(guī)范的檔案管理為績(jī)效考核提供大量豐富、準(zhǔn)確而規(guī)范的資料，能夠真實(shí)反映衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)實(shí)際工作開(kāi)展情況，是績(jī)效考核的重要組成部分。

（三）可以提高衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督管理和決策水平

衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案具有系統(tǒng)性等特點(diǎn)，因此對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和綜合評(píng)價(jià)，能直觀地反映出各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和水平，通過(guò)縱橫向比較，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足，有針對(duì)性地加以完善和改進(jìn)，促進(jìn)工作整體水平提高可為及時(shí)調(diào)整各項(xiàng)業(yè)務(wù)技術(shù)指標(biāo)，開(kāi)展新業(yè)務(wù)或新技術(shù)評(píng)估以及人力資源、財(cái)務(wù)、設(shè)備設(shè)施等投入和管理提供準(zhǔn)確、真實(shí)的依據(jù)，為政府和衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督部門(mén)科學(xué)決策和管理提供指導(dǎo)，全面提高衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作水平。

三、衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理現(xiàn)狀

（一）衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理制度不健全

衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案在文件的歸檔和整理的過(guò)程中，無(wú)法為后期檔案工作的進(jìn)行提供完整的資料。而且，有部分人員在檔案信息查找過(guò)程中不遵守相關(guān)查閱規(guī)定，對(duì)資料胡亂翻閱而且不愛(ài)護(hù)資料；在借閱檔案時(shí)不進(jìn)行登記，也不及時(shí)歸還，更甚至?xí)G失，這些現(xiàn)象導(dǎo)致檔案缺乏完整性。因此，在檔案監(jiān)督管理工作過(guò)程中，要不斷地健全管理制度，保證衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督工作的有效進(jìn)行。

（二）監(jiān)督人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下

衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員的檔案管理業(yè)務(wù)水平及素質(zhì)對(duì)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理的影響是非常大的，通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理的絕大多數(shù)監(jiān)督員都是由辦公室的文職人員兼職的，這些文職人員一沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理技巧，二沒(méi)有專(zhuān)業(yè)管理檔案的資格，因此這樣的一種團(tuán)隊(duì)是非常容易受到外界影響的。

（三）管理人員的管理意識(shí)不高

從當(dāng)前我國(guó)的檔案管理情況來(lái)說(shuō)，一部分衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠，尤其是在衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督管理體制的改革中，對(duì)檔案管理不是很重視，這也就非常容易丟失檔案材料，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的不重視也直接造成了檔案的利用率低，也會(huì)影響到檔案管理的最終質(zhì)量。

四、衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理的方法

（一）優(yōu)化衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理機(jī)制

相關(guān)衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督管理部門(mén)要進(jìn)一步建立健全衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)檔案的歸檔、整理、分類(lèi)、保密等制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的科學(xué)化和規(guī)范化。衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員要針對(duì)檔案管理的每個(gè)步驟和環(huán)節(jié)都要認(rèn)真查閱和審核，再進(jìn)行簽字確認(rèn)，對(duì)于其中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)處理，從而減少檔案管理工作過(guò)程中的疏漏，保證檔案管理工作高質(zhì)量、高效率地完成。對(duì)重大項(xiàng)目的檔案文件資料要進(jìn)行嚴(yán)密保存，強(qiáng)調(diào)其重要性，保證其相關(guān)機(jī)密性。

（二）加大宣傳力度，提升衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理意識(shí)

可以組織各種活動(dòng)提高現(xiàn)代化的管理意識(shí)，例如，組織監(jiān)督人員到優(yōu)秀單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)、舉辦專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)班、繼續(xù)教育等，大力宣傳檔案管理工作的重要性。在新形勢(shì)下，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員的檔案管理必須樹(shù)立信息觀念、時(shí)效觀念、聯(lián)合協(xié)作觀念與競(jìng)爭(zhēng)觀念。在信息時(shí)代的今天，許多傳統(tǒng)觀念必須改變，檔案工作作為一門(mén)科學(xué)，要掌握檔案的規(guī)律，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員一定要更新觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的重要地位和所能發(fā)揮的巨大作用。要全面理解檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容，如果僅把檔案管理現(xiàn)代化局限于管理手段現(xiàn)代化方面，則難以有新的突破和提高。

（三）檔案管理人員，應(yīng)具備條件素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)：①具有良好的思想政治覺(jué)悟。政治立場(chǎng)堅(jiān)定，紀(jì)律觀念強(qiáng)，原則性強(qiáng)，保守秘密能力強(qiáng)。②具有良好的服務(wù)意識(shí)。才能信任該工作。如果這個(gè)人不愿意從事該項(xiàng)工作，不安心本職工作，檔案管理工作是無(wú)法做好的。檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)很強(qiáng)的工作，只有服務(wù)意識(shí)強(qiáng)，熱愛(ài)本職工作，才能信任檔案管理工作，才能完成上級(jí)賦予的任務(wù)。③要具有一定的綜合素質(zhì)能力。綜合素質(zhì)能力是多方面的，即要具有衛(wèi)生監(jiān)督法律法規(guī)知識(shí)，又要具有檔案管理基本知識(shí)，還要具有良好政治品德素養(yǎng)，特別是工作要有耐心和細(xì)心，與時(shí)俱進(jìn)，掌握基本的電腦技術(shù)運(yùn)用。④要具有良好自學(xué)能力。自學(xué)開(kāi)始時(shí)要從基礎(chǔ)、自然、根本去學(xué)，直接學(xué)習(xí)是受益最快的方法，自學(xué)對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)成本是最低、是最基本的要求。

（四）提升衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理工作的信息化技術(shù)手段

衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理工作要適應(yīng)現(xiàn)代化衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，首先就要加強(qiáng)檔案管理工作的信息化程度。檔案信息化以智能化為主，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段將原本紙質(zhì)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)資料庫(kù)，提高檔案資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

五、總結(jié)

總之，衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督員檔案管理工作是對(duì)內(nèi)部人員執(zhí)法工作再查工作，是實(shí)施內(nèi)部監(jiān)督管理的手段，內(nèi)部管理嚴(yán)格才能使這個(gè)衛(wèi)生監(jiān)督新興職業(yè)立于不敗之地，才能使衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)興旺發(fā)達(dá)。

參考文獻(xiàn)：

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