新時期檔案管理創(chuàng)新模式研究

石砂石

黑龍江省農(nóng)墾牡丹江管理局辦公室

新時期檔案管理創(chuàng)新模式研究

石砂石

黑龍江省農(nóng)墾牡丹江管理局辦公室

檔案工作在企事業(yè)單位中是一項必要的管理工作。檔案存在的目的就是為單位發(fā)展提供必要的參考依據(jù)。檔案工作在多年的發(fā)展過程中，經(jīng)歷了重要的轉(zhuǎn)型。從傳統(tǒng)的記錄到資料的保存，從封閉的存儲到網(wǎng)絡(luò)化更新，檔案管理工作與時代發(fā)展緊緊相連。

檔案管理；創(chuàng)新研究

1、新時期強化檔案管理工作的意義研究

1.1 實現(xiàn)檔案管理工作的革新完善有助于提高信息資源的利用效率。檔案作為一種重要的信息資料數(shù)據(jù)，由于具有較高的保存以及利用價值，才會單獨采取各種形式進行記錄處理。因此，結(jié)合新時期新的管理理念以及技術(shù)方式，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新有助于進一步提高信息資料的利用效率，充分發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的價值。

1.2 完善檔案管理工作有助于單位內(nèi)部管理層以及外界社會充分認識單位的整體運轉(zhuǎn)狀態(tài)。檔案管理工作的實質(zhì)就是對單位各類業(yè)務(wù)活動以及人事管理等諸多方面的信息進行科學(xué)合理的分類保存，因此可以為單位的管理部門了解單位狀況，調(diào)整發(fā)展經(jīng)營戰(zhàn)略提供合理的參考。同時，也可以為外部社會單位認識了解單位的實際情況提供最為真實的資料。

2、我國檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足

2.1 對檔案管理的工作意識薄弱

檔案管理工作是單位信息工作的基礎(chǔ)，與單位其他部門的工作緊密相連，很多單位對歸檔和建檔的意義不夠重視，從管理層方面的服務(wù)意識較為薄弱，對檔案建設(shè)和管理也沒有深刻的認識，導(dǎo)致只能做一些常規(guī)性的工作，不能把檔案管理工作完整化和系統(tǒng)化，長期下去，導(dǎo)致檔案工作只是流于形式，不能實現(xiàn)長期性、連續(xù)性和有效性，發(fā)揮不出檔案工作應(yīng)有的作用。

2.2 缺乏規(guī)范的檔案管理制度

目前我國很多企事業(yè)單位缺乏規(guī)范的檔案管理制度，即使有檔案管理制度，也比較陳舊，不夠合理化，適應(yīng)不了新形勢下檔案管理工作的發(fā)展。其主要表現(xiàn)有以下幾點：一是對檔案的收集不夠規(guī)范，檔案收集制度的落實不到位，存在檔案疏漏和重復(fù)的現(xiàn)象，沒有明確的管理制度和考核標(biāo)準(zhǔn);二是對檔案的整理不夠規(guī)范，很多單位由于沒有對應(yīng)的工作制度對檔案整理進行約束，導(dǎo)致檔案目錄和實際的檔案內(nèi)容不一致，或者缺失的現(xiàn)象，從而造成信息丟失;三是對檔案的保存不夠規(guī)范，檔案管理人員對檔案資料的保存存在混亂和難以查找的現(xiàn)象，很多時候明明知道檔案資料就在資料庫中，但卻找不到，或者找到了卷內(nèi)目錄，卻找不到卷內(nèi)文件的現(xiàn)象。這些不足都是因為缺乏一套規(guī)范完善的檔案管理制度所導(dǎo)致的。

2.3 檔案管理模式比較落后

多單位的檔案管理部門對檔案管理上僅限于對檔案資料的收集、整理和保存，而對檔案的信息化和數(shù)字化管理很少運用，對檔案信息化管理的重要性和必要性的認識，導(dǎo)致對檔案管理依然是采用傳統(tǒng)落后的舊模式。在計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，這種舊有的管理模式已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)新環(huán)境下檔案管理的需求。很多檔案管理部門很少建立單位檔案信息化系統(tǒng)和信息化設(shè)備，更無法運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進行匯集和整理，極大地影響了對檔案信息的開發(fā)和利用。

3、檔案管理創(chuàng)新模式幾點意見

3.1 提高思想認識，創(chuàng)新管理觀念

在非專業(yè)人士眼中，檔案管理并不是一個組織和單位重要的管理工作。很多人認為檔案管理就是簡單的將檔案進行整理后的收藏。其實，檔案管理具有明顯的專業(yè)性和科學(xué)性。檔案是一個單位所有信息的集合。檔案涉及到單位從建立到發(fā)展的所有內(nèi)容。在各個時期發(fā)生的任何事件都有明確的記錄和分析。創(chuàng)新檔案管理的首要任務(wù)就是提高對檔案管理新的認識。從思想上，改變對檔案管理的錯誤認識。從根本上認識到檔案管理對于一個單位發(fā)展的重要意義。

3.2 建立交流平臺，創(chuàng)新管理流程

隨著傳媒手段的高度發(fā)達，檔案管理也逐步擴展到電子信息化的領(lǐng)域。電子檔案興起以來，得到的廣大群眾的充分喜愛。電子檔案可以實現(xiàn)瀏覽的快捷，提高了查閱的速度和寬度。創(chuàng)新檔案管理，要建立一個龐大的交流平臺，在這個平臺里建立一個堅實的信息系統(tǒng)，能夠準(zhǔn)確的搜集和整理新出現(xiàn)的檔案資料，能夠?qū)崿F(xiàn)存儲和查閱的海量信息。交流平臺上，要規(guī)范使用流程，把信息資源進行分類，合理控制信息的檢索方式，使檔案信息處于隨時可以監(jiān)控的環(huán)境，保證檔案使用的規(guī)范性。

3.3 加強文件管理的嚴密性，創(chuàng)新質(zhì)量監(jiān)督體系

檔案資料具有多種用途。檔案資料也同樣受管理機制的制約。檔案查閱需要權(quán)限，所以，檔案的管理嚴密性是檔案管理的核心原則。一個單位的檔案涉及的內(nèi)容很多，包括員工信息、業(yè)務(wù)信息、制度信息、發(fā)展計劃等多種內(nèi)容。檔案的嚴密性決定在創(chuàng)新過程中，要更加完善檔案的秘密等級管理。在檔案的保留、收文、數(shù)據(jù)處理等方面建立層級制的審批環(huán)節(jié)。任務(wù)人借閱檔案都要有合理的事由并且形成規(guī)范的報告，報告經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審查后，方可查閱。同時，建立質(zhì)量監(jiān)督體系。質(zhì)量監(jiān)督是指對檔案的文本質(zhì)量和數(shù)據(jù)質(zhì)量以及涉及客觀因素的各個環(huán)節(jié)，實行實時監(jiān)督。通過監(jiān)督，檔案管理可以隨時進行更新和調(diào)整。

3.4 注重檔案管理人員的素質(zhì)提升，創(chuàng)新綜合管理

無論是傳統(tǒng)的檔案管理，還是現(xiàn)代化的電子檔案管理，都離不開檔案專業(yè)人員的具體操作。因此，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)是非常重要的管理模式提升。要積極建立檔案人員的培訓(xùn)機制，采用自主學(xué)習(xí)和集中學(xué)習(xí)的方式，完成基礎(chǔ)知識的培養(yǎng)。采用宣傳和教育的手段對管理人員進行遵紀守法的教育，讓管理人員明確工作的性質(zhì)和重要意義。對人員的管理是一個長期的過程，需要有專門的部門建立檔案管理的長效機制，減少檔案管理的隱患，避免檔案管理的不妥善給單位造成的信息損失。

結(jié)束語：

檔案管理工作和單位其他部門緊密相關(guān)，是單位做好其他各項工作的基礎(chǔ)之一，應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作納入到單位整體工作和發(fā)展計劃中去。面對目前檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，必須提高對檔案管理工作的認識，建立完善的管理制度，提高管理人員業(yè)務(wù)水平。其中的關(guān)鍵就是要創(chuàng)新出檔案管理的信息化平臺，才能提高檔案管理的高效性和準(zhǔn)確性。

[1]張可.我國檔案管理的現(xiàn)狀和創(chuàng)新方法[J].中國科技縱橫，2011(4).

[2]胡德雙.檔案管理信息化建設(shè)方法探討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2012(2).