檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的探討

周慶濤

(昭通市昭陽(yáng)區(qū)環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督管理所 云南 昭通 657000)

檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的探討

周慶濤

(昭通市昭陽(yáng)區(qū)環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督管理所 云南 昭通 657000)

最近幾年，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)在當(dāng)代人們的生活中占據(jù)了重要地位，成為現(xiàn)代社會(huì)不可或缺的元素。為了方便管理，許多人和事都需要留下檔案，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案翻閱不方便，儲(chǔ)存時(shí)占地太多，因此對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)十分有必要。本文通過(guò)調(diào)研，發(fā)現(xiàn)了當(dāng)代檔案管理信息化建設(shè)并不是一帆風(fēng)順的，還存在一定的問(wèn)題，筆者根據(jù)自己的理解提出了一些解決問(wèn)題的思路和方法，希望可以幫助檔案管理信息化順利進(jìn)行。

檔案管理；問(wèn)題；探討

一、前言

在我們的日常生活中，許多地方都需要留下檔案：孩子出生需要檔案、上學(xué)的時(shí)候需要學(xué)籍檔案，入黨需要留下黨員檔案，出國(guó)需要建立出國(guó)檔案等等，由此可見(jiàn)，檔案是當(dāng)代社會(huì)國(guó)家為了在某些方面方便管理的必然產(chǎn)物。傳統(tǒng)的檔案都是采用的紙質(zhì)版，記錄起來(lái)比較方便，但是長(zhǎng)期之后檔案堆積起來(lái)儲(chǔ)存不方便，并且想查找一下以前某個(gè)人的檔案工作量也很大，并且很容易丟失檔案。因此，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理必定向信息化方面發(fā)展，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，儲(chǔ)存方便，并且要查找某人的檔案只需要輸入該人的信息，方便快捷，并且檔案信息化管理之后極大地降低了檔案流失的可能性，可以有效地提升檔案為社會(huì)服務(wù)的效率。

近些年來(lái)國(guó)家一直在大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)腳步，希望其可以跟上時(shí)代、社會(huì)發(fā)展的步伐，檔案管理部門(mén)也在努力工作，積極創(chuàng)新，不斷提高檔案管理能力。

二、檔案管理信息化建設(shè)的幾個(gè)問(wèn)題

(一)檔案管理信息化不只是把資料數(shù)字化

檔案管理信息化是一個(gè)復(fù)雜的綜合體系，它必須要合理利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，參照國(guó)家有關(guān)檔案管理信息化的政策和法規(guī)，大力培養(yǎng)信息技術(shù)人才，依托信息網(wǎng)絡(luò)，把檔案資源從紙質(zhì)化發(fā)展到信息化。由此可見(jiàn)，檔案管理信息化是一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程，不可能短期就實(shí)現(xiàn)，必須穩(wěn)扎穩(wěn)打。檔案管理信息化是整個(gè)檔案領(lǐng)域的共同工作，所以從事檔案工作的相關(guān)人員必須通力合作，目前的檔案管理信息化發(fā)展勢(shì)頭良好，但也存在一些問(wèn)題，比如有些人認(rèn)為檔案管理信息化就是檔案資料數(shù)字化。

我國(guó)檔案管理信息化工作發(fā)展時(shí)間還不長(zhǎng)，還沒(méi)有構(gòu)建科學(xué)的理論體系，因此我國(guó)的檔案管理信息化工作缺乏理論指導(dǎo)，因此有些人就把它誤認(rèn)為是檔案資料數(shù)字化，只是把他們單位的紙質(zhì)版檔案給變成數(shù)字，很多準(zhǔn)備工作做的不到位，一味地追求數(shù)字化的進(jìn)度，最后雖然完成了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，但是很多數(shù)據(jù)格式或者標(biāo)準(zhǔn)有問(wèn)題，無(wú)法進(jìn)行有效共享，只能重新進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。

(二)關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)的效益

檔案管理信息化建設(shè)工作的效益不明顯，不能通過(guò)賺了多少錢(qián)等形式直觀表現(xiàn)出來(lái)，只能在長(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐中體現(xiàn)其巨大的效益。比如檔案管理信息化工作可以節(jié)約大量的紙質(zhì)材料，在節(jié)約了成本的同時(shí)也對(duì)環(huán)境保護(hù)作出了巨大貢獻(xiàn)；檔案管理信息化可以極大地提高檔案工作的效率，大大減輕政府行政部門(mén)的工作壓力，傳統(tǒng)的檔案管理方法只會(huì)使檔案資料越積越多，管理越來(lái)越麻煩，根本無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)越來(lái)越快的發(fā)展速度；并且檔案管理信息化可以有效保存檔案資料，減少檔案流失，查找檔案方便，可以有效地減少查找錯(cuò)誤的發(fā)生，極大地提高社會(huì)效益。

(三)通過(guò)檔案管理制度化創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

法治社會(huì)的許多事情都需要講究證據(jù)，而檔案就是“證據(jù)”，因此做好檔案管理工作至關(guān)重要。我國(guó)已經(jīng)形成了一套檔案管理體制，包括檔案工作應(yīng)遵循什么樣的政策標(biāo)準(zhǔn)，如何增強(qiáng)檔案工作的效益，怎樣對(duì)檔案工作評(píng)估考核及采取什么樣的激勵(lì)措施。檔案管理工作必須分級(jí)管理，突出專(zhuān)業(yè)檔案館的地位，比如可以按照區(qū)域等條件進(jìn)行劃分，一個(gè)區(qū)域只有一個(gè)主檔案館，負(fù)責(zé)這個(gè)區(qū)域的所有檔案工作，統(tǒng)籌調(diào)配，這個(gè)區(qū)域中還可以設(shè)立許多小的檔案館作為主檔案館的分館，統(tǒng)一受主檔案館的指揮，一些重要的檔案統(tǒng)一交由主檔案館進(jìn)行保管。這樣可以集中檔案管理權(quán)限，有利于管理工作的進(jìn)行。我國(guó)的檔案管理體制要進(jìn)行一場(chǎng)從上而下的改革，改革體制可能會(huì)觸及到某些單位、個(gè)人的利益，國(guó)家應(yīng)該從大局出發(fā)，制定相應(yīng)的政策、法規(guī)，確保檔案管理體制順利改革，這樣也為檔案管理信息化鋪平道路。

三、檔案管理信息化建設(shè)的方法

(一)大力整合檔案信息資源

建立檔案的目的是為了實(shí)現(xiàn)資源共享，方便國(guó)家的管理，檔案資源從大的方面說(shuō)它體現(xiàn)了歷史社會(huì)的發(fā)展規(guī)律，是社會(huì)集體的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，從小的方面說(shuō)它記錄下了人們的生活瑣事，體現(xiàn)了個(gè)體的發(fā)展情況。為了達(dá)到檔案資源共享的目標(biāo)，應(yīng)該有效整合現(xiàn)有的檔案資源，通過(guò)國(guó)家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，主檔案館和分館同理合作，合理配置檔案資源。做好檔案資源的基礎(chǔ)性整理和研究性整理，通過(guò)有效的措施優(yōu)化資源配置和結(jié)構(gòu)，通過(guò)物理整合、數(shù)據(jù)整合和應(yīng)用系統(tǒng)整合構(gòu)建一個(gè)社會(huì)平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上共享檔案資源，方便社會(huì)管理。

(二)更新設(shè)備

檔案管理信息化已經(jīng)是不可阻擋的發(fā)展趨勢(shì)，必須盡快完成檔案管理信息化，提高社會(huì)管理效率，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就必須要更新現(xiàn)有設(shè)備，因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案資料大多都是紙質(zhì)版的，必須購(gòu)置整套的計(jì)算機(jī)，還需要與之相對(duì)應(yīng)的軟件配置，檔案管理工作是為國(guó)家的發(fā)展提供便利的，國(guó)家必須設(shè)置專(zhuān)門(mén)資金項(xiàng)目來(lái)保證檔案管理信息化的順利進(jìn)行。

(三)引進(jìn)人才，采用現(xiàn)代化管理方式

現(xiàn)代社會(huì)最重要的資源就是人才，但是很多時(shí)候人們的認(rèn)識(shí)都有誤區(qū)，許多人覺(jué)得檔案管理工作比較簡(jiǎn)單，對(duì)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的要求不高，目前從事檔案工作的人員學(xué)歷普遍不高，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也不高，已經(jīng)不能滿(mǎn)足信息化發(fā)展的需要，國(guó)家要培養(yǎng)相關(guān)方面的人才，保證檔案管理信息化工作順利開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案工作未來(lái)發(fā)展的方向，任何人都不能阻擋這個(gè)大趨勢(shì)。國(guó)家已經(jīng)高度重視檔案管理信息化工作的發(fā)展，目前這項(xiàng)工作仍然存在認(rèn)識(shí)不足，理論指導(dǎo)不完善等問(wèn)題，國(guó)家要及時(shí)采取措施調(diào)整檔案管理信息化進(jìn)程，保障國(guó)家的檔案管理效率。

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