高校行政管理存在的問題及解決對策

劉能英

【摘 要】隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高等職業(yè)教育改革地不斷深入，高校行政管理水平停滯不前，存在的問題日益突出，嚴(yán)重制約著學(xué)校的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校；行政管理；問題分析

高校行政管理工作是高校運(yùn)行的核心內(nèi)容，是高校實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、實(shí)踐教學(xué)、服務(wù)社會等工作的保障，是高校管理水平和服務(wù)理念的集中表現(xiàn)，同時也是高校形象的重要反映。高校行政職能部門是聯(lián)系校領(lǐng)導(dǎo)班子和學(xué)院系所等相關(guān)行政部門的紐帶，它一方面為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子出謀劃策、參與學(xué)校決策的制定，是學(xué)校政策的輔助制定者，另一方面負(fù)責(zé)落實(shí)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的領(lǐng)導(dǎo)意圖，又是政策的執(zhí)行主體，同時，在學(xué)校政策落實(shí)的過程中，它又是管理子目標(biāo)的制定者，本身也具有計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的職能，所以它對一所高校的正常運(yùn)作起著不可替代的作用。

我校于2005年由兩所中職學(xué)校合并升格組建，經(jīng)過10年努力，教學(xué)硬件建設(shè)、專業(yè)建設(shè)和師資隊伍建設(shè)都取得了較大發(fā)展，招生規(guī)模迅速膨脹，而行政管理由于重視程度不夠，發(fā)展緩慢。

一、行政管理的現(xiàn)狀

（一）組織結(jié)構(gòu)形式有待改進(jìn)

我校機(jī)構(gòu)設(shè)置示意圖：

首先從圖上可以看出，這與一般學(xué)校的組織結(jié)構(gòu)沒有什么不同，各黨政機(jī)構(gòu)與教學(xué)機(jī)構(gòu)、教輔機(jī)構(gòu)都是平級關(guān)系，工作各自開展，沒有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，一旦有事務(wù)需要協(xié)調(diào)，只有院長副院長才能解決，特別是幾個教學(xué)機(jī)構(gòu)，事務(wù)與各黨政機(jī)構(gòu)密切聯(lián)系，但又有相對的自主權(quán)，任務(wù)分解下達(dá)到各教學(xué)機(jī)構(gòu)后有可能被修改或拒絕執(zhí)行；各教學(xué)機(jī)構(gòu)間財產(chǎn)獨(dú)立核算，教學(xué)資源不愿共享，也影響了全校的統(tǒng)籌規(guī)劃。

其次各機(jī)構(gòu)又有內(nèi)在的一套分工系統(tǒng)，通過處長或系主任來接受任務(wù)，分給下一級，存在處長或系主任業(yè)務(wù)不熟悉，缺乏管理意識，雖然每個崗位都有崗位職責(zé)，但仍以領(lǐng)導(dǎo)意志隨意分工的現(xiàn)象；在平級單位共同完成某項(xiàng)事務(wù)時存在跳過處長或系部主任直接找負(fù)責(zé)人分配任務(wù)，發(fā)生事情后責(zé)任推諉現(xiàn)象。

第三各機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)都是校長任命，多從教師骨干中挑選，雙肩挑成為中層領(lǐng)導(dǎo)的一大特色，一方面管理事務(wù)繁雜，經(jīng)常開會，影響正常上課；一方面為了完成教學(xué)任務(wù)影響了行政管理，一堆人找領(lǐng)導(dǎo)簽字找不到人。

高校行政管理采用的是科層建制，實(shí)行的是黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負(fù)責(zé)制，在校長下分設(shè)若干副校長，在校級管理層次上，設(shè)若干職能部門，每個副校長分管若干部處，每個部處又分若干科室或中心，分管具體的工作。學(xué)校的行政決策由上而下，逐級落實(shí)，為保證組織管理的一致性和明確性，各級組織通常制定一整套規(guī)則和程序來規(guī)范組織及其成員的管理行為，一切重要的決定和命令都會形成正式文件下達(dá)，并記錄在案，各個組織和成員嚴(yán)格照章辦事。但是，也不同程度地存在著條塊分割，部門交叉，推諉扯皮，官僚主義等問題，嚴(yán)重影響高校行政效率和質(zhì)量。

（二）崗位人員配置不合理，分工不合理

在高校行政管理人員中經(jīng)常說的是“忙的忙死、閑的閑死”，這句話反映出高校行政管理工作中存在崗位人員配置的不合理問題。一些部門中存在著人浮于事現(xiàn)象，而另外一些部門存在著超負(fù)荷工作的狀態(tài)，長期下來由于工作量相差很大，造成了工作的不對等，必然會影響行政管理工作的正常開展，影響行政管理效率。出現(xiàn)這樣問題的原因是行政崗位設(shè)置的不合理，目前高校中對于行政崗位人員的引進(jìn)主要是采取定編定崗制，考慮的是部門設(shè)置和工作的分類，對具體工作任務(wù)量的大小并不做考慮，對此就出現(xiàn)了“忙的忙死、閑的閑死”現(xiàn)象。

我校在行政人員配置上還有官多兵少現(xiàn)象，例如一個處室有兩個處長，四個科長，兩個科員，處長的任務(wù)層層分配下達(dá)到科員，如果處長科長不具體負(fù)責(zé)，那就只剩下兩個科員干活；科長也有具體負(fù)責(zé)的事務(wù)，與下屬科員的職責(zé)完全不同，存在各干各活，科長不對科員事務(wù)指導(dǎo)并負(fù)責(zé)的現(xiàn)象。

（三）行政管理人員缺乏成就感

1.行政管理的重要性得不到承認(rèn)

長期以來，高校里彌漫著教師至上的思想，行政管理人員常常不受重視甚至于被忽略，可事實(shí)上一所學(xué)校的運(yùn)行，除了教學(xué)工作，還要有基礎(chǔ)建設(shè)、后勤保障、人事管理、財物管理等等繁雜的行政工作。各種各樣的工作組成了學(xué)校這一有機(jī)整體，沒有哪一樣是可以脫離出整體而運(yùn)行其上的。誠然，高校要發(fā)展，教學(xué)水平、科研能力的提升很重要，但行政管理工作水平也需要相應(yīng)提高，才不至于成為學(xué)校發(fā)展的短板。行政管理人員是高校不可缺少的群體，他們是高校管理的主體，也是行政管理的基礎(chǔ)。一般行政管理人員處在整個行政管理體系的最底端，是行政管理這座金字塔的基石，從事著行政管理中最日常、最基礎(chǔ)的工作，他們能否在工作中充分發(fā)揮積極性、主動性和創(chuàng)造性，將會直接影響學(xué)校行政效益的好壞和辦學(xué)質(zhì)量的高低。而行政管理工作存在其特殊性：瑣碎、繁雜、程序性強(qiáng)、耗時又耗精力，長期從事這種事務(wù)性工作容易使人感到厭煩、迷茫、失落，找不到自我價值所在，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠現(xiàn)象。

2.個人職業(yè)規(guī)劃存在問題

從職務(wù)上，不少管理人員只能長時間停留在較低的職位上，在科員這樣底層的管理崗位上走完職業(yè)生涯，從職稱上，教師的職數(shù)是很多的，基本可以按部就班地競升到講師、副教授、教授，可是教育管理系列職數(shù)非常少，全校幾十上百個管理人員就只有十幾個職數(shù)，那意味著永遠(yuǎn)只能是實(shí)習(xí)研究員，這種現(xiàn)象使管理人員往往感到前途渺茫，從而對工作缺乏熱情。

因?yàn)橛^念上的落后，高校還是用傳統(tǒng)的人事思想來管理員工，沒有把員工當(dāng)作寶貴的資源，只考慮使用而不注重開發(fā)，教師可以通過攻讀碩士、博士，至其它學(xué)校進(jìn)修，或者出國訪問學(xué)習(xí)來充實(shí)完善自己，不斷提高學(xué)歷、學(xué)識，加強(qiáng)自身的競爭力，而行政管理人員機(jī)會非常少，特別是科員，沒有培訓(xùn)機(jī)會，沒有外出參觀學(xué)習(xí)的機(jī)會，關(guān)在學(xué)校里埋頭苦干，不了解外面管理的新知識，不了解同行的進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)出去考察后，總結(jié)還得由下屬寫。如果有機(jī)會出去開會學(xué)習(xí)，落下的活回來還得加班做完，學(xué)習(xí)也有后顧之憂。缺乏培訓(xùn)和再教育，使得一般行政管理人員不能與時俱進(jìn)，工作效率低，缺乏自信心，也不能進(jìn)行管理科研工作。

3.高校的待遇分配也有重教學(xué)輕行政的慣例

黨中央國務(wù)院出臺了一系列政策著力解決教師的待遇問題，卻從未對學(xué)校行政管理人員出臺相應(yīng)政策，同年參加工作的，走教師系列的職稱上去了，福利待遇也上去了，而從事行政工作的福利待遇以不變應(yīng)萬變，相形之下，心里難免不平衡。

（四）領(lǐng)導(dǎo)方式專制，相互間缺乏尊重

嚴(yán)格的科層制管理形式，決定了下級必須服從上級的指揮，部分集權(quán)、專斷、嚴(yán)厲型領(lǐng)導(dǎo)，壓抑了一般行政管理人員工作的積極性和創(chuàng)造性。學(xué)校一味強(qiáng)調(diào)行政人員的服務(wù)功能，部分學(xué)校管理者、教師、學(xué)生對行政管理人員即服務(wù)員的片面認(rèn)識，以及一些人基于這個判斷而采取的態(tài)度，使行政管理人員得不到上級、教師和學(xué)生的尊重。

（五）管理制度形同虛設(shè)，工作缺乏規(guī)范

高校管理的各項(xiàng)規(guī)章制度非常多，但遇到具體問題，經(jīng)常出現(xiàn)特例，各種領(lǐng)導(dǎo)的批示破壞了管理制度的權(quán)威。如成績管理規(guī)定中規(guī)定“學(xué)生經(jīng)補(bǔ)考二門考試科或三門考試考查科不及格予以留級，考試成績高于70分予以同意免試”，有一個學(xué)生留級后寫了申請，校長批示同意60分以上給予免試，一紙批示就將成績管理規(guī)定給推翻了。雖然后來根據(jù)校長意見，修改了成績管理規(guī)定，但特批在前的事例舉不勝舉。一方面說明制度需要修改，一方面說明領(lǐng)導(dǎo)制定了制度卻不執(zhí)行，隨意性強(qiáng)。由此行政管理人員工作不是遵章辦事，而是遵領(lǐng)導(dǎo)批示辦事，工作缺乏規(guī)范。

高校行政管理工作中一個最為重要的內(nèi)容是接收文件、下達(dá)任務(wù)、落實(shí)任務(wù)。雖然近年伴隨著計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的普及，高校行政管理中的大部分工作依靠學(xué)校的校內(nèi)網(wǎng)頁進(jìn)行公布，提升了行政工作效率。但是在高校行政管理工作中，特別是校級黨政機(jī)關(guān)和各系部的溝通，大部分通過校內(nèi)網(wǎng)正式通知的方式亦或是下發(fā)紙質(zhì)正式文件的方式進(jìn)行溝通，這就導(dǎo)致各機(jī)構(gòu)中負(fù)責(zé)人員對文件內(nèi)容理解的不同，常會出現(xiàn)一個問題的多個理解，造成工作上的負(fù)擔(dān)。經(jīng)常出現(xiàn)在上報數(shù)據(jù)及文件的格式問題，由于部門單位的不同，就會出現(xiàn)文件格式的不同，具體的內(nèi)容要求也不一致，給具體負(fù)責(zé)的行政人員帶來額外工作壓力。

二、高校行政管理問題解決對策

（一）從行政管理領(lǐng)導(dǎo)到教師要認(rèn)識到管理的重要性，尊重行政管理人員的工作。從觀念上改變對行政管理人員的歧視，從而引發(fā)行為的尊重。

（二）搞高行政人員工作待遇及職稱待遇，增加學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會，不僅要掌握相關(guān)學(xué)科的理論知識，還需具備一定的業(yè)務(wù)能力、管理能力和組織協(xié)調(diào)能力，提倡做本崗位的專家，從而激發(fā)工作熱情，改進(jìn)工作作風(fēng)，提高工作效率，提高成員自我實(shí)現(xiàn)需求的滿足感。

（三）合理配置行政崗位人力資源，可以根據(jù)各職能部門及工作崗位的工作任務(wù)量大小來合理配備人員。一是減輕人浮于事現(xiàn)象，二是減輕工作量較大部門行政人員的工作壓力。另外在人員引進(jìn)方面，應(yīng)注重對工作量較大部門的傾斜，使得全校的行政管理工作在工作量的分配上趨于公平。

（四）及時修改規(guī)章制度，辦事有章可循，有章必循。

規(guī)范行政管理必須對行政管理制度及時更新，與時俱進(jìn)，滿足新形勢下管理的需要。同時為了提高工作效率，對同級機(jī)構(gòu)共同完成的任務(wù)，先制定出規(guī)范的流程，減少因不規(guī)范而重復(fù)反覆。