信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策分析

王德川

（煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院，山東煙臺(tái)264670）

信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策分析

王德川

（煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院，山東煙臺(tái)264670）

“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的大力推動(dòng)，全民進(jìn)入了高速的信息化時(shí)代，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息化手段的充分應(yīng)用，推進(jìn)了整個(gè)信息化時(shí)代的大步向前，網(wǎng)絡(luò)活力得到激發(fā)，影響了社會(huì)的各行各業(yè)。高校檔案管理是重要的工作之一，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了巨大的沖擊，面臨著多層次的危機(jī)。本文通過對(duì)高校檔案管理在信息化時(shí)代的新特點(diǎn)、加強(qiáng)管理建設(shè)的重要性分析，發(fā)現(xiàn)了當(dāng)前在我國普通的高校中，檔案管理面臨多方的危機(jī)，需要采取化解危機(jī)的對(duì)策。

信息化時(shí)代；高校檔案管理；化解危機(jī)對(duì)策

一、信息化時(shí)代高校檔案管理的特點(diǎn)和重要性

進(jìn)入信息化時(shí)代，高校檔案管理表現(xiàn)除了新的特點(diǎn)，主要有兩個(gè)：一是高校檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，通過借用電子計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)管理，高校檔案的分類、歸檔都更加自動(dòng)，借用程序的自動(dòng)明確歸檔范圍和方式，給復(fù)雜的高校檔案管理工作帶來了便利，大大的降低了相應(yīng)的管理成本支出，還確保了檔案在建立之初就具有高準(zhǔn)確性；二是網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)凸顯，通過與教育部等系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，高校的檔案管理信息能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)程化管理，提供了檔案信息查閱的網(wǎng)絡(luò)化。

（二）信息化時(shí)代加強(qiáng)高校檔案管理的重要性

進(jìn)入信息化時(shí)代之后，加強(qiáng)高校檔案管理的信息化建設(shè)，是高校檔案管理的重要工作方向和突破的難題，一方面能夠?yàn)榻鉀Q高校信息問題，提供全面的檔案記錄依據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理之后，能夠在強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫中，容納所有的檔案信息，不會(huì)造成遺漏和丟失，就為查詢檔案信息，提供了所有的原始憑證保障；另一方面滿足了信息時(shí)代，高校檔案管理的客觀要求，即可以與時(shí)俱進(jìn)，為高校領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，又能夠減少人力、財(cái)力成本支出，提高檔案管理的工作效率。另外，進(jìn)行高校檔案管理的信息化建設(shè)，是為了解決高校龐大、復(fù)雜、多變的檔案信息問題的首選對(duì)策。

二、信息化時(shí)代影響高校檔案管理的因素

高校檔案管理工作開展的好壞，信息化程度的高低，都受到了多方因素的影響，要從分析影響因素出發(fā)，才能探索出其存在危機(jī)的原因。總體來說，當(dāng)前信息化時(shí)代背景中，高校檔案管理的影響因素是內(nèi)在因素和外在因素。

（一）內(nèi)在因素

從影響高校檔案管理的內(nèi)在因素來看，主要有這樣的點(diǎn)組成：一是檔案管理的操作流程等內(nèi)在因素，作為保障高校檔案完整、真實(shí)的管理工作，在具體的開展過程中，可能由于操作流程的設(shè)置不合理，會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量帶來直接的影響；二是檔案的原始收集工作，對(duì)原始檔案的收集、整理，以至于開展鑒定、保管等工作，都會(huì)影響在信息化時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)程化；三是實(shí)際操作高校檔案管理的工作人員，由于長時(shí)間的人工管理模式固式的束縛，檔案管理人員沒來得及轉(zhuǎn)變信息化管理的思想，直接造成高校檔案管理面臨嚴(yán)重的危機(jī)。

（二）外在因素

廣州大學(xué)華軟軟件學(xué)院黨委自成立以來，以“溫故而知新”為指導(dǎo)思想，建立健全的黨建規(guī)章制度，使得教工黨支部建設(shè)制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，結(jié)合學(xué)院發(fā)展情況和黨建工作特色，健全《黨總支考核制度》《“三會(huì)一課”制度》《教工黨支部職責(zé)》《特色黨建工作示范點(diǎn)建設(shè)管理辦法》等規(guī)章制度，努力鞏固已經(jīng)積累的成果，積極摸索新模式，從而內(nèi)化成為推動(dòng)黨建工作建設(shè)的一股新力量。結(jié)合學(xué)院的發(fā)展思路和專業(yè)特色，在教工黨支部建設(shè)上創(chuàng)新工作方法和服務(wù)方式，在組織生活、黨日活動(dòng)、書記項(xiàng)目、黨建與思想政治教育研究等多方面碩果累累，并突出民辦高校黨建工作的特點(diǎn)，成為了母體高校廣州大學(xué)黨建工作中的一面旗幟。

從影響高校檔案管理應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代影響的外在因素來看，主要有：首先是高校的信息化管理的硬件配備情況，如果高校沒有高性能的電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，是沒有辦法完成高校檔案信息化管理的；其次是實(shí)現(xiàn)信息化高校檔案管理的氛圍情況，如果所有的高校都沒有實(shí)行信息化高校檔案管理，那么任何一個(gè)高校都沒有動(dòng)力和積極性來開展此項(xiàng)工作；最后是高校檔案信息化管理的可靠性、可實(shí)施性、可操作性是否具備，如果信息化時(shí)代沒有滲透到高校檔案管理中，想要進(jìn)行信息化管理也無計(jì)可施。

三、信息化時(shí)代影響高校檔案管理的危機(jī)表現(xiàn)

雖然，高校已經(jīng)開始注意到要加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，盡快適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需要，但是總體上，高校檔案管理仍然面臨著四大主要危機(jī)，具體表現(xiàn)如下：

（一）信息化時(shí)代高校檔案管理的意識(shí)理念不足

當(dāng)前高校的高層管理者，更多的是將工作重心放到學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、科研管理等方面，沒有對(duì)檔案管理引起足夠的重視，以至于全校都沒有對(duì)檔案管理重視，也就不會(huì)配套的制定出保障策略。另外整個(gè)社會(huì)上，都沒有濃厚的氛圍來重視檔案管理，形成的是檔案管理只是配套其他工作開展的理念，這將不利于完成危機(jī)應(yīng)對(duì)。

（二）信息化時(shí)代高校檔案管理的資金投入不足

對(duì)于高校發(fā)展投入而言，偏向于向基礎(chǔ)設(shè)計(jì)建設(shè)、扶持教學(xué)、開展科研等領(lǐng)域，在檔案管理上，投入非常有限，并且也沒有外部可依托的信息化管理建設(shè)資金投入，因此面臨嚴(yán)峻的資金投入不足是當(dāng)前高校檔案管理面臨的重大危機(jī)。一方面，這是因?yàn)楦咝９芾碚叩墓逃邪l(fā)展思維模式影響的，他們沒有充分的意識(shí)到加大信息化建設(shè)的投入，能夠最快的應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代對(duì)高校檔案管理的沖擊，另一方面，這是高校發(fā)展戰(zhàn)略影響的，因?yàn)閷?duì)高校的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中，并沒有納入高校檔案管理的評(píng)價(jià)。面臨嚴(yán)重的高校檔案管理資金投入不足，將極大的降低其信息化建設(shè)的進(jìn)度，不利于高校檔案管理加強(qiáng)防盜、加密、設(shè)立防火墻等工作的開展。

（三）信息化時(shí)代高校檔案管理的人員專業(yè)水平不足

從目前的高校檔案管理信息化建設(shè)來看，管理人員的專業(yè)水平偏低，極不利于推進(jìn)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化。從表現(xiàn)來看，主要表現(xiàn)在兩個(gè)層面，一是基層檔案管理人員的工作方式非常陳舊，對(duì)信息化系統(tǒng)的利用效率極低，雖然很多高校已經(jīng)引進(jìn)了電子計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，要求檔案管理人員進(jìn)行信息化管理，但是很多工作人員仍然沒有改變傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)信息化設(shè)備的使用效率非常低，如在進(jìn)行檔案立卷時(shí)，就人工的根據(jù)檔案的信息進(jìn)行操作，不僅工作量非常大，工作效率和準(zhǔn)確性也非常低；二是基層高校檔案管理人員的信息化技術(shù)水平不夠，雖然鼓勵(lì)使用計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備來完成檔案管理，但是他們不會(huì)操作、操作不好，就導(dǎo)致整個(gè)人員推進(jìn)信息化建設(shè)的積極性很低的問題。

（四）信息化時(shí)代高校檔案管理的保障體系不足

各大高校推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，沒有配套制定相應(yīng)的保障措施，一是沒有形成信息化建設(shè)的中心，沒有可依托的核心力量，以至于整個(gè)檔案管理渙散，沒有合力來推進(jìn)完成信息化；二是檔案管理工作人員的參與積極性很低，這是因?yàn)橄嚓P(guān)的配套策略沒有激發(fā)他們的熱情；三是人才、資金等保障策略的缺位，讓整個(gè)高校的檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)展緩慢，效果較差；四是沒有完備的高校檔案管理信息化建設(shè)的考核體系，無法給相應(yīng)的工作人員壓力，迫使更好的完成危機(jī)處理。

四、應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代高校檔案管理危機(jī)的對(duì)策

未來，實(shí)現(xiàn)高度的信息化管理，是高校檔案管理的必然之路，因此要積極應(yīng)對(duì)危機(jī)，采取對(duì)應(yīng)的策略，保障高校檔案管理工作的高質(zhì)、高效完成。通過論證，本文認(rèn)為應(yīng)該主要從以下四個(gè)對(duì)策出發(fā)。

（一）培養(yǎng)信息化時(shí)代高校檔案管理的意識(shí)理念

從理念意識(shí)上進(jìn)行培養(yǎng)，是解決信息化時(shí)代高校檔案管理危機(jī)的首要方法，一方面需要對(duì)整個(gè)社會(huì)風(fēng)氣進(jìn)行引導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，并加大社會(huì)投資和人才培養(yǎng)保障；另一方面在高校中，要從上至下的對(duì)檔案管理加強(qiáng)重視，將檔案管理的情況納入管理人員的年度考評(píng)中，迫使加大檔案管理的投入。

（二）加大信息化時(shí)代高校檔案管理的資金投入

要建成數(shù)字化的高校檔案管理模式，適應(yīng)信息化時(shí)代的影響，就必須加大對(duì)高校檔案管理的資金投入，保障信息化建設(shè)的質(zhì)量。首先，需要改變高校資金投入的傾向，讓原本的資金投資逐步向高校檔案管理傾斜，逐步加大對(duì)高校檔案管理的投資比例；其次，要引進(jìn)更多的投入資金源，單靠學(xué)校建設(shè)資金來完成檔案管理信息化建設(shè)，是不可行的，也會(huì)加大學(xué)校的建設(shè)壓力，不能保證建成的成效，因此高?？梢韵蛏鐣?huì)招標(biāo)，引進(jìn)信息化系統(tǒng)建設(shè)資金；最后，教育部要向各高校撥付定向的檔案管理資金，支持鼓勵(lì)各大高校開展檔案管理信息化建設(shè)工作。

（三）提高信息化時(shí)代高校檔案管理的人員專業(yè)水平

基層檔案管理人員專業(yè)水平的高低，直接影響了高校檔案管理工作的開展質(zhì)量，因此要逐步提高相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)水平，就需要做到這樣兩點(diǎn)：一是加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們操作電子計(jì)算機(jī)、進(jìn)行信息化檔案處理的能力，改變固有的傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理的效率；二是要進(jìn)行專業(yè)信息化檔案管理人員培養(yǎng)，在檔案管理專業(yè)教學(xué)中，加大對(duì)信息化建設(shè)的技能培養(yǎng)，保障基層檔案管理人才需求，提高整體的人員素質(zhì)。

（四）健全信息化時(shí)代高校檔案管理的保障體系

應(yīng)該從四個(gè)層面來健全高校信息化檔案管理的保障體系，一是要凝聚推進(jìn)工作的力量，以校領(lǐng)導(dǎo)為核心，共同完成信息化時(shí)代的危機(jī)應(yīng)對(duì)，形成從上到下的危機(jī)處理推進(jìn)辦法；二是配套制定激發(fā)檔案管理工作人員積極性的策略，鼓勵(lì)更多基層的檔案管理人員參與其中；三是總體上制定應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代高校檔案管理的人才、資金政策，保障資源供給；四是完善考核體制，確?？己说目尚哦群偷贡菩?，逼迫相應(yīng)管理人員和工作人員積極思考、開拓創(chuàng)新。

五、結(jié)論

完成對(duì)信息化時(shí)代影響下，高校檔案管理的全面闡析之后，得到了四個(gè)關(guān)鍵結(jié)論：

首先，在信息化時(shí)代、“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響中，高校檔案管理表現(xiàn)出了新的特點(diǎn)，為了適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求，需要加強(qiáng)高校檔案管理的信息化建設(shè)。其次，信息化時(shí)代，很多因素都會(huì)對(duì)高校的檔案管理帶來危機(jī)，成為誘發(fā)危機(jī)成為現(xiàn)實(shí)的條件，主要有高校檔案管理的人員水平、意識(shí)理念等內(nèi)在因素，也有制度和資金投入等外在因素。再次，從危機(jī)的表現(xiàn)來看，高校檔案管理面臨的危機(jī)有管理意識(shí)理念偏低、信息化建設(shè)的資金投入不足、相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平偏低以及保障制度不健全等危機(jī)。最后，要想化解信息化時(shí)代給高校檔案管理帶來的危機(jī)，就需要進(jìn)行意識(shí)理念的樹立、資金的加大投入、工作人員水平的提高和保障制度的健全建設(shè)。

[1]王雪芹.信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策分析[J].宿州學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（4）.

[2]楊芳.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理存在的問題與對(duì)策分析[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，（1）.

[3]聶曉明.信息化時(shí)代高校檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2013，（6).

[4]黃凱.高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].中國管理信息化，2014，（6）.

[5]楊芳.高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].山西科技，2015，（9）.

[6]譚春霞.高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].科技資訊，2015，（6）.

王德川（1979-），男，山東長島人，煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院檔案館員，主要從事高校檔案管理研究。