事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考

孫巖

【摘要】登記檔案是事業(yè)單位主要工作之一，事業(yè)單位通過(guò)對(duì)于登記及監(jiān)督的方式，成為事業(yè)單位管理工作中的重要資料。登記檔案承擔(dān)著事業(yè)單位服務(wù)及改革等方面的責(zé)任。提高事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理水平，對(duì)于提高事業(yè)單位管理水平具有重要作用，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位可持續(xù)性發(fā)展建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】登記 檔案規(guī)范化 管理模式

檔案是事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中的重要資料，也是事業(yè)單位從創(chuàng)建以來(lái)的歷史憑證，為事業(yè)單位管理及社會(huì)查詢方面提供了良好的法律依據(jù)。事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理，主要目的就是保證事業(yè)單位檔案工作的規(guī)范性，真正發(fā)揮出事業(yè)檔案檔案所具有的價(jià)值。

一、以提高認(rèn)識(shí)為前提，強(qiáng)化登記檔案管理責(zé)任意識(shí)

事業(yè)單位登記檔案規(guī)劃化管理過(guò)程中，需要得到事業(yè)單位管理人員的高度重視，提高責(zé)任觀念。在提高對(duì)于事業(yè)單位登記檔案規(guī)劃化管理重視方面，管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中，應(yīng)該高度重視該項(xiàng)工作，并且對(duì)于登記檔案規(guī)劃化管理工作經(jīng)常過(guò)問(wèn)及檢查，為事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作提供物質(zhì)方面的保證，保證事業(yè)單位登記檔案在規(guī)范化管理過(guò)程中，擁有充足的人力、物力及財(cái)政方面的資源。將登記檔案管理工作作為事業(yè)單位重要管理工作之一，對(duì)于登記檔案日常工作及檢查進(jìn)行全面性部署，了解登記檔案管理工作的實(shí)際情況，幫助工作人員解決工作中所存在的問(wèn)題。其次事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作應(yīng)該不斷進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，提高登記檔案工作信息化建設(shè)水平。伴隨著網(wǎng)上登記工作的逐漸開展，事業(yè)單位登記檔案在實(shí)際工作中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字檔案，就需要對(duì)于數(shù)字檔案進(jìn)行有效的管理，嚴(yán)禁出現(xiàn)電子檔案散失或者是損毀的問(wèn)題，同時(shí)電子檔案修改十分容易，這樣對(duì)于檔案原始信息會(huì)造成嚴(yán)重影響。要是不對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的歸檔，就會(huì)出現(xiàn)資源分散及查找困難的情況，檔案信息所具有的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益也難以發(fā)揮出來(lái)。所以，事業(yè)單位一定要提高對(duì)于登記電子檔案管理工作重視程度，完善事業(yè)單位數(shù)字檔案管理流程。

二、以嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)為抓手，創(chuàng)新登記檔案管理模式

（一）創(chuàng)建工作制度，提高對(duì)于信息整合強(qiáng)度

事業(yè)單位登記檔案工作切點(diǎn)就是對(duì)于登記管理資料的收集整合，要是沒(méi)有該工作，事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理其他工作也就難以順利開展。提高登記管理資料收集及整合質(zhì)量，才能夠有效保證登記檔案規(guī)范化管理工作的完整性及系統(tǒng)性，充分發(fā)揮出檔案信息所具有的價(jià)值。在對(duì)于登記檔案材料收集及整合工作過(guò)程中，應(yīng)該創(chuàng)建有關(guān)制度，通過(guò)使用事業(yè)單位管理檔案登記表等等表格，進(jìn)而對(duì)于登記檔案信息進(jìn)行高效率處理。將事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作與事業(yè)單位法人年檢工作相結(jié)合，在對(duì)于事業(yè)單位監(jiān)督審查的過(guò)程中，保證年度審查登記檔案管理工作質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新建檔模式，實(shí)行分卷立宗

事業(yè)單位在對(duì)于登記檔案規(guī)范化管理過(guò)程中，需要嚴(yán)格按照檔案管理工作要求，實(shí)行“一戶一檔”管理模式，對(duì)于登記檔案進(jìn)行分柜管理，專柜保管，專人負(fù)責(zé)，真正將登記檔案管理規(guī)定落實(shí)到實(shí)際管理工作中，對(duì)于管理登記檔案范圍進(jìn)行科學(xué)化劃分，并且設(shè)置專門檔案室。

（三）加大硬件投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

為了保證事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作順利落實(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該為登記檔案管理部門提供充足的資金作為保證，通過(guò)多途徑為登記檔案管理工作籌劃資金，為登記檔案管理工作提供檔案柜及檔案盒等等硬件設(shè)備，并且配備計(jì)算機(jī)等設(shè)施，為事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理工作順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

三、以開發(fā)利用為目標(biāo)，建立健全檔案管理規(guī)章制度

事業(yè)單位對(duì)于登記檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，主要目的就是希望能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位所擁有的檔案信息進(jìn)行深度挖掘。為了能夠提高事業(yè)單位對(duì)于登記檔案的利用效率，應(yīng)該根據(jù)有關(guān)政策，制定完善的登記檔案管理制度。

（一）健全完善事業(yè)單位登記檔案收集整理制度

為了能夠保證事業(yè)單位登記檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，應(yīng)該對(duì)于檔案工作人員責(zé)任及檔案管理進(jìn)行針對(duì)性制度，將屬于登記檔案工作的文獻(xiàn)資料，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)全部上交檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。登記檔案管理工作人員收到申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)審核之后進(jìn)行登記，并且頒發(fā)有關(guān)證書及進(jìn)行公告，已經(jīng)歸檔完畢的文獻(xiàn)應(yīng)該立即收到登記檔案管理人員手中，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中所形成的文件也需要上交給登記檔案管理人員。

（二）健全完善事業(yè)單位登記檔案保管制度

事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有的有關(guān)政策，對(duì)于登記檔案管理工作不斷進(jìn)行完善，制定針對(duì)性制度，保證檔案管理工作責(zé)任能夠落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員身上，并且檔案管理人員遵守有關(guān)保密規(guī)定，在檔案管理人員實(shí)際工作中，嚴(yán)格根據(jù)“六防”進(jìn)行管理，也就是防火、防潮、防蛀、防盜、防光及防高溫。保證事業(yè)單位內(nèi)工作人員不會(huì)出現(xiàn)私自保存檔案的行為，對(duì)于利用檔案的人員，應(yīng)該立即進(jìn)行處罰，根據(jù)所造成情況進(jìn)行嚴(yán)肅處理。登記檔案部門要是出現(xiàn)人事上面的變動(dòng)，應(yīng)該及時(shí)將對(duì)保管的檔案進(jìn)行交接，對(duì)于登記檔案進(jìn)行逐項(xiàng)交代，保證登記檔案內(nèi)信息的完整性。

事業(yè)單位登記檔案規(guī)范化管理，主要目的就是提高事業(yè)單位登記檔案管理水平，完善登記檔案資料收集及整合工作的規(guī)范性，保證事業(yè)單位登記方案管理規(guī)范化，讓事業(yè)單位能夠發(fā)現(xiàn)登記檔案內(nèi)所存在的潛在價(jià)值，為事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)提供客觀資料作為保證。

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