人事代理制度下醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題與對策

郝慧

摘 要：近年來，我國檔案管理事業(yè)逐漸完善，檔案管理方式也日益豐富。隨著各行業(yè)發(fā)展，其行業(yè)內(nèi)部的用人模式及相關(guān)制度也在不斷發(fā)生著改變，人事代理制度在醫(yī)院中出現(xiàn)為醫(yī)院，目前人事代理工作者已經(jīng)成為醫(yī)院中的重要成員，發(fā)展建設(shè)帶來了新的機(jī)遇，同時(shí)也給醫(yī)院的認(rèn)識檔案管理工作帶來了不小的考驗(yàn)。本文將針對當(dāng)前認(rèn)識代理制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的不足之處進(jìn)行簡要分析，并找出解決這些問題的相應(yīng)果實(shí)，醫(yī)院檔案管理效率及質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事代理；人事檔案；問題；對策

人事代理制度是隨著社會需求發(fā)展而出現(xiàn)的一種人事管理模式，是通過代理工作者依照相關(guān)法律法規(guī)對認(rèn)識檔案、納稅管理、社保繳納能人事服務(wù)項(xiàng)目經(jīng)營統(tǒng)一管理，而這一管理方式主要是以委托的形式進(jìn)行。醫(yī)院中使用這種人事管理方式對認(rèn)識檔案進(jìn)行管理能夠提高檔案管理質(zhì)量，使檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮，使醫(yī)院的人才資源配置結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，對醫(yī)院人才管理效果增強(qiáng)及檔案管理水平提高具有非常重要的意義，對這種方式下的人事檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化能在推動我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的同時(shí)為我國醫(yī)院體系的發(fā)展建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

1 人事代理檔案管理方面存在一些問題

1.1 醫(yī)院和代理機(jī)構(gòu)之間職責(zé)不清

醫(yī)院在推行人事代理制度時(shí)，與人事代理機(jī)構(gòu)簽訂委托協(xié)議時(shí)，沒有詳細(xì)明確雙方的職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，缺乏操作性強(qiáng)的具體措施。從目前我院人事代理人員的檔案管理情況來看，在代理的初期，當(dāng)事人的檔案存放在人才交流中心，在以后工作中，由醫(yī)院人事部門對其陸續(xù)形成的檔案材料進(jìn)行鑒別、收集、整理和上交。醫(yī)院和人事代理結(jié)構(gòu)的關(guān)系僅僅停留在“收”和“存”的層面上，人事代理制度未能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.2 人事檔案的開發(fā)和利用存在困難

人事檔案的利用是人事檔案工作賴以生存與發(fā)展的基礎(chǔ)，在人事檔案工作中占有舉足輕重的地位。但目前的狀況是“人檔分離”，即人事代理的當(dāng)事人口常事務(wù)由醫(yī)院管理，人事代理檔案則由人事代理機(jī)構(gòu)管理。實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)，對醫(yī)院來說，在對代理人員進(jìn)行職稱晉升、職務(wù)提拔、考核定級、工資調(diào)整、政審函調(diào)等工作需要查閱檔案時(shí)，必須要聯(lián)系人事代理機(jī)構(gòu)，將當(dāng)事人的檔案借回查閱，或是在人事代理機(jī)構(gòu)查閱，這給工作帶來極大的不便，同時(shí)也嚴(yán)重地影響了工作效率。

1.3 人事檔案管理手段落后，管理水平低

目前的人事檔案管理方法落后，通常依靠傳統(tǒng)的手工操作，檔案的保管和整理?xiàng)l件簡陋，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，人事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化所需的計(jì)算機(jī)和其他的辦公自動化設(shè)備，以及所需的專業(yè)管理軟件配置不全。隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)護(hù)隊(duì)伍不斷壯大，人事代理人員數(shù)量不斷增加，加上人才流動的口益頻繁，提高人事檔案的利用效能迫在眉睫，而現(xiàn)有的管理手段和管理水平已不能適應(yīng)口趨繁重的工作需要。

2 針對人事代理檔案管理中存在問題采取的對策和建議

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平

人事代理制度的檔案管理是為了高效、有序地利用檔案材料，社會要求高。這就需要檔案管理人員切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，時(shí)刻樹立以人為本的觀念，明確服務(wù)方向，增強(qiáng)服務(wù)他人、方便他人的服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量。要積極學(xué)習(xí)和掌握人事政策、運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法和管理措施，提高服務(wù)質(zhì)量和水平，為檔案利用者提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2 制定符合代理人員人事檔案管理實(shí)際的管理流程

隨著醫(yī)院人事制度改革的不斷深入，原有在編職工逐步達(dá)齡退休，以及醫(yī)院發(fā)展的需要，人事代理的覆蓋范圍在逐漸擴(kuò)大，人員數(shù)量在快速增長。這就需要我們在人事檔案材料收集、整理、暫存、鑒定、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、和利用等方面，建立人事代理機(jī)構(gòu)和用人單位各自職責(zé)范圍內(nèi)可行的人事檔案工作制度，使人事代理工作有章可循、有法可依。通過制定嚴(yán)格的合同，明確各自的職責(zé)范圍、可操作的措施、具體工作流程等，使人事檔案管理符合醫(yī)院人事制度更深次層改革的需要。

2.3 建立一支高素質(zhì)、復(fù)合型的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理人員是檔案管理的主體，所以檔案管理工作者的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的水平而言是非常重要的。如果檔案管理工作的專業(yè)水平不高、技能不成熟、專業(yè)知識掌握不牢固、那么檔案管理的效率和質(zhì)量都不會很高。因此，要求醫(yī)院的檔案管理委托部門建立高素質(zhì)、高專業(yè)性的檔案管理隊(duì)伍，要求該隊(duì)伍中的檔案管理人員都擁有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和較高的職業(yè)道德，最重要的是要求改隊(duì)伍中的所有檔案管理人員都能夠具備全面的專業(yè)知識儲備和較高的職業(yè)技能水平，這樣才能使人事檔案管理的效率得到最大程度提升，為醫(yī)院認(rèn)識體制轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.4 實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理工作逐漸向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，目前通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行管理已經(jīng)成為一個(gè)非常重要的途徑，對檔案管理的質(zhì)量提升及效率增強(qiáng)非常重要。醫(yī)院認(rèn)識檔案是對醫(yī)院工作人員的主要信息進(jìn)行記載的主體，是對醫(yī)務(wù)人才進(jìn)行全面了解的重要途徑。傳統(tǒng)的檔案管理方式在對檔案進(jìn)行管理時(shí)重點(diǎn)是對檔案進(jìn)行保準(zhǔn)及管理，確保檔案管理的安全程度和完整程度，而對檔案資源的開發(fā)和利用并不是十分重視。

然而，檔案管理工作是有檔案保存及資源利用共同組成的，二者缺一不可，如果只重保管不中利用，那么檔案的管理水平將始終不能得到提高。而電子信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用可以加大提高檔案管理工作的效率，通過建立信息化、數(shù)字化的認(rèn)識檔案可以減少檔案管理工作中的多種不安全因素，使得紙質(zhì)檔案管理中的一些不足之處得到了彌補(bǔ)。

另外，工作人員還可以對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號管理，然后將檔案進(jìn)行管理，根據(jù)檔案的世界分類情況將檔案信息錄入電子管理系統(tǒng)中，建立統(tǒng)一的醫(yī)院人事資源信息庫，這樣也能夠節(jié)約很多檔案查找的時(shí)間，使紙質(zhì)檔案管理及利用的效率得到提高，這樣可以解決傳統(tǒng)檔案管理工作中人檔分離的不足。通過電子信息化管理，檔案管理的效率能夠得到增強(qiáng)，而對檔案資源開發(fā)利用的客觀性具有積極性意義，促進(jìn)人事資源管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化。

結(jié)束語

綜上所述，隨著社會發(fā)展需求改變，將人事代理制度引入到醫(yī)院人事檔案管理工作中是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。使用代理模式對醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理能夠在很大程度上增強(qiáng)檔案管理的靈活性，對醫(yī)院系統(tǒng)人才資源優(yōu)化配置具有十分重要的意義。采用這種方式進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理工作能夠使得檔案價(jià)值得到充分發(fā)掘和利用，同時(shí)也能提高檔案管理效率，增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，為我國檔案事業(yè)進(jìn)一步穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造了前提，對我國醫(yī)院體制改革具有至關(guān)重要的作用。

參考文獻(xiàn)

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