“采集工程”口述資料質(zhì)量控制方法

湯潤雪

“老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長資料采集工程”（下文簡稱“采集工程”）是一項科技教育資源搶救性工程，旨在通過口述訪談、實物采集、錄音錄像等形式，把反映老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長的主要經(jīng)歷、重大事件、科技成就、創(chuàng)新方法、精神品質(zhì)等方面的資料保存下來，為全面研究新中國科技發(fā)展歷程、集中展示新中國科技發(fā)展成就、弘揚科學(xué)家的科學(xué)精神與傳統(tǒng)提供完整、系統(tǒng)、真實、權(quán)威的第一手素材。

口述資料在采集工程中具有很高的地位和價值，隨著采集工程的逐步深入，一些重要問題逐漸顯露出來。譬如，口述資料不完整、不系統(tǒng)、典型性不強(qiáng)；口述資料之間、口述資料與既有文獻(xiàn)之間的矛盾；口述資料時間、事實錯誤；音像質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)、文本整理不規(guī)范等。

鑒于口述資料采集工作中存在的上述問題，結(jié)合筆者在采集工程中的實踐經(jīng)驗，擬從口述資料的采集程序和采集技術(shù)要求入手，構(gòu)建口述資料質(zhì)量控制程序和控制方法，從而提高采集工程口述資料的質(zhì)量，推動采集工作的有序發(fā)展。

一、“采集工程”口述資料質(zhì)量要求

“采集工程”口述資料不僅是整個采集成果的重要組成部分，而且是采集工作中完成其他采集環(huán)節(jié)工作任務(wù)的基礎(chǔ)，在后期的資料長編、大事年表、學(xué)術(shù)傳記等采集成果的編撰中都要大量用到口述資料，口述資料的質(zhì)量會影響整個采集項目的質(zhì)量。因此，采集人員在采集工作開展之前必須明確“采集工程”口述資料的質(zhì)量要求。“采集工程”口述資料質(zhì)量主要體現(xiàn)在口述資料的系統(tǒng)性、豐富性、真實性和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)四個方面。

1.完整系統(tǒng)

口述資料的系統(tǒng)性包括口述資料采集和整理的系統(tǒng)完整。“采集工程”口述資料不僅要采集反映老科學(xué)家的科研成就、科研經(jīng)歷的重要資料，還要系統(tǒng)采集真實反映老科學(xué)家從出生到上學(xué)、參加工作、成家立業(yè)，直至最后退休或退至科研工作二線的整個成長歷程的資料。這些資料共同構(gòu)成老科學(xué)家的整個學(xué)術(shù)成長歷程，能夠系統(tǒng)、全面地反映老科學(xué)家的整體形象。此外，采集人員必須按照口述資料的形成規(guī)律，根據(jù)訪談專題并按照時間順序?qū)哂斜４鎯r值的口述資料進(jìn)行集中整理和保存，使之組成有機(jī)聯(lián)系的整體。

2.豐富典型

“采集工程”對口述資料的豐富性質(zhì)量要求主要體現(xiàn)在兩個方面。一個方面，口述資料的內(nèi)容要豐富、典型?！安杉こ獭笨谑鲑Y料除了有關(guān)老科學(xué)家的各種學(xué)術(shù)經(jīng)歷的內(nèi)容以外，還要包括老科學(xué)家社會生活、家庭生活、業(yè)余活動、興趣愛好等方面的內(nèi)容。只有各種豐富完整的資料整合在一起，才能塑造出鮮活的老科學(xué)家形象。另一方面，“采集工程”口述資料包括各種現(xiàn)場訪談的錄音、錄像、錄音文字抄本，還包括采集人員對口述資料的考證資料，以及其他渠道獲取的各種音視頻材料和訪談資料等。

3.真實可靠

真實可靠是口述資料最基本、最重要的質(zhì)量要求，只有真實的口述資料才能最大程度的滿足利用者的使用需求，才能實現(xiàn)口述資料的最大利用價值。真實可靠的口述資料，內(nèi)容可信，能全面、準(zhǔn)確地反映老科學(xué)家從事科研工作、社會活動的過程和本來面貌，在后續(xù)的活動中具有依據(jù)作用。在“采集工程”口述資料的整個采集過程中，采集人員需要對口述資料中有爭議、有疑惑的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的考辨，并加以必要的注釋說明，確?？谑鲑Y料的真實性。為了保證口述資料的真實性，采集人員應(yīng)對口述資料的采集、整理、考證、保管、利用等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，從而確保口述資料得到保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)就進(jìn)行增、刪、改、利用和隱藏。

4.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化

口述資料質(zhì)量除了要求內(nèi)容真實可靠、豐富典型、系統(tǒng)完整以外，還要符合“采集工程”《采集規(guī)范》《驗收標(biāo)準(zhǔn)》等文件規(guī)定的口述資料的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)口述資料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化。

此外，口述資料質(zhì)量是衡量整個“采集工程”項目采集工作水平的重要尺度，它能有效反映口述資料采集過程中各個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。因此，采集工作的事前準(zhǔn)備是否充分、采集過程是否順利等也是衡量“采集工程”口述資料是否達(dá)到質(zhì)量要求的重要條件。

綜上所述，“采集工程”口述資料的質(zhì)量要求主要包括：口述資料采集工作事前準(zhǔn)備充分，采集過程順利；口述資料內(nèi)容真實可靠、系統(tǒng)完整、豐富典型；音視頻的錄制、整理以及存儲載體符合“采集工程”相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；對口述資料的正誤考辨科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)；整個采集過程符合相關(guān)保密規(guī)定；最終采集成果符合歸檔要求。

二、“采集工程”口述資料采集程序控制

1.前饋控制——采集準(zhǔn)備

“采集工程”口述資料采集前饋控制也稱為事前控制，是指采集小組根據(jù)“采集工程”的采集規(guī)范、驗收標(biāo)準(zhǔn)對口述資料的質(zhì)量要求，有預(yù)見性和針對性地制定采集方案、擬制訪談提綱、執(zhí)行口述訪談，并積極與采集對象（老科學(xué)家或其親屬、同事）提前進(jìn)行溝通和交流，建立起相互之間的信任感，以便達(dá)到預(yù)期采集目的。與其他直接對采集對象進(jìn)行訪談的常規(guī)采集方式和新聞采訪不同，“采集工程”口述資料前饋控制從采集規(guī)范、采集標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求上更為超前，更具有前瞻控制效果。

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。準(zhǔn)備工作是口述訪談的有機(jī)組成部分，直接關(guān)系到訪談的成敗，準(zhǔn)備工作做得越扎實，越周密，越充分，訪談獲得成功的可能性就越大。例如，訪談?wù)邞?yīng)首先對相關(guān)領(lǐng)域的基本情況、專業(yè)術(shù)語、技術(shù)語言等相關(guān)知識進(jìn)行了解和熟悉，以便在訪談過程中與老科學(xué)家就某些專業(yè)領(lǐng)域的問題進(jìn)行交流。這樣才能在訪談過程中就一些專業(yè)問題與受訪者進(jìn)行互動，使受訪者更愿意或無意識的提供更多的信息。前饋控制的內(nèi)容包括選擇和研究采集對象、搜集和熟悉既有主題資料、擬制訪談提綱、準(zhǔn)備訪談器材等。

2.實時控制——正式采集

“實時控制是一種同期事中管理控制方式，在活動進(jìn)行過程中施以控制，可以使管理者在重大損失發(fā)生之前及時糾正問題?！?實時控制也稱為即時控制，是指采集人員在“采集工程”口述資料采集過程中，根據(jù)采集現(xiàn)狀進(jìn)行及時控制、糾正和調(diào)節(jié)，以達(dá)到預(yù)想的口述資料采集目標(biāo)。實時控制是管理控制中最重要的環(huán)節(jié)，因為前端控制帶有一定的盲目性，而反饋控制則具有滯后性?！安杉こ獭笨谑鲑Y料質(zhì)量保障的實時控制是以直接監(jiān)督采集工作方式、在采集訪談執(zhí)行中進(jìn)行控制，同時修正行動，改正問題偏差的一種實時管理和控制，采集工作者的訪談方式、話題引導(dǎo)、訪談態(tài)度等對實時控制的效果有很大的影響?！安杉こ獭辈杉ぷ髡邔谑鲑Y料質(zhì)量保障的實時控制主要是從采集方式的靈活應(yīng)用、訪談話題的有效引導(dǎo)等方面進(jìn)行。

3.反饋控制——整理考辨

“采集工程”口述資料的反饋控制，是根據(jù)對已采集的口述錄音進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的文本整理后，及時梳理和發(fā)現(xiàn)口述資料中的不確定答案、缺失內(nèi)容和不符合史實和事實的內(nèi)容，對口述資料進(jìn)行真實性考辨，以及口述資料在整個采集項目中的使用情況和利用價值等反饋信息，與“采集工程”口述資料質(zhì)量控制目標(biāo)相比較，找出口述資料采集過程中和采集成果中存在的偏差，擬定糾正措施，以確?？谑鲑Y料的采集質(zhì)量符合“采集工程”的標(biāo)準(zhǔn)和要求?？谑鲑Y料質(zhì)量反饋控制方向明確，有助于改進(jìn)質(zhì)量管理方式和解決采集工作中的新問題，它與前饋控制、實時控制共同構(gòu)成統(tǒng)一連續(xù)的良性循環(huán)控制體系，全面保障了口述資料的采集質(zhì)量。

三、“采集工程”口述資料采集技術(shù)控制

“采集工程”口述資料質(zhì)量控制涉及許多因素，對采集程序進(jìn)行管理控制只是其中的一個方面，還要加強(qiáng)對采集工作中涉及到的技術(shù)信息進(jìn)行管理控制，如采集設(shè)備的采選、技術(shù)參數(shù)的設(shè)置和錄音載體的安全控制等。

1.采集設(shè)備采選

“采集工程”口述資料的采集設(shè)備主要有錄音筆、攝像機(jī)、照相機(jī)、電腦、光盤、硬盤等。錄音筆要求音質(zhì)好，方便攜帶和放置，攝像機(jī)的像素要高，攝像畫面要清晰、流暢，除此之外，還要根據(jù)其電源動力來源事先充滿電或準(zhǔn)備換用的電池；此外，設(shè)備的擺放位置、是選用桌面麥克風(fēng)還是迷你麥克風(fēng)等細(xì)節(jié)問題，也應(yīng)根據(jù)訪談時的采訪環(huán)境和具體情況以及專業(yè)人士的建議進(jìn)行充分考慮。電腦主要考慮運行速度、軟件兼容和保密的問題，用于存儲和整理口述音視頻資料的電腦最好斷開互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接；光盤和硬盤主要用于存儲音視頻資料，主要考慮其是否具備長期保存和真實可讀的品質(zhì)，當(dāng)然也要選擇物美價廉的產(chǎn)品，不能一味的求品牌、求高、求貴。

此外，筆者認(rèn)為，在采集工作中，對采集設(shè)備的管理控制還要著重注意口述資料音視頻的備份問題。每次訪談或攝錄結(jié)束后，都需要對音視頻材料進(jìn)行備份，并貼上相應(yīng)的標(biāo)簽說明，以防數(shù)據(jù)丟失?？谑鍪方缫灿小澳贫伞保喝魏慰赡艹霈F(xiàn)的狀況，都必定會出現(xiàn)，而且常常是在你最不希望它出現(xiàn)的時候。因此，隨時準(zhǔn)備數(shù)據(jù)備份是必須的，準(zhǔn)備備用的設(shè)備也是必須的。因為，你不可能寄希望于受訪者會因為你設(shè)備出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)的遺失而重新復(fù)述一遍訪談的內(nèi)容，即便受訪者很寬容，愿意重來一遍，你也不要指望能得到和第一次訪談時一模一樣的資料。

2.技術(shù)參數(shù)控制

口述資料的收集是一項綜合性、技術(shù)性很強(qiáng)的活動，不僅需要專業(yè)人才和專業(yè)設(shè)備，還需要有明確的、可供參考的技術(shù)參數(shù)?！安杉こ獭毕鄬τ谄渌谑鲑Y料采集項目所具有的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的特征，主要就是通過“采集工程”《采集工作驗收標(biāo)準(zhǔn)》中明確規(guī)定的各項數(shù)據(jù)的技術(shù)參數(shù)來體現(xiàn)的。

對“采集工程”口述資料質(zhì)量保障進(jìn)行技術(shù)控制，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是“采集工程”領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室在前期計劃中積極制定口述資料采集規(guī)范和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，為具體采集工作提供操作指南；二是采集小組在口述資料采集過程中嚴(yán)格按照《采集工作規(guī)范》、《采集工作流程》進(jìn)行口述資料采集，并根據(jù)《采集工作驗收標(biāo)準(zhǔn)》中的專業(yè)技術(shù)指標(biāo)對所采集的口述資料進(jìn)行鑒定，以確保“采集工程”口述資料采集的質(zhì)量。

3.載體安全控制

“采集工程”口述資料載體安全控制主要包括：一是載體質(zhì)量安全；二是載體使用和傳遞安全；三是涉密載體安全防護(hù)；四是存儲備份。“采集工程”沒有提供統(tǒng)一的采集設(shè)備，也沒有提供統(tǒng)一的信息存儲載體，采集工作中所需要的存儲載體皆由各采集小組自行采購和選用，這在一定程度上對口述資料載體質(zhì)量保障體系造成很大的安全漏洞。因此，采集小組需要從源頭開始對載體安全進(jìn)行控制，即在采購存儲載體時進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)。由于“采集工程”對口述資料音視頻技術(shù)指標(biāo)要求明顯高于一般口述資料，這在一定程度上對存儲載體質(zhì)量提出了要求，而且口述資料在采集工作結(jié)束后要進(jìn)行歸檔保存，因此，口述資料存儲載體采購可以參考電子文件歸檔要求。

四、結(jié)語

只有從口述資料采集的準(zhǔn)備工作、口述訪談、整理考辨等各方面進(jìn)行有效控制，并且在采集設(shè)備、存儲載體的采選和技術(shù)參數(shù)設(shè)置上嚴(yán)格把關(guān)，才能進(jìn)一步保證所采集到的口述資料真實可靠、系統(tǒng)豐富，且符合采集工作的使用要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)采集工程口述資料的利用價值。

（作者單位：貴州大學(xué)檔案館（校史館））