淺析高校科研檔案存在問題及對策

王建宇

隨著我國科教興國戰(zhàn)略的大力實(shí)施，高?？蒲泄ぷ鞯牟粩嗌罨蒲谢顒有纬傻脑加涗洝蒲袡n案的管理在高校檔案工作中也顯得尤為重要。如何搞好高?？蒲袡n案管理工作，創(chuàng)新科研檔案管理模式是高校檔案部門亟待解決的問題。

一、高?？蒲袡n案管理存在的問題

1.檔案意識淡薄，科研檔案管理不到位。

目前，高校科研部門主要致力于科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究、成果的開發(fā)而忽視了對科研檔案的收集整理，更沒有將科研檔案工作納入日常科研管理中，造成了科研檔案管理游離于科研工作之外。而承接科研項(xiàng)目的科研人員檔案意識淡薄，甚至將科研材料視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，私自將一部分科研檔案截留，占為己有，從而造成了科研檔案原始材料的流失。另一方面，科研檔案工作人員檔案專業(yè)知識不強(qiáng)，缺乏對科研檔案文件材料的歸檔范圍和歸檔方法的了解和把握，兼之高校檔案部門人員又往往跟科研部門溝通接觸少，對科研檔案的情況不甚了了，從而形成了科研檔案工作管理上的盲區(qū)和混亂現(xiàn)象。

2.重保管輕利用，科研檔案的價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮。

科研檔案工作的終極目的就是盡可能的開發(fā)利用其信息資源的潛在價(jià)值。但多年來，科研檔案管理多重保管而輕利用，高校檔案部門只重視科研檔案的保管和一些最簡單、最基本的工作查考，而忽視了對科研檔案信息資源深層次的編研和開發(fā)，導(dǎo)致了科研檔案的潛在價(jià)值仍“待字閨中”，沒有能夠得到充分的利用和挖掘。

3.缺乏形之有效的科研檔案管理制度。

高校檔案部門雖建有高校檔案管理制度，但缺乏圍繞科研檔案的特點(diǎn)而特別為科研檔案量身訂制的檔案管理制度，因而在科研檔案工作開展過程中，很多問題就顯現(xiàn)出來：科研檔案材料收集范圍不明確、科研檔案上交材料的質(zhì)量、整理要求等都缺乏系統(tǒng)詳細(xì)的規(guī)定以及制度的約束等。制度的缺失是科研檔案管理不力的根本所在，極大地影響了科研檔案管理的質(zhì)量與效率。

4.高校科研檔案現(xiàn)代化管理水平較低。

當(dāng)前高?？蒲袡n案多以紙質(zhì)案卷為主，即使建立了科研檔案管理系統(tǒng)，也僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案目錄級的檢索，這給科研檔案的查找利用帶來了不便。另一方面，科研管理部門建立的科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)各自獨(dú)立，互不兼容，導(dǎo)致了科研項(xiàng)目形成的數(shù)字信息無法轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中……這些都極大的不利于檔案信息資源的共享和利用。

二、加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理的對策

1.更新觀念，強(qiáng)化科研人員檔案意識

科研人員既是科研檔案形成者又是科研檔案的最終受益者，因此對他們進(jìn)行檔案知識的宣貫教育顯得尤為重要。既要向他們宣傳檔案的相關(guān)法律法規(guī)，告之及時(shí)將科研檔案歸檔是每個(gè)人應(yīng)盡的義務(wù)。同時(shí)又要向他們普及科研檔案的歸檔的意義和作用。通過一系列的宣貫，使他們認(rèn)識到科研檔案工作不是學(xué)校攤派的工作，而且，更重要的一點(diǎn)是，科研檔案能為自己今后科學(xué)研究、職稱評定等提供最有力的、最原始的憑證，是一件體現(xiàn)自我價(jià)值、與己有利的事情，促使其變被動為主動，主動積極、全心全意地做好科研檔案的收集、整理工作。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，促使科研檔案管理有章可循

一是建立高?？蒲袡n案的統(tǒng)一管理制度，對科研檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理和開發(fā)利用，為科學(xué)地管理科研檔案，確保高校科研檔案的完整、系統(tǒng)以及有效利用高校科研檔案信息資源等方面提供管理體制保障。二是實(shí)行科研檔案“三納入”制度：科研檔案納入科研管理工作制度，納入科研工作計(jì)劃、納入科研人員的工作職責(zé)范圍，進(jìn)一步明確科研檔案相關(guān)部門和人員的工作職責(zé)。三是科學(xué)地劃定科研文件材料歸檔的范圍和整理的要求，為科研檔案資源的收集的齊全性、完整性提供制度保障。四是施行科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人立卷歸檔負(fù)責(zé)制。科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作為科研文件材料的形成人，可以“近水樓臺先得月”地獲得科研檔案的第一手材料，由其負(fù)責(zé)科研檔案的收集、整理，更加合理、更具可操作性。同時(shí)，也能體現(xiàn)出他們歸檔的主動權(quán)。最后，建立科研檔案利用與利用權(quán)限制度。明確科研人員享有優(yōu)先利用科研檔案的權(quán)力，其他人員需要查閱時(shí)，必須履行主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核的檔案利用手續(xù)，從而保護(hù)了科研檔案資源的安全性和保密性。

3.建立科研檔案全程控制和檔案利用反饋機(jī)制，持續(xù)改進(jìn)科研檔案工作質(zhì)量。

一是建立高?？蒲信c建檔工作“四同步”管理模式。四同步是指：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與科研文件材料歸檔同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記和評審獎勵科研成果與檔案部門檢查科研檔案歸檔情況同步。與此同時(shí)，高校檔案部門應(yīng)提前介入、超前控制、全程監(jiān)督，以確?？蒲袡n案整理的齊全完整、準(zhǔn)確可靠。二是建立檔案利用反饋機(jī)制。所謂檔案利用反饋機(jī)制，就是采取各種有效的措施，主動、及時(shí)地收集科研人員對科研檔案利用的需求的一種管理機(jī)制。它包括檔案檢索工具是否方便快捷，檔案服務(wù)方式是否有效、是否能為利用者所接受，檔案的各項(xiàng)制度是否有力、可行，檔案人員服務(wù)態(tài)度和業(yè)務(wù)工作是否有待改進(jìn)加強(qiáng)的地方等等。根據(jù)這些具體信息的反饋，有的放矢地采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，通過“科研檔案利用——科研檔案利用信息反饋——改進(jìn)科研檔案工作”，這一過程的持續(xù)改進(jìn)，促使科研檔案工作質(zhì)量不斷提高，從而使科研檔案工作形成一個(gè)不斷提高、自我完善的良性循環(huán)。

4.加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)及獎懲，推動科研檔案工作規(guī)范化。

一是加強(qiáng)培訓(xùn)。加強(qiáng)對科研人員有關(guān)檔案理論知識、技能的培訓(xùn)，使他們了解和掌握科研檔案歸檔的范圍和整理裝訂的要求，提高科研人員的檔案專業(yè)素質(zhì)，從根源上確保了科研檔案歸檔整理的質(zhì)量。二是加強(qiáng)對科研人員歸檔情況的考核，明確獎懲制度。對科研檔案搞得好的科研人員要給予表揚(yáng)和獎勵；對科研檔案管理混亂的科研人員要求其限期改正，否則科研項(xiàng)目不予結(jié)題等懲處，并將獎懲記入科研管理中去。只有獎懲分明，才以充分調(diào)動科研人員歸檔工作的積極性，切實(shí)推動科研檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

5.促進(jìn)科研檔案管理信息化，方便科研檔案的利用。

首先，借助現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的科研檔案信息檢索系統(tǒng)，建立科研檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提高科研檔案的查找效率。其次，建立數(shù)據(jù)化科研檔案信息資源庫。一是將庫存各種載體的科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并將數(shù)據(jù)遷移到檔案信息檢索系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)科研檔案材料的全文檢索以及網(wǎng)絡(luò)化。二是做好科研檔案信息系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)的對接，使得科研管理系統(tǒng)中生成的文件、數(shù)據(jù)能直接轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，從而避免了錄入工作的重復(fù)和人力的浪費(fèi)。通過網(wǎng)絡(luò)化科研檔案系統(tǒng)的建立、檔案的數(shù)字化，最終實(shí)現(xiàn)高校科研檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，方便科研檔案的利用，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，拓展科研檔案信息服務(wù)渠道。

6.開展科研檔案的編研，實(shí)現(xiàn)科研檔案價(jià)值。

科研檔案學(xué)術(shù)性、技術(shù)性的特性，決定了對科研檔案信息資源進(jìn)行合理的開發(fā)利用是非常必要的。高校檔案部門應(yīng)有目的、有針對、有計(jì)劃地對科研檔案信息進(jìn)行提煉加工，比如就某一利用率較高的專題進(jìn)行系統(tǒng)的、較深層次地加工，在不違背知識產(chǎn)權(quán)的前提下，用新的體系、新的語言匯編成相對系統(tǒng)、集中的信息資源，供科研工作部門或人員參考，同時(shí)也避免了不必要的重復(fù)研究。此外，高校檔案部門還可以利用學(xué)校的檔案網(wǎng)站，建立高校科研成果信息發(fā)布平臺，并實(shí)現(xiàn)高?？蒲谐晒畔⑴c國家、地方科研信息平臺的鏈接、資源共享，為科研成果轉(zhuǎn)化現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力“牽線搭橋”。通過這一系列的舉措，可以最大化地開發(fā)科研檔案信息資源，充分挖掘其潛在的價(jià)值，提供有效更深層次的服務(wù)，同時(shí)也充分發(fā)揮科研檔案文化傳遞功能。

綜上所述，高校科技工作的迅猛發(fā)展，對高校科研檔案管理工作既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，因此，高校檔案部門應(yīng)審時(shí)度勢，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，改變工作模式，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，切實(shí)提高科研檔案管理與服務(wù)水平，從而為高校科研工作發(fā)揮更大的作用。

（作者單位： 南通航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）