“微信公眾號+檔案利用服務(wù)”的思考

摘 要：檔案利用服務(wù)工作是檔案館聯(lián)系社會的窗口，是衡量檔案館工作好壞的主要標(biāo)志，在整個(gè)檔案館工作中占有突出地位。落實(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，對檔案館而言，最主要的就是要“+檔案利用服務(wù)”。本文試以檔案微信公眾號為例，就優(yōu)化、簡化檔案利用服務(wù)有關(guān)問題作些探討。

關(guān)鍵詞：檔案工作；微信公眾號；檔案利用服務(wù)

2016年全國檔案館工作會議在安排部署“十三五”時(shí)期檔案館工作主要任務(wù)時(shí)提出，要樹立新思維、適應(yīng)新挑戰(zhàn)。國家檔案局局長李明華指出：當(dāng)今世界，以信息化為基礎(chǔ)的科技創(chuàng)新正在深刻影響著各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，檔案館也正從“紙與鐵”的時(shí)代加速邁入“數(shù)與網(wǎng)”的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。在這個(gè)大變革的背景下，檔案工作者首先要從思想觀念上樹立起全新的互聯(lián)網(wǎng)思維，認(rèn)真審視信息技術(shù)給檔案流轉(zhuǎn)方式、檔案管理手段、檔案用戶體驗(yàn)、檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)、檔案文化傳播等檔案館工作各個(gè)環(huán)節(jié)帶來的變化，從開放、協(xié)作、共享的角度思考檔案館的服務(wù)模式，克服檔案行業(yè)的轉(zhuǎn)型陣痛，積極迎接共建共享時(shí)代的來臨。[1]本文試以檔案微信公眾號為例，就優(yōu)化、簡化檔案利用服務(wù)有關(guān)問題作些探討。

1 現(xiàn)狀

“因?yàn)槲⒉⑽⑿殴δ軅?cè)重的不同，其在政務(wù)公開中扮演的角色也不一致?！北本┐髮W(xué)政府管理學(xué)院副教授黃璜認(rèn)為，微博主要是快速發(fā)布信息，微信更大的優(yōu)勢則在于業(yè)務(wù)服務(wù)，其公眾號可以提供一些接口，和政府的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行連接，讓老百姓直接通過微信就能辦理一些事務(wù)。[2]檔案館的業(yè)務(wù)，老百姓最關(guān)心的只有一個(gè)，那就是查詢檔案和政府公開信息，這個(gè)業(yè)務(wù)站在老百姓的角度是檔案利用，站在檔案館的角度就是檔案利用服務(wù)。

“十二五”時(shí)期，我國很多地方的檔案館開通了微信公眾號。如，中國第一歷史檔案館的“皇室宬”微信公眾號，向社會介紹其館藏和工作；天津、上海、福建、湖北、四川等地的檔案微信公眾號圍繞檔案講述本地區(qū)發(fā)展歷史，獲得了很高的社會關(guān)注度；青島完成微信公共服務(wù)平臺和在線查檔、全域共享平臺建設(shè)。[3]同時(shí)，我們也要看到，雖然檔案行業(yè)微信公眾號已有長足發(fā)展，但缺點(diǎn)和不足也十分明顯，能滿足檔案館的主要職能需求、真正在微信平臺上實(shí)現(xiàn)查詢開放檔案和主動公開政府信息的不多。[4]

其實(shí)，借助微信具有發(fā)送文字、圖片、語音、視頻以及視頻聊天、位置共享等多種功能的優(yōu)勢，任何一個(gè)開通了微信服務(wù)的檔案館都可以輕松利用微信公眾平臺提供在線咨詢服務(wù)。而且，反饋信息的形式可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行選擇或搭配，如通過語音、文字為信息需求緊急的用戶提供查詢結(jié)果，通過圖片為用戶展示檔案原件信息，通過視頻為用戶講解檔案保管和利用知識等。針對出現(xiàn)頻率較高的問題，還可以建立對應(yīng)的解答信息數(shù)據(jù)庫，通過微信進(jìn)行自動回復(fù)，以提供全天候的信息服務(wù)。[5]

根據(jù)微信公眾號自定義菜單功能，現(xiàn)在很多檔案微信公眾號都設(shè)置了“檔案服務(wù)”或類似名稱的欄目，在里面再設(shè)查檔須知、查檔流程、辦公地點(diǎn)、聯(lián)系電話、預(yù)約查檔登記等內(nèi)容。還有一些公眾號已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了在線直接查詢已開放檔案和政府公開信息。比如：

“青島檔案”（微信號：qdsdag）在“檔案服務(wù)”欄目里設(shè)置“在線查檔”網(wǎng)頁，明確提示：快速查詢，直接在微信輸入框里輸入題名、文號、責(zé)任者，發(fā)送即可；高級查詢，點(diǎn)擊鏈接進(jìn)入的頁面包括檔案查詢、檔案公布、檔案專題和預(yù)約架。

“佛山檔案”（微信號：fs_archive）在“便民服務(wù)”欄目里設(shè)置了公開現(xiàn)行文件、開放檔案目錄、預(yù)約查檔等網(wǎng)頁。

“嘉興檔案”（微信號：jxdasz）在“微服務(wù)”欄目里設(shè)置了查檔須知、自主查檔、就近查檔、預(yù)約查檔等網(wǎng)頁。

2 設(shè)想

參照政府信息公開的說法，筆者將檔案利用服務(wù)分為四種情形：主動公開、依申請公開、限制使用、不公開。主動公開包括已開放檔案、館藏資料和主動公開政府信息，依申請公開中間多了一個(gè)申請審查環(huán)節(jié)，不公開只是答復(fù)結(jié)果不同。如果對那些因?yàn)闄n案信息涉及公民隱私等一定秘密，需要履行一定手續(xù)，需要利用者提供相關(guān)證明材料，限制在一定范圍使用這一塊，也可以通過微信公眾號來實(shí)現(xiàn)，整個(gè)檔案利用服務(wù)工作就都可以在檔案館微信公眾號上完成了。

《中國檔案報(bào)》2016年10月24日的一篇通訊，提供了上海浦東新區(qū)2則民生檔案服務(wù)入“云”的案例。一是市民徐先生到交易中心辦理過戶手續(xù)時(shí)發(fā)現(xiàn)忘記帶結(jié)婚證，因趕飛機(jī)回家取時(shí)間上來不及。交易中心工作人員借助“民生檔案自助查閱系統(tǒng)”，幾分鐘就查到并打印出了他的結(jié)婚登記檔案，解了他的燃眉之急。二是公務(wù)員秦先生是知青子女，單位人事干部告訴他需要補(bǔ)一份知青子女回滬檔案，因?yàn)楣ぷ鞣泵?，他很難抽出時(shí)間去檔案館，經(jīng)同事介紹，他點(diǎn)擊進(jìn)入“浦東檔案”（微信號：shpdda）的“預(yù)約查檔”，輸入個(gè)人信息和申請事項(xiàng)，選好取件點(diǎn)，根據(jù)短信提示，按預(yù)約時(shí)間去取件，果然方便快捷。[6]

讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，簡化辦理流程，精簡證明事項(xiàng)及前置程序，是黨和政府對各個(gè)職能部門的共同要求。檔案館有必要，也有可能借助微信公眾號，為社會各界提供高效便捷的檔案利用服務(wù)。

2.1 利用者查詢主動公開信息。關(guān)注檔案館微信公眾號，自主查詢、自主打印相關(guān)檔案信息，檔案館不再出具檔案證明。有關(guān)部門需要驗(yàn)證時(shí)，自行登錄檔案館網(wǎng)站或微信公眾號查驗(yàn)。

2.2 利用者申請查詢未公開信息。經(jīng)審查認(rèn)為可以公開的，檔案館將相關(guān)檔案信息上傳發(fā)布，然后按上條所述執(zhí)行即可；認(rèn)定結(jié)果為不公開的，通過微信告知利用者本人。

2.3 檔案形成單位、檔案相關(guān)人或其委托人、有關(guān)執(zhí)法執(zhí)紀(jì)部門查詢限制在一定范圍使用的檔案信息。按規(guī)定可以提供的，借助微信視頻、位置共享功能驗(yàn)證其身份后，利用者在本地的，按約定時(shí)間、地點(diǎn)取件；利用者在外地的，由檔案館簽約的快遞公司按收件人付款方式傳送。

2.4 通過微信公眾號自定義菜單設(shè)置“檔案館微信大廳”。對那些對利用者身份有嚴(yán)格要求，利用者又身在外地確實(shí)不方便到檔案館現(xiàn)場查詢的，可就近到全國任何一個(gè)縣級以上檔案館登記、驗(yàn)證身份信息，經(jīng)兩個(gè)檔案館溝通確認(rèn)后，再通過檔案所在地檔案館微信公眾號按前條程序執(zhí)行。這一點(diǎn)，很多地區(qū)已有成功實(shí)踐，如廣東省2012年3月就開通了粵穗深跨館檔案查閱利用系統(tǒng)，到2013年3月進(jìn)一步擴(kuò)大到全省12家市級以上檔案館；四川實(shí)現(xiàn)了全省，武漢城市圈9個(gè)市級檔案館推出民生檔案異地查檔、跨館服務(wù)便民舉措，上海浦東與全國不少地方實(shí)現(xiàn)了跨省查詢民生檔案……筆者的設(shè)想不過是將查詢范圍從民生檔案擴(kuò)大到所有館藏，將簽約范圍從簽約雙方或一定區(qū)域擴(kuò)大到全國范圍，將技術(shù)支持手段從互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)站擴(kuò)大到移動互聯(lián)網(wǎng)的微信公眾號。

3 小結(jié)

3.1 “微信公眾號+檔案利用服務(wù)”就在身邊。廣義的檔案利用服務(wù)，既包括根據(jù)利用者的查檔需求提供檔案信息的被動服務(wù)，也包括有計(jì)劃有目的開發(fā)檔案信息的主動服務(wù)。管先海認(rèn)為，檔案館利用服務(wù)工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報(bào)道館藏檔案、資料的內(nèi)容和成分，通過各種方式為利用者提供檔案、資料和已公開文件信息服務(wù)。包括六個(gè)方面的內(nèi)容，即未開放檔案利用服務(wù)、開放檔案利用服務(wù)、資料利用服務(wù)、政府信息公開查閱服務(wù)、檔案編研服務(wù)、檔案陳列展覽服務(wù)。[7]從這個(gè)角度看，不僅“我要查檔”是檔案利用服務(wù)，所有檔案微信公眾號上推送的文章，以及自定義菜單欄里的“網(wǎng)上展廳”“老照片”“××記憶”“鄉(xiāng)音鄉(xiāng)情”“往期經(jīng)典”等都是典型的檔案利用服務(wù)。也就是說，已經(jīng)開通微信公眾號的檔案局館都在有意無意地開展著“微信公眾號+檔案利用服務(wù)”。

3.2 “微信公眾號+檔案利用服務(wù)”不存在技術(shù)問題。前文已經(jīng)提到，借助微信具有發(fā)送文字、圖片、語音、視頻以及視頻聊天、位置共享等功能優(yōu)勢，檔案館只需開通微信公眾號即可輕松提供在線咨詢服務(wù)。據(jù)上海浦東新區(qū)檔案館的同志介紹，他們在檔案利用服務(wù)工作中已廣泛應(yīng)用數(shù)字簽章技術(shù)，在民生檔案自助查閱系統(tǒng)上打印出來的檔案直接就有具備法律效力的檔案館數(shù)字簽章，同時(shí)運(yùn)用在線加密傳輸，將便民服務(wù)由線上申請受理、線下實(shí)地取件的半傳統(tǒng)模式，提升至在線申請、受理、取件一體化。也就是說，利用微信公眾號開展檔案利用服務(wù)，技術(shù)上不存在障礙，問題在于有關(guān)負(fù)責(zé)人怕出事，有關(guān)工作人員嫌麻煩。解決工作人員嫌麻煩，可以通過學(xué)習(xí)教育，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識。解決負(fù)責(zé)人怕出事，則需要上級檔案部門站出來搞好頂層設(shè)計(jì)，清理修訂不適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的規(guī)定，制定完善新規(guī)范，解決好“服務(wù)流程合法依規(guī)、群眾辦事困難重重”等問題。

3.3 “微信公眾號+檔案利用服務(wù)”需加速檔案信息化建設(shè)。一是健全完善已開放檔案和主動公開政府信息全文數(shù)據(jù)庫，方便用戶自主查詢和下載打?。欢墙ㄔO(shè)適合各種主流智能手機(jī)操作系統(tǒng)的手機(jī)版檔案網(wǎng)站，通過自定義菜單與公眾號連接，方便檔案業(yè)務(wù)工作開展；三是推進(jìn)數(shù)字檔案館系統(tǒng)與政務(wù)服務(wù)平臺的對接聯(lián)動，統(tǒng)一身份認(rèn)證，按需共享數(shù)據(jù)，將檔案利用服務(wù)融入智慧城市建設(shè)和管理；四是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和信息安全保護(hù)，提高防護(hù)能力，做好容災(zāi)備份，提升信息安全支撐保障水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

參考文獻(xiàn)：

[1][3]李明華.在全國檔案館工作會議上的講話[N].中國檔案報(bào)，2016-11-21（2）.

[2]陳相利.國務(wù)院組成部門如何擁抱“雙微”時(shí)代？[N].北京青年報(bào)，2016-12-11（A03）.

[4]李興利.最受歡迎的檔案微信推文[J].中國檔案，2016（12）：34～35.

[5]賀晶晶，劉躍躍.檔案微信公眾平臺發(fā)展策略研究[J].檔案時(shí)空，2014（10）：12～14.

[6]施雯.到家跨省入“云”上海浦東新區(qū)民生檔案服務(wù)“三級跳”[N].中國檔案報(bào)，2016-10-24（2）.

[7]管先海.檔案館利用服務(wù)手冊[M].鄭州：河南大學(xué)出版社，2014：前言1～2.

（作者單位：河南省焦作市檔案局 來稿日期：2016-12-19）

（作者單位：開封市城區(qū)公路管理局 來稿日期：2016-12-06）