人事檔案管理現(xiàn)狀及改進對策探討

周健媛

［摘要］隨著經濟體制的改革，社會的進步，人事制度也在不斷完善，人事檔案的相關內容及工作都將受到巨大的考驗和挑戰(zhàn)。人事檔案是人事管理等有關部門按照黨的政策，隨著不同階段和時期的變化而改變的，其也將起著絕對關鍵的作用。同時，一個人的歷史憑證和存在依據(jù)也是通過人事檔案展示出來的，所以，在人事檔案的管理工作中，管理的作用是不容忽視，非常重要的。

［關鍵詞］人事檔案；管理體制；改進

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.113

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-01

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的缺點在隨著社會經濟的逐步發(fā)展和建立越來越多的檔案中顯現(xiàn)出來。企事業(yè)單位的檔案管理工作中存在很多的問題，其也對檔案的管理和使用產生了巨大的影響，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 人事檔案材料的內容質量低

現(xiàn)階段企事業(yè)較多的人事檔案的內容質量低，大多數(shù)檔案數(shù)據(jù)存在材料的表象性和形式性，缺少關鍵性和針對性，反映不了個人的經歷、學歷、薪資、待遇與政治面貌等內容，對一個人的思想道德、工作能力、業(yè)務水平、技術能力與專業(yè)專長反映也較少，缺乏研究、利用價值。

1.2 “無頭緒檔案”較多

隨著人潮的流動，人才資源的頻繁轉動，人事調動與檔案之間銜接不夠緊密，常常出現(xiàn)一些“無頭緒”的檔案，這就使大家看到了人事制度的弊端。查不到當事人的相關信息和下落的檔案被稱為“無頭緒”檔案，這個檔案的情況主要是由于人員變動而檔案沒有及時的跟隨變動的情況造成的。

調入轉出登記制度的疏忽,會導致有的人事檔案與人脫離，人事管理部門不仔細、不定期的檢查核對制度,對錯漏的檔案不容易發(fā)現(xiàn),隨著時間的變化,這些檔案也會成為“無頭緒檔案”。

1.3 傳統(tǒng)的人事檔案管理體制將被淘汰

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度在隨著社會市場經濟的發(fā)展和人事制度的改革中逐漸的顯現(xiàn)出很多的問題，比如說在管理體制上的多面管理，管理體系上的三大類，管理方式上檔與人的同時調離，封閉式檔案管理模式，各個環(huán)節(jié)銜接不緊密，導致多重浪費等，這些問題的出現(xiàn)會加速傳統(tǒng)人事檔案管理體制的淘汰。

2 人事檔案管理存在問題的原因分析

2.1 管理機制落后

人事檔案管理制度長期以來一直使用“計劃的管理”為制度管理的主要形式，這種管理方式缺乏靈活性和朝氣性，一切都是以計劃的最初形式為主，俗話說計劃趕不上變化，這種制度已經完全跟不上檔案管理工作發(fā)展的步伐。人事檔案的工作主要是在政府政治手段的管理下行使其職能的，而人事檔案相關材料的收集和整理是整個檔案管理的核心也是最容易出錯的地方，而管理機制的落后也加大了管理的難度。

2.2 整理不規(guī)范

企業(yè)人事檔案工作也是這樣的，在大多數(shù)單位中都是以將每個人的材料檔案整理成冊為前提進行的檔案管理規(guī)范化，但由于涉及的內容繁多混雜，涉及的層面內容雜亂，有的沒有整理過，有的重復整理，有的沒有整理為一整套系統(tǒng)的內容，有的沒有按要求、規(guī)范進行整理。整理過程的不規(guī)范性給檔案的管理和整理工作帶來了很多麻煩。

3 加強人事檔案管理的措施

3.1 優(yōu)化企業(yè)人事檔案內容

優(yōu)化企業(yè)人事檔案內容具體可從以下幾個方面做起:①強調“個性化”與“辨識度”；②減少主觀內容；③擯除冗余內容；④添加新內容。

3.2 建立有效的人事檔案管理體制

要打破各級部門條條框框的人事檔案的舊管理體制,實行相對集中的統(tǒng)一的管理體制?？h級機構的人事檔案可由縣檔案館統(tǒng)一管理,不必分散在縣直機關,有專門的檔案機構和人員進行管理,這樣可防止部門、單位之間互相推諉扯皮,便于社會利用,提高檔案利用率。縣級以上機構的人事檔案不宜與縣級機構一樣完全實行集中管理,但應相對集中。應建立與現(xiàn)代人事政策制度相適應的人事檔案管理制度,而不是單一的干部檔案管理制度。

4 加速實現(xiàn)人事檔案管理的信息化

4.1 提高對人事檔案管理工作的認知

人事檔案的內容主要體現(xiàn)和記錄著一個人的個人經歷，政治內涵，道德內容，作風等相關資料，是一個人全方位的記錄和證明，起著關鍵性的、可參考的作用，也是能證明一個人各項資料的重要內容，有的因為檔案的轉移和流動，很多資料、經歷以及評價都丟失了，導致出現(xiàn)補辦檔案的現(xiàn)象，但是這也很容易造成檔案的不完整性和不銜接性。因此，一定要重視對個人檔案信息的管理、整理，個人也要注意自己檔案移動的方向，很多人在離開學校步入社會很多年以后才知道自己的人事關系不知去向，在與用人單位簽訂一些必要的合同的時候，才發(fā)現(xiàn)檔案的缺失，然后再去補辦整理，造成了許多意想不到的麻煩和經濟損失，因此，一定要提高管理人員和個人對人事檔案的認知。

4.2 注重思想提升，跟緊時代步伐

在社會經濟的前進中，人事檔案在促進社會進步，經濟發(fā)展中起著非常關鍵的作用，且為了適應社會的發(fā)展，人事檔案也在不斷地進行改進，在當下的各個行業(yè)中，都很重視一個人過去的經歷、經驗和工作內容，而人事檔案恰恰能夠體現(xiàn)這些內容，所以，人事檔案的管理更應該注重思想的提升，緊跟時代發(fā)展的步伐。

5 結語

科學的規(guī)范的管理人事檔案制度是當前檔案管理中的關鍵手段，是提高人事檔案管理的主要措施。在人事檔案管理的過程中，要堅持以實際狀況為主，與時俱進，這樣才能在社會發(fā)展的過程中發(fā)揮其應有的作用。

主要參考文獻

［1］李玉梅.新時期事業(yè)單位的人事檔案管理［J］.蘭臺內外,2010(1).