檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問題研究

張冬梅

［摘要］隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)工作已經(jīng)取得了很大進(jìn)步，檔案管理工作的效率及工作的準(zhǔn)確性得到了大幅度上升。但在數(shù)字化管理體系建設(shè)的過程中還存在一些問題，本文就這些問題、電子檔案文件級(jí)著錄難點(diǎn)、對(duì)策方面的內(nèi)容進(jìn)行分析，以期對(duì)檔案管理工作及著錄工作的開展提供一些幫助。

［關(guān)鍵詞］檔案；數(shù)字化管理；體系建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.109

［中圖分類號(hào)］G270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-01

信息技術(shù)的不斷發(fā)展對(duì)檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)提供了更多支持，然而在實(shí)際工作的開展過程中還存在一些問題。深度整理已成為電子檔案管理工作中的重要組成部分，電子檔案文件級(jí)著錄工作的重要性逐漸得到提高，對(duì)整理效果以及服務(wù)效率產(chǎn)生了巨大影響?；诖?，欲使檔案管理的服務(wù)質(zhì)量得到提升，需要切實(shí)落實(shí)電子檔案深度整理工作和文件級(jí)著錄工作，下面對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行闡述了分析。

1 電子檔案文件級(jí)著錄難點(diǎn)分析

1.1 著錄規(guī)則具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性

目前，我國紙質(zhì)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)較為完善，電子檔案著錄方面有所欠缺，為了更好的應(yīng)對(duì)電子檔案文件級(jí)著錄工作，管理人員需要對(duì)著錄規(guī)則系統(tǒng)性方面的要求進(jìn)行明確，對(duì)相應(yīng)的規(guī)則體系進(jìn)行建設(shè)和完善。現(xiàn)階段，電子檔案著錄工作中存在的問題也均是由規(guī)則體系的不完整所導(dǎo)致的。

1.2 來源方面存在問題

對(duì)電子檔案著錄工作而言，文件背景信息及來源具有重要作用。來源背景、文檔結(jié)構(gòu)、內(nèi)容格式、原文等內(nèi)容均包含在電子檔案的著錄信息內(nèi)，同時(shí)文件利用與查找的方法之間的關(guān)系也是其中的重要組成部分。如今，文檔系統(tǒng)與背景信息一類的內(nèi)容和電子檔案產(chǎn)生較大的關(guān)聯(lián)，甚至其本身也具有極其重要的地位，雖然大部分的電子文件可以簡單的獲取來源信息，但也存在一些電子文件的來源復(fù)雜（多個(gè)人或多個(gè)機(jī)構(gòu)），即使來源相同的文件也可能出現(xiàn)分散的情況。目前在電子檔案著錄體系中，關(guān)聯(lián)信息、背景資料、生成者的著錄工作還存在較高的重復(fù)性，對(duì)檢索工具與著錄文件進(jìn)行重復(fù)操作時(shí)便會(huì)造成共享功能的浪費(fèi)。

1.3 在格式方面的項(xiàng)目設(shè)置復(fù)雜程度較高

電子檔案結(jié)構(gòu)中沒有過多的著錄項(xiàng)目，管理人員需要對(duì)結(jié)構(gòu)載體特征、規(guī)格、類型標(biāo)識(shí)等內(nèi)容進(jìn)行著錄，同時(shí)需要將字節(jié)、字符一類的邏輯格式內(nèi)容進(jìn)行著錄，對(duì)于程序文檔方面，應(yīng)將編程語言與版本一類的信息進(jìn)行著錄。但目前對(duì)電子檔案的產(chǎn)生系統(tǒng)方面未能提出相應(yīng)的著錄規(guī)范及要求，文件名、系統(tǒng)、軟件甚至硬件環(huán)境方面的情況均包含在著錄工作中。

2 解決電子檔案文件級(jí)問題的對(duì)策

2.1 搭建軟件平臺(tái)，為文件級(jí)著錄工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

管理人員對(duì)電子檔案文件級(jí)著錄時(shí)，若想使著錄工作的水平有所提升，需要結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，對(duì)著錄及管理工作進(jìn)行完善。通過對(duì)文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)的搭建，可以使后續(xù)的著錄工作按部就班。一些電子檔案的易變性較高，需要經(jīng)常對(duì)其進(jìn)行更新或調(diào)整，因此著錄工作靈活性較強(qiáng)，若想使電子檔案的應(yīng)用價(jià)值、實(shí)用價(jià)值得到保障，提高其準(zhǔn)確性，管理人員需要通過動(dòng)態(tài)的方式完成著錄工作，進(jìn)而對(duì)傳統(tǒng)著錄工作中的靜態(tài)性質(zhì)進(jìn)行調(diào)整和改變，實(shí)現(xiàn)多維度的實(shí)時(shí)著錄。電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)的搭建可以對(duì)上述問題進(jìn)行有效的處理和解決，對(duì)全程著錄方面工作的實(shí)現(xiàn)具有較高的價(jià)值和意義，并且這種方式可以確保管理人員在各個(gè)時(shí)期能夠更好地控制電子檔案信息，對(duì)著錄工作進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，并將背景信息以及檔案內(nèi)容當(dāng)作基礎(chǔ)，促進(jìn)深度整理工作的開展，最終使著錄工作的效率得到提升，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生更多積極的影響。

2.2 明確著錄標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，促進(jìn)多級(jí)著錄工作的開展

管理人員需要做好信息資源方面的控制工作，這也是電子檔案文件級(jí)著錄方面的重要要求和內(nèi)容，對(duì)其屬性進(jìn)行分析，可以將其歸類于智力控制。為了使人們可以對(duì)電子檔案文件進(jìn)行高效的利用，發(fā)揮其最大價(jià)值，人們需要對(duì)文件級(jí)著錄工作更加重視，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案資源的共享。若想實(shí)現(xiàn)深度整理，人們需要對(duì)著錄標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范方面的內(nèi)容進(jìn)行明確，同時(shí)制定出相應(yīng)的多級(jí)著錄規(guī)則，最終使規(guī)則趨于完整和完善。此外，人們需要對(duì)著錄細(xì)則進(jìn)行明確，這樣在出現(xiàn)著錄方面的問題時(shí)，可以依據(jù)細(xì)則內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行處理。我國標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂人員要對(duì)國際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，完善我國的規(guī)則的不足之處。為了使不同級(jí)別的實(shí)體管理方面的內(nèi)容可以由電子檔案文件進(jìn)行明確的表達(dá)，管理人員需要提高電子檔案管理的工作效率，為著錄工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在對(duì)多級(jí)著錄規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確時(shí)，需要對(duì)社會(huì)理論原則方面的內(nèi)容進(jìn)行考慮，對(duì)實(shí)際的工作情況進(jìn)行考慮，最終形成特有的著錄系統(tǒng)及結(jié)構(gòu)，使其可以獨(dú)立對(duì)著錄問題進(jìn)行處理，促進(jìn)著錄工作效率的提高。

2.3 外包模式及管理工作的細(xì)化分析

管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要將多級(jí)著錄方面的管理工作以及外包模式進(jìn)行分解，換言之，管理人員不僅需要對(duì)電子檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理，同時(shí)還應(yīng)對(duì)自身的服務(wù)水平進(jìn)行提升，使電子檔案配置工作變得更加科學(xué)合理，提高電子檔案資源的利用程度。管理人員需要對(duì)設(shè)備、資金以及人員方面進(jìn)行合理調(diào)配，通過有效的管理手段對(duì)其進(jìn)行管理，對(duì)操作模式以及外包條件進(jìn)行規(guī)范化處理，最終使著錄管理及外包模式的工作效率得到提升。

主要參考文獻(xiàn)

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