淺析強化醫(yī)院檔案管理工作的有效對策

甄玲

［摘要］醫(yī)院檔案中，涵蓋了多項內(nèi)容，這些內(nèi)容涉及醫(yī)院業(yè)務范圍規(guī)定及其職能范圍內(nèi)的醫(yī)療病案業(yè)務、教學科研實踐、黨政管理活動、醫(yī)院財務管理以及醫(yī)院員工在職人員結(jié)構(gòu)等，因此，醫(yī)院檔案管理工作是確保醫(yī)院良好運行的根本。通常，醫(yī)院檔案被劃分為多種類型，包括文書檔案、實物檔案、病歷檔案、科技檔案、聲像檔案與人事檔案等。為了讓這些檔案起到最大的作用，就需要強化醫(yī)院檔案管理工作，以提高醫(yī)院檔案的利用率。本文從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析出發(fā)，為強化醫(yī)院檔案管理工作提出一些建議。

［關鍵詞］醫(yī)院；檔案；管理；利用率

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.102

［中圖分類號］R197.3 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

醫(yī)院的日常工作中，涉及多項管理工作。譬如：行政管理、醫(yī)療、護理、藥品管理、社區(qū)防治管理與教學與科研等，這些方面都有相應的管理體系。而在這些管理體系中，都會以檔案的形式存儲有價值的信息。在存儲的過程中，也會綜合選用各種實物、聲像、文字組成檔案，并進行保存。這些就成為了醫(yī)院執(zhí)行計劃與決策的最可靠依據(jù)。目前，醫(yī)療改革正在逐步推進當中，新形勢下的醫(yī)院管理工作需要面對更多的問題，在此時，醫(yī)院檔案就能起到關鍵作用。由此可見，強化醫(yī)院檔案管理工作必不可少。

1 醫(yī)院檔案管理工作中存在的幾點問題

1.1 醫(yī)院領導干部不夠重視檔案管理工作

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院運行發(fā)展中的重要依據(jù)，但是，很多醫(yī)院領導對此不夠重視，以至于醫(yī)院的檔案管理工作總是因缺乏指導而難以做好。在實際工作過程中，醫(yī)院領導干部在安排醫(yī)院議事日程或進行醫(yī)院醫(yī)療的規(guī)劃工作過程中，總是忽略了檔案管理，造成最直接的后果就是檔案管理缺少各項硬件及配套設施。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平較低

在檔案管理工作中，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定著該項工作的質(zhì)量。目前，許多管理人員的素質(zhì)水平較差，檔案管理質(zhì)量和水平也會達不到合格的標準。部分醫(yī)院由于上層領導的不重視，因而在檔案管理人員儲備和聘用上，沒有嚴格的要求，以至于聘用的人員專業(yè)水平低、各方面素質(zhì)也不高。檔案管理人員的整體素質(zhì)一般或者較差，將難以有效開展檔案管理工作，更難以做好檔案管理工作。更具體來講，醫(yī)院方面在檔案管理員的準入機制中做法欠妥，沒有嚴格的篩選出政治水平良好、作風優(yōu)良、有較強責任心的人員進行檔案管理工作。此外，醫(yī)院在檔案管理員進行檔案管理過程中，更沒有設置相應的要求，以至于檔案管理員的管理工作過于隨意。

1.3 檔案管理制度不完善

在檔案管理工作過程中，部分醫(yī)院沒有根據(jù)實際情況成立專門的負責小組實施檔案管理工作。缺少了科學且合理的崗位制度，檔案管理人員“力不從心”，難以以一己之力扭轉(zhuǎn)檔案管理混亂的局面，更沒有依據(jù)可執(zhí)行檔案管理的要求。與此同時，缺少了考核制度與標準，檔案管理人員工作時，就會比較隨意。這種隨意性主要體現(xiàn)在兩方面，一方面，在建立檔案管理制度過程中，他們不會過多的考慮醫(yī)院發(fā)展；另一方面，在建立檔案管理制度過程中，他們難以約束自己，更難以進行實際操作。

2 強化醫(yī)院檔案管理工作的具體方法

2.1 創(chuàng)新理念，重視醫(yī)院檔案管理工作

檔案，對于醫(yī)院的發(fā)展而言，有著“今后賴之以知古，后世賴之以知今”的作用，因此，醫(yī)院領導干部必須重新認識檔案工作，將檔案管理工作看作是醫(yī)院提供服務，產(chǎn)生效益的一個重要過程。醫(yī)院領導干部如果認識到檔案管理的最終目的是提供服務，那么簡單的文件、數(shù)字、工具所組成的檔案工作就顯得格外重要了。在具體實施中，醫(yī)院領導干部要改變傳統(tǒng)的按部就班的習慣，創(chuàng)新收集、整理和利用的方法，按照檔案的不同類型，給檔案管理工作提供一個非常明確的方向指引。為了總領全局，醫(yī)院領導干部要重視檔案管理的效果。在檔案管理工作中，第一步是配備基礎硬件設施；第二步是掌握檔案管理的各個流程和環(huán)節(jié)，實現(xiàn)科學管理，總結(jié)編纂方法，讓檔案工作落地、開花、結(jié)果，發(fā)揮出最大作用；第三步是醫(yī)院領導干部要對檔案人員進行嚴格的管理，確保檔案管理人員緊跟時代和科技的步伐，為他們提供學習平臺，讓他們掌握與檔案專業(yè)相關的信息技術(shù)，利用先進的檔案管理手段執(zhí)行檔案管理工作。

2.2 強化意識，健全醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理工作的有序推進離不開醫(yī)院檔案管理制度的約束。醫(yī)院要考慮自身的實際情況，建立一套符合自己應用的醫(yī)院檔案管理的責任體系。在此之前，醫(yī)院在重要議事日程安排、單位發(fā)展規(guī)劃上，都要將醫(yī)院檔案管理工作涵蓋在內(nèi)，以此為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)造更多有利的條件。在建立醫(yī)院檔案管理責任體系的過程中，要以充分調(diào)動檔案人員的積極性為基礎，明確各方責任。更為重要的是，在建立目標管理責任制時，要設立績效考核機制。只有將績效考核與醫(yī)院檔案管理工作掛鉤，檔案管理人員就會投入更多的心力開展檔案管理工作。在此基礎上，完善醫(yī)院檔案管理制度，建立檔案安全體系，將檔案管理工作中的安全監(jiān)管范圍予以明確，避免出現(xiàn)重點檔案數(shù)據(jù)遺失或者在保管過程中出現(xiàn)缺損等狀況。

2.3 更新管理方式，加強醫(yī)院檔案管理信息化建設

傳統(tǒng)的檔案管理存在較多的弊端，不適合當今醫(yī)院的發(fā)展形勢。現(xiàn)代科技已為醫(yī)院檔案管理工作提供了更便捷的條件。借此之機，醫(yī)院應當轉(zhuǎn)變過去那種檔案管理方式，順應時代發(fā)展的潮流，積極將現(xiàn)代化管理技術(shù)應用在醫(yī)院檔案管理工作中。最直接有效的方式，就是醫(yī)院加大對檔案管理工作的財力投入力度，為醫(yī)院檔案管理信息化建設提供有力的資金支持。在現(xiàn)代檔案管理工作中，計算機、掃描儀等設備都是運用計算機網(wǎng)絡技術(shù)保管醫(yī)院檔案材料的基本設施，因此，醫(yī)院應該對此進行投資。同時，在一些技術(shù)上，也要進行實時更新，以保證檔案材料的完整性，幫助檔案使用者更快速、便捷地查找需要的材料，例如：在醫(yī)院檔案管理信息化建設過程中，可以構(gòu)建三級網(wǎng)絡管理模式。

三級網(wǎng)絡管理模式，更具體一些來講，就是將醫(yī)院檔案組成三級網(wǎng)絡管理模式，分屬于院長，辦公室主任（或副主任），各科室負責人和專、兼職檔案員三個層級，以此更便捷地為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。另外，很多醫(yī)院在醫(yī)院檔案管理信息化建設中，還廣泛使用HIS（醫(yī)院信息系統(tǒng)）、LIS（實驗室信息管理系統(tǒng)）、PACS（影像歸檔和通信系統(tǒng)）構(gòu)建醫(yī)院數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺，形成電子數(shù)據(jù)中心，這樣統(tǒng)一標準下的電子檔案信息就能夠?qū)崿F(xiàn)標準化規(guī)范化的數(shù)據(jù)共享。一方面，醫(yī)院檔案信息的真實性和準確性得到提升；另一方面醫(yī)院檔案信息的利用率得到提高，能夠提供更多便利的服務。

3 結(jié)語

醫(yī)院的基本建設、醫(yī)療業(yè)務及相關管理活動都是醫(yī)院檔案的來源。醫(yī)院的日常管理、醫(yī)學研究、工作查考及教育宣傳培訓等工作內(nèi)容都能夠在檔案所保存的原始記錄中查找到?？梢哉f，醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院的其他工作非常重要。在新時期，醫(yī)院要與時俱進，創(chuàng)新理念，重視醫(yī)院檔案管理工作，更要強化意識，健全醫(yī)院檔案管理制度，將檔案管理工作落到實處。同時，還應該更新管理方式，加強醫(yī)院檔案管理信息化建設，這樣才更有利于醫(yī)院的發(fā)展，才能夠為廣大患者提供有效服務。

主要參考文獻

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