縣級公路部門檔案管理的探索與實踐
——以常山縣公路管理局為例

徐 瑩

（常山縣公路管理局）

近年來，縣級公路建設(shè)事業(yè)在迅速發(fā)展，公路部門檔案的數(shù)量和種類都在不斷地增加。公路部門的檔案是公路部門對轄區(qū)內(nèi)公路進(jìn)行建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理等過程中形成的，反映公路路產(chǎn)路權(quán)的真實面貌，具有保存、查考、利用價值的各種載體的原始資料，特別是公路工程檔案，它是國家科技檔案的重要組成部分，也是全面鑒定工程質(zhì)量，查明事故原因，追究事故責(zé)任的原始憑證，更是為各種公路建設(shè)提供了可參照的重要依據(jù)。它對國有資產(chǎn)保護(hù)和公路事業(yè)發(fā)展有著重要意義。

常山縣地處浙江衢州，近年來，公路建設(shè)發(fā)展迅猛，縣公路檔案管理做了大量的工作，在推進(jìn)公路檔案管理制度化建設(shè)、加強(qiáng)開發(fā)利用方面進(jìn)行了有益的探索。

一、常山縣公路檔案管理的探索

（一）加強(qiáng)制度化建設(shè)

制度化建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)。過去，常山縣公路管理局雖然有綜合檔案室，但是檔案管理制度還不夠完善，檔案管理的制度較多地參考了其他單位的做法，沒有體現(xiàn)公路管理的特色，沒有和衢州市、浙江省檔案局的管理要求銜接。再加上人員更替比較頻繁，一段時間無人管理檔案的情況時有發(fā)生。新的檔案人員由于缺乏專業(yè)的檔案知識，沒有及時收集、整理歸檔各種文件資料，讓一些重要的檔案資料散落在各個科室，特別是沒有宣傳檔案管理知識，這樣造成有的科室人員把重要的資料占為己有，不及時地交于檔案室保管。以致在各科室的工作人員需要查找他們所要用的檔案資料時，兼職檔案員往往是查找不到的，甚至有時還不清楚該查找的檔案資料到底是屬于文書檔案還是科技類的檔案，即使拿著《全引目錄》也常常查找不到檔案資料，借出去的檔案大多也沒有登記手續(xù)，有的也沒能及時收回，造成一問三不知的檔案管理現(xiàn)象。

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，提高檔案管理水平，規(guī)范機(jī)關(guān)的檔案管理，保護(hù)檔案資料的完整與安全，常山縣檔案局成立了綜合檔案室，配置了檔案專業(yè)人員專職管理檔案工作崗位，并在2008年11月重新修訂出一套《檔案管理辦法》《借閱檔案（文件）資料制度》《檔案銷毀制度》《檔案保密制度》等有關(guān)規(guī)章制度。明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，加強(qiáng)檔案法制機(jī)構(gòu)、隊伍與制度建設(shè)。

對于公路建設(shè)來說，參建單位來自四面八方，有的是外地，有的是本地，有交通系統(tǒng)，還有建筑系統(tǒng)，他們所用的技術(shù)規(guī)范各具特色，施工用表也五花八門。為此，經(jīng)過多次與施工、監(jiān)理單位協(xié)調(diào)，于2011年4月，就工程檔案管理參照交通部《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》及《浙江省公路大中修工程文件材料收集和整理歸檔工作手冊》，專門制定印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步做好公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔工作》的通知。將工程質(zhì)量評定表、施工用表等進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，分發(fā)到各個參加單位，要求按通知中的國家標(biāo)準(zhǔn)做好工程檔案工作，逐步形成了一個規(guī)范統(tǒng)一的管理模式。

（二）制定檔案分類和編號方案

檔案分類和編號方案十分重要，是檔案管理的一項基礎(chǔ)性工作。過去，常山縣公路局沒有制定檔案分類方案，檔案員和下屬單位辦公室不了解檔案保管的期限，永久、長期和短期的分類有較大的隨意性。有的甚至只看標(biāo)題，不看整個文件，不注意其中有有關(guān)本單位的內(nèi)容，就把這份重要的文件丟掉不歸檔，有的同年的批復(fù)和請求分開歸，有的明明是轉(zhuǎn)發(fā)的文件，卻把它拆成兩三個歸檔號，比如市里轉(zhuǎn)發(fā)省級的、省級轉(zhuǎn)發(fā)部級的。有的工程檔案里歸檔了，文書檔案中又歸了，造成不必要的重復(fù)歸檔。

2008年11月重新制定了檔案分類方案和編號方案。該方案根據(jù)國家、省市及行業(yè)部門的要求編制，參考了交通部相應(yīng)的管理制度，結(jié)合常山縣公路部門的管理特色，使各有關(guān)科室對文件、材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員的積極性，進(jìn)一步完善檔案制度化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（三）做好開發(fā)利用工作

檔案信息是歷史的真實記錄，具有憑證作用和權(quán)威性，還具有法律效力。當(dāng)前檔案信息的價值越來越被人們所重視，大力開發(fā)檔案信息資源，積極提供利用，有著現(xiàn)實的意義。

1.滿足社會需求。常山縣公路管理局的檔案資料，現(xiàn)不僅僅局限于本單位以及交通系統(tǒng)的人員使用，還有更多的社會人員也來查閱他們所需要的資料。比如，在2012年6月，常山縣市政園林管理處的張先明等2位工作人員，來局檔案室查找科技檔案中原320國道富足山大橋的橋梁竣工圖，為改造城市配套道路提供了原始資料。

2013年9月，本縣青石鎮(zhèn)馬車村的6位村民也來本局檔案室利用文書、會計檔案查找到了1995年改造320國道時，被征用的土地的征地合同和具體數(shù)據(jù)，為他們提供了失土保險的土地面積的依據(jù)，使得該村的村民可得保費21萬元的經(jīng)濟(jì)實惠。

2.編制單位年鑒。一年一度的地方年鑒系統(tǒng)匯集綜合性或?qū)I(yè)性的有關(guān)該地區(qū)時事大事，政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技信息等的發(fā)展動態(tài)。縣公路部門檔案室每年向地方志提供上一年年鑒中的交通公路概況。

二、常山縣公路檔案管理取得的成效

（一）制度建設(shè)出成效

制定管理辦法后，現(xiàn)已在全局上下形成了一種重視檔案收集、整理、歸檔的氛圍。如領(lǐng)導(dǎo)和單位人員外出開會、學(xué)習(xí)帶回來的資料，都會主動地交給各科室的兼職檔案人員，到年終再一同交于綜合檔案室，然后按檔案分類和編號方案進(jìn)行集中歸檔。

與此同時，整改之前的檔案，把只有復(fù)印件的工程檔案，一一備注了互見號，說明原件在文書檔案，把丟失的重要文件盡量補(bǔ)全，等等。這樣經(jīng)過一段時間的整改，局終于在2009年1月申報通過了檔案工作目標(biāo)管理省二級認(rèn)定單位。

（二）規(guī)范化管理結(jié)碩果

《關(guān)于進(jìn)一步做好公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔工作的通知》發(fā)布實施后，逐步形成了一個規(guī)范統(tǒng)一的管理模式。2013年G205國道（常山段）改造示范工程的工程檔案在該工程完工以后，被衢州市交通工程質(zhì)量安全監(jiān)督站鑒定為優(yōu)良工程，并順利通過交通運輸部和省公路局驗收。同年12月17日，又在常山舉行全省公路系統(tǒng)“205國道浙江段改造示范工程現(xiàn)場交流會”。因此說，205國道改造示范工程的成功經(jīng)驗，在指導(dǎo)全國干線公路改造、引領(lǐng)全國公路養(yǎng)護(hù)管理發(fā)展方向等方面具有重要意義。

（三）開發(fā)利用服務(wù)中心工作

據(jù)統(tǒng)計，常山縣公路局每年查閱達(dá)到180人次，解決路權(quán)、產(chǎn)權(quán)糾紛近10起，有效地滿足了公眾需求，維護(hù)了百姓的權(quán)益，也對推進(jìn)公路建設(shè)起到了積極作用。截至2015年年底，全縣境內(nèi)有國家高速公路2條、國道2條、省道1條、縣道22條、鄉(xiāng)道34條、村道318條，公路通車總里程975.899千米?？h級公路部門的檔案信息資源開發(fā)利用在本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。

公路部門的檔案是公路系統(tǒng)工作人員勞動成果的歷史記錄和創(chuàng)新思維的智慧結(jié)晶，是公路工作得以繼承、延續(xù)、發(fā)展的重要載體，也是公路工作不斷更新技術(shù)、提高管理的重要依據(jù)。它記錄著公路工程項目建設(shè)以來所積累的寶貴經(jīng)驗，是一筆不可替代的財富。做好公路部門檔案管理，功在當(dāng)代，利在千秋。常山縣公路檔案管理部門的探索與實踐，取得了一定的成效，對于基層公路部門檔案工作具有重要的借鑒意義。