談學(xué)校固定資產(chǎn)的信息化管理的意義

摘 要：在學(xué)校推廣固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)校資產(chǎn)管理的信息化，能夠有效地防止國有資產(chǎn)流失，促進國有資產(chǎn)規(guī)范管理，督促管理人員及時清查學(xué)校資產(chǎn)，提高工作效率，實現(xiàn)固定資產(chǎn)的綠色管理。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)；國有資產(chǎn)；固定資產(chǎn)管理信息化

教育部辦公廳2016年2月頒布了教技廳[2016]1號文件《2016年教育信息化工作要點》，在“深入推進教育管理信息化”部分強調(diào)：要“完善國家級教育數(shù)據(jù)中心建設(shè)，基本完成省級教育數(shù)據(jù)中心建設(shè)。實現(xiàn)國家級和部分省級數(shù)據(jù)中心異地災(zāi)備。做好已建管理信息系統(tǒng)運行維護，推動各系統(tǒng)整合與全面應(yīng)用，基本建成覆蓋全國各教育階段的學(xué)生、教師、學(xué)校經(jīng)費資產(chǎn)及辦學(xué)條件數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)的“伴隨式”收集、分層次開放與共享。教育管理公共服務(wù)平臺開始面向政府部門、學(xué)校、師生和社會公眾提供服務(wù)?！盵1]覆蓋全國的“教育經(jīng)費資產(chǎn)及辦學(xué)條件”數(shù)據(jù)庫的建立，對學(xué)校固定資產(chǎn)的管理是一個福音，必然會促進學(xué)校固定資產(chǎn)信息化管理的進程。實現(xiàn)學(xué)校固定資產(chǎn)管理信息化意義重大。

一、能夠有效地防止國有資產(chǎn)流失

學(xué)校常有這樣的情況，辦學(xué)幾十年，政府投資累計數(shù)以萬計，然而，真正認(rèn)真盤點學(xué)校的固定資產(chǎn)，只有政府投入的九牛一毛，其他都不知去向。原因是多方面的，其中一個重要原因是固定資產(chǎn)信息登記在紙上，年久腐爛遺失，再加之有些資產(chǎn)管理人員責(zé)任心不強、不細(xì)心，遺漏和丟失了一些資產(chǎn)資料。導(dǎo)致，失去了追查學(xué)校資產(chǎn)的依據(jù)。學(xué)校實行固定資產(chǎn)信息化管理，肯定要建立學(xué)校固定資產(chǎn)信息庫。要建立信息庫，首先要全面清查學(xué)校的固定資產(chǎn)，其次才是其他工作。清查，就是要找到記錄在冊的實物，并把沒有入賬的實物登記入冊。找在冊的實物，就有可能追回流失到個人或者校外的國有資產(chǎn)，或者隱藏遺忘在角落里的國有資產(chǎn)，使其重新服務(wù)于學(xué)校工作。一旦學(xué)校的資產(chǎn)進入了信息庫，并入省和國家的學(xué)校資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，就不能夠無緣無故地把它從數(shù)據(jù)庫中刪除。這樣，在清理學(xué)校財物的時候，就可以根據(jù)賬目上的登記，追查實物的下落，保證國有資產(chǎn)的存在性和完整性。

二、可以促進國有資產(chǎn)規(guī)范管理

完善的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，能夠科學(xué)、規(guī)范、全方位地管理學(xué)校的固定資產(chǎn)，避免人工操作的不規(guī)范和松懈。

沒有使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的學(xué)校，資產(chǎn)的配置、登記、統(tǒng)計、維護、保管、清查、變動處置、資產(chǎn)使用、維護過程中的監(jiān)督、報廢、變賣、調(diào)出、盤盈、捐贈和接受捐贈等等資產(chǎn)活動，都是人工操作的。人是有思想的。而且人的思想受外界的影響比較大。人是有感情的，人的情感波動受周圍的人、有親情關(guān)系的人影響。人的情感確定著人的思想，人的思想決定人的行為。資產(chǎn)管理人員受周圍人和有親情關(guān)系人的影響，有時候會違背資產(chǎn)管理的原則。比如說，在錄入的過程中，有些資產(chǎn)管理人員，或者因關(guān)系人打招呼而違規(guī)變更物品的用途，或者圖省事省略一個環(huán)節(jié)，或者漏掉了一些內(nèi)容，造成錄入的前后不相符。由于錄入的內(nèi)容太多，工作人員疲憊，不想返工復(fù)查，這就出現(xiàn)資產(chǎn)管理的糊涂賬。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，有系統(tǒng)自動核對資產(chǎn)入庫、變動、處置等過程中錄入信息的功能。如果未按規(guī)定填寫，就無法進入下一步流程，錄入工作將不能繼續(xù)。然而，錄入工作又必須進行下去。這就迫使資產(chǎn)管理的錄入人員必須查找原因，是資產(chǎn)變動不合法？還是資產(chǎn)處置不當(dāng)？還是錄入過程缺少了什么？在查明原因的基礎(chǔ)上，按照國有資產(chǎn)管理辦法的要求，做出恰當(dāng)?shù)靥幚?。錄入不能夠進行，說明問題就出在這個位置。查找原因相對于手工操作結(jié)束后，從頭開始一項一項復(fù)查，目的明確得多，修正也簡單得多。

三、可以督促資產(chǎn)管理人員及時清產(chǎn)

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)有一個年度清查模塊。起動這個模塊，如果學(xué)校沒有按照規(guī)定完成清查工作，那么系統(tǒng)會發(fā)出預(yù)警，甚至可限制進行下一年度的入庫工作，影響到下一年的固定資產(chǎn)管理。而下一年的固定資產(chǎn)管理工作又是必須進行的。這就迫使固定資產(chǎn)的管理人員，要及時清查學(xué)校的資產(chǎn)，及時發(fā)現(xiàn)管理問題。常言道：小洞不補，大洞難補。小洞，即及時發(fā)現(xiàn)的小問題，大洞，指的是比較嚴(yán)重的問題。意思是說，及時發(fā)現(xiàn)的問題比較小，容易解決，如果不及時解決，當(dāng)其發(fā)展成為大的問題，就不容易解決了。資產(chǎn)管理方面的問題，也是這樣，及時發(fā)現(xiàn)的問題比較好處理，時間長了，大家對出現(xiàn)問題時的情景記憶模糊了，再來解決問題，就不容易了。使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的年度模塊，及時發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理方面的問題，能夠有效地避免國有資產(chǎn)的流失，保證學(xué)校固定資產(chǎn)登錄的準(zhǔn)確性。

四、能夠提高工作效率

傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理，每一個程序都要見物或者見人。不見實物，心里不踏實，也不能夠肯定要清查的實物就在賬目登記的位置和賬面管理者手上，也許已經(jīng)不存在了。要想真正弄清楚固定資產(chǎn)的真實狀況，就需要實地查看。實地查看是需要時間的，尤其是當(dāng)實物的管理者不在現(xiàn)場的情況，就需要資產(chǎn)管理人員等待。特別是遇到實物管理人員出差、請病事假，有時會耽誤很長時間。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以和視頻監(jiān)控聯(lián)網(wǎng)，在視頻監(jiān)控范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)，可以不讓實物的管理者到場，用手機與視頻監(jiān)控者溝通，通過視頻查看固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀。這就縮短了工作的時間。

固定資產(chǎn)管理，需要學(xué)校各個部門的配合，和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查、簽字。在傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式下，學(xué)校的資產(chǎn)管理者要往返于各個部門和領(lǐng)導(dǎo)之間，耗時費力。尤其是當(dāng)有些部門的工作人員或者領(lǐng)導(dǎo)有其他事情不在崗的情況下，需要資產(chǎn)管理者多次往返各個部門和領(lǐng)導(dǎo)之間。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是一個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以與互聯(lián)網(wǎng)對接。管理者只要有賬號和密碼，不論在什么對方，都可以登錄固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，查看固定資產(chǎn)的狀況，做出自己的決斷，是同意，還是不同意，是簽字，還是不簽字。手機版的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)出現(xiàn)，學(xué)校固定資產(chǎn)的管理更加便捷。

另外，減少教職工往返于各歸口管理部門的次數(shù)，簡化辦事流程，也能夠提高教職工對資產(chǎn)管理部門的認(rèn)可度和滿意度。

五、綠色環(huán)保

在沒有使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的情況下，錄入資產(chǎn)信息要用到筆墨紙張。紙張的原材料是植物和樹木，手寫紙的原材料多是植物莖，打印紙的原材料多是樹木。在加工紙張的過程中，要添加火堿等化工原料，排出的液體含有大量火堿等化學(xué)物質(zhì)。當(dāng)今的技術(shù)，尚無法分解其中的化學(xué)物質(zhì)，只能夠作為廢液排出。這些廢液有很強的腐蝕性，人畜和植物都不能使用，成為影響動植物生存和生長的污染物。生產(chǎn)筆墨，也會消耗自然資源，造成水污染和空氣污染。使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，一切都是在電腦、手機上操作，不使用筆墨紙張。減少了筆墨紙張的生產(chǎn)量，也就減少了生產(chǎn)筆墨紙張所產(chǎn)生的污染。

新生事物具有強大生命力，總是會戰(zhàn)勝舊事物的。社會在發(fā)展，技術(shù)在進步，這是不可抗拒的社會發(fā)展規(guī)律。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是國有資產(chǎn)管理方面的新生事物，必然要取代傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式。所以，我們應(yīng)該充分認(rèn)識推廣固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的意義，認(rèn)真研究固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，為國有資產(chǎn)管理信息化做出努力。

參考文獻：

[1]教育部辦公廳2016年2月頒布的教技廳[2016]1號文件《2016年教育信息化工作要點》。

作者簡介：

馬嘉悅，女，1979年12月出生，本科，石嘴山市會計核算中心中級會計師。研究方向：財務(wù)管理。