論聘用制環(huán)境下高校人事檔案管理的完善

姚路明

摘要：聘用制下的高校人事檔案管理工作存在一些失范現(xiàn)象，本文在對(duì)此進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上梳理了其成因并給出了相關(guān)完善對(duì)策。

關(guān)鍵詞：聘用制；高校；人事檔案；完善

現(xiàn)階段，很多高校采用聘用制的方式來(lái)招聘社會(huì)人才。已經(jīng)建立起了一套完整的聘用、解聘的制度。隨著社會(huì)的高速發(fā)展，高校之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。隨之而來(lái)的就是頻繁的人事調(diào)動(dòng)，人事調(diào)動(dòng)自然少不了檔案的收集與整理。他們之間的隸屬關(guān)系，層次結(jié)構(gòu)無(wú)一不反映在檔案之中。有效的檔案管理勢(shì)必會(huì)為相關(guān)工作的開展帶來(lái)充分的保障。

1聘用制環(huán)境下高校人事檔案管理中存在的主要問題

1.1檔案材料的質(zhì)量不高

從全局來(lái)看，整個(gè)教職工的檔案資料質(zhì)量不是很高。具體表現(xiàn)在有些檔案的內(nèi)容不是很完整。一段時(shí)間以來(lái)，學(xué)校的檔案只是記錄和收集個(gè)人的社會(huì)經(jīng)驗(yàn)，閱歷，政治面貌等單方面的東西。檔案資料相對(duì)來(lái)說(shuō)比較陳舊，只是官方的記錄了一些不太重要的職位升遷經(jīng)歷，學(xué)歷狀況等。對(duì)于具體反映個(gè)人的能力特點(diǎn)，專業(yè)結(jié)構(gòu)以及具體的工作業(yè)績(jī)等少之又少。其次，檔案資料的真實(shí)性有待進(jìn)一步考證。由于檔案資料可能會(huì)涉及到教職工個(gè)人的職位變動(dòng)，獎(jiǎng)評(píng)待遇等個(gè)人的利益問題。所以可能會(huì)存在一些虛假，不真實(shí)的資料被放進(jìn)檔案，檔案的嚴(yán)肅性值得考慮。其次，有一些高校還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，很多重要的檔案資料還是采用紙質(zhì)的方式來(lái)留檔，這在無(wú)形之中會(huì)加大工作的力度和強(qiáng)度。檔案管理不能只流于形式，要切實(shí)發(fā)揮出它的效用才是極好的。

1.2人事檔案的管理意識(shí)不足

一段時(shí)間以來(lái)，聘用制下的好多檔案管理人員對(duì)檔案抱有毫無(wú)用處的思想。他們認(rèn)為檔案只不過(guò)與一些無(wú)所謂的工資有關(guān)，沒有必要。也不用刻意地對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致的整理與分類。對(duì)于檔案為高校的教學(xué)以及科研等做出的貢獻(xiàn)認(rèn)識(shí)不夠充分。在具體意識(shí)方面，不僅僅檔案管理人員有這種思想，部分領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)檔案缺乏一定的了解。對(duì)檔案的管理工作不夠重視，沒有對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入一定的物力支持。另一方面，也包括對(duì)檔案管理人員的疏漏管理。而且，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為沒有必要為了一個(gè)聘用人員去管理他的檔案。久而久之，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案系統(tǒng)的檔案資料不能及時(shí)地得到更新，給日后的檔案調(diào)用帶來(lái)麻煩。

1.3信息化水平不高

現(xiàn)階段，大多數(shù)高校的檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的信息化運(yùn)作，檔案的信息化研究不夠深入，專業(yè)人才比較缺乏。而且在制作傳統(tǒng)檔案的時(shí)候，書寫量比較大，查閱起來(lái)比較困難，同時(shí)倘若查閱的次數(shù)過(guò)多還可能會(huì)影響案卷的質(zhì)量。不可否認(rèn)，在現(xiàn)在或者未來(lái)，檔案的這種性質(zhì)依然有它的優(yōu)勢(shì)所在。然而隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，為了適應(yīng)高速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，檔案越來(lái)越多的被利用到日常生活中。

原來(lái)的純手工操作和紙質(zhì)檔案已然不能滿足當(dāng)下社會(huì)環(huán)境對(duì)檔案的要求，對(duì)人事檔案的迫切需求和重復(fù)檢查加重了檔案檢索的壓力。然而，通過(guò)對(duì)檔案的信息化處理，想必會(huì)對(duì)檔案的處理工作大大提高效率，這是檔案管理人員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)值得進(jìn)一步考慮的問題。

1.4重新建檔現(xiàn)象比較嚴(yán)重

重新建檔即重新建立檔案，原本是在原檔案人員檔案丟失的情況下不得已采取的非常措施。該項(xiàng)措施的本意是為了方便進(jìn)行人事檔案管理，是對(duì)那些檔案丟失或者檔案無(wú)從考證的人進(jìn)行重新建立檔案。這些都是因檔案管理中存在的疏忽而不得已采取的補(bǔ)助措施。然而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，聘用制在高校一度盛行。許多高校等用人單位為了留住人才，就把相關(guān)的人事檔案給“扣留”起來(lái)，以此來(lái)“要挾”教職工等工作人員，這樣就會(huì)增加教職工尋找新工作或者享受國(guó)家待遇的難度。然而重新建檔這種現(xiàn)象往往會(huì)造成“一人多檔”、“有檔案無(wú)人”以及“檔案與檔案持有人不一致”等問題，這種建檔的方式在另一種程度上嚴(yán)重影響了檔案的管理原則。這種影響包括兩個(gè)方面，一方面對(duì)原單位來(lái)講，由于檔案主人舍棄了檔案，造成大量的檔案累計(jì)，這些檔案都需要花費(fèi)大量的時(shí)間和物力去整理，造成了大量的浪費(fèi)。而對(duì)于新的用人單位而講，由于缺乏之前的檔案資料，檔案管理人員不得不重新創(chuàng)建檔案。

1.5工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理素質(zhì)

由于高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的關(guān)注力度和支持力度不是很大，所以一般情況下很少安排專職人員來(lái)進(jìn)行檔案的管理工作，大多數(shù)都是安排其他老師以兼職的身份來(lái)進(jìn)行操作。然而由于對(duì)兼職檔案管理員缺乏系統(tǒng)的知識(shí)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，同時(shí)，檔案管理員又不能保證有足夠的時(shí)間和精力去進(jìn)一步管理檔案工作，這樣就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)的檔案管理水平相對(duì)較低。然而隨著社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)模式的的檔案管理已然滿足不了現(xiàn)在的社會(huì)要求。學(xué)校中既了解傳統(tǒng)檔案工作業(yè)務(wù)，又對(duì)檔案信息化技術(shù)頗有研究的工作人員是少之又少，需要全面提高整個(gè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2聘用制度條件下高校人事檔案管理的進(jìn)一步完善

對(duì)聘用制下高校的人事檔案管理工作有了充分的了解之后，針對(duì)人事檔案管理中存在的諸如此類的問題，本文提出了相應(yīng)的完善方法，具體如下：

2.1建立完善人事檔案管理體制規(guī)范

隨著各大高校間人才競(jìng)爭(zhēng)的加劇，人口的流動(dòng)也越來(lái)越快。高校間各部門之間的人事聯(lián)系也越來(lái)越密切。任何事物都要有一個(gè)規(guī)范，作為檔案管理也是一樣。不同高校管理的方式和制度也是不一樣的。無(wú)論怎樣，對(duì)于檔案的收集，整理，管理，操作等都要有一個(gè)合理的操作章程，這對(duì)于檔案管理是十分必要的。切實(shí)做到有法可依，檔案的真實(shí)性要有法律保障。對(duì)于違法篡改相關(guān)的檔案都要受到法律的嚴(yán)肅處理，同時(shí)使用人事檔案材料的人要走一定的章程。在使用檔案資料的過(guò)程中，造成檔案資料缺失的要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。而且，要確保歸檔的材料能確實(shí)反映相關(guān)當(dāng)事人的真實(shí)客觀性。全面地反映每一位教職員工的品德，素質(zhì)，業(yè)績(jī)，才能等。為高校有效的人事調(diào)動(dòng)和科研開發(fā)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，確保檔案管理工作向制度化和規(guī)范化方向發(fā)展，切實(shí)實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，做到對(duì)高校檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理和控制。

2.2提高聘用制下管理人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

在高速發(fā)展的現(xiàn)代信息社會(huì)，倘若再以傳統(tǒng)的方式去面對(duì)檔案管理工作顯然是不行的。新時(shí)期的聘用制下檔案管理工作應(yīng)該建立健全全新的檔案管理制度，在這種新的規(guī)范下去管理檔案。檔案對(duì)于一個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展是非常重要的，所以，檔案管理人員應(yīng)該盡快的轉(zhuǎn)換自己原始的檔案意識(shí)，提高自己對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，要充分了解檔案的重要性。爭(zhēng)取為高校的人事選拔，制度改革，評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等提供著實(shí)有效的檔案信息。這也會(huì)在另一種程度上擴(kuò)大高校檔案的影響力和范圍。再者，對(duì)高校的管理層而言，要加強(qiáng)對(duì)教職工關(guān)于檔案管理工作的人事宣傳，讓教職工充分了解檔案對(duì)于他們自身發(fā)展的意義。這樣也會(huì)大大提高檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，對(duì)檔案的收集和整理務(wù)必會(huì)帶來(lái)極大的促進(jìn)作用。而且，學(xué)校高層的極大關(guān)注和宣傳勢(shì)必會(huì)帶動(dòng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教職工的積極參與。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案投入的極大物力、人力想必也會(huì)對(duì)檔案工作的順利開展提供著實(shí)有力物質(zhì)保障。周而復(fù)始，檔案管理工作將會(huì)是一個(gè)極好的發(fā)展局面。

2.3加強(qiáng)聘用制下管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理是一個(gè)技術(shù)工作，需要管理人員具有一定的檔案管理知識(shí)。在日常的工作之中，要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。在引進(jìn)人才的同時(shí)要聘請(qǐng)校外專業(yè)的人士來(lái)學(xué)校做報(bào)告。同時(shí)，也要加強(qiáng)檔案管理人員的檔案保護(hù)意識(shí)，積極地投入到檔案的管理工作中，同時(shí)還要充分利用部分檔案管理人員的技能，為檔案管理工作服務(wù)。采取培訓(xùn)和去外地考察學(xué)習(xí)的方式，提高他們的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平，使高校檔案管理工作向信息化，高效化，專業(yè)化方向發(fā)展。