基于電子計算機編目檢索的政府檔案資料管理研究

張義

[摘 要]政府檔案管理工作屬于政府工作中不可缺少的環(huán)節(jié)，政府檔案資料數(shù)量眾多，任務(wù)繁瑣，這給檔案資料管理工作帶來了不便。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，我國的檔案資料管理已經(jīng)普遍采用電子管理方式，大大減輕了檔案資料管理人員的工作負(fù)擔(dān)。本文基于電子管理中的電子計算機編目檢索基礎(chǔ)，對檔案資料管理進行了分析。

[關(guān)鍵詞]電子計算機；編目檢索；政府；檔案；資料；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.106

[中圖分類號]D630.3；G270.7 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）24-0-02

0 引 言

政府檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的人工檔案登記方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子管理方式，政府檔案資料匯集了各方面的業(yè)務(wù)和資料內(nèi)容，對政府各項工作都有著影響，因此在完善政府檔案資料管理的過程中一定要堅持做好各項工作，準(zhǔn)確地落實每個檔案資料的管理。我國在電子檔案管理工作中，使用了電子計算機編目檢索的技術(shù)手段，這種技術(shù)手段為檔案資料管理工作人員尋找具體檔案資料提供了便利，因此政府部門應(yīng)該推廣電子檔案的管理和使用。

1 檔案電子化管理概述

電子檔案主要是利用計算機技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n進行儲存，這是隨著時代的發(fā)展必然轉(zhuǎn)變的趨勢。電子管理的主要內(nèi)容有資料收集、整理、錄入、上傳和檢索，利用計算機進行檔案的電子化管理為社會各行各業(yè)的檔案管理工作開創(chuàng)了新局面，實現(xiàn)了檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)的相結(jié)合。尤其是對于政府而言，檔案資料的儲存和查詢工作得到了進一步的發(fā)展，給政府檔案資料管理工作者帶來了方便。政府系統(tǒng)內(nèi)部的檔案資料分類復(fù)雜，數(shù)量繁多，每天都會有新的檔案資料需要進行存檔，此外還會有各種政府工作需要獲取以往的檔案資料。在傳統(tǒng)的人工登記檔案資料方式中，政府檔案管理工作人員需要付出大量的精力和時間對檔案資料進行熟悉和查找，這使檔案工作工作人員的工作負(fù)擔(dān)較大。

與傳統(tǒng)借助紙質(zhì)媒介進行檔案資料的登記相比，利用計算機技術(shù)的電子化管理方式具有明顯的優(yōu)勢。電子化管理使珍貴的檔案資料原件可以免受損害，如果需要利用這些珍貴的檔案資料，只需從計算機中調(diào)出電子檔進行打印即可。電子化的檔案資料管理方式極大地提高了檔案資料管理工作人員的工作效率。在政府部門中，檔案資料管理工作者每接到一份檔案資料，就需要將其完整的信息進行記錄和整理，在利用計算機系統(tǒng)的電子化管理方式后，使工作人員只要在電子系統(tǒng)上輸入檔案資料，然后再掃描內(nèi)容，即可完成檔案資料的管理工作。此外，對于政府部門而言，使用電子化的檔案資料管理方式還有一個重要的作用是幫助檔案資料管理工作者快速地查詢需要的檔案資料，促進了查詢工作效率的提升。這種電子化管理系統(tǒng)中有計算機編目檢索功能，可以通過輸入檔案資料內(nèi)容獲得具體的信息，減輕了工作人員查詢工作的負(fù)擔(dān)。

2 檔案電子化管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員對檔案電子化管理認(rèn)識不足

信息技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟水平的提升，促進了檔案管理工作的創(chuàng)新，利用計算機技術(shù)優(yōu)化檔案資料管理工作已經(jīng)獲得了各行各業(yè)的普遍認(rèn)可，但是由于傳統(tǒng)的習(xí)慣和認(rèn)知，一些檔案管理人員對檔案電子化管理的認(rèn)識不足。這些人將電子化管理單純地歸納為利用計算機進行數(shù)據(jù)存儲，或者是將紙質(zhì)媒介的檔案資料羅列到計算機中，有需要時再打印出來就可以。還有的人并不認(rèn)同檔案資料電子化管理，因為電子文檔會受各種原因的影響損失其中的內(nèi)容，這種電子化的管理方式并不可靠。

2.2 檔案保密工作方面存在問題

檔案資料是企事業(yè)單位和各個專門存放檔案的部門中的重要資料，這些檔案資料涉及個人隱私或者國家機密問題，因此檔案的保密工作屬于檔案管理工作中的一個重點。在實現(xiàn)檔案資料電子化管理工作方式后，檔案資料的存儲、查詢工作效率得到了提高，但同時也給保密工作帶來了負(fù)擔(dān)，計算機系統(tǒng)的安全性能對檔案資料保密工作來說十分重要。當(dāng)前我國已經(jīng)實行檔案電子化管理的工作部門中，招收的檔案資料管理人員多數(shù)是檔案管理專業(yè)或者中文專業(yè)的人才，很少會招收計算機專業(yè)的人才。這種情況下工作人員并不能保證計算機的安全性能，一旦遇到黑客攻擊或者病毒攻擊就會給檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響。

2.3 檔案電子化管理需要加強技術(shù)研究

檔案電子化管理的本質(zhì)就是依賴計算機技術(shù)，提高檔案資料管理工作的效率。當(dāng)前的檔案電子化管理軟件系統(tǒng)能夠為各個行業(yè)的檔案管理提供必需的管理工作內(nèi)容，但是也會存在問題，例如：在檔案查詢工作中，計算機編目檢索功能還有待完善，為檔案資料管理工作人員提供更加方便的檢索辦法。

3 政府檔案管理中計算機編目檢索的發(fā)展

政府檔案資料的數(shù)量十分龐大，盡管利用電子管理的方式錄入了這些檔案資料，但在查找時也存在困難，因此要推動政府檔案管理工作中的計算機編目檢索功能的發(fā)展，簡化政府檔案資料的管理工作。

3.1 政府檔案編目檢索系統(tǒng)智能化

政府檔案資料的內(nèi)容復(fù)雜性使其在使用計算機編目檢索系統(tǒng)時也存在問題，如果忘記具體的檔案名稱和年份會造成查找困難的問題，因此，實現(xiàn)計算機編目檢索系統(tǒng)智能化十分重要。計算機編目的最大作用是將所有的錄入檔案數(shù)據(jù)羅列出來，方便人們查找，但是有時候龐大的數(shù)據(jù)量會讓人們無從下手，使用起來非常的不便，甚至檔案資料管理工作人員不能夠及時地查找出需要的檔案資料，這就給政府工作造成了負(fù)面影響。當(dāng)前的計算機編目檢索使用方式是需要輸入查找資料的具體名稱或者關(guān)鍵詞。如果工作人員在輸入過程中輸入錯誤或者輸入的題目與想要查詢的題目有所出入就會影響查詢結(jié)果。有時候檔案資料管理工作人員需要查詢的檔案資料內(nèi)容多，但是在查詢過程中卻不能順利獲得想要的工作內(nèi)容，就會影響工作效率。由此，未來的計算機編目檢索系統(tǒng)研究需要向著更加細化和智能化的方向發(fā)展，給政府檔案資料管理工作提供更加便捷的工作方式，提高工作人員的工作效率，保證檔案資料管理工作的妥善完成。

計算機編目檢索系統(tǒng)智能化要求將檢索方式變得更為靈活，使檔案資料管理工作者可以通過輸入關(guān)鍵字、相似內(nèi)容和相關(guān)詞語就可以獲得具體的檔案資料。這種檢索方式被稱之為聯(lián)想檢索，聯(lián)想檢索可以根據(jù)政府檔案資料管理工作者想要查詢的關(guān)聯(lián)詞語或者是關(guān)聯(lián)的時間點，來對系統(tǒng)內(nèi)部的各項檔案資料進行分析和篩選，最終為工作人員提供準(zhǔn)確的檔案資料。

3.2 規(guī)范語言和自然語言的連接檢索

當(dāng)前的計算機編目檢索系統(tǒng)中，多數(shù)是由規(guī)范性語言作為檢索語言，這種規(guī)范性的語言表達準(zhǔn)確，可以精準(zhǔn)地定位檢索目標(biāo)，但是規(guī)范性語言的應(yīng)用也給人們檢索工作帶來了不便。這種不便在于規(guī)范性語言無法形成詞語與關(guān)聯(lián)詞句之間的順利轉(zhuǎn)換，在檢索過程中會錯失想要檢索到的資料。政府檔案資料雖然大部分具備規(guī)范性語言的特點，但是由于檔案資料數(shù)目龐大，很多檔案資料存在細微的差別，如果使用規(guī)范性語言檢索的方式，會浪費檔案資料管理工作人員的大量時間。與規(guī)范性語言相比，自然語言囊括范圍更加廣泛，這種語言在計算機編目檢索中的使用可以提高檢索效率，例如：在政府檔案資料中檢索“互聯(lián)網(wǎng)+”工作報告，如果工作人員沒有具體的報告文件名稱，就可以簡單輸入互聯(lián)網(wǎng)三個字，而不用將報告全稱輸入進去。

要想提升政府檔案資料管理檢索效率，就要改進計算機編目檢索的使用語言，將規(guī)范語言和自然語言進行鏈接，將計算機編目檢索范圍擴大，使政府檔案資料管理工作人員可以利用自然語言輕松獲得檔案資料檢索項目。

4 結(jié) 語

隨著時代的發(fā)展，檔案管理電子化已成為必然趨勢，現(xiàn)階段我國的政府檔案資料電子化管理系統(tǒng)還有待完善，尤其是計算機編目檢索系統(tǒng)，政府技術(shù)人員應(yīng)該加強對計算機編目檢索系統(tǒng)的開發(fā)和研究，促進政府檔案資料管理工作的順利進行。

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