淺談高校科研檔案管理中存在的問題與對(duì)策

陳 卓

西北政法大學(xué)科研處，陜西 西安 710122

淺談高?？蒲袡n案管理中存在的問題與對(duì)策

陳 卓

西北政法大學(xué)科研處，陜西 西安 710122

《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布與實(shí)施，為高?？蒲袡n案管理提供了重要的制度保障和法律依據(jù)。科研在高校有著舉足輕重的地位，他決定著該校在所有高校中的科研成果及教學(xué)活動(dòng)處于怎樣的地位和位置。那么管理好科研檔案就顯得尤為重要。本文針對(duì)高?？蒲袡n案管理的重要性及其在管理中出現(xiàn)的問題，提出了怎樣加強(qiáng)檔案管理的措施與對(duì)策，對(duì)以后的科研檔案工作才能更科學(xué)、更有效的管理。

高校；科研檔案；檔案管理；對(duì)策

一、關(guān)于科研檔案的認(rèn)識(shí)

科研檔案是指科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。[1]

科研檔案管理工作是高?？蒲谢顒?dòng)的基礎(chǔ)和真實(shí)記載，直接反映著一個(gè)高校的科研水平，是高校科研實(shí)力的憑證和依據(jù)，對(duì)院校的科研和教學(xué)工作的持續(xù)性發(fā)展和科研水平的提高起著重大的作用。尤其是隨著高校體制改革的不斷變化和更新以及現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，促使科研檔案在整個(gè)高校所有類別的檔案里所占的比例越來越大，在高?？蒲泄芾碇兴幍牡匚辉絹碓街匾?/p>

科研檔案和普通檔案不一樣，科研檔案呈現(xiàn)出周期性、成套性、多樣性和分散性的特點(diǎn)。科研檔案的周期性、成套性與科研活動(dòng)所具有的周期性密切相關(guān)，從一個(gè)完整的科研活動(dòng)開始到結(jié)束，在各個(gè)環(huán)節(jié)和周期上會(huì)產(chǎn)生不同階段的檔案材料，直到科研活動(dòng)結(jié)束才能把完整的科研檔案將以成套的形式加以保存；科研檔案的多樣性主要體現(xiàn)在材料載體和內(nèi)容形式的多樣性上，載體大致可分為紙質(zhì)材料和電子材料等；內(nèi)容形式可以分為申請(qǐng)書、申請(qǐng)立項(xiàng)書、階段性成果、最終成果和總結(jié)報(bào)告、結(jié)項(xiàng)證書等；科研檔案的分散性則表現(xiàn)為材料的周期不同，科研成果完成時(shí)間上有前后等。

從上述科研檔案的特點(diǎn)得知，科研檔案工作的順利開展有不同程度的困難。首先它需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的配合，科研檔案管理人員主要的任務(wù)是協(xié)調(diào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)該項(xiàng)目的程序和工作進(jìn)展的順利情況；其二，科研檔案管理的工作量很大很繁瑣，這就需要管理人員要有認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，并且需要極大的細(xì)心和耐心才能做好。第三，因?yàn)榭蒲袡n案直接、間接地反映了科研活動(dòng)，科研檔案與科研活動(dòng)密切聯(lián)系，而科研活動(dòng)的形式和內(nèi)容是多種多樣的，不斷變化的，所以科研檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能要不斷的更新和補(bǔ)充，保持較高的專業(yè)水平，以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的新問題和新變化。

二、高?？蒲袡n案管理存在的問題

(一)高校科研檔案管理的制度不規(guī)范、不健全

我國已出臺(tái)較為完善的科研檔案管理制度，但是許多高校只是較為簡單的加以借鑒和運(yùn)用，沒有從管理制度的根本出發(fā)，許多學(xué)?？蒲刑幒蜋n案管理部門自己制定的一系列科研檔案管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，再加上缺乏行之有效的制約手段，在這樣的一種管理情況下，科研處和檔案管理部門就不能有效控制好本?？蒲袡n案歸檔管理工作，造成科研業(yè)務(wù)主管部門、科研成果及檔案管理部門三者之間缺乏明確的管理權(quán)限，使科研檔案不能進(jìn)行完整而又系統(tǒng)的歸檔，讓其檔案處于混亂的“保管”狀態(tài)。

(二)許多科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人缺乏建立科研檔案意識(shí)

科研成果檔案的形成主體是科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，而科研檔案則真實(shí)的記錄了科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在整個(gè)科研過程及最終科研成果完成結(jié)束后的一個(gè)記載。然而，由于一部分科研人員缺乏檔案意識(shí)，被動(dòng)沒有或者不愿將自己的科研成果檔案的材料交于檔案管理部門由其進(jìn)行歸檔管理，因?yàn)樗麄儚囊庾R(shí)上總覺得存放在檔案室不如存放在自己的身邊保險(xiǎn)，會(huì)擔(dān)心檔案室把自己的科研成果丟失或是覺得存放在檔案室覺得很繁瑣，每次想要查閱自己的科研材料時(shí)還得辦理復(fù)雜的借閱手續(xù)，所以不愿將其科研材料存入檔案室；有的科研人員為了完成成果歸檔任務(wù)，借用復(fù)印件或是利用彩色掃描儀做出來的彩色件來代替原件，這就導(dǎo)致科研檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。

(三)科研檔案材料殘缺不全，缺乏完整性及檔案管理者的被動(dòng)性

首先，由于科研的特殊性和周期性，致使科研成果的材料是在不同階段不同時(shí)期所形成的，所以造成完成最終科研成果的周期長，再加上大部分從事科研活動(dòng)的科研人員都是“雙肩挑”人才，不但身肩繁重的教學(xué)任務(wù)而且還肩負(fù)著學(xué)校各單位的管理任務(wù)，這就使得在科研整個(gè)過程中通常會(huì)出現(xiàn)推遲或延緩?fù)瓿煽蒲凶罱K成果的現(xiàn)象。其次，對(duì)于科研項(xiàng)目的課題組乃至課題組成員，科研管理部門是不可能加以嚴(yán)格監(jiān)督的，該項(xiàng)目所有的立項(xiàng)申請(qǐng)書、立項(xiàng)證書、成果階段性、最終成果、結(jié)項(xiàng)申請(qǐng)書及結(jié)項(xiàng)證書等材料都是被動(dòng)地由課題組負(fù)責(zé)人上交后在搜集整理并移交于檔案部門。再次，由于科研檔案管理員不是科研項(xiàng)目的參與者，無法鑒別出該科研項(xiàng)目歸檔的材料是否已全部上交歸檔，這就體現(xiàn)出了科研檔案管理者的被動(dòng)性。

(四)管理機(jī)構(gòu)不完善，管理人員不穩(wěn)定

在我國大部分高校中都設(shè)立了檔案館、圖書館等文獻(xiàn)資料信息的管理機(jī)構(gòu)，但是對(duì)于圖書館與檔案館相比較之下，檔案館的受重視度少之甚少，經(jīng)費(fèi)也下?lián)苡邢蕖，F(xiàn)階段，科研檔案管理處于起步階段，大家的意識(shí)淺薄，認(rèn)知度很低，沒有意識(shí)到檔案室對(duì)搜集和歸檔資料的重要性。再加之檔案管理人員不是缺乏科研項(xiàng)目的專業(yè)知識(shí)就是欠缺檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，導(dǎo)致檔案的搜集和整理處于滯后或是混亂的狀態(tài)中。

(五)檔案保管條件差，管理設(shè)備陳舊

我國大部分高校的檔案管理分類較多，有學(xué)生的學(xué)籍檔案，成績檔案，畢業(yè)、學(xué)位論文檔案等還有科研人員的科研成果檔案等?？墒窃趯?shí)際檔案管理中，許多高校因?yàn)楦鞣N類別的“檔案管理系統(tǒng)”價(jià)位比較高再加上購買經(jīng)費(fèi)比較少，所以往往采取不購買，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案多于電子檔案，傳統(tǒng)設(shè)備工具又多于現(xiàn)代化管理設(shè)備，檔案管理人員只能采取原始的方法去整理、歸檔這些繁雜的檔案，一旦有人需要查閱時(shí)又比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

三、高?？蒲袡n案管理的措施與對(duì)策

(一)制定和完善科研檔案管理制度

只有制定和完善健全的科研檔案管理制度，高校的科研檔案管理工作才能有序地進(jìn)行，檔案管理的水平才能得以提高，從而才能對(duì)科研檔案科學(xué)而又有效的予以保護(hù)和利用。

首先，要加強(qiáng)科研人員的歸檔意識(shí)，要讓他們意識(shí)到科研檔案歸檔的必要性和重要性，他們才能放心地、自愿地把自己的科研檔案移交至檔案管理部門，這樣才能確保檔案的完整性和真實(shí)性及科研檔案在錄入歸檔后信息的準(zhǔn)確性。

其次，為了確保科研檔案管理工作的穩(wěn)定協(xié)調(diào)發(fā)展，必須要做到“四個(gè)及時(shí)”：一是當(dāng)各項(xiàng)科研計(jì)劃任務(wù)信息下達(dá)時(shí)科研處的工作人員要及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)、微信、短信等方式傳達(dá)給老師；二是科研項(xiàng)目材料的中期檢查與科研計(jì)劃的進(jìn)度要及時(shí)要求科研項(xiàng)目管理者反饋信息；三是科研檔案歸檔的檢查和科研成果的登記要及時(shí)；四是要及時(shí)對(duì)科研成果進(jìn)行驗(yàn)收、鑒定、專家評(píng)審和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)比例的獎(jiǎng)勵(lì)。

最后，為了激發(fā)科研人員將其科研成果上報(bào)于科研管理部門的積極性，科研管理部門乃至學(xué)校應(yīng)該制定科學(xué)和完善的科研獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。

總之，只有健全的科研檔案管理制度，才能促使和保證檔案管理工作的制度化和正規(guī)化。

(二)增強(qiáng)科研人員和管理者的檔案意識(shí)，建立健全檔案管理制度

高校應(yīng)當(dāng)建立健全和完善的科研檔案管理制度，比如科研檔案收集整理、成果歸檔、保存、借閱等一系列規(guī)章制度，使科研檔案管理人員有法可依、有法必依。要明確科研檔案管理內(nèi)容，保證科研檔案來源的多樣化，以確保科研檔案的真實(shí)性、完整性、長久可用性，實(shí)現(xiàn)科研檔案保存的社會(huì)價(jià)值。[2]

(三)增強(qiáng)科研管理工作人員的檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)

(四)提高科研檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平

(五)改變工作思路，加大科研檔案對(duì)社會(huì)的效益

在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展和信息資源共享的時(shí)代，高?？蒲袡n案工作應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)資源，擴(kuò)大對(duì)社會(huì)服務(wù)的職能，提高科研檔案的社會(huì)價(jià)值，同時(shí)也體現(xiàn)出科研檔案在科研發(fā)展中的作用和意義。高校科研檔案工作人員同時(shí)也要轉(zhuǎn)變工作理念和改進(jìn)服務(wù)方式，有必要編制相關(guān)的檢索工具，例如編撰簡介、文摘、匯編、手冊(cè)、史料等，搞好咨詢服務(wù)工作。

總而言之，高校不僅要從領(lǐng)導(dǎo)層面重視起科研管理工作，還要提高管理者和科研人員的認(rèn)知和歸檔意識(shí)，同時(shí)還要制定、實(shí)施完善且健全的科研檔案管理制度，利用高科技實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，確?？蒲袡n案的準(zhǔn)確性和完整性。

[1]《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》.

[2]張金平.高校教學(xué)檔案工作的思考[J].蘭臺(tái)世界，2007(17).

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