基于館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)探析

韓亞洲/上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系

數(shù)字檔案室建設(shè)指在檔案信息化建設(shè)的大環(huán)境下，綜合運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并按照檔案工作的新要求、新特點(diǎn)，應(yīng)用文檔管理一體化的理念對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式、流程和體制進(jìn)行變革，對(duì)電子檔案管理模式、流程和體制進(jìn)行新的定位，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案服務(wù)的現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的工作[1]。從檔案室到數(shù)字檔案室的變革，是檔案工作“收”“管”“用”的全方位變革，建設(shè)數(shù)字檔案室需要轉(zhuǎn)變工作思維，運(yùn)用新觀念全面變革檔案管理方式和利用方式，從而形成全新的檔案工作體系。

1 數(shù)字檔案室的建設(shè)模式

數(shù)字檔案室建設(shè)模式主要分為兩種，即檔案館、檔案室獨(dú)立建設(shè)和檔案館、檔案室一體建設(shè)。其中，館室獨(dú)立的數(shù)字檔案室建設(shè)是指數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室根據(jù)各自的理念和方法獨(dú)立開(kāi)展資源體系、管理體系、利用體系建設(shè)，構(gòu)建電子檔案工作體系。在該建設(shè)模式下，數(shù)字檔案室和傳統(tǒng)檔案室工作內(nèi)容存在諸多相同之處，負(fù)責(zé)檔案室階段的數(shù)字檔案收集、管理和利用，以及購(gòu)買(mǎi)軟件、建設(shè)網(wǎng)站、進(jìn)行技術(shù)維護(hù)、負(fù)責(zé)安全保障建設(shè)等，整個(gè)檔案室階段的電子檔案管理工作都由檔案室獨(dú)立完成。館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)是指數(shù)字檔案室建設(shè)借勢(shì)并融入?yún)^(qū)域數(shù)字檔案館建設(shè)，由數(shù)字檔案館統(tǒng)一管理電子檔案，包括通過(guò)搭建網(wǎng)上查檔模塊的方式接管數(shù)字檔案室的檔案利用工作，而數(shù)字檔案室主要負(fù)責(zé)資源建設(shè)工作。在該建設(shè)模式下，數(shù)字檔案室將檔案信息發(fā)布模塊建在區(qū)域數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)上，網(wǎng)站空間、技術(shù)維護(hù)、數(shù)字資源存儲(chǔ)、安全保障、標(biāo)準(zhǔn)制定全部架構(gòu)于區(qū)域數(shù)字檔案館平臺(tái)，數(shù)字檔案室無(wú)須購(gòu)買(mǎi)軟件、服務(wù)器、存儲(chǔ)器等。

館室獨(dú)立的數(shù)字檔案室建設(shè)使館室建設(shè)呈現(xiàn)出明顯的文件生命周期痕跡；館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)將文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程視為一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一體，文件生命周期的階段痕跡不再明顯，適應(yīng)了電子文件管理的需要。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)模式分析

2.1 館室獨(dú)立的數(shù)字檔案室建設(shè)存在問(wèn)題

館室獨(dú)立的數(shù)字檔案室是數(shù)字檔案室建設(shè)和運(yùn)行的初級(jí)階段，也是我國(guó)現(xiàn)階段數(shù)字檔案室建設(shè)的主要模式，但這一模式存在諸多問(wèn)題，其中“碎片化”問(wèn)題最為明顯。具體來(lái)說(shuō)，館室獨(dú)立的數(shù)字檔案室建設(shè)問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

第一，資源分散。在傳統(tǒng)檔案管理體系中，各機(jī)關(guān)單位形成的檔案必須按照相關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案室移交，由檔案室進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。這種管理體制在傳統(tǒng)環(huán)境下基本滿足了本單位檔案利用需要，但當(dāng)前很多工作并非由某個(gè)單位單獨(dú)完成，而是需要多個(gè)單位協(xié)作開(kāi)展，館室獨(dú)立的數(shù)字檔案室建設(shè)使該階段的檔案分散在檔案室的小圈子內(nèi)，致使檔案資源過(guò)于分散，導(dǎo)致大量的“信息孤島”問(wèn)題，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息效益最大化。

第二，投入過(guò)大。在館室獨(dú)立的數(shù)字檔案室建設(shè)模式下，檔案室需要自行建設(shè)網(wǎng)站、購(gòu)買(mǎi)軟件設(shè)備、維護(hù)設(shè)備、制定標(biāo)準(zhǔn)、建立安全保障體系等，在這一過(guò)程中投入了大量的人力、物力、財(cái)力。而館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)模式則可以把網(wǎng)站建設(shè)、設(shè)備維護(hù)、信息安全保障等工作交給檔案館來(lái)做，檔案館也只要建設(shè)一個(gè)網(wǎng)站、一套標(biāo)準(zhǔn)、一套安全體系就可以滿足該區(qū)域的需要；并且數(shù)字檔案室的檔案可以直接歸入數(shù)字檔案館，這樣檔案館不必重復(fù)進(jìn)行數(shù)字檔案資源和系統(tǒng)建設(shè)、不用擔(dān)心數(shù)字檔案的格式等問(wèn)題。相比而言，館室獨(dú)立的數(shù)字檔案室建設(shè)無(wú)法發(fā)揮檔案室承前啟后的作用，投入過(guò)大造成了資源浪費(fèi)。

第三，利用困難。館室獨(dú)立的數(shù)字檔案室建設(shè)模式使得一些單位檔案室存在自我封閉、自給自足思想，這極大地束縛了檔案工作的發(fā)展；檔案室各自為政、片面追求“小而全”的室藏體系，阻礙著檔案資源的利用工作[2]。另外數(shù)字檔案分散保存在各單位的數(shù)字檔案室內(nèi)，存在軟件系統(tǒng)不同、硬件設(shè)施不一、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)不相同等問(wèn)題，造成數(shù)字檔案室之間、數(shù)字檔案室與檔案館之間不兼容，致使檔案利用困難重重。

2.2 館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)具有優(yōu)勢(shì)

第一，能滿足數(shù)字檔案管理的要求和保障數(shù)字檔案的安全。館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)以數(shù)字檔案館為依托，在確保數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案管理模式的有機(jī)銜接下，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，把數(shù)字檔案室與數(shù)字檔案館建設(shè)成為統(tǒng)一的有機(jī)整體[3]。數(shù)字檔案室的檔案目錄與檔案內(nèi)容可隨時(shí)向數(shù)字檔案館查詢和移交，且移交后檔案形成部門(mén)與檔案室仍可以隨時(shí)隨地調(diào)閱數(shù)字檔案館的數(shù)字檔案，這不僅突破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，還突破了館室獨(dú)立的數(shù)字檔案室管理模式。在電子文件時(shí)代，文件的運(yùn)動(dòng)規(guī)律可能會(huì)產(chǎn)生逆向，后一階段的文件有向前一階段運(yùn)動(dòng)的可能，所以館室一體的數(shù)字檔案管理模式適應(yīng)了數(shù)字檔案管理的要求。另外，館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)要求檔案館統(tǒng)一保障數(shù)字檔案安全，相較于由數(shù)字檔案室獨(dú)立保障數(shù)字檔案安全的做法，由檔案館保障安全的做法更能確保數(shù)字檔案的安全。

第二，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和共享。在傳統(tǒng)的工作模式下，單位內(nèi)部檔案分散保管，且檔案室的服務(wù)對(duì)象一般局限于本單位的各個(gè)部門(mén)，很少對(duì)外開(kāi)放利用。館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)有效整合了分散在各單位檔案室的檔案資源，由數(shù)字檔案館對(duì)這些檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一保管，在此基礎(chǔ)上可建立該區(qū)域統(tǒng)一的檔案信息資源服務(wù)網(wǎng)。另外，檔案信息資源在區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)整合后，會(huì)產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)，利用者利用檔案時(shí)可以在數(shù)字檔案館內(nèi)統(tǒng)一檢索，得到該區(qū)域內(nèi)的所有相關(guān)檔案，從而促進(jìn)檔案信息資源的共享，更好地滿足利用者需求。

第三，確保檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性。館室一體環(huán)境下制定的相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，為歸檔到數(shù)字檔案館的數(shù)字檔案提供了規(guī)范格式，確保了檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性；對(duì)電子文件進(jìn)行管理，不僅要收集電子文件，還要收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)，確保電子文件信息的原始和真實(shí)，這也是保證檔案數(shù)據(jù)規(guī)范性的重要手段。如果采用館室獨(dú)立的建設(shè)方法，檔案館要收集電子文件和元數(shù)據(jù)就非常困難，常常是收集紙質(zhì)檔案后再進(jìn)行數(shù)字化處理，這樣既增加了工作量，也不能確保檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性。

3 館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)中的館室分工

3.1 檔案室工作

在館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)環(huán)境下，檔案室的主要工作是開(kāi)展數(shù)字資源建設(shè)。數(shù)字資源建設(shè)是數(shù)字檔案室的核心工作，主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容。第一，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。按照室藏檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，可以提高檔案檢索效率，更好地利用檔案。第二，專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。根據(jù)實(shí)際工作需要，圍繞某一專題進(jìn)行數(shù)字檔案的收集和整理，形成便于利用并能夠發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)的專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第三，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。運(yùn)用掃描、轉(zhuǎn)換等技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案載體進(jìn)行數(shù)字化加工。第四，電子文件的積累和歸檔。對(duì)文件形成部門(mén)在辦公過(guò)程中形成的文件進(jìn)行收集、鑒定、整理并加以保存[4]。

3.2 檔案館工作

一方面，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)角度來(lái)看，主要包括三部分：首先是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。由于檔案工作的特殊性，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要具有相對(duì)獨(dú)立性，在相對(duì)隔離的環(huán)境下開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲(chǔ)管理。換言之，數(shù)字檔案室的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)要與數(shù)字檔案館和單位辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)網(wǎng)聯(lián)為一體，并與互聯(lián)網(wǎng)隔斷[5]。其次是硬件設(shè)施建設(shè)，硬件設(shè)施主要包括數(shù)字檔案信息采集設(shè)備、數(shù)字檔案存儲(chǔ)設(shè)備和綜合管理設(shè)備[6]。需要指出的是，檔案館的硬件設(shè)施由檔案館負(fù)責(zé)，檔案室的硬件設(shè)施由檔案室負(fù)責(zé)。最后是軟件設(shè)施建設(shè)。軟件設(shè)施由檔案館統(tǒng)一采購(gòu)或研發(fā)，然后在館室一體建設(shè)的范圍內(nèi)推廣使用。

另一方面，從檔案服務(wù)體系建設(shè)角度來(lái)看，建設(shè)完善的檔案利用服務(wù)體系是數(shù)字檔案室建設(shè)的目標(biāo)，在館室一體的背景下，數(shù)字檔案室架構(gòu)于數(shù)字檔案館內(nèi)，對(duì)外提供利用服務(wù)要通過(guò)數(shù)字檔案館的系統(tǒng)進(jìn)入，所以服務(wù)工作由數(shù)字檔案館統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

3.3 檔案室與檔案館的聯(lián)動(dòng)機(jī)制

第一，頂層設(shè)計(jì)。通過(guò)對(duì)比不同數(shù)字檔案室建設(shè)，發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案室在定位上、制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)上、工作實(shí)踐上存在很大差異。因此，數(shù)字檔案室建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃顯得尤為重要。

第二，制度建設(shè)。制度建設(shè)是數(shù)字檔案室健康發(fā)展的保障，檔案館需要建立健全本系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字檔案室管理制度，以保證數(shù)字檔案室工作有序開(kāi)展。制度建設(shè)包括三類：一是電子文件歸檔制度，包含電子文件歸檔范圍、格式、程序、方法和質(zhì)量要求等要素；二是檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度，包含數(shù)字檔案修改、刪除、銷(xiāo)毀等操作、方法和要求等要素；三是檔案安全制度，包含安全職責(zé)要求、系統(tǒng)權(quán)限、使用范圍要求等要素；四是利用服務(wù)制度[7]。

第三，標(biāo)準(zhǔn)制定。制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要確保國(guó)家各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范能夠得到貫徹落實(shí)，保證數(shù)字檔案資源的對(duì)口移交和報(bào)送，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。由此形成完整的標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)數(shù)字檔案室的文件和檔案進(jìn)行連續(xù)管理，保證檔案的真實(shí)性和完整性[8]。

4 結(jié)語(yǔ)

館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)模式是一種優(yōu)越的數(shù)字檔案室建設(shè)模式，可以使檔案室與檔案館在明確分工的基礎(chǔ)上，減少雙方的工作量，進(jìn)一步提高工作效益，避免資源重復(fù)建設(shè)，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的規(guī)模效益，是一種值得探討和推廣的數(shù)字檔案室建設(shè)模式。

注釋與參考文獻(xiàn)：

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