芻議高校人事檔案管理信息化建設

文 / 陳曼煜

芻議高校人事檔案管理信息化建設

文 / 陳曼煜

隨著信息時代的發(fā)展，信息的準確性、及時性對于企事業(yè)單位的決策顯得格外重要。在高校飛速發(fā)展和社會人事制度不斷完善的情況下，信息時代的人事檔案發(fā)展是社會發(fā)展的必然趨勢。高校人事檔案的建設和發(fā)展，直接關系到高校人事工作的開展，對高校發(fā)展有著重要意義?；跀?shù)據(jù)大爆發(fā)的時代，我國高校為了順應時代的發(fā)展，必須加快人事檔案的信息化建設，只有建立完備的信息系統(tǒng)，才能有效地加強高校人事檔案信息管理。

大數(shù)據(jù)；高校人事檔案管理；信息化建設

高校人事檔案主要記錄教師的個人工作經(jīng)歷、思想品德等，是準確、全面記載教職工的綜合資料，對從教職工進入高校任職以來，到現(xiàn)在的發(fā)展狀況有一個詳細的記錄，能夠客觀地反映出一個教職工的人生閱歷、工作能力、成長潛力等。高校人事檔案是高校人事調(diào)配人員的重要依據(jù)，是合理用人、選人的基礎，也是高校人事工作的重要組成部分。其工作信息直接關系到高校人事工作的開展、教職工的晉升[1]。

一、高校人事檔案的建設和發(fā)展

（一）高校人事檔案

我國人事檔案工作是組織和人事相關部門在認識管理中建立的，關于職工個人經(jīng)歷和才能的表現(xiàn)，以及職工個人為單位進行的集中保存。我國人事檔案的作用是方便管理部門在晉升、裁員的特殊時期，對個人進行評價，以便做出相應的決策。其中，高校人事檔案可以包括職工的個人履歷、論文作品、學歷、參加工作時間，以及其他考試的證明材料、工資，甚至其他工作單位對職工的評價材料[2]。高校人事檔案的記錄、保存和查閱是高校人事檔案管理的全部工作。不過，在信息時代，高校人事檔案開始把現(xiàn)代技術引入認識管理過程中，提高工作效率，但實際內(nèi)容卻沒有發(fā)生改變。

（二）高校人事檔案改革

人事檔案是組織、人事部門和其他部門考察、任用的重要依據(jù)，所以，人事檔案管理是我國社會管理和經(jīng)濟發(fā)展的重要依據(jù)。高校人事檔案作為我國人事檔案管理的重要組成部分，其直接關系到我國高校組織的發(fā)展和干部的切身利益。

隨著我國高校的迅速發(fā)展和科學技術的不斷進步，市場經(jīng)濟得到了更加全面的發(fā)展，人事檔案伴隨著時代的發(fā)展，遇到了許多新問題。面對高速發(fā)展的信息時代，人事檔案管理開始進行相應的改革，現(xiàn)有的人事檔案管理觀念、體制、方法等已經(jīng)完全不能跟上時代的發(fā)展。隨著我國高校規(guī)模的不斷擴大，其用人制度也在不斷地完善。高校對其自身人事制度的管理也存在著一些問題，比如，管理方式陳舊、管理手段落后等。

1956年11月9日，高校檔案局成立檔案庫，其中有溫度控制系統(tǒng)、設備購置系統(tǒng)、以及標準化檔案裝裱等，且不少設備在當時領先于國際水平。然而，隨著我國市場經(jīng)濟的全面發(fā)展和信息大爆炸時代的來臨，政治經(jīng)濟體制開始進行全面改革，高校人事檔案管理應當適應社會的不斷發(fā)展，走現(xiàn)代化道路，將計算機等先進的技術融入社會發(fā)展中，以提高高校檔案管理的效率和壽命，使得高校人事檔案更好地為學校的各項人事工作提供依據(jù)。

二、高校人事檔案信息化建設現(xiàn)狀

（一）高校人事檔案管理信息化趨勢

數(shù)據(jù)大爆炸時代背景下，數(shù)據(jù)的儲存和獲得手段得到了相應的提高，諸多領域都開始了信息化革命。高校人事檔案管理信息化是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢，信息資源已經(jīng)成為市場經(jīng)濟、社會活動的戰(zhàn)略資源，而檔案作為最初的信息資源載體，檔案信息化建設已經(jīng)成為國家信息化建設的重要組成部分。檔案信息化是指運用現(xiàn)代科學技術，開發(fā)、收集、整理相應的檔案資源，這是信息數(shù)字化建設的過程，也是一種信息數(shù)據(jù)形式的改變。在《全國檔案信息化建設實施綱領》中，我國發(fā)改委明確規(guī)定了信息化建設的目標和發(fā)展的主要目的，因此，管理信息化是高校信息化建設的必經(jīng)之路，是人事檔案發(fā)展的必然趨勢。

（二）高校人事檔案改革的必要性

高校人事信息化改革是社會發(fā)展的必然趨勢，也是人事制度發(fā)展的客觀要求。伴隨著高校的飛速發(fā)展，其規(guī)模越來越大，其中人員關系和人員類別也越來越多，人才流動日益頻繁。近年來，我國推行干部聘用制度，實行競爭上崗，人事管理開始向崗位管理轉(zhuǎn)變[3]。一系列政策的出現(xiàn)，高校人事檔案已經(jīng)出現(xiàn)危機感，對人事檔案信息的利用逐漸頻繁。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足人事管理工作的要求，也不適應這個信息社會的發(fā)展趨勢，必須加快高校人事檔案信息化建設，以適應時代的變化。

（三）高校人事檔案的自身發(fā)展

高校人事檔案管理信息化是實現(xiàn)人事檔案自身價值的需求，高校人事檔案的建立有力于高校自身的建設，可為學校中心工作、領導決策、教職工提供全方位的人事信息服務。作為人才信息服務的“縮影”，人才開發(fā)才是重要資源，合理利用社會資源，才能最終實現(xiàn)“物盡其用，才盡其用”的發(fā)展目標。人事檔案管理其實分為實體管理和檔案信息管理，實體管理已經(jīng)嚴重阻礙了社會的發(fā)展，只有實現(xiàn)檔案信息化管理才能為我國檔案管理提供真正的便利，加大工作效率。

三、高校人事檔案存在的問題

（一）高校人事檔案的認識不到位

在我國高校人事管理實際操作中，人事管理者對于人事檔案并不重視，認為人事檔案只是記載職工職業(yè)的獎罰情況，而沒有意識到人事檔案對人事調(diào)動的重要性。還有一小部分人認為人事檔案的信息過于老舊，一些早年得到的獎項并不足以令其獲得相應的晉升，人事檔案記錄已經(jīng)失去了其真實性。這些觀念都是對人事檔案認識上的淺薄。在管理上也相對滯后，其放松了人事檔案在管理工作中的地位，單純地認為人事管理工作只是登記、收發(fā)、查找一系列資料[4]。甚至有高校領導認為，人事檔案工作的信息化改革并沒有多大意義，因為翻看的人基本沒有，只要有這項工作就行了，但實際上這項工作已經(jīng)名存實亡。

（二）管理方式陳舊

現(xiàn)在，我國高校人事檔案還是以傳統(tǒng)的實體檔案為主，實體檔案是以文件夾的形式合理地安置在檔案庫中。實體檔案具有利用性廣、實用性強的特點，但也存在一定的劣勢，實體檔案編錄和查找都需要大量的時間，這樣的工作方式不僅工作量大，而且效率極低。在實體檔案的編錄過程中，傳統(tǒng)檔案中的16k紙與現(xiàn)在市面上流行的A4紙存在一定的差異，給人事檔案整理帶來一定的難度，況且紙張的使用也不利于我國環(huán)保政策的實施。

（三）現(xiàn)代手段技術薄弱

隨著時代的不斷發(fā)展，高校人事檔案管理問題比較明顯，以往人事檔案工作人員普遍是老年人，老年人缺乏對社會發(fā)展的正確認識和相關技術的普及。近年來，這樣的現(xiàn)象出現(xiàn)了好轉(zhuǎn)，各高校開始采用自己的計算機人才研發(fā)人事檔案管理軟件，但這樣的軟件僅僅涉及人員基本信息、檔案目錄標記、檔案轉(zhuǎn)接等基本環(huán)節(jié)。這樣的軟件設計，出現(xiàn)了信息儲存量不足、功能不足、操作繁瑣等問題，難以達到高校對人事檔案的操作要求，高校人事檔案的發(fā)展受到一定的技術制約。

四、高校人事檔案信息化發(fā)展策略

（一）實現(xiàn)高校人事檔案認識觀念的改變

人事檔案管理工作歷來都是比較封閉保守、被動式的思想觀念，這個發(fā)展觀念在一定程度上限制了高校人事檔案的發(fā)展。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，被動服務的思想觀念已經(jīng)逐漸落后，在一定程度上約束了人事檔案信息化的進程。高校人事檔案是不是信息資源，能不能被開發(fā)利用，許多人對此存在一定的疑惑。很多人認為，人事檔案主要是反映過去的資料，與現(xiàn)在個人的發(fā)展和精神面貌存在一定的差距，而且人事檔案涉及個人隱私，保密工作極其的嚴峻。管理者通常不會將其作為一般的資源來看待，更不會主動翻閱員工的人事檔案。因此，人們對高校人事檔案的管理一直處于一個比較保守的狀態(tài)，甚至對檔案進行重復歸檔，忽略對人事檔案的動態(tài)更新。這樣觀念的被動型所導致的直接后果就是遇到高校人事檔案的變動，其檔案的歸屬、動態(tài)變化都會出現(xiàn)歸檔不齊和檢索不到的問題。

高校人事檔案存在一定的保密性，但并不能說明相關工作者只能進行被動的查詢，更不能說明當事人的人事檔案在任何時候都不能公開。我們必須從思想上來改變，正確對待高校人事檔案的保密性。高校人事檔案首先要有嚴格的保密機制，但對于高校人事檔案，我們也應該積極地利用開發(fā)，應當作為人事工作的信息資源來看待，消除傳統(tǒng)意義上的思想觀念，主動為社會主義人才市場的建立出一份力。

（二）管理模式的更新

高校人事檔案的管理模式，可分為管理模式和非管理模式兩種。管理模式是對高校人事檔案進行全部的分類，并劃分到檔案館，由本校檔案管理人員對高校人事檔案進行有效的信息化處理。非管理模式是對特別的高校人事檔案進行部門歸納，而不是統(tǒng)一放在檔案館，學生檔案應當由學工處或者教務處處理。

管理模式，其好處是精簡了機構和人員，充分利用了檔案部門的場地和管理設備，比較容易對高校人事檔案進行相關的資源共享。利用分類管理的方式，直接且便利，相關工作人員可以充分采納資源，例如：如果資料中關于黨員、教學的記載不是很清晰，可以通過檔案庫中的行政、教學、科研等檔案進行查找補充。這方面需要相關工作人員的合理分工，而且必須嚴格遵守安全保密工作，這樣才能實現(xiàn)檔案信息的正常化管理，有利與高校人事檔案的查找和利用。

非管理模式，是依據(jù)《干部檔案工作條例》規(guī)定：干部檔案工作在國家檔案行政部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由干部部門領導并指導實現(xiàn)的分級管理[5]。實際工作中，處理好各部門之間的關系，一樣能運用好非管理模式的管理。非管理模式的管理制度需要依靠學校較強的硬件設備，雖然管理人員的政治素質(zhì)好，但業(yè)務能力差，也不能得到重視。在現(xiàn)實生活中，只有有效地將兩者進行結合才能促進高校人事檔案化的和諧發(fā)展。

（三）高校人事檔案信息管理技術的完善

長期以來，我國高校人事檔案的信息化管理一直存在著一些問題，其高校人事管理的思想、方法和硬件條件都約束著我國高校人事檔案的發(fā)展。我們應當為高校人事檔案信息化制定一個統(tǒng)一的標準，方便相關部門的管理和協(xié)調(diào)。

高校人事檔案歸納進檔案事業(yè)的系統(tǒng)中，由國家將其檔案事業(yè)進行相關的規(guī)?；藴驶?。而不是由學校單項進行管理。所謂標準化建設就是形成一定的電子文件的形式，并通過電子文件對其進行有效的搜集、描述、整理。這些規(guī)劃如同高速公路上的規(guī)則一樣，制約高校檔案信息化的發(fā)展，并有效地保證了網(wǎng)絡運行的暢通無阻，對我國檔案事業(yè)的建設有著重要意義。

高校人事檔案信息化管理的標準化，是實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理的重要基礎，必須對高校人事檔案進行格式、代碼符號、轉(zhuǎn)換規(guī)則的統(tǒng)一，而且信息化標準應當進行合理的分級。只有這樣才能更快地發(fā)展我國檔案事業(yè)，為我國社會人才發(fā)展提供最優(yōu)選擇。

五、結語

在信息大爆炸的時代背景下，高校人事檔案的信息化依舊處于一個剛剛起步的發(fā)展階段。隨著時代的不斷發(fā)展，人事檔案需要改變原來傳統(tǒng)人事管理的思想，使其由被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?，積極利用高校人事檔案的資料進行人事調(diào)動。在大數(shù)據(jù)時代下，高校應當把握好信息社會改革的方向，并提出相應的戰(zhàn)略目標，才能有效地改善我國高校人事檔案的信息化建設。

[1]喻念念.高校人事檔案信息管理系統(tǒng)模塊的設計與實現(xiàn)[J].山西檔案,2015,(06):64-66.

[2]姚紅,陳嵐.對高校干部人事檔案工作的幾點思考[J].山西檔案,2015,(06):91-93.

[3]曹卓瑜.信息化管理在高校人事檔案管理中的運用[J].山西檔案,2016,(06):72-74.

[4]張慧.數(shù)字化背景下紙質(zhì)圖書的生存空間[J].出版廣角,2015,(09):26-27.

[5]詹沐清.信息化時代出版業(yè)中計算機信息系統(tǒng)的運用[J].出版廣角,2015,(09):106-107.

G647.1；G270.7

A

1005-9652（2017）01-0076-03

湖北省教育廳人文社科項目，“世界文化遺產(chǎn)”湖北咸豐唐崖土司城遺址規(guī)劃與文化開發(fā)研究，項目編號：16G258。

（責任編輯：魏登云）

陳曼煜（1979-），女，湖北武漢人，湖北工業(yè)大學工程技術學院，碩士，工程師，研究方向：人事檔案管理。