國外高校檔案館資源建設實踐及啟示
——以美國密歇根大學本特利歷史圖書館為例

蘇玉微 王根發(fā)/中國地質(zhì)大學

美國密歇根大學本特利歷史圖書館[1]（Bentley Historical Library，下文簡稱本特利）始建于1935年，它以收集保管密歇根大學和密歇根州史料并促進對二者的歷史研究為己任。它雖名為“圖書館”，實則是密歇根大學的官方檔案館。該館館藏超過4.5萬英尺原始史料、150萬張圖片（不完全統(tǒng)計）、1萬張地圖、8萬本印刷書。相較于國內(nèi)高校檔案館，本特利的館藏及資源建設具有顯著特色。

1 本特利歷史圖書館資源建設的特點

1.1 強制移交和鼓勵捐贈并重

移交（Transfer）和捐贈（Donate）是本特利進行館藏資源建設的主要途徑。密歇根大學規(guī)定，學校檔案館接收學生與教職工及相關組織機構(gòu)等產(chǎn)生的具有永久保存價值的材料，非現(xiàn)行文件（本特利指出，一般而言文件產(chǎn)生后1至5年失去其現(xiàn)行價值）必須按規(guī)定每年定時向檔案館移交，在機構(gòu)辦公地址變更、職責變更、主要行政領導離職以及積存文件超過原保管單位庫存容量時也應進行檔案移交。除了與國內(nèi)高校一樣注重收集各學院、各部門產(chǎn)生的檔案史料之外，本特利還尤為注重并鼓勵機構(gòu)、團體乃至個人捐贈與密歇根大學或密歇根州相關的史料，“在本特利圖書館建館60年的歷史上，已接受了9000多個機構(gòu)和個人的檔案捐贈”[2]。其中，個人捐贈者包括學者、作家、教師、軍人、詩人、出版商、社會活動家、舞劇演員、政界要員乃至普通大眾。根據(jù)該館的新入館資源列表，可以發(fā)現(xiàn)很多新入館資源并不在其強制移交的范圍內(nèi)，例如布里格斯家族（Briggs Family）捐贈了1862年到1864年間，父子三人于美國內(nèi)戰(zhàn)期間在軍中寫給家中妻子/母親的大約100封私人信件。檔案捐贈很大程度上填補了強制移交政策無法覆蓋的空白和無法顧及的細節(jié)，使得本特利的館藏史料更為豐富、全面和立體化。

1.2 秉承更宏觀的檔案觀

本特利保存的史料包括學生成績、教師論文、職工名冊、運動員名單、病人病例、私人信件、軟件系統(tǒng)、各時期的視聽設備以及演講稿、回憶錄、備忘錄、日記、手稿、剪貼簿、宣傳畫冊等，還包括公開出版物，其館藏資源已突破嚴格意義的檔案概念，擴展到圖書和博物范疇，它收集一切承載密歇根大學和密歇根州歷史、具有保存價值的史料。這一宏觀而泛化的檔案觀不再局限關注檔案的原始記錄性及其法律憑證作用，而更注重史料的文化價值——服務歷史研究還原社會原貌，協(xié)助人們溯源尋求精神歸宿，輔助教師推動文化傳播，舉辦檔案展覽豐富民眾生活。國外很多高校的檔案都保管在圖書館，圖情檔一體化的管理方式是國外檔案利用熱經(jīng)久不衰的重要原因之一。

1.3 立足本校，放眼本地

與國內(nèi)高校的檔案接收范圍不同，本特利收集密歇根大學和密歇根州的相關史料，前者主要采取強制移交方式，后者主要通過相關機構(gòu)和個人的自愿捐贈，很長一段時期內(nèi)本特利的機構(gòu)設置與其檔案接收范圍相對應，分為密歇根檔案部、密歇根大學檔案部和服務利用部。本特利館藏密歇根大學相關史料包括該校行政活動中產(chǎn)生的公務文件以及學生生活和學校體育運動記錄等，除了學術(shù)研究外，體育運動尤其是橄欖球、冰球、棒球、籃球、壘球等項目是密歇根大學的特色，本特利保存了眾多密歇根大學女子運動乃至該校每一個足球隊的歷史記錄。館藏密歇根州的相關館藏則包括密歇根歷任州長的文件、普通騎兵在役期間的信件、五大湖地區(qū)的照片、密歇根歷史上采礦和伐木史料、汽車設計手稿、休倫湖自然風光、百年密歇根旅游和度假宣傳畫冊等反映密歇根政治、經(jīng)濟、文化、景觀及民生等各方面史料。

1.4 組織與個人、宏觀與細節(jié)并重

本特利的檔案資源建設不僅注重組織、公務和宏觀，也注重個體、私人和細節(jié)。重視密歇根政治和公共政策的特點貫穿于本特利80多年的史料收集工作中，在館藏的密歇根史料全宗里，有州民主黨和共和黨的史料、27位密歇根州長形成的史料、密歇根籍美國國家參議員捐贈的檔案、密歇根州立法委員會委員的相關記錄。在密歇根歷任州長的史料中，除了其在公務活動中形成的材料如簽署的文件、演講稿、辦公郵件，還包括部分私人材料如來往書信、個人照片、回憶錄等。在關注密歇根和密歇根大學機構(gòu)沿革、社會變遷、經(jīng)濟發(fā)展、政黨更替等歷史大框架的同時，本特利的史料收集也關照普通大眾，例如收集記錄有密歇根大學歷史上具有欺凌和羞辱性質(zhì)的傳統(tǒng)儀式“強制剃頭”的材料，同時也收集了數(shù)量眾多的活動海報、明信片、節(jié)目單等記錄和反映歷史細節(jié)的材料。

獨特的資源建設方式為本特利積累了豐富且珍貴的史料，每年有大量歷史學家、家譜研究者、檔案從業(yè)者、學生和老師等慕名而來。早在上個世紀末，本特利每年的來館利用者就超過3000人次[3]，這一頻次與國內(nèi)很多省級國家綜合檔案館的頻次幾乎持平。

2 本特利歷史圖書館資源建設的保障因素

2.1 松散的檔案管理體制

與我國的集中檔案管理體制不同，美國采取松散的檔案管理模式，全國沒有統(tǒng)一的檔案法，也沒有統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，很多高校甚至沒有設立專門的檔案館。松散的檔案管理體制直接導致了在檔案接收范圍方面各級各類檔案館沒有明確和強制性的劃分，很多機構(gòu)和個人被賦予了自行選擇檔案保管單位的自由，這是密歇根州史料能成為本特利館藏主體的最重要原因。歷史上，本特利曾與密歇根州檔案館就卸任州長檔案史料的收集權(quán)限問題產(chǎn)生過糾紛[4]，這一事件的背景是，州長作為密歇根重要的行政領導，其在公務活動中形成的材料是州核心權(quán)力機構(gòu)運作的直接記錄，理應移交州檔案館，但因無明確界定兩個檔案保管機構(gòu)檔案接收范圍的法律法規(guī)，密歇根州長便自愿選擇將相關史料保存到本特利。至今，本特利已接收近30位卸任州長的檔案史料。

2.2 完備智能的信息管理系統(tǒng)

松散的檔案管理體制帶來的弊端之一是檔案保管場所具有不確定性，甚至同一檔案形成者的檔案或同一主題的檔案被分散保存，直接導致檔案檢索調(diào)閱、查找利用過程中存在人力、物力、時間浪費的現(xiàn)象。為打破檔案保管場所的壁壘，本特利加入了聯(lián)機計算機圖書館中心（Online Computer Library Center，OCLC）和研究型圖書館信息網(wǎng)絡（Research Library Information Network，RLIN），成為兩大國際聯(lián)機信息系統(tǒng)的成員館，實現(xiàn)了館藏資源在全美乃至全球的共建共享。在校內(nèi)資源的檢索方面，本特利提供六種檢索系統(tǒng)，包括密歇根大學圖書館信息系統(tǒng)MIRLYN、本特利圖像庫（Bentley Image Bank）、本特利數(shù)字媒體圖書館（Bentley Digital Media Library）、主題導航索引（Subject Guides and Indexes）等。MIRLYN是本特利連同湯普森圖書館（Thompson Library）等其他五個密歇根大學圖書館一起組成的校內(nèi)聯(lián)機檢索系統(tǒng)，利用者可利用該系統(tǒng)自行限定檢索范圍輕松獲知館藏信息；主題導航索引則將館藏以內(nèi)容主題為綱進行集中羅列，如密歇根非裔美國人、性別與性取向、美國內(nèi)戰(zhàn)。

智能的信息管理系統(tǒng)還能協(xié)助本特利捕獲潛在檔案捐贈者、資金捐助者的信息。2015年，本特利啟用新的用戶注冊預約工作流程管理系統(tǒng)AEON[5]，該系統(tǒng)可自動識別VIP用戶，當潛在的檔案捐贈者和資金捐助者登錄檔案館系統(tǒng)時，系統(tǒng)會自動提醒檔案工作人員與他們進行深入交流并提供熱情服務，在提升VIP群體滿意度的同時也提高了獲得捐贈和捐助的機率。

2.3 健全的法律法規(guī)系統(tǒng)

本特利之所以能接收眾多私人捐贈的文件和大量尚在知識產(chǎn)權(quán)保護期的文件，與其充分尊重和保護檔案形成者隱私權(quán)和知識產(chǎn)權(quán)密不可分。本特利館藏私人捐贈的文件主要根據(jù)捐贈者的意愿選擇保密時限，其他史料的公開與否則受《信息自由法》在內(nèi)的多部法律法規(guī)限定，例如包含個人身份信息的材料會進行嚴格控制以保護當事人的隱私權(quán)，具體來說，學生受教育的相關文件如課程成績的保密期為文件產(chǎn)生后75年內(nèi)，病例、委托人記錄的保密期為文件產(chǎn)生后100年內(nèi)。

利用本特利尚在知識產(chǎn)權(quán)保護期的史料必須遵守美國版權(quán)法的規(guī)定。利用者若需要對館藏進行復制或?qū)⒄掌炔牧蠋С鰣D書館，要簽訂一份內(nèi)容嚴格的協(xié)議，協(xié)議首條即關于版權(quán)的警告，規(guī)定照片的拷貝及其他復制品的利用僅限于學習和學術(shù)研究目的，一旦超出“合理使用”原則，利用者就需對侵權(quán)負法律責任。本特利還在其官網(wǎng)上列出了信件、日記、照片、縮微復制品等7種館藏類型的引用格式，充分顯示出該館對著作權(quán)人的尊重和權(quán)益保護的重視。

2.4 完善透明的資金捐助體系

同美國大多數(shù)高校一樣，密歇根大學的檔案管理經(jīng)費主要靠政府補貼和社會捐助。本特利除了依托密歇根大學歷屆校友捐贈外，還因其保管了許多著名人物的私人檔案，這些檔案形成者為了創(chuàng)造更好的檔案保管條件，大多愿意慷慨解囊，本特利隨之將這些資金用于館藏檔案數(shù)字化、檔案管理設備更新、檔案工作場館擴充、珍貴歷史資料購置等。1973年本特利新館建成，新館主體建筑、館內(nèi)大量檔案管理設備和辦公設備等都源自社會捐贈。

本特利的捐贈體系十分完善且透明，捐贈者可選擇在線捐贈、支票捐贈和電話捐贈等多種方式。以在線捐贈為例，本特利會首先告知其尋求捐贈的原因如用于檔案數(shù)字化、用以豐富學生經(jīng)驗、支持未來一代等，而后捐贈者可選擇在線直接捐贈（Give Directly Online）、對應愿望清單（Wish List）捐贈和其他途徑捐贈（Other Ways to Give），如密歇根大學員工可通過縮減工資而將差額部分捐出。在線直接捐贈是捐贈者直接將資金捐助給某項基金，如戰(zhàn)略基金（資助本特利的核心業(yè)務包括數(shù)字化、文件保存等）、學生雇傭基金（為學生利用館藏做研究提供資助）、戴洛梅迪基金（支持保管和挖掘本特利建筑學相關史料）等；對應愿望清單捐贈則是通過支持檔案工作的某一項具體業(yè)務而進行資金捐贈，愿望清單從最低100美元的“保存一個歷史文件或照片”到最高5萬美元的數(shù)字化設備購置。

本特利通常會給予資金捐贈者一定的回報或獎勵，當?shù)卣矔ζ溥M行適當?shù)亩愂諆?yōu)惠，例如以捐贈者的名義命名某一基金會，定期召開捐贈者座談會以征求他們對于檔案工作的意見，給捐贈工資的教工以一定的稅收減免等。

2.5 強有力的思想保障

本特利是一個典型的研究型圖書館，密歇根大學作為國際信息學院聯(lián)盟（information school，簡稱ischool）的成員學校，其本身就倡導以跨學科的角度來理解信息及信息管理，多名本特利的員工同時是該校信息學院的全職教授，這也是本特利資源建設中表現(xiàn)出對檔案進行泛化理解的原因之一。此外，本特利在館藏資源建設中充分表現(xiàn)出以人為本的理念，關注對人的記錄、對人的服務——接受捐贈并妥善保管普通大眾的信件、日記、照片、錄音、錄像等；鼓勵捐贈者轉(zhuǎn)讓知識產(chǎn)權(quán)以供研究者利用；重金購置具有史料價值的材料；接受信息學院、歷史系等的教師到館內(nèi)進行教學，以增強學生的實踐操作能力，并為學生提供原始直觀的史料，等等。本特利創(chuàng)造一切條件進行檔案信息和檔案文化傳播，利用者在頻繁接觸檔案的過程中，對檔案的看法受到潛移默化的影響，社會濃厚的檔案意識又為檔案捐贈等提供了條件。

3 本特利歷史圖書館資源建設的啟示

由于中美在檔案工作管理體制、社會群體檔案意識等多方面存在巨大差異，國內(nèi)高校不可能完全照搬本特利資源建設的方式方法，而應予以參考，并立足本校實際開展相關工作。

3.1 調(diào)整和擴大檔案收集范圍

《高等學校檔案管理辦法》是各高校確定文件材料歸檔范圍的主要依據(jù)，該辦法規(guī)定的黨群、行政、學生、教學等十一大類檔案主要是在公務活動中形成的材料，各高校還可收集學生生活、社團活動、校園風貌等全方位反映學校歷史面貌的史料，以及根據(jù)自身辦學特點調(diào)整檔案收集范圍，如藝術(shù)類高?？墒占瘜W生繪畫、編曲、舞蹈等作品。由于法律沒有規(guī)定公務人員私人檔案的管理權(quán)屬，可征集學校領導、知名學者和歷屆校友的私人檔案，收集學校領導在半公半私活動中產(chǎn)生的文件如演講稿、備忘錄等。當前很多高校都啟動了名人檔案建檔項目，爭相保存曾在學校任教或?qū)W習過的教師和校友的個人檔案。復旦大學還在全國范圍內(nèi)征集著名人物手札，手札作者不僅包括曾在復旦任教的教育家、科學家、作家等，還擴展到上海籍或曾活躍在上海地區(qū)的文化名人。

3.2 鼓勵檔案捐贈和資金捐助

現(xiàn)階段，國內(nèi)高校檔案館很少收到社會資金捐助，檔案捐贈多是向檔案形成者“求”來的，檔案部門在檔案和資金捐贈方面處于被動地位。為改變這一現(xiàn)狀，首先，檔案部門要提升公民檔案意識，促進檔案和資金捐贈成為自發(fā)行為。例如，做好檔案利用工作，提升利用者對檔案服務的滿意度；深入挖掘館藏信息，主動進行檔案信息推送和檔案文化產(chǎn)品傳播。其次，必須尊重和保護檔案形成者的隱私權(quán)和知識產(chǎn)權(quán)，解決捐贈者的后顧之憂。此外還可對捐贈者進行一定的精神獎勵或物質(zhì)獎勵，以提高其捐贈的積極性。

4 結(jié)語

檔案機構(gòu)屬于典型的文化機構(gòu)，檔案資源是進行檔案文化產(chǎn)品開發(fā)不可或缺的源泉，國外高校檔案資源建設理念和管理技術(shù)走在了前面，我們可取其精華，適當擴展檔案接收范圍，大力拓展資源建設途徑，為檔案利用及更深層次的文化產(chǎn)品開發(fā)積累豐富且立體的史料資源。

注釋與參考文獻：

[1]Bentley Historical Library [EB/OL].[2016-09-01].http://Bentley umich.edu/.

[2]李寶玲.從美國的檔案館館藏看檔案資源建設[J].中國檔案，2011(03):60-61.

[3][4]徐玉清.一個具有特殊地位的大學檔案館——美國密歇根大學本特利歷史圖書館[J].檔案學研究,199(03):86-89.

[5]李鵬達.美國多家大學檔案館啟用在線利用新服務——本特利歷史圖書館檔案工作流程自動化系統(tǒng)闡釋[N].中國檔案報,2015-7-13.