濰坊市奎文區(qū)創(chuàng)新干部人事檔案管理新模式

文·劉凌濤

濰坊市奎文區(qū)創(chuàng)新干部人事檔案管理新模式

文·劉凌濤

在我國(guó)各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位中，干部人事檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，涉及到每個(gè)干部的切身利益，高標(biāo)準(zhǔn)做好人事檔案的管理和使用是做好干部工作的前提條件之一。2014年，中紀(jì)委公布的中央巡視組兩輪巡視整改情況中，巡視涉及的20個(gè)省份中有15個(gè)省份存在干部檔案造假現(xiàn)象，被群眾調(diào)侃為“年齡越填越小、工齡越填越早、學(xué)歷越填越高、身份越造越假”，干部檔案造假已然成為干部中公開的秘密。因此，只有加強(qiáng)干部人事檔案集中管理，完善日常規(guī)范管理，才能有效避免肆意涂改、捏造檔案等現(xiàn)象的發(fā)生。

濰坊市奎文區(qū)人力資源和社會(huì)保障局結(jié)合工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，創(chuàng)新干部人事檔案管理工作方式，打破傳統(tǒng)干部檔案“分散多頭”管理的模式，建立專門檔案室，配備專業(yè)檔案管理硬軟件設(shè)施和專職檔案管理員，做到了從源頭上斬?cái)嘣旒俸谑?，提高檔案利用率，收到良好的社會(huì)效果。1998年被中共山東省委組織部評(píng)定為二級(jí)干部人事檔案工作單位，2007年通過(guò)中共中央組織部的驗(yàn)收，評(píng)定為 “干部人事檔案目標(biāo)管理一級(jí)單位”。

一、樹立檔案人員的法律意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的法規(guī)建設(shè)

檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。檔案管理部門與形成檔案的社會(huì)各個(gè)部門或個(gè)人的關(guān)系往往存在一系列復(fù)雜關(guān)系和法律問(wèn)題，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)?？梢哉f(shuō)，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段?？膮^(qū)人社局組織專職檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，根據(jù)改革發(fā)展的方向和需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作有規(guī)可依、有章可循。

二、投入專項(xiàng)資金，改善檔案保管條件

中共中央組織部和國(guó)家檔案局于1991年4月2日出臺(tái)的《干部檔案工作條例》（組通字〔1991〕13號(hào)）第二十七條規(guī)定“干部檔案管理部門，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫(kù)房面積每千卷需20至25平方米，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施，檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室應(yīng)三室分開”。濰坊市奎文區(qū)人社局主要負(fù)責(zé)管理全區(qū)行政機(jī)關(guān)科級(jí)以下干部人事檔案1500余卷，幾年來(lái)，根據(jù)魯組通字〔1997〕9號(hào)、組通字〔1998〕13號(hào)文件和中組發(fā)〔2014〕9號(hào)精神以及市委、區(qū)委組織部門的要求，不斷改善檔案保管條件，改進(jìn)檔案管理方法，提高檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。根據(jù)干部人事檔案目標(biāo)管理一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的要求，奎文區(qū)人社局配備專兼職管檔干部各1名，做到了檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室“三室 ”分開。檔案庫(kù)房面積150平方米，設(shè)施配套齊全，配有防盜門窗、滅火器、空調(diào)機(jī)、加濕器、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)、電風(fēng)扇、防光窗簾、消毒柜、防腐防蟲物品，完全達(dá)到“六防”要求。配置了檔案密集架、專用微機(jī)、激光打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等利用設(shè)施，配備了切紙機(jī)、打孔機(jī)等檔案整理設(shè)施。根據(jù)濰坊市委組織部統(tǒng)一部署和要求，利用一年的時(shí)間，按照新的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所管檔案進(jìn)行了重新整理，更換了中組部推薦使用的新式卷夾，并對(duì)照《干部人事檔案目標(biāo)管理檢查驗(yàn)收細(xì)則》的要求進(jìn)行了自查，基本達(dá)到了干部人事檔案目標(biāo)管理一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

三、入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化，管理規(guī)范化，堅(jiān)決杜絕檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生

干部人事檔案工作是干部人事工作的重要內(nèi)容，是公道正派選人用人的重要基礎(chǔ)。劉云山同志在全國(guó)組織部長(zhǎng)會(huì)議和整治選人用人不正之風(fēng)座談會(huì)上談到了干部人事檔案問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期要集中整治假履歷假檔案，使干部的履歷檔案真正真實(shí)起來(lái)。同時(shí)，中共中央組織部下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》（中組發(fā)〔2014〕9號(hào)），也對(duì)干部檔案管理提出了“六嚴(yán)”的要求。

奎文區(qū)人社局檔案管理人員根據(jù)劉云山同志有關(guān)干部人事檔案問(wèn)題的重要講話以及中組部下發(fā)的相關(guān)文件內(nèi)容，結(jié)合奎文區(qū)工作實(shí)際，對(duì)檔案的完整性和真實(shí)有效性進(jìn)行嚴(yán)格審查，嚴(yán)禁接收涂改、涉嫌造假和來(lái)歷不明的檔案材料。同時(shí)，規(guī)范干部檔案材料收集渠道，對(duì)繞過(guò)單位組織人事部門送交的個(gè)人檔案材料一律不予接收。在日常管理過(guò)程中認(rèn)認(rèn)真真走好每一步，規(guī)范集中管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。做到收轉(zhuǎn)有登記、查（借）閱有手續(xù)、管理有章法、工作有條理，有效防止和規(guī)避了檔案查、借、轉(zhuǎn)等工作中的違規(guī)行為，保證了干部人事檔案工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。在日常工作中堅(jiān)持 “五不查”“四不借”“三不轉(zhuǎn)”，即無(wú)介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不查；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借；個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒(méi)有調(diào)令不轉(zhuǎn)，材料不全不轉(zhuǎn)。通過(guò)嚴(yán)格落實(shí)這些具體工作措施，提高了干部檔案工作的準(zhǔn)確性和工作效率。

四、運(yùn)用信息技術(shù)，有序推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及改變了人事檔案管理的思維模式和工作方式，為電子檔案在日常工作中得到廣泛應(yīng)用提供了基本條件。根據(jù)中組部《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》中“要?jiǎng)?chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化”的要求，結(jié)合貫徹落實(shí)《全國(guó)組織系統(tǒng)信息化建設(shè)工作座談會(huì)》上關(guān)于加強(qiáng)干部檔案信息化建設(shè)的指示，奎文區(qū)人社局認(rèn)真落實(shí)文件精神，大力推動(dòng)干部檔案信息化發(fā)展。

一是加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)?？膮^(qū)人社局申請(qǐng)專項(xiàng)財(cái)政資金，購(gòu)置了檔案室專用電腦、高速掃描儀、專用服務(wù)器，為做好干部檔案數(shù)字化工作奠定了基礎(chǔ)。同時(shí)，做好設(shè)備的升級(jí)換代工作，自1994年建區(qū)至今，已為檔案室更新電腦五次，平均四年更新一次，保證了工作的順利開展。

二是抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。把紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描輸入電腦，進(jìn)行編輯后轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，再分類存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理和信息共享。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案具有資源豐富、存儲(chǔ)量大、檢索便捷等優(yōu)點(diǎn)，為查閱干部人事檔案提供了便利，節(jié)約了時(shí)間，提高了效率。

三是做好電子檔案的安全保密工作。為確保電子檔案的安全，檔案室安排專人操作檔案專用計(jì)算機(jī)，設(shè)置多重密碼，與外部文件的對(duì)接采取刻錄光盤和使用專用U盤的方式進(jìn)行，嚴(yán)禁外接互聯(lián)網(wǎng)。為了防止操作者誤操作或有意更改電子檔案的內(nèi)容，將檔案材料全部轉(zhuǎn)換成JPG格式，并對(duì)涉及秘密的內(nèi)容進(jìn)行加密處理。

（作者單位：濰坊市奎文區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理中心）