淺析涉密檔案的管理

文·孔梅

淺析涉密檔案的管理

文·孔梅

檔案是歷史的記錄，是黨和國家的寶貴財富和重要資源。隨著開放性社會的到來和電子檔案的普及，人們越來越重視檔案資源的價值利用。涉密檔案作為特殊的檔案，承載著國家、單位的敏感涉密信息，其檔案價值的利用眾說紛紜。特別是“維基解密”、斯諾登事件之后，面對越來越嚴(yán)峻的信息網(wǎng)絡(luò)安全形勢，涉密檔案的管理更不容小覷。管理中既要符合保密要求，又要滿足檔案的利用需求，如何做到管的得當(dāng)、用的適度，是擺在檔案管理者面前的重要問題。筆者結(jié)合自身工作實際，淺析涉密檔案的管理。

一、涉密檔案的基本概念

《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》中規(guī)定，標(biāo)有“絕密”“機密”“秘密”字樣的檔案簡稱涉密檔案。

日常工作中，檔案管理者都十分重視檔案的保密管理，但由于傳統(tǒng)保密觀念的影響，涉密檔案的利用工作普遍有兩種錯誤傾向：一種是重保密，輕利用。很多有利用價值的涉密檔案長期被束之高閣，甚至被遺忘。這樣不僅檔案利用者不能全面了解情況，給工作帶來不便，而且會造成檔案資源的浪費，檔案管理價值也難以從利用檔案的效果中體現(xiàn)出來，從而背離了檔案管理的宗旨和目的。另一種是重利用，輕保密。簡單地認(rèn)為既然要利用，就沒必要把“保密”兩個字掛在嘴邊來束縛手腳，這種保密意識淡化的做法，后果是導(dǎo)致泄密事件連連發(fā)生，致使本單位乃至黨和國家的利益受損。因此，涉密檔案作為一種重要的秘密載體，在管理和利用上，必須一手抓保密，一手抓利用，兩手都要抓，兩手都要硬。

二、加強涉密檔案管理的措施

（一）全面提升涉密檔案管理者的素質(zhì)

涉密檔案管理者身份特殊，具有知密多、知密早、知密深的特點，有著比一般檔案管理者更重大的責(zé)任，要不斷強化涉密檔案管理者的檔案意識、保密意識和責(zé)任意識。因此，提升涉密檔案管理者的素質(zhì)是做好涉密檔案管理工作的關(guān)鍵。

1.過硬的政治素質(zhì)。要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，樹立堅定的理想信念。要愛崗敬業(yè)、忠誠擔(dān)當(dāng)，在涉密檔案的整理、保護(hù)和利用時，本著對國家大義、事業(yè)發(fā)展、單位利益高度負(fù)責(zé)的原則，樹立起主人翁的檔案保護(hù)意識，傾注更多的責(zé)任心，維護(hù)檔案的真實面貌，保守機密，全心全意地投身于本職工作之中。牢記保密這根弦，無論在何種場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守黨和國家的秘密作為自己神圣職責(zé)和應(yīng)盡義務(wù)。要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，要防止“無形”（儲存在頭腦中）秘密的泄露。

2.全面的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案學(xué)是一門專業(yè)性較強的學(xué)科，涉密檔案管理者要順應(yīng)時代潮流，積極參加各種相關(guān)培訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)來趕超知識更新的速度，努力做到“三熟知”，即：“熟知檔案法令法規(guī)，熟知保密法令法規(guī)，熟知所管檔案的內(nèi)容”。要加強對國家檔案法律、檔案行政法規(guī)、地方性檔案法規(guī)和檔案規(guī)章制度等知識的學(xué)習(xí)；要加強對《保密法》《保密守則》《保密工作制度》《保密文件管理制度》等保密制度的學(xué)習(xí)；要加強對所管檔案內(nèi)容的學(xué)習(xí)，包括內(nèi)容所涉及到的專業(yè)知識，掌握各件（卷）檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，全面提升素質(zhì)，以適應(yīng)涉密檔案管理工作要求。

3.綜合的文化素質(zhì)。要有較高的文化知識水平，能總結(jié)和分析檔案管理工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握涉密檔案利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的觀察能力和全面的工作能力，善于做利用者的工作，及時處理利用工作中出現(xiàn)的問題。

（二）抓好制度建設(shè)和監(jiān)管落實

完善的制度是抓好涉密檔案管理的重要保障?！渡婷軝n案保密制度》《涉密檔案借（查）閱制度》《涉密檔案復(fù)印制度》《涉密檔案交接制度》等都要一應(yīng)俱全。同時，要抓好各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理措施。

1.收集接收環(huán)節(jié)。在涉密檔案收集前，要向文件材料保存者做好保密宣傳，要求單獨存放涉密檔案。交接時嚴(yán)守交接制度，嚴(yán)格交接手續(xù)，做好交接登記，必要時還要請分管領(lǐng)導(dǎo)審核。

2.分類整理環(huán)節(jié)。根據(jù)國家檔案局、省檔案局及相關(guān)部門下發(fā)的歸檔文件整理規(guī)則，結(jié)合本單位工作實際，采取事由結(jié)合時間的方法，根據(jù)文件材料的密級限定的最長期限，嚴(yán)格分類整理、裝盒上架。

3.管理利用環(huán)節(jié)。涉密文件材料一經(jīng)成為涉密檔案，管理和利用環(huán)節(jié)的工作就必須慎之又慎，做到四勤：一是嘴勤，勤利用檔案的制度與規(guī)定，明確告知利用者必須承擔(dān)保密義務(wù)；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，使每個利用者于視線之中；三是腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果；四是手勤，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并在利用登記簿上備注說明。對超出原知悉范圍的人員，必須按規(guī)定經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱利用。

涉密檔案的密級不是一成不變的，要根據(jù)情況變化及時調(diào)整，做好檔案的解密工作。對保密期限已滿的涉密檔案要及時解密。但也存在另一種情況：保密期限已到，但是仍不能解密，對這種類型的檔案要視同涉密檔案管理?？傊?，要針對涉密檔案的不同密級、不同情況進(jìn)行分級分類管理，確保最大限度的利用。

（三）完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)措施

目前，檔案信息化是檔案管理的大趨勢，這無疑對涉密檔案管理帶來新挑戰(zhàn)。我們的做法是：管理上多種舉措并用，技術(shù)上多種手段設(shè)防，一手抓管理，一手抓技術(shù)，實行綜合治理，著重抓好“一隔離，二認(rèn)證，三能力”。

“一隔離”，就是存有涉密檔案的終端設(shè)備采取單機設(shè)置，必須與任何外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)實施物理隔離，更要禁止與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行任何直接或間接的物理連接。

“二認(rèn)證”，就是進(jìn)入終端前的兩層認(rèn)證，即：第一層是存有涉密電子檔案的終端必須設(shè)置開機密碼，通過密碼認(rèn)證才能進(jìn)入終端；第二層是進(jìn)入終端后的身份認(rèn)證，以確認(rèn)用戶是否有權(quán)限通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查閱電子檔案。

“三能力”，是存有涉密電子檔案的終端設(shè)備具有的三種技術(shù)保障能力和行為監(jiān)控能力，即：第一種是病毒防護(hù)能力，要安裝正版的殺毒軟件，對終端設(shè)備及檔案查閱系統(tǒng)進(jìn)行實時監(jiān)測，防止病毒入侵系統(tǒng)；第二種是預(yù)警監(jiān)測能力和應(yīng)急處置能力，實時尋找具有網(wǎng)絡(luò)攻擊和違反網(wǎng)絡(luò)安全策略的操作行為，實時報警，阻斷非法的網(wǎng)絡(luò)連接，從而制定應(yīng)急方案，完善應(yīng)急機制，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定安全運行；第三種是行為監(jiān)控能力，安裝適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)行為監(jiān)控軟件，對納入檔案利用系統(tǒng)的涉密檔案進(jìn)行登錄監(jiān)控、查閱監(jiān)控、打印監(jiān)控等，用電子行為控制來管理電子行為，可以做到對涉密文件的無縫監(jiān)管。

綜上所述，管檔為了用檔，涉密檔案亦是如此。保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，用而不保就會導(dǎo)致泄密事故，所以要在改變傳統(tǒng)的觀念的基礎(chǔ)上，加強和改進(jìn)新形勢下涉密檔案的管理，合理化解保密和利用的沖突矛盾，使保密工作為涉密檔案的利用保駕護(hù)航，做到保的有效、用的得當(dāng)。

（作者單位：山東省專用通信局）