智慧檔案室建設(shè)的幾點(diǎn)體會

文·張妍

智慧檔案室建設(shè)的幾點(diǎn)體會

文·張妍

在數(shù)字信息技術(shù)環(huán)境下，電子載體和數(shù)字傳播方式的異軍突起，信息處理方式的變革，電子文件的爆炸式增長，使得檔案的傳統(tǒng)載體形態(tài)開始向數(shù)字形態(tài)過渡，檔案管理和利用的主要環(huán)境逐漸向電子環(huán)境遷移，檔案管理模式發(fā)生了根本性的變化。主要表現(xiàn)為從注重保管的實(shí)體管理模式和注重信息開發(fā)利用的信息管理模式迅速向注重信息、知識交流和共享的個(gè)性化方向發(fā)展。利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識的交流和共享是一種新的檔案管理形態(tài)，具有全面感知、立體互聯(lián)、智慧管理、高效利用、個(gè)性服務(wù)等特點(diǎn)，我們稱為智慧管理模式。檔案室在這種模式下的檔案管理我們稱之為智慧檔案室，筆者僅就智慧檔案室建設(shè)談幾點(diǎn)體會。

一、智慧檔案室建設(shè)的意義

檔案實(shí)體管理模式中，一般采取手工管理方式完成檔案整理、檢索、利用等各項(xiàng)工作。這種方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，更重要的是在這種方式下形成的檔案，總是要隔一定時(shí)間甚至一年幾年才整理完畢，無法在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息的二次利用，并且檢索查詢的不便也不利于檔案信息轉(zhuǎn)化成有價(jià)值的信息資源。

近年來，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作成為檔案管理信息化的首要，在此基礎(chǔ)上開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)不僅管理數(shù)字化文件，還用于對業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的電子文件進(jìn)行自動(dòng)捕獲、管理和利用。例如，北京中醫(yī)藥大學(xué)第四附屬醫(yī)院即棗莊市中醫(yī)醫(yī)院診療系統(tǒng)中的“檔案管理信息平臺”，通過建立文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺，實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程管理。

然而，大數(shù)據(jù)時(shí)代在不斷改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的同時(shí)，也在悄悄改造傳統(tǒng)檔案管理模式。在實(shí)現(xiàn)了“存量數(shù)字化 增量電子化”后，傳統(tǒng)的以實(shí)體管理和信息管理為特征的檔案管理模式受到?jīng)_擊。例如，我們棗莊市中醫(yī)醫(yī)院絕大多數(shù)檔案是在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生，對其進(jìn)行科學(xué)的管理，不僅可以支持領(lǐng)導(dǎo)層決策，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部監(jiān)管，也有助于醫(yī)院的知識創(chuàng)造、文化積累與深化。檔案管理的重點(diǎn)不僅僅放在檔案信息的保管、開發(fā)和利用上，同時(shí)更加注重對檔案信息、知識的交流與共享。利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，對檔案進(jìn)行智能化管理，感知和保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息的共享，為公眾提供信息服務(wù)。在這種管理視角下，檔案知識資源的交流和共享成為檔案管理發(fā)展的新趨勢。

二、智慧檔案室建設(shè)的原則

（一）發(fā)展需要原則

檔案中的知識資源是醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的動(dòng)力。醫(yī)院檔案無法產(chǎn)生直接效益，需將其隱性知識價(jià)值轉(zhuǎn)化為顯性的知識價(jià)值，即將病案、影像資料、科技檔案、醫(yī)學(xué)研究實(shí)行一體化管理，使綜合分析、綜合加工后的醫(yī)療信息為醫(yī)院決策、經(jīng)營管理、醫(yī)療診斷、科研以及科技成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用等提供完整、準(zhǔn)確的依據(jù)和參考，以實(shí)現(xiàn)知識增值。檔案工作的根本動(dòng)力在于提供檔案服務(wù)，特別是檔案知識資源服務(wù)，必須迅速及時(shí)滿足醫(yī)院現(xiàn)實(shí)工作的需求。醫(yī)院檔案中的知識資源管理能夠高層次、全方位的審視檔案工作，挖掘一切可以挖掘的知識，形成醫(yī)院特有的知識資源。檔案服務(wù)不僅促使醫(yī)院很好地適應(yīng)外部環(huán)境變化，而且能夠提升核心競爭力，對日益激烈的市場競爭提供契機(jī)和必要準(zhǔn)備。

（二）集成管理原則

知識資源管理是醫(yī)院檔案管理的新嘗試。作為一種管理理念，知識管理必須要與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，建立檔案知識資源管理平臺，有機(jī)集成各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，做到檔案知識資源實(shí)現(xiàn)和轉(zhuǎn)化過程中隨時(shí)監(jiān)督、及時(shí)反饋，以保證知識轉(zhuǎn)化過程的協(xié)調(diào)發(fā)展和檔案知識資源利用效率的提髙。檔案知識資源管理平臺必須體現(xiàn)在醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，能夠主動(dòng)捕獲文件、檔案，實(shí)現(xiàn)對知識資源的前端控制、全過程管理和集成管理，實(shí)現(xiàn)對檔案管理流程以及開發(fā)、整合和利用。檔案知識資源管理平臺，從發(fā)現(xiàn)偏差到最后反饋，再到糾正偏差之間存在著時(shí)間差，因此在監(jiān)控中要暢通反饋通道，盡量縮短反應(yīng)時(shí)間，及時(shí)糾正偏差，這樣才能保證檔案管理運(yùn)行方向和確定其對新的管理活動(dòng)的指導(dǎo)作用。

（三）資源整合原則

在現(xiàn)實(shí)工作中，針對同一問題，醫(yī)務(wù)工作者往往從不同的側(cè)面去探討事物的發(fā)生、發(fā)展過程以及事物的內(nèi)在規(guī)律，以求得整體性和綜合性的結(jié)論。從醫(yī)院的角度來看，實(shí)現(xiàn)檔案知識資源的轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新，形成醫(yī)院的核心競爭力，是最終目的。但要實(shí)現(xiàn)這種檔案知識資源的轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新，就必然要求醫(yī)院以“大檔案”的觀念去認(rèn)識和管理醫(yī)院所擁有的檔案，對其從生成、共享到積累都要予以支持、指導(dǎo)和監(jiān)控。通過檔案知識管理流程的實(shí)施，將檔案收集、整理、鑒定等整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程環(huán)境進(jìn)行管理，進(jìn)而充分挖掘檔案之間以及其內(nèi)容之間的聯(lián)系性、層次性，使之不斷得到調(diào)整、組合，并在調(diào)整、組合過程中，實(shí)現(xiàn)檔案知識的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)化。

（四）學(xué)習(xí)平臺原則

學(xué)習(xí)平臺主要是組織以科室為單位的團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)，談所想所思，特點(diǎn)鮮明的個(gè)性化的陣地，目標(biāo)是在科室層面建立集體思維能力，進(jìn)入真正一起思考，共同干事創(chuàng)業(yè)的狀態(tài)。對于醫(yī)院檔案而言，檔案資源來源于醫(yī)院工作的各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)，是最具有共同性基礎(chǔ)的知識資源，因此，它能成為醫(yī)務(wù)人員共同學(xué)習(xí)、思考以及創(chuàng)新的基礎(chǔ)。推動(dòng)醫(yī)院學(xué)習(xí)平臺建設(shè)，最主要的就是檔案知識資源的及時(shí)支撐，因?yàn)檫@些知識本身就來源于工作、來源于實(shí)踐、來源于集體共同的智慧。在實(shí)際運(yùn)行中，學(xué)習(xí)平臺的建立，還要有充分的醫(yī)院文化底蘊(yùn)作為基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)合作與協(xié)作、強(qiáng)調(diào)共享和分享，因此，就必須要不斷樹立和培育具有凝聚力的醫(yī)院文化。

三、智慧檔案室建設(shè)的內(nèi)涵

（一）明確智慧檔案室建設(shè)的內(nèi)容

一是根據(jù)醫(yī)院對知識管理的需求，結(jié)合檔案工作實(shí)際情況，對檔案知識資源管理進(jìn)行整體規(guī)劃布局。

二是加大檔案知識資源建設(shè)力度。首先要對醫(yī)院內(nèi)部各種類型、各種載體的檔案知識資源進(jìn)行釆集；其次是對采集來的檔案知識資源進(jìn)行組織，以統(tǒng)一規(guī)范的形式存入檔案知識資源庫中。

三是著眼于檔案知識資源的增值知識服務(wù)。根據(jù)醫(yī)院需要設(shè)計(jì)服務(wù)模塊，運(yùn)用于檔案知識資源門戶的建設(shè)與管理；從檔案資源中挖掘檔案知識，為醫(yī)院戰(zhàn)略性決策服務(wù)；為醫(yī)務(wù)人員提供業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)知識，防止重復(fù)研究，促進(jìn)和保障醫(yī)療創(chuàng)新；進(jìn)行檔案知識資源開發(fā)利用，為醫(yī)院科技發(fā)展以及文化建設(shè)等服務(wù)。

（二）構(gòu)建智慧檔案室管理平臺

智慧檔案室核心是構(gòu)建知識資源共享，提供知識增值服務(wù)的平臺，以實(shí)現(xiàn)檔案管理向知識資源管理方向的發(fā)展。這樣的檔案工作會出現(xiàn)三個(gè)顯著變化。

一是原有檔案機(jī)構(gòu)職能拓展為“檔案知識資源管理中心”之后，有了全新的角色定位，在整個(gè)醫(yī)院組織體系中會獲取重要的地位。

二是實(shí)行檔案數(shù)字化管理。將實(shí)體保管模式發(fā)展成為數(shù)字保管模式后，電子文件、電子檔案能被有效集中地進(jìn)行管理；各部門在及時(shí)向“檔案知識資源管理中心”移交、傳遞數(shù)字檔案的同時(shí)，自己整理暫存實(shí)體檔案。

三是檔案與圖書、資料一起被有效整合、集中管理，提供系統(tǒng)服務(wù)。構(gòu)建的“檔案知識資源管理平臺”[3]由“檔案知識資源庫”“檔案知識資源整合系統(tǒng)”“檔案知識資源服務(wù)系統(tǒng)”三部分組成。

“檔案知識資源庫”主要用于集中存儲醫(yī)院各種信息、知識（主要是檔案，但也包含其他資料）的數(shù)據(jù)庫；“檔案知識資源整合系統(tǒng)”主要用于及時(shí)、全面收集醫(yī)院內(nèi)的電子文件或電子檔案（紙質(zhì)檔案可通過數(shù)字化轉(zhuǎn)化成為電子檔案），并對其進(jìn)行加工處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)，使之有序化、系統(tǒng)化，并將加工整理后的檔案知識資源存入檔案知識資源庫中?！皺n案知識資源服務(wù)系統(tǒng)”則主要是為醫(yī)院各部門、各個(gè)利用者利用檔案信息和檔案知識，提供一個(gè)便捷的數(shù)據(jù)出口、檢索途徑和服務(wù)窗口，同時(shí)也接受檔案知識資源服務(wù)的反饋信息。

（三）確定保障制度體系

按照知識資源管理系統(tǒng)推進(jìn)和組織建設(shè)的要求，其保障制度體系應(yīng)包括知識資源安全訪問權(quán)限制度、系統(tǒng)中知識和數(shù)據(jù)的格式規(guī)范、知識資源收集整理制度、知識資源內(nèi)容建設(shè)工作制度、知識資源管理組織制度等。另外，在保障制度體系建設(shè)中還包括制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)管理規(guī)范，建立以檔案利用者滿意為中心的檔案知識服務(wù)體系。因此，要重視和依賴原有的檔案工作管理規(guī)定，并在此基礎(chǔ)上建立適應(yīng)智慧型檔案室的新規(guī)則。

四、智慧檔案室建設(shè)的措施

（一）要主動(dòng)尋求政策支持

自2012年“智慧城市”建設(shè)試點(diǎn)啟動(dòng)后，截至目前全國已有總計(jì)超過500座城市，均在政府工作報(bào)告中明確提出或正在建設(shè)智慧城市。智慧城市建設(shè)不僅范圍廣泛，而且向縱深發(fā)展，波及各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)。檔案在城市建設(shè)中擔(dān)負(fù)著記載歷史、服務(wù)社會的重任，自然是智慧城市建設(shè)中必不可少的組成部分。智慧檔案室是進(jìn)行檔案管理和信息服務(wù)的基層機(jī)構(gòu)，與智慧城市的建設(shè)緊密相聯(lián)，因此，國家對智慧城市建設(shè)的政策支持對智慧檔案室建設(shè)同樣起到支撐作用，這是智慧檔案室建設(shè)必須借助的力量。

（二）要主動(dòng)適應(yīng)社會需求

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的深入實(shí)施，檔案的形式與數(shù)量會越來越多，公眾對檔案的需求也會逐漸增多。在信息化時(shí)代，檔案部門需要提供更加便捷的方式，方便公眾獲取信息。傳統(tǒng)的檔案室采用封閉式信息管理模式，已無法滿足如今跨部門、跨領(lǐng)域的資源共享需求。因此，智慧檔案室的建設(shè)，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，使公眾對信息的獲取不受時(shí)間和空間的限制，并為各部門之間的信息、知識交流提供便利渠道，使信息、知識共享變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。

（三）要主動(dòng)完善自我

醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化 增量電子化”以后，對信息進(jìn)行精細(xì)化管理，滿足個(gè)體對信息的特殊需求，成為檔案工作的主要目的。這種檔案管理理念、方式、方法的轉(zhuǎn)變，僅憑醫(yī)院“大檔案”信息共享是不夠的，更應(yīng)該促進(jìn)檔案知識資產(chǎn)觀的形成。在檔案知識資產(chǎn)觀中知識共享是檔案知識資源管理的拱頂石，大眾創(chuàng)新、共同創(chuàng)新、開放創(chuàng)新是特點(diǎn)，也是推動(dòng)醫(yī)院其他各項(xiàng)工作可持續(xù)發(fā)展的源泉。當(dāng)然嚴(yán)格按照國家電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)建設(shè)要求，構(gòu)建“檔案知識資源管理平臺”，還要做好檔案的保密與安全工作，還要同步進(jìn)行管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和基本職能的確定，積極推進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部檔案觀念的更新，加快醫(yī)院信息化進(jìn)程，提升醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)以及培育醫(yī)院文化等。

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[1]倪永春 區(qū)域涉民檔案集成管理與服務(wù)平臺研究[J]中國檔案 2016 （5）

[2]郝飛 京津冀醫(yī)院檔案工作協(xié)同發(fā)展探索[J]中國檔案 2016（7）

[3]楊來青 智慧檔案館建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)研究與應(yīng)用[J] 中國檔案2016 （7）

（作者單位：北京中醫(yī)藥大學(xué)第四臨床醫(yī)學(xué)院棗莊醫(yī)院）