電子檔案對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的推動(dòng)作用研究

王蘇醒

（江蘇省揚(yáng)州市中醫(yī)院，江蘇 揚(yáng)州 225000）

電子檔案對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的推動(dòng)作用研究

王蘇醒

（江蘇省揚(yáng)州市中醫(yī)院，江蘇 揚(yáng)州 225000）

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)水平的顯著提升，我國(guó)醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，為了促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，促進(jìn)工作質(zhì)量的進(jìn)一步提升，從而將電子檔案管理工作運(yùn)用到了醫(yī)院檔案管理工作之中。通過(guò)使用這種方式，促使我國(guó)醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的質(zhì)的飛躍，并為醫(yī)生與患者之間的交流溝通提供了信用平臺(tái)，方便積累完整的資料，同時(shí)也促進(jìn)了我國(guó)醫(yī)療、教學(xué)、科研等各個(gè)方面工作服務(wù)水平的提升。為了做好相關(guān)的研究工作，本文主要對(duì)電子檔案應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，以及醫(yī)院電子檔案管理工作的完善方式進(jìn)行了深入的研究，從而為做好電子檔案對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的推動(dòng)作用，提供一定幫助。

電子檔案；醫(yī)院檔案管理；推動(dòng)

0 引言

醫(yī)院在進(jìn)行相關(guān)工作的過(guò)程中，為了保證醫(yī)院工作質(zhì)量的進(jìn)一步提升，從而進(jìn)行了醫(yī)院檔案的制作和管理方面的工作。醫(yī)院檔案不僅是對(duì)過(guò)去科研過(guò)程和成果的記錄，更是對(duì)于之后的醫(yī)學(xué)研究提供很好的參考價(jià)值，對(duì)于醫(yī)院工作的開展，有著極大的促進(jìn)作用。我國(guó)醫(yī)院在不斷的發(fā)展過(guò)程中，以往的檔案載體大多都是以紙質(zhì)的文本為主。但是在實(shí)際的工作過(guò)程中，醫(yī)院對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行相關(guān)的管理工作，在一定程度上有著一定的難度。隨著時(shí)間的不斷延展，紙質(zhì)檔案數(shù)量會(huì)逐漸增加，不利于整理工作的進(jìn)行。并且在進(jìn)行檔案存儲(chǔ)時(shí)，需要耗費(fèi)大量的成本進(jìn)行相關(guān)的工作，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展，也會(huì)產(chǎn)生極大的影響。同時(shí)，等到醫(yī)院需要查詢相關(guān)檔案時(shí)，會(huì)消耗大量時(shí)間和人力，從而導(dǎo)致查詢工作效率及使用價(jià)值降低。但隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的提升，醫(yī)院逐漸將電子檔案應(yīng)用到了醫(yī)院的檔案管理工作之中，對(duì)于醫(yī)院的檔案管理，有著極大的促進(jìn)作用。

1 電子檔案應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理中優(yōu)勢(shì)

1.1 有利于方便檔案的積累

隨著時(shí)間的發(fā)展，醫(yī)院所需要進(jìn)行制作和管理的檔案在數(shù)量方面將會(huì)變得越來(lái)越龐大。如果檔案越來(lái)越多，就會(huì)增加醫(yī)院檔案方面的管理難度。但是使用電子檔案進(jìn)行檔案方面的管理工作，有利于將檔案文件自動(dòng)加入到醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)于醫(yī)院的檔案收集工作，有著極大的促進(jìn)作用[1]。等到醫(yī)院需要進(jìn)行檔案查詢時(shí)，就可以通過(guò)電子系統(tǒng)形成的電子檔案進(jìn)行相關(guān)的查詢工作，有利于促進(jìn)檔案查詢工作的進(jìn)一步開展。對(duì)于醫(yī)院工作效率的提升，也有著極大的幫助。

1.2 有利于進(jìn)一步地節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間

傳統(tǒng)的檔案載體都是以紙質(zhì)的文本為主，隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量會(huì)越來(lái)越多。一個(gè)醫(yī)院在建設(shè)之初，由于時(shí)間方面的因素，所需要進(jìn)行制作和管理的紙質(zhì)檔案在數(shù)量方面相對(duì)較少，因此就不需要使用過(guò)多的文件柜，就能做好相關(guān)的管理工作，但隨著醫(yī)院工作的進(jìn)一步開展，在日常工作過(guò)程中，醫(yī)院所需要進(jìn)行制作和管理的檔案在數(shù)量方面就會(huì)變得越來(lái)越多。因此，為了便于檔案的管理，就會(huì)在文件柜數(shù)量方面，隨之進(jìn)行增加。并且由于需要的文件柜數(shù)量方面的增加，就會(huì)需要一個(gè)甚至多個(gè)庫(kù)房進(jìn)行儲(chǔ)存。由于醫(yī)院的主要工作是做好患者的診治工作，原本就因?yàn)榛颊邤?shù)量的龐大，致使醫(yī)院的病房相對(duì)比較稀缺，從而導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)，缺乏足夠的空間進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)工作[2]。所以使用電子檔案進(jìn)行檔案管理工作可以節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，緩解庫(kù)房壓力，也可以減少因?qū)n案原件頻繁使用而造成的磨損，妥善解決珍貴檔案文獻(xiàn)的利用問(wèn)題，有利于保護(hù)檔案原件，尤其是珍貴檔案。

1.3 有利于醫(yī)護(hù)人員工作效率的提升

檔案管理最終的目的是方便醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案的查找和利用。但是由于隨著時(shí)間的不斷發(fā)展，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查詢工作時(shí)，為了能夠準(zhǔn)確地進(jìn)行相關(guān)檔案的查詢工作，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，才能做好查詢，對(duì)于醫(yī)護(hù)人員工作效率的提升，有著極大的阻礙。但是醫(yī)院使用電子檔案進(jìn)行檔案的管理工作就能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)醫(yī)護(hù)人員所需的檔案進(jìn)行查詢，并且根據(jù)不同檔案存放的不同文件夾就可以很快地找到醫(yī)護(hù)人員所需的檔案，從而大大提高了檔案的利用價(jià)值，對(duì)于醫(yī)院工作的開展，有著極大的幫助。

2 醫(yī)院電子檔案管理工作進(jìn)行完善的方式

2.1 進(jìn)行管理制度的制定和完善

電子檔案管理工作在不同階段是相互獨(dú)立的，整體上又是系統(tǒng)的、互相聯(lián)系的。因此為了促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作的進(jìn)一步開展，醫(yī)院需要建立和完善電子檔案的收集和歸檔制度、電子檔案的利用和保管制度，同時(shí)在進(jìn)行相關(guān)工作的過(guò)程中，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等方面的規(guī)定[3]。為了保證醫(yī)院的電子檔案管理能夠按照規(guī)范化的流程進(jìn)行，就需要建立健全的醫(yī)療電子檔案的動(dòng)態(tài)管理制度，從而促進(jìn)工作的進(jìn)一步開展，有利于醫(yī)院電子檔案管理工作的進(jìn)一步完善。

2.2 促進(jìn)電子檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

醫(yī)院在進(jìn)行電子檔案的制定和管理工作時(shí)，為了促進(jìn)管理工作質(zhì)量的進(jìn)一步提升，需要做好相關(guān)電子檔案管理人員的培訓(xùn)工作。通過(guò)采取相關(guān)的培訓(xùn)措施，促使管理人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，工作效率進(jìn)一步提升。

2.3 加大對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的投入力度

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，為了保證檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升，可以使用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案。從而通過(guò)這種方式，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，還可以在一定程度上，幫助醫(yī)院檔案的管理人員提高檔案管理工作的效率[4]。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化，從而使得醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員在進(jìn)行檔案查詢的過(guò)程中所采用的查詢方式在一定程度上能夠變得更加方便、簡(jiǎn)單，同時(shí)也增加了檔案的保密程度，不會(huì)出現(xiàn)涉密檔案情況輕易發(fā)生，有利于我國(guó)醫(yī)院工作的進(jìn)一步開展。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)信息技術(shù)水平的進(jìn)一步提升和發(fā)展，我國(guó)醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，為了促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，從而將電子檔案管理運(yùn)用到了醫(yī)院工作之中。雖然在一定程度上，使用電子檔案進(jìn)行檔案的管理工作，依舊會(huì)存在著一定的問(wèn)題，但是通過(guò)此方式進(jìn)行工作，有利于節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間，同時(shí)對(duì)于工作人員工作效率的提升，也有著極大的幫助。因此，為了促進(jìn)電子檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，必須采取相關(guān)措施，才能促進(jìn)相關(guān)工作的進(jìn)一步發(fā)展。

[1] 郭麗芬.建立醫(yī)院信用檔案與構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系的思考[J].閔西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011,13(2):98-100.

[2] 袁波.電子認(rèn)證在我院電子病歷歸檔系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)院管理,2011,31(2):56.

[3] 王景明.抓住電子病歷應(yīng)用共享核心推進(jìn)數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)[J].中國(guó)醫(yī)院管理,2011,32(1):65-66.

[4] 趙明娟.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院現(xiàn)代自信管理中的重要性[J].中國(guó)醫(yī)院管理,2009,29(8):78.

Research on the Promotion of Electronic Archives to the Development of Hospital Archives Management

WANG Su-Xing
（The Traditional Chinese Medicine Hospital of Yangzhou, Yangzhou, Jiangsu, 225000）

With the significant improvement of the level of computer information technology in our country, our hospital in the process of archival management, in order to promote the further development of China’s archives management work to promote the further improvement of the quality of work, so that the electronic file management work to the Hospital archives management work.Through the use of this approach, to promote the development of our hospital in the process, to achieve a qualitative leap in file management, and communication between doctors and patients to provide a credit platform to facilitate the accumulation of complete information, but also for our medical , Teaching, research and other aspects of the work, to promote the upgrading of the service level. In order to do the relevant research work, this article mainly on the application of electronic archives in the hospital archives management advantages, as well as the hospital electronic file management work carried out a thorough way to conduct in-depth study, so as to do a good job of electronic archives on the development of hospital archives management Aspects of the role, to provide some help.

Electronic archives; Hospital archives management; Promotion

10.19335/j.cnki.2096-1219.2017.22.09