文書(shū)檔案管理的現(xiàn)有問(wèn)題及對(duì)策

金 嵐

（河北省地礦局第三地質(zhì)大隊(duì)，河北 張家口 056002）

文書(shū)檔案管理的現(xiàn)有問(wèn)題及對(duì)策

金 嵐

（河北省地礦局第三地質(zhì)大隊(duì)，河北 張家口 056002）

文書(shū)檔案管理工作在一個(gè)企業(yè)或者單位中的意義是非常重大的。文書(shū)檔案管理工作主要包括企業(yè)發(fā)展歷程等資料，因此文書(shū)檔案管理水平的高低直接影響著檔案資料的完整性。近年來(lái)隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，文書(shū)檔案管理工作的重要性越來(lái)越大。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理方式也隨之不斷更新，將新型檔案管理方式應(yīng)用于檔案管理工作中，有利于工作人員更加科學(xué)有效地管理檔案，完善檔案的保留度和整理方式。現(xiàn)階段雖然已經(jīng)對(duì)檔案管理方式進(jìn)行了更新，但目前檔案管理工作中仍然還有一些問(wèn)題亟待解決。需要對(duì)其進(jìn)行徹底的分析和研究，以便于對(duì)問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，提出有效的解決對(duì)策，使檔案管理工作以后能夠開(kāi)展得越來(lái)越好。

文書(shū)檔案管理；現(xiàn)有問(wèn)題；解決對(duì)策

引言

文書(shū)檔案記載著一個(gè)單位或者企業(yè)重大事情的全部情況，也記錄著一個(gè)部門(mén)和單位的發(fā)展歷史，文書(shū)檔案管理工作的好壞直接影響著企業(yè)文書(shū)檔案資料的完整度和保留度。文書(shū)檔案記載一般以紙質(zhì)記載方式為主，通常都是記載企業(yè)多年來(lái)開(kāi)展的活動(dòng)資料、單位的變革發(fā)展歷史、人員調(diào)配情況、人員任職情況等等。隨著科技的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案記載方式發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，科技時(shí)代的到來(lái)也帶動(dòng)了信息的發(fā)展和電子設(shè)備的發(fā)展，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載方式被電子記載方式所代替。文書(shū)檔案管理人員只要擁有專(zhuān)業(yè)的工作技術(shù)和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度就能夠很好地掌控這項(xiàng)工作，從而建立完善的檔案管理機(jī)制，提升文書(shū)檔案的利用率。

一、目前文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

在以往的文書(shū)檔案管理中，由于管理方式的落后或者對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作不到位，使文書(shū)檔案管理工作常常出現(xiàn)檔案丟失、檔案資料不全、檔案資料與事件描述不匹配等各種狀況的發(fā)生，導(dǎo)致單位或者企業(yè)在調(diào)用檔案時(shí)出現(xiàn)了一定的問(wèn)題，影響了單位的發(fā)展進(jìn)度。下面我們就來(lái)淺談一下目前文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題。

（一）對(duì)檔案工作管理人員的培訓(xùn)工作做得不夠完善

一些單位出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題的主要原因就是檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作水平達(dá)不到單位對(duì)應(yīng)職人員的工作要求，這些沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的人員對(duì)于文書(shū)檔案工作沒(méi)有具體的了解，對(duì)工作缺乏接觸與認(rèn)知，管理工作的標(biāo)準(zhǔn)并不能達(dá)到專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在一些單位中，雖然檔案管理人員具有上崗證書(shū)，但其在后續(xù)的管理工作中并沒(méi)有參加過(guò)檔案培訓(xùn)的深造教育，不能及時(shí)地更新檔案管理理念，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。不論是上崗之前沒(méi)有經(jīng)過(guò)正式的上崗培訓(xùn)的檔案管理人員，還是在后續(xù)工作中缺乏現(xiàn)代化檔案管理培訓(xùn)的檔案管理人員，由于缺乏對(duì)當(dāng)下檔案管理更新的了解，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)工作素質(zhì)跟不上，從而阻礙了單位檔案管理水平的提高，不利于文書(shū)檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量的提高。

（二）檔案管理工作不夠現(xiàn)代化、科技化

隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)更新了傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來(lái)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行歸類(lèi)整理與記載。將現(xiàn)代化的科技手段應(yīng)用到文書(shū)檔案管理工作中，不僅可以享受新科技帶來(lái)的便利，還能提升工作效率。通常的紙質(zhì)檔案存檔時(shí)間過(guò)長(zhǎng)紙質(zhì)容易發(fā)黃，紙質(zhì)材料還極易因?yàn)橥饨绛h(huán)境遭到破壞，因此容易出現(xiàn)字跡模糊不清、紙張易受到破損的情況。而現(xiàn)代的檔案管理工作采用數(shù)字化管理，利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行電子化管理，這不僅可以順應(yīng)科技化時(shí)代的要求，還能減輕工作負(fù)擔(dān)、提高工作效率。簡(jiǎn)而言之，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)顯得有些掣肘，達(dá)不到新時(shí)期對(duì)單位文書(shū)檔案管理的要求，檔案的管理效率與管理質(zhì)量都難以滿(mǎn)足信息時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求，傳統(tǒng)而單一的檔案管理方式不利于新時(shí)期企業(yè)的快速發(fā)展和企業(yè)資料的高效利用。

（三）文書(shū)與檔案工作銜接有待改進(jìn)

在對(duì)文書(shū)檔案的管理工作中，文書(shū)制作部門(mén)與檔案管理部門(mén)的工作銜接是非常重要的，良好的工作銜接不僅能夠密切各部門(mén)之間的協(xié)作關(guān)系，還有利于拉近文書(shū)制作與歸檔管理等環(huán)節(jié)之間的距離，減小差異性。文書(shū)制作部門(mén)和檔案管理部門(mén)如果加強(qiáng)協(xié)作，平時(shí)加強(qiáng)溝通，對(duì)文書(shū)的出版格式、文件之間的統(tǒng)一性等進(jìn)行詳細(xì)的溝通，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)有利于減小工作難度、提高文書(shū)檔案管理的規(guī)范性。

二、完善文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策

固化而單一的文書(shū)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部資料的自我調(diào)整有一定的阻礙作用，檔案管理并非是一勞永逸的工作，還需要對(duì)已歸檔的各類(lèi)檔案進(jìn)行定期檢查和梳理，確保文書(shū)檔案資料的完整性和有序性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更加快捷準(zhǔn)確的查閱使用檔案，做到科學(xué)管理、合理利用，為單位、企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供檔案資料保障。完善文書(shū)檔案管理工作，不僅需要管理人員具有足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在管理制度方面也要建立有效的管理機(jī)制做到綱舉目張、有章可循，另外也要加強(qiáng)部門(mén)之間的合作，才能完善檔案管理工作。

（一）建立有效的管理機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作的完善

文書(shū)檔案管理工作是非常具有標(biāo)準(zhǔn)性和嚴(yán)格性的，這要求檔案管理者在日常工作中除了要遵循相關(guān)的法律條文、規(guī)章制度外，還要根據(jù)所在企業(yè)或單位的工作性質(zhì)和內(nèi)容因地制宜地完善管理機(jī)制，區(qū)別于科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等類(lèi)別，使其更加符合文書(shū)檔案管理的特性，從而減少在日常管理工作中出現(xiàn)的漏洞，提升檔案管理的工作水平。優(yōu)秀的檔案管理者絕不是倉(cāng)庫(kù)保管員，對(duì)原始資料不僅要收集、整理、立卷、歸檔還要對(duì)已歸檔的文件進(jìn)行甄別，做到去偽存真，對(duì)于文件中存在的不當(dāng)?shù)牡胤揭欢ㄒ獓?yán)格按照規(guī)定進(jìn)行修補(bǔ)，按照相應(yīng)的程序開(kāi)展工作，修改完畢后要對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真的審核，在公文印刷過(guò)程中都要按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)紙張、字體大小以及排版方式進(jìn)行核查，充分利用各種工具，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。對(duì)于檔案管理的規(guī)定和程序要盡可能地細(xì)化，并且具有可操作性，在公文正式引述之前認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)是否完整，文件格式是否正確等各種細(xì)節(jié)問(wèn)題，以保障檔案管理工作能夠做到盡可能的完善，提升企業(yè)內(nèi)部的文書(shū)檔案管理水平。

（二）加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)作關(guān)系

在一個(gè)企業(yè)單位中，各部門(mén)之間的良好運(yùn)行直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展前途，企業(yè)的整體發(fā)展離不開(kāi)各部門(mén)之間的良好銜接與合作，只有密切各部門(mén)之間的溝通，促進(jìn)各部門(mén)成員的互相走動(dòng)，使其積極了解到檔案生成部門(mén)的主要業(yè)務(wù)和存在的新情況，加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流，及時(shí)獲取關(guān)鍵信息，從而達(dá)到快速、全面收集檔案資料的目的，實(shí)現(xiàn)信息速享的效果，也能積極思考檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并為之提供相應(yīng)的解決對(duì)策。做好文書(shū)工作與檔案工作的銜接交流，使兩者之間能夠達(dá)到有效的溝通，在文件格式、處理方法和簽發(fā)、閱辦手續(xù)等問(wèn)題上達(dá)到協(xié)調(diào)一致，減小對(duì)方的工作負(fù)擔(dān)，有利于文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)

文書(shū)檔案管理人員是直接接觸檔案資料的責(zé)任人，因此文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)在某種程度上來(lái)說(shuō)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的好壞起著決定性作用。對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和管理技術(shù)，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定制定檔案管理?xiàng)l例，加強(qiáng)對(duì)管理人員的工作態(tài)度和工作方式的規(guī)范，使其能夠迅速適應(yīng)新時(shí)期現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理方式，充分發(fā)揮檔案工作人員的主動(dòng)性和積極性，培養(yǎng)文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和綜合素質(zhì)，為其傳授新科技時(shí)代計(jì)算機(jī)管理的方式方法，使其能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)操作的管理方式，提升企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作的工作效率，推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)的科技化發(fā)展。

三、小結(jié)

文書(shū)檔案管理工作對(duì)于一個(gè)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展具有著不可或缺的作用，文書(shū)檔案資料的完整程度反映著檔案管理方式的合理與否。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)的企業(yè)管理方式也在發(fā)生著一定的變化，這時(shí)就越發(fā)凸顯以往管理方式的不足。在文書(shū)檔案管理工作中，因檔案管理人員不夠?qū)I(yè)導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)檔案管理漏洞甚至鬧笑話的情況比比皆是。由于檔案管理制度不完善和單位內(nèi)部之間的交流程度不夠，引起的檔案管理方面的失誤也不乏先例。針對(duì)這些狀況企業(yè)應(yīng)做出相應(yīng)的工作調(diào)整，在對(duì)檔案管理的制度問(wèn)題上加強(qiáng)完善，建立了有效的管理機(jī)制，對(duì)文件中可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行仔細(xì)的檢查和審核，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的完善。另外也要加強(qiáng)各部門(mén)之間的聯(lián)系，以此來(lái)獲取有價(jià)值的信息，做好各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接交流，在對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)上，加強(qiáng)信息化數(shù)字管理方面的技術(shù)培訓(xùn)使其能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)操作的管理方式，以此提升管理人員的工作效率和檔案使用效率。

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