大型公立醫(yī)院招標管理工作實踐與探索

■ 唐通軍 曾愛紅 楊小紅 龍錦萍

大型公立醫(yī)院招標管理工作實踐與探索

■ 唐通軍①廣東省人民醫(yī)院廣東省醫(yī)學(xué)科學(xué)院，510080 廣東省廣州市中山二路106號曾愛紅①廣東省人民醫(yī)院廣東省醫(yī)學(xué)科學(xué)院，510080 廣東省廣州市中山二路106號楊小紅①廣東省人民醫(yī)院廣東省醫(yī)學(xué)科學(xué)院，510080 廣東省廣州市中山二路106號龍錦萍①廣東省人民醫(yī)院廣東省醫(yī)學(xué)科學(xué)院，510080 廣東省廣州市中山二路106號

公立醫(yī)院 招標管理 采購流程

在新形勢下，國家對大型公立醫(yī)院招標管理要求日益嚴格。規(guī)范招標行為和提高采購效率是設(shè)立招投標管理部門的最終目的，但要在確保國家法律法規(guī)與醫(yī)院實際利益有機統(tǒng)一的前提下實現(xiàn)技術(shù)性、專業(yè)性較強的采購目的尚需要不斷實踐與探索。廣東省人民醫(yī)院通過在招投標專業(yè)人才建設(shè)、制度流程建設(shè)、招標過程控制及信息系統(tǒng)建設(shè)等方面大膽探索實踐，在一定程度上解決了目前普遍存在的招標采購流程不規(guī)范、招標采購效率不高、采購政策法規(guī)把握不到位等問題。

Author's address：Guangdong General Hospital, Guangdong Academy of Medical Sciences, No.106, Zhongshan Er Road, Guangzhou, 510080, Guangdong Province, PRC

采購安全與采購效率是事關(guān)醫(yī)院健康發(fā)展的重大問題。為解決目前采購過程中存在的問題，達到規(guī)范醫(yī)院采購行為、提高采購效率、降低采購風(fēng)險、促進行風(fēng)建設(shè)、實現(xiàn)醫(yī)院利益與招投標法律法規(guī)有機統(tǒng)一的目的，廣東省人民醫(yī)院于2015年成立了招投標管理科，針對目前存在的問題進行了管理實踐探索。

1 存在問題

1.1.2 招標前選型論證不夠公開透明。招標采購前各醫(yī)院均會就參數(shù)和價格進行意向性談判，但因各種原因普遍不夠公開透明，使招標競爭不充分，導(dǎo)致醫(yī)院利益受損及滋生腐敗。

1.1.3 招標方案傾向性明顯。因采購人在招標前舉行的選型論證會上已有意向的廠商，因此，以此為基礎(chǔ)制訂的招標方案中的招標參數(shù)及技術(shù)、商務(wù)評分內(nèi)容具有較明顯的傾向性。

1.1 招標采購流程不夠規(guī)范

1.2 招標采購效率不高

1.1.1 人員素質(zhì)亟待提高。公立三甲醫(yī)院每年招標采購項目多，金額大，時效要求高。招標采購管理是一項政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作[1]，對人員綜合能力的要求很高，要懂法規(guī)、懂技術(shù)，還要有原則、會溝通。同時，鑒于招標采購崗位的敏感性，大部分醫(yī)院出于安全考慮會要求招標采購人員定期輪崗，無論是3年一輪還是5年一換，都會產(chǎn)生專職人員專業(yè)性不足、政策法規(guī)和業(yè)務(wù)流程不熟、剛上手就輪崗離開的尷尬情況。

1.2.1 溝通不夠，協(xié)作欠佳。招標管理部門的成立打破了以往醫(yī)院采購部門直接招標采購的局面。設(shè)立的新部門如果欠缺良好的溝通和協(xié)作能力，加上權(quán)限和責(zé)任的調(diào)整，必然會伴隨著矛盾的產(chǎn)生。

1.2.2 流程不清，職責(zé)不明。由于招標采購流程涉及到臨床、經(jīng)辦、招標、審計等多個部門和多個分管領(lǐng)導(dǎo)，在沒有信息管理系統(tǒng)支持的情況下極易造成推諉、扯皮，且還很難厘清到底是哪個部門的責(zé)任。

1.2.3 規(guī)則不清，缺乏擔(dān)當。由于招標采購存在較大風(fēng)險，涉及的每個部門、每個環(huán)節(jié)的工作人員都顯得小心翼翼；再加上敏感崗位的輪崗制度使新的從業(yè)人員不能在較短時間內(nèi)熟悉相關(guān)法規(guī)、流程，使得“不求有功，但求無過”成為工作人員普遍持有的工作態(tài)度。

1.3 政策法規(guī)把握不夠到位

在2015年廣東省審計部門對廣州部分三甲醫(yī)院的正式審計意見中，把“在設(shè)備招標采購前與投標公司接觸并確定品牌、型號、參數(shù)，甚至確定供應(yīng)商和價格，招標文件設(shè)定的參數(shù)與中標人提供的設(shè)備參數(shù)一致”定義為招標流于形式；廣東省衛(wèi)生計生委巡察組反映的“合同簽訂不嚴格按照招投標文件要求，隨意增減條款導(dǎo)致合同超時現(xiàn)象嚴重”等多由操作人員對政策法規(guī)把握不到位引發(fā)。

1.4 信息系統(tǒng)建設(shè)滯后與強化招標管理要求的矛盾

大型公立醫(yī)院招標項目涉及的范圍廣、項目多、種類復(fù)雜[2]，涉及相關(guān)部門多、工作環(huán)節(jié)多、時效性強，必須借助信息管理系統(tǒng)以明確各部門、各環(huán)節(jié)時間節(jié)點及各自職責(zé)。如目前普遍存在的中標確認時間、合同簽訂時間超時等問題，在信息系統(tǒng)相應(yīng)數(shù)據(jù)節(jié)點設(shè)置提醒、監(jiān)控、報警等功能，就能及時得到好的解決。然而三甲醫(yī)院的信息化建設(shè)對招投標管理領(lǐng)域的重視不足，往往缺乏相應(yīng)信息模塊，無法與日益嚴格的招標采購管理要求相適應(yīng)。

2 管理實踐探索

2.1 招投標專業(yè)人才建設(shè)

2.1.1 培育思想政治和道德素養(yǎng)。堅持“以德為先”的原則，確保從業(yè)人員具有法律法規(guī)的“紅線”意識和責(zé)任意識，確保其思想政治水平夠高、道德品質(zhì)過硬。2.1.2 提升復(fù)合型業(yè)務(wù)能力。招投標法律法規(guī)不斷完善，對招標采購管理工作的要求也越來越高。這就需要對從業(yè)人員不斷進行培訓(xùn)，加強學(xué)習(xí)，既要及時跟進更新相應(yīng)的法律法規(guī)知識體系，還要了解和熟悉醫(yī)院實際采購需要，如醫(yī)療設(shè)備、信息及基建等的相關(guān)專業(yè)技術(shù)及市場情況，從而培養(yǎng)出高水平的復(fù)合型招標采購管理人才，進而真正提高醫(yī)院的招標管理水平。2.1.3 培養(yǎng)責(zé)任意識。招標管理部門在整個采購流程中需要起到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、切實推動招標工作的作用。因此，工作人員在具備專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，還必須具有主動服務(wù)意識，充分發(fā)揮主觀能動性，既要服務(wù)好一線采購需要，又要勇于對觸犯招投標采購法律法規(guī)的行為說不，立足本職工作，敢于擔(dān)當。

2.2 制度流程建設(shè)

2.2.1 “到位”不“越位”。招標工作離開臨床一線和相關(guān)職能部門緊密配合是無法做好的。必須加強與各職能部門的有效溝通，發(fā)揮招標管理部門在醫(yī)院采購中的“防火墻”“金鐘罩”作用，在嚴格把握原則的前提下，以謙虛謹慎的態(tài)度，做到“到位”不“越位”，從而得到更多理解、支持和配合，減少抵觸情緒。

2.2.2 制訂達成共識的招標采購流程。通過與相關(guān)職能部門進行充分討論制訂招標工作流程，由各部門自行確認各環(huán)節(jié)各自的完成時間，從而制訂出有廣泛共識基礎(chǔ)的工作流程，明確各職能部門責(zé)任，確保工作效率。

2.2.3 采用痕跡管理方法。工作開展過程中，為避免因溝通不到位影響項目采購，要求各部門應(yīng)通過在醫(yī)院公告發(fā)通知、OA文件遞交審核會簽、郵件發(fā)送抄送等方法，做到事前提醒和警示、事中催促和督辦，從而達到事事有痕跡、追責(zé)有依據(jù)的目的。

2.2.4 重大項目招標需求確定模式創(chuàng)新。大型招標項目內(nèi)容復(fù)雜，技術(shù)含量高，通過組織多方（招標代理、招標科、職能部門經(jīng)手人及負責(zé)人）參與討論的模式，共同開展與供應(yīng)商的技術(shù)交流和價格比對。多次重復(fù)討論有利于幫助提高職能部門招標文件制作水平，同時也使招投標管理部門操作流程完全公開，接受其他部門的監(jiān)督。

2.3 實現(xiàn)醫(yī)院利益與招投標法律法規(guī)有機統(tǒng)一

2.3.1 依法合規(guī)確定招標采購需求。采購需求是實現(xiàn)用戶采購目的的依據(jù)，科學(xué)合理而又切合實際的采購需求能夠最大程度上保證用戶采購目標的實現(xiàn)。如何避免“招標流于形式”？從《中華人民共和國政府采購實施條例》中“必要時應(yīng)當就確定采購需求征求相關(guān)供應(yīng)商、專家的意見”及《中華人民共和國政府采購法》第二十四條“對采購價格、規(guī)格及技術(shù)要求等相關(guān)事項進行市場調(diào)查或者論證……”等規(guī)定可知，在招標之前并非不能接觸相關(guān)供應(yīng)商及進行市場調(diào)查，而是要把握好與供應(yīng)廠商交流的“分寸”。

2.3.2 在遵守法律法規(guī)的前提下實現(xiàn)采購目的。（1）招標文件的制作必須體現(xiàn)使用需要和物有所值的目標，招標文件中與技術(shù)、商務(wù)、資質(zhì)以及打分標準制定相關(guān)內(nèi)容必須體現(xiàn)使用需求和物有所值目標。（2）選擇合適的業(yè)主評委。按規(guī)定，公開招標業(yè)主單位必須選派1名專家作為業(yè)主評審代表。業(yè)主評委除要了解項目情況、招投標法規(guī)及評標規(guī)定外，還必須具備熟悉采購標的的專業(yè)能力，理解采購目的并能在法律法規(guī)允許的前提下與評標委員會進行客觀公正不帶傾向性意見的交流，能夠?qū)υu標過程中可能受到文件誤導(dǎo)的其他評委提出公平公正、有理有據(jù)的意見。（3）提出核查建議。通過以上步驟如仍未能實現(xiàn)采購目的，可由使用單位在規(guī)定時間內(nèi)提出理由依法進行核查。

2.4 通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)合同及采購結(jié)果的科學(xué)管理

2.4.1 通過信息系統(tǒng)管理提高大型設(shè)備使用率。目前國家采購監(jiān)管部門和審計部門對大型醫(yī)療設(shè)備績效管理日益重視。采購管理部門可推動貴重醫(yī)療設(shè)備經(jīng)濟效益實時監(jiān)控系統(tǒng)建設(shè)[3]，從而加強設(shè)備使用的效益管理，以便相應(yīng)地動態(tài)調(diào)整未來大型設(shè)備采購計劃。

2.4.2 對于服務(wù)項目建立完善、嚴格的考核機制。在后勤服務(wù)項目簽訂合同開展服務(wù)的過程中，因缺乏客觀的考核約束機制，服務(wù)質(zhì)量及水平難以保證。如何管理中標的服務(wù)公司，使其能夠在合同履約過程中不打折扣地兌現(xiàn)投標承諾，需要在合同服務(wù)提供過程中建立有效的考核檢查監(jiān)督制度。（1）廣泛征求院內(nèi)服務(wù)享用者的建議和意見，制定完善嚴格的服務(wù)要求、標準及考核指標，實行履約保證金制度（由服務(wù)公司繳納合同金額10%作為履約保證金）；（2）建立以職代會代表為主體（每月抽?。?、職能部門協(xié)助的考核小組，按照既定的考核體系指標定期對服務(wù)公司進行服務(wù)考評；（3）每月的考評結(jié)果與合同分期付款條款掛鉤，對不達標的根據(jù)情況給予扣減付款、不予付款，乃至扣減履約保證金等懲罰。

2.4.3 合同完成后的效果評估。合同執(zhí)行完畢后，絕大部分醫(yī)院沒有回顧性對項目效果進行評估，但這種對合同履約過程的回顧性是真實的經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)，對下一次的項目招標具有非常強的指導(dǎo)作用。應(yīng)建立合同項目完成后的效果評價長效機制，為日后的管理提升奠定基礎(chǔ)。

[1] 劉遠.淺談公立醫(yī)院招標管理存在的隱患及對策[J].經(jīng)濟師,2017,32(1):239-241.

[2] 馮玉波,冷明祥.大型公立醫(yī)院項目招標過程監(jiān)管與成效探討[J].南京醫(yī)科大學(xué)學(xué)報,2013,13(2):124-126.

[3] 唐通軍,黃良謀,羅韶輝.醫(yī)療設(shè)備管理面臨的新挑戰(zhàn)[J].中華醫(yī)院管理雜志,2007,23(10):673-675.

Practice and exploration of tender management in large public hospitals /

TANG Tongjun,ZENG Aihong, YANG Xiaohong, LONG Jinping// Chinese Hospitals. -2017,21(10):79-80

public hospital, tender management, purchase procedure

Under the new healthcare reform in China, tender management has been faced increasing strict regulation in large public hospitals. The purpose on setting tender management department is to standardize the tender procedure and improve the efficiency of procurement. To ensure technical and professional procurement based on the unity of obeying the laws and regulations of the state combining with protecting legal profit of the hospital, the department of tender management need to constantly practice and explore their new function. Through professional talent management,procedure and system building, procedure control durging bidding and information system, Guangdong Provincial People's Hospital has solved the present tender procedure problem such as non-standardized procurement process, low efficiency of procurement and misunderstanding procurement policies and regulations.

2017-06-26](責(zé)任編輯 鮑文琦)

楊小紅：廣東省人民醫(yī)院廣東省醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)院辦公室主任、主任醫(yī)師

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