國家標(biāo)準(zhǔn)“科技報告編寫規(guī)則”修訂版淺析

張愛霞等 杜薇薇 周 杰 鄭彥寧

（中國科學(xué)技術(shù)信息研究所，北京 100038）

國家標(biāo)準(zhǔn)“科技報告編寫規(guī)則”修訂版淺析

張愛霞等 杜薇薇 周 杰 鄭彥寧

（中國科學(xué)技術(shù)信息研究所，北京 100038）

我國科技報告制度建設(shè)工作正在深入推進(jìn)，合理采用“科技報告編寫規(guī)則”國家標(biāo)準(zhǔn)是生成高質(zhì)量科技報告的根本保證。本文在介紹修訂后標(biāo)準(zhǔn)的特點和基本內(nèi)容基礎(chǔ)上，通過對2萬多份科技報告審改情況的實例研究，統(tǒng)計梳理出標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用中的常見問題和關(guān)鍵點，指出編寫科技報告要注重前置部分的格式規(guī)范，正文部分要根據(jù)研究內(nèi)容和進(jìn)程及自身習(xí)慣等靈活編排。

科技報告；國家標(biāo)準(zhǔn)；標(biāo)準(zhǔn)修訂；科技報告編寫；標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用研究

1 引言

2012年9月，中共中央、國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于深化科技體制改革加快國家科技創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》，明確要求加快建立統(tǒng)一的國家科技報告制度[1]。據(jù)此，科技部牽頭啟動科技報告制度建設(shè)工作，并根據(jù)“堅持分步實施、堅持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、堅持分類管理、堅持分工協(xié)作”的原則全面推行科技報告體系建設(shè)工作[2]。目前，國家科技報告服務(wù)系統(tǒng)已收集科技報告6萬余份，包括國家自然科學(xué)基金委、交通部以及十余個省的科技報告數(shù)據(jù)[3]。

科技報告是科技人員為了描述其從事的科研、設(shè)計、工程、試驗和鑒定等活動的過程、進(jìn)展和結(jié)果，按照規(guī)定格式編寫而成的具有重要參考利用價值的特殊文獻(xiàn)[4]。可見，“科技報告編寫規(guī)則”對科技報告的構(gòu)成、編排格式及技術(shù)內(nèi)容提出統(tǒng)一要求，是規(guī)范科技報告質(zhì)量管理的核心標(biāo)準(zhǔn)之一[5]。美國、日本、歐盟等都制訂了科技報告編寫規(guī)則[6-8]。我國也在1987年頒布了GB/T 7713—1987《科學(xué)技術(shù)報告、學(xué)位論文和學(xué)術(shù)論文的編寫格式》[9]，對科技報告編寫提出了具體的要求。此后，又進(jìn)行了兩次修訂，最新版是2014年頒布的《科技報告編寫規(guī)則》（GB/T 7713.3-2014）（以下簡稱“編寫規(guī)則”）[10]。該標(biāo)準(zhǔn)在確保報告質(zhì)量、促進(jìn)報告有效共享等方面發(fā)揮了積極的作用，但隨著應(yīng)用的不斷深入，也出現(xiàn)了一些新情況。由于大家對科技報告的內(nèi)涵、結(jié)構(gòu)、編排等問題理解存在不一致性和不透徹性，加上報告類型多、來源廣泛等原因，按照同一個標(biāo)準(zhǔn)編寫的報告也存在格式不規(guī)范、內(nèi)容多寡詳簡不一、結(jié)構(gòu)安排不符合技術(shù)論文要求等問題，進(jìn)而影響了科技報告的質(zhì)量和交流利用價值。

目前，在科技報告的研究中，從“編寫規(guī)則”標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用和報告的撰寫等方面規(guī)范控制科技報告的質(zhì)量鮮有人論及。而遵循“編寫規(guī)則”撰寫科技報告，一方面可以形成結(jié)構(gòu)規(guī)范、內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、簡明易讀的科技文獻(xiàn)；另一方面也便于信息的加工處理和檢索利用。為此，本文將對“編寫規(guī)則”標(biāo)準(zhǔn)的修訂情況進(jìn)行介紹，并以審改的2萬多份科技報告為實例進(jìn)行統(tǒng)計梳理，對標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用中涉及的問題和關(guān)鍵點進(jìn)行分析，便于廣大科技有員進(jìn)一步了解和把握科技報告的內(nèi)涵、類型、編寫等問題，以提高報告編寫質(zhì)量。

2 科技報告的類型

從內(nèi)容角度來看，可將科技報告劃分為試驗/實驗/研制/觀測/測試報告、調(diào)查/考察/設(shè)計/分析/研究報告、工程/生產(chǎn)/運行/評價報告等技術(shù)類報告和組織管理類報告。技術(shù)類報告蘊含大量科研活動細(xì)節(jié)及基礎(chǔ)科研數(shù)據(jù)，對于科研人員有較高參考價值，是科技報告收集、管理和共享的主體。例如，對中國科學(xué)技術(shù)信息研究所收藏的美國政府科技報告進(jìn)行初步統(tǒng)計，結(jié)果顯示，專題技術(shù)報告約占50.4%，最終技術(shù)報告約占34%，技術(shù)進(jìn)展報告約占13.8%，組織管理報告約占1.8%。可見，技術(shù)類報告的數(shù)量占絕對優(yōu)勢。

從時間進(jìn)程角度來看，可將科技報告劃分為進(jìn)展報告和最終報告。進(jìn)展報告既有技術(shù)類報告（有些報告本身就是針對一個專題論述，按內(nèi)容可以說是專題技術(shù)報告），也有年度執(zhí)行情況報告等組織管理類報告。最終報告主要體現(xiàn)為最終技術(shù)報告。

從共享程度來看，可將科技報告劃分為公開科技報告、解密或解限科技報告、延期公開科技報告、涉密科技報告等。

不同類型的項目在不同的階段會產(chǎn)生不同類型的科技報告。提交科技報告的類型和數(shù)量需要根據(jù)項目的類型、規(guī)模和任務(wù)性質(zhì)確定。

3 “科技報告編寫規(guī)則”修訂原則與內(nèi)容

本次修訂“編寫規(guī)則”遵循繼承性、通用性、實用性等原則，并考慮科技報告共享和服務(wù)需求，在保證基本編寫結(jié)構(gòu)和格式穩(wěn)定的同時，結(jié)合應(yīng)用實踐，對組成要素、內(nèi)容及格式要求等方面進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以求更加簡潔、易用。本次修訂主要涉及以下幾個方面。

（1）標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語和定義

修改完善“科技報告”定義。同時，為保證科研人員、管理人員、信息工作者對相關(guān)概念認(rèn)識和理解的一致性，增加了“中國科技報告號”、“封面”、“題名頁”、“輯要頁”、“摘要”、“摘要頁”、“目次”等定義。

（2）科技報告的組成要素

為提高科技報告的可辨識度，將輯要頁由結(jié)尾部分提到前置部分，并設(shè)為必備要素，同時，為避免重復(fù)將前置部分的題名頁、摘要頁調(diào)整為可選要素，此外對前置部分的元數(shù)據(jù)項進(jìn)行調(diào)整，增加了有關(guān)項目/課題元數(shù)據(jù)信息。

（3）有關(guān)具體規(guī)定的調(diào)整

具體規(guī)定調(diào)整主要涉及：簡化了有關(guān)ISSN、ISBN等不常用元數(shù)據(jù)的要求，合并了有關(guān)題名、作者及作者單位、備注等元數(shù)據(jù)的要求，細(xì)化了章節(jié)編排、編號等格式方面的要求。此外，增加了科技報告字號和字體以及科技報告正文部分編排示例兩個附錄。

撰寫科技報告，一是在內(nèi)容上，不同學(xué)科、不同類型科技報告的篇幅長短、章節(jié)結(jié)構(gòu)等方面可能會有很大差異，但都應(yīng)詳實記錄科研活動的過程、方法、結(jié)果、發(fā)現(xiàn)等內(nèi)容。二是在格式上，封面、基本信息表、正文編排等要遵循格式要求。三是在交流使用上，需要規(guī)范劃分并明確標(biāo)注密級、限制使用范圍等，以確保科技報告的合理利用。

根據(jù)“編寫規(guī)則”，科技報告由前置部分、正文部分、結(jié)尾部分構(gòu)成，每一部分又由不同的要素組成，這些要素又可劃分為必備要素和可選要素兩大類。其中，必備要素是科技報告必須要包含的要素，包括前置部分的封面、輯要頁、目次，正文部分的引言部分、主體部分、結(jié)論部分，其他均為可選要素，具體見表1。

表1 科技報告的構(gòu)成

4 “科技報告編寫規(guī)則”修訂版的應(yīng)用

科技報告制度建設(shè)初期，筆者收集了863計劃、973計劃、支撐計劃等主體計劃2006年以來立項并結(jié)題項目回溯產(chǎn)生的科技報告2萬多份。審核統(tǒng)計改寫后的報告發(fā)現(xiàn)，主要存在格式不規(guī)范和正文內(nèi)容散亂的問題。

4.1 格式規(guī)范

前置部分的編號、密級、名稱、摘要等元數(shù)據(jù)的填寫以及正文章節(jié)編碼編排等不規(guī)范。

（1）科技報告編號不完整，需要作者填寫的三位順序號存在漏填、填寫不規(guī)范或者填寫重復(fù)等問題。按照編號規(guī)則，科技報告編號構(gòu)成為“組織機構(gòu)代碼-課題編號/順序號”，揭示了科技報告的來源單位、來源課題、相關(guān)報告等信息。其中，三位的順序號表示同一課題產(chǎn)生科技報告的流水號，當(dāng)產(chǎn)生多份報告時，需要課題負(fù)責(zé)人進(jìn)行分配，避免重復(fù)，這樣有利于報告的識別和檢索。

（2）科技報告密級標(biāo)注不清晰，延期公開報告存在未標(biāo)注延期公開年限或者標(biāo)注不合理等問題。只有清晰標(biāo)注公開范圍以及延期公開年限，才能促進(jìn)科技報告的合理共享和充分利用，延期公開年限過短不宜保護(hù)作者權(quán)益，過長則不利于信息的有效共享。在一般情況下，因發(fā)表論文、申請專利或涉及技術(shù)秘密等，不宜馬上公開的，可標(biāo)注“延期公開”并注明延期公開時限，延期公開時限應(yīng)根據(jù)保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的需要確定，一般不超過5年。

（3）科技報告名稱存在含義不明確甚至重復(fù)等問題。例如：直接使用“科技報告”或者課題編號等作為報告名稱。名稱應(yīng)反映報告的主要內(nèi)容，以便讀者快速了解科技報告所闡述的核心內(nèi)容。此外，報告名稱與項目/課題名稱相同時，若有多份報告，應(yīng)加上“最終報告”、“進(jìn)展報告”、“實驗報告”等加以區(qū)分，以便于檢索。

（4）科技報告摘要存在過于簡單、缺少核心技術(shù)信息或者包含較多非技術(shù)內(nèi)容等問題。例如：很多報告摘要中包含與研究內(nèi)容無關(guān)的組織管理、發(fā)表論文情況、申請專利情況、參加會議情況等信息。摘要應(yīng)就研究工作的目的、方法、結(jié)果、結(jié)論等進(jìn)行概括性介紹，特別要表述新理論、新方法、新結(jié)果等最有價值的信息。這樣讀者才能通過摘要獲得報告的核心信息。

（5）正文章節(jié)、圖表編碼混亂。例如：有的報告缺少目次，有的報告圖表編號同時出現(xiàn)大流水編號和按章節(jié)編排的編號，還有的報告存在編號不連續(xù)現(xiàn)象等。科技報告應(yīng)自動生成目次，當(dāng)插圖和附表較多時，也應(yīng)分別依序列出插圖清單和附表清單。章節(jié)、圖表的編號方式要遵循《科技文獻(xiàn)的章節(jié)編號方法》。

在實際工作中，我們可根據(jù)需要對元數(shù)據(jù)項等進(jìn)行調(diào)整，但要保持上述基本的、核心的元數(shù)據(jù)項的穩(wěn)定、規(guī)范和一致，以便于信息的交換和共享。正文、圖表編排也應(yīng)規(guī)范，這對于讀者快速定位信息及未來的知識深度加工和挖掘都是必須的。

4.2 內(nèi)容規(guī)范

通過對2萬多份科技報告的審改工作，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的科技報告還存在著章節(jié)結(jié)構(gòu)以及正文內(nèi)容等不規(guī)范的問題。

（1）正文章節(jié)在結(jié)構(gòu)安排、章節(jié)標(biāo)題擬定等方面有較重的驗收報告痕跡，或者章節(jié)標(biāo)題過于籠統(tǒng)不能反映章節(jié)主要內(nèi)容。例如：部分報告直接保留了原驗收報告的一級標(biāo)題，還有很多報告直接以“正文”、“主體”、“主體部分”、“引言部分”、“結(jié)論部分”等措辭作為章節(jié)標(biāo)題。

在搶救回溯階段，科技報告是在已有驗收報告基礎(chǔ)上按照“編寫規(guī)則”的要求改寫而成[13]，由于受原報告影響較大，導(dǎo)致驗收報告痕跡嚴(yán)重。而兩者在格式、涉及內(nèi)容、面向?qū)ο?、目的用途等方面有諸多不同，要避免將科技報告寫成驗收報告或工作報告。

項目資助機構(gòu)對驗收報告都有明確的章節(jié)結(jié)構(gòu)、標(biāo)題要求。例如：課題驗收報告一般包括課題任務(wù)完成情況（包括成果轉(zhuǎn)化、專利申請、人才培養(yǎng)、成果效益分析等）和經(jīng)費使用情況兩大部分。內(nèi)容偏重于組織實施以及成果信息等。最終目的是向資助者匯報課題任務(wù)指標(biāo)完成情況和經(jīng)費使用情況等，涉及技術(shù)內(nèi)容和技術(shù)細(xì)節(jié)很少。

科技報告一般包括：研究背景、意義、目標(biāo)、技術(shù)路線、實施方案和方法，研究過程和發(fā)現(xiàn)，研究中的問題、經(jīng)驗和建議等，技術(shù)信息豐富。最終目的是跟同行分享研究發(fā)現(xiàn)、研究成果以及研究經(jīng)驗等。由于項目類型不同，涉及的學(xué)科、方法、工作進(jìn)程、寫作目的和習(xí)慣等的不同，作者可根據(jù)需要等自行安排行文結(jié)構(gòu)，但應(yīng)符合技術(shù)文獻(xiàn)的一般行文需求。

（2）正文內(nèi)容存在技術(shù)信息披露不充分、涉及較多組織管理內(nèi)容等問題。例如：有些報告涉及重要實驗，但是只有概述的實驗結(jié)果，而缺少具體實驗方法、設(shè)備、數(shù)據(jù)等，且技術(shù)內(nèi)容只有兩三頁。類似研究領(lǐng)域的報告，其篇幅達(dá)上百頁，并包含幾十個圖表。此外，很多報告包含有人才培養(yǎng)、專利申請等信息，個別報告直接將“組織管理情況”作為一章進(jìn)行論述，不少報告直接保留了驗收報告中有關(guān)成果對相關(guān)學(xué)科的作用和影響、成果的應(yīng)用轉(zhuǎn)化情況、知識產(chǎn)權(quán)獲取情況等信息，而這些信息中絕大部分內(nèi)容都屬于非技術(shù)內(nèi)容。

科技報告屬于技術(shù)文獻(xiàn)，不宜涉及組織管理、財務(wù)等內(nèi)容，并應(yīng)遵循以下要求撰寫：一是正文應(yīng)完整描述研究的對象、基本理論、研究方法、實（試）驗方法、方案論證、設(shè)計依據(jù)、參數(shù)選擇、工藝等，本領(lǐng)域的專業(yè)讀者依據(jù)這些描述應(yīng)能重復(fù)調(diào)查研究過程。二是正文應(yīng)對使用的關(guān)鍵裝置、儀表儀器、材料原料等進(jìn)行描述和說明，提供必要的圖、表、數(shù)據(jù)資料等信息，并對其進(jìn)行討論。三是正文涉及的歷史回顧、文獻(xiàn)綜述、理論分析、結(jié)果和討論等內(nèi)容可以獨立成章。四是正文內(nèi)容應(yīng)客觀真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、論證充分、層次分明、語言精練、可讀性強。

此外，同一類型的科技報告也有共同的特點，例如：最終技術(shù)報告要全面描述研究的目的、過程和結(jié)果，包括經(jīng)驗和教訓(xùn)，要附以數(shù)據(jù)、圖、表等來充分展示。專題技術(shù)報告的內(nèi)容差異較大，例如：實驗報告和試驗報告應(yīng)該描述實驗/試驗的條件、設(shè)備和儀器信息、過程或步驟、取得的數(shù)據(jù)和證據(jù)，要對實驗/試驗結(jié)果進(jìn)行分析和討論，這與研究分析報告明顯不同。技術(shù)進(jìn)展報告描述合同規(guī)定時間范圍內(nèi)研究的目的、內(nèi)容、方法和過程以及取得的進(jìn)展、獲得的經(jīng)驗和教訓(xùn)，并應(yīng)描述下一階段研究工作的建議和初步安排等。

5 結(jié)語

（1）新修訂的科技報告“編寫規(guī)則”進(jìn)一步凸顯了科技報告的特色，將輯要頁放到前置部分，并定為必備項，讓編寫更加簡潔，重點元素更加突出、宜操作，豐富了科技計劃項目元數(shù)據(jù)信息，更加符合當(dāng)前科技計劃管理的需求，這對于規(guī)范科技報告元數(shù)據(jù)以及正文的質(zhì)量、推動數(shù)據(jù)的交流共享起到有效的基礎(chǔ)保障作用。

（2）目前，科技報告的撰寫存在格式不規(guī)范、元數(shù)據(jù)不完整、技術(shù)內(nèi)容披露不充分、章節(jié)結(jié)構(gòu)編排不合理等問題。因此，尚需進(jìn)一步加強標(biāo)準(zhǔn)的宣貫工作，以推動科技人員進(jìn)一步理解和把握科技報告的內(nèi)涵和編寫要求。

（3）科技報告 “編寫規(guī)則”要兼顧規(guī)范性和靈活性。根據(jù)科研人員撰寫經(jīng)驗以及多年工作經(jīng)驗來看，格式方面有統(tǒng)一要求是必要的，但也不宜過細(xì)過于刻板，比如對字體、字號、章節(jié)圖表編號不宜限制過多等。目前，科技報告封面、輯要頁已基本實現(xiàn)表單化提交。今后可進(jìn)一步將格式要求固化在模板軟件中，以減輕科研人員及后期格式審查的工作量。

（4）隨著科技項目庫的進(jìn)一步完善，各類資源的進(jìn)一步鏈接共享，有關(guān)項目的元數(shù)據(jù)項也可以根據(jù)需要進(jìn)行刪改調(diào)整。隨著工作機制的進(jìn)一步完善，也可考慮恢復(fù)保留分類號、審核人等元數(shù)據(jù)信息。

[1] 關(guān)于深化科技體制改革加快國家科技創(chuàng)新體系建設(shè)的意見 [EB/OL]. [2016-05-19]. http://www.most.cn/ yw/201209/t20120924_96972.htm.

[2] 關(guān)于加快建立國家科技報告制度的指導(dǎo)意見[EB/ OL].[2016-05-19]. http://www.most.gov.cn/ztzl/jlkjbg/ index.htm.

[3] 國家科技報告服務(wù)系統(tǒng)[EB/OL].[2016-05-19].http:// www.nstrs.cn/.

[4] GB/T 7713.3-2014.科技報告編寫規(guī)則[S].北京: 中國標(biāo)準(zhǔn)出版社, 2014.

[5] 曾建勛.科技報告技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系研究[J].情報學(xué)報, 2013,32(5): 459-465.

[6] American National Standards Institute. ANSI/INSO Z39.18-2005 Scientifc and Technical Report-Preparation, Presentation, and preservation[S]. 2005.

[7] Japan Science and Technology Agency, SIST09: Presentation of Scientifc and Technical Reports[EB/OL]. [2016-05-19].http://www.jst.go.jp.

[8] System for Information on Grey Literature in Europe[EB/OL].[2016-05-19]. http://www.opengrey. eu/.

[9] 張愛霞, 楊代慶, 沈玉蘭,等.科技報告編寫規(guī)則國家標(biāo)準(zhǔn)的編制研究[J].圖書情報工作, 2009,53(13): 108-111.

[10] 侯人華, 劉春燕.科技報告編寫規(guī)則國家標(biāo)準(zhǔn)的修訂研究[J].高技術(shù)通訊, 2015, 25(4): 344-349.

[11] 裴雷, 孫建軍.中國科技報告質(zhì)量評價體系及推進(jìn)策略[J].情報學(xué)報, 2015, 33(8): 813-823.

[12] 宋立榮.基層科技報告資源建設(shè)中元數(shù)據(jù)質(zhì)量評估研究: 以中國科學(xué)技術(shù)信息研究所為例[J].中國科技資源導(dǎo)刊, 2016,48(1): 57-66.

[13] 張愛霞.我國政府資助科研項目和報告制度調(diào)研分析[J].中國科技資源導(dǎo)刊, 2014,46(1): 21-27.

Analysis of the Revision of Nation Standard “Presentation of Scientific and Technical Report”

ZHANG Aixia, DU Weiwei, ZHOU Jie, ZHENG Yanning
(Institute of Scientifc & Technical Information of China, Beijing 100038)

China is working to the construction of national scientific and technical reports system. The adoption of “presentation of scientific and technical reports” is the foundation to ensure the high quality of technical reports. This paper analyzes the characteristics and contents of “Presentation of Scientific and Technical Report”. Based on analysis of over 20 thousands technical reports we collected, it gets the conclusion that when we write technical reports, we should pay more attention to formats specifcation about front matter, and about body matter it’s structure should be very fexible, author can arrange it according to the characteristic of project and her/him writing habits.

technical report, national standard, standard revision, presentation of technical report, standard application analysis

A

10.3772/j.issn.1674-1544.2016.05.012

張愛霞*（1976—），女，中國科學(xué)技術(shù)信息研究所副研究館員，博士，研究方向：信息資源管理、知識管理、科技報告；杜薇薇（1976—），女，中國科學(xué)技術(shù)信息研究所副研究館員，碩士，研究方向：信息資源管理、科技報告；周杰（1964—），男，中國科學(xué)技術(shù)信息研究所科技報告服務(wù)與產(chǎn)業(yè)情報研究中心副主任，研究館員，研究方向：信息資源管理、科技報告；鄭彥寧（1965—），中國科學(xué)技術(shù)信息研究所科技報告服務(wù)與產(chǎn)業(yè)情報研究中心主任，研究館員，博士生導(dǎo)師，研究方向：競爭情報、情報學(xué)理論方法。

國家科技報告制度建設(shè)專項工作“國家科技報告制度建設(shè)及其服務(wù)系統(tǒng)推廣”。

2016年6月20日。