二級教學(xué)管理體制下民辦本科高校教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)

馮楠

[摘要]隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，民辦本科高校辦學(xué)水平不斷提高，推進(jìn)二級教學(xué)管理是必然趨勢。作為教學(xué)運(yùn)行中具體執(zhí)行和實(shí)施者，教務(wù)秘書在二級教學(xué)管理中占有重要的位置，其能力水平對教學(xué)管理有著很大的影響。規(guī)范民辦本科高校二級教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量，建設(shè)一支高水平高素質(zhì)的教務(wù)秘書隊(duì)伍是關(guān)鍵。

[關(guān)鍵詞]二級教學(xué)管理；教務(wù)秘書；隊(duì)伍建設(shè)

一、民辦本科高校教務(wù)秘書工作現(xiàn)狀

（一）人員配備不足、職責(zé)不清、工作量巨大

由于民辦本科高校辦學(xué)條件和資金投入問題，教學(xué)條件和管理人員配備不齊全，教務(wù)秘書通常是一人身兼數(shù)職。民辦本科高校通常每個院（系）僅配備一名教務(wù)秘書，不論是幾千人的院（系）還是幾百人的院（系）都如此。與公立院校相比人員明顯配備不足，公立大學(xué)一般設(shè)有教學(xué)秘書、行政秘書和科研秘書等職務(wù)，在民辦本科高校這些角色都由一人扮演。民辦高校教務(wù)秘書既要承擔(dān)日常教學(xué)管理工作，又要負(fù)責(zé)科研、行政事務(wù)等多種工作，同時承擔(dān)行政職責(zé)和教學(xué)管理職責(zé)，往往成為院（系）小教務(wù)處和辦公室負(fù)責(zé)人，這就造成教務(wù)秘書職責(zé)不清定位不明確。隨著民辦本科高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，教務(wù)處將二級教學(xué)管理工作重心下移，越來越多的工作任務(wù)交由學(xué)院（系）負(fù)責(zé)，但是教務(wù)秘書并沒有相應(yīng)的增加，這就導(dǎo)致工作量加大，工作起來力不從心。教學(xué)管理工作具有時效性的特點(diǎn)，教務(wù)秘書一個人承擔(dān)多種工作分身乏術(shù)，嚴(yán)重影響學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)措施的及時下達(dá)與執(zhí)行，對教學(xué)管理工作造成很大的影響。

（二）業(yè)務(wù)水平不高，缺乏培訓(xùn)機(jī)會

教務(wù)秘書隊(duì)伍流動性大，難以形成一支長期穩(wěn)定的教學(xué)管理隊(duì)伍。青年教師占絕大多數(shù)，缺乏教學(xué)管理工作經(jīng)驗(yàn)。師范院校教育管理專業(yè)畢業(yè)后從事教務(wù)秘書工作的教師在教務(wù)秘書隊(duì)伍里占的百分比很小，多由本科畢業(yè)或者研究生畢業(yè)后直接擔(dān)任，很多人所學(xué)專業(yè)與所從事的教學(xué)管理工作不對口，缺乏教學(xué)管理理論知識。半數(shù)以上的教務(wù)秘書沒有學(xué)習(xí)過專業(yè)的教學(xué)管理基礎(chǔ)理論知識，對于現(xiàn)代化教學(xué)管理理念認(rèn)識模糊，掌握不了教學(xué)管理的發(fā)展趨勢和規(guī)律。教務(wù)秘書在上崗前也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，完全靠日常工作中個人經(jīng)驗(yàn)摸索。在日常教學(xué)管理工作中大量繁雜的行政工作占用了大部分時間和精力，與學(xué)校行政部門、科研部門、教務(wù)處和學(xué)院內(nèi)部的各個部門都有工作上的往來，高強(qiáng)度的工作量在心理上容易產(chǎn)生壓力和焦躁情緒。教務(wù)秘書沒有更多的時間去學(xué)習(xí)和思考教學(xué)管理工作改革方法與創(chuàng)新，更沒有時間去撰寫學(xué)術(shù)論文和科研課題研究。沒有創(chuàng)新的教學(xué)管理理念就無法在實(shí)踐中運(yùn)用先進(jìn)的教學(xué)管理方法和手段進(jìn)行管理，如此往復(fù)陷入惡性循環(huán)中，長此以往會對教學(xué)管理質(zhì)量造成很大影響。

（三）對教務(wù)秘書工作重視不夠

大多數(shù)民辦本科高校在管理過程中依然采用院級教務(wù)部門“一把抓”的集權(quán)式教學(xué)管理模式，二級教學(xué)管理只是流于形式，沒有真正將權(quán)利下放到各二級學(xué)院。在二級教學(xué)管理過程中，教務(wù)處依然在教學(xué)管理過程中過多過細(xì)的參與日常教學(xué)管理工作。院（系）教務(wù)秘書往往淪為“傳話筒”，僅僅起到傳話的作用。民辦本科高校更重視教師和學(xué)生的發(fā)展，不重視教學(xué)管理。教師和學(xué)生為主體，教務(wù)秘書是輔助者。與一線教師相比，民辦本科高校教務(wù)秘書地位和待遇比較低。工作強(qiáng)度與待遇不成正比，造成心里不平衡辭職現(xiàn)象普遍。教學(xué)管理工作被視為行政日常工作，種種對教務(wù)秘書工作錯誤的認(rèn)識和觀念，直接導(dǎo)致其地位和作用不被重視。

二、教務(wù)秘書在民辦本科高校二級教學(xué)管理中的重要作用

（一）領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀

民辦本科高校實(shí)行二級教學(xué)管理體制，將管理權(quán)力和重心下移。更多的教學(xué)工作都是由院（系）完成的。由教務(wù)秘書配合院（系）主管教學(xué)工作的院長或者系主任開展各項(xiàng)工作。由于院（系）領(lǐng)導(dǎo)既要承擔(dān)教學(xué)任務(wù)又要處理行政性實(shí)務(wù)，時間和精力有限，日常教學(xué)工作的具體實(shí)施者就是教務(wù)秘書。這就要求教務(wù)秘書發(fā)揮聰明才智，能夠做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。教務(wù)秘書在教學(xué)活動管理中，參與和協(xié)調(diào)各項(xiàng)教學(xué)活動，組織和實(shí)施教學(xué)計(jì)劃，建立并歸檔教學(xué)檔案。二級教學(xué)管理不僅僅是涉及到所在學(xué)院在的教師和學(xué)生，也與全校其他各行政部門和教學(xué)單位之間發(fā)生聯(lián)系。所以在遇到各種教學(xué)問題時教務(wù)秘書就必須提供好的建議，做好本職工作完成各項(xiàng)教學(xué)活動的安排和落實(shí)，如培養(yǎng)方案設(shè)計(jì)、開課計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)落實(shí)、課表編排、考務(wù)工作、教學(xué)大綱教學(xué)日歷編寫、畢業(yè)論文畢業(yè)實(shí)習(xí)、實(shí)踐教學(xué)等。教務(wù)秘書不能夠僅僅是是機(jī)械地完成工作，要以飽滿的熱情主動完成。教務(wù)秘書身處教學(xué)管理第一線，獲得信息快速準(zhǔn)確，當(dāng)發(fā)現(xiàn)各種教學(xué)問題時主動向領(lǐng)導(dǎo)反饋，避免工作被動出現(xiàn)教學(xué)事故。無論是做助手還是做參謀，都要強(qiáng)調(diào)一個“主動性”，當(dāng)好助手和參謀，既要細(xì)心耐心更要創(chuàng)新，主動性與行之有效的工作方法缺一不可。

（二）信息的橋梁

在日常教學(xué)管理中，教務(wù)秘書作為學(xué)校和教師、學(xué)生之間的橋梁，具有“上傳下達(dá)”的作用，及時準(zhǔn)確的向?qū)W校和師生傳遞各種教學(xué)信息。要將學(xué)校、教務(wù)處的教學(xué)要求傳達(dá)給院（系）師生，將教師和學(xué)生反饋的各種教學(xué)方面的問題和意見傳遞給院（系）領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處。并積極收集教學(xué)中各個環(huán)節(jié)的反饋信息，對教學(xué)過程中出現(xiàn)的新情況進(jìn)行調(diào)查研究。當(dāng)有教師和學(xué)生有關(guān)于教學(xué)方面的訴求時，通常會第一時間反映給教務(wù)秘書。這就要求教務(wù)秘書有積極的工作態(tài)度，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報老師和同學(xué)的意見建議。密切關(guān)注事態(tài)的發(fā)展，為領(lǐng)導(dǎo)提供合理化建議。這也是構(gòu)建和諧校園、和諧師生關(guān)系的關(guān)鍵。在教學(xué)運(yùn)行中要協(xié)調(diào)好各院系、部門關(guān)系，協(xié)調(diào)教師的課程安排，最大程度化的合理利用教學(xué)資源，保證教學(xué)活動正常有序運(yùn)行。

（三）為師生和教學(xué)服務(wù)的作用

教務(wù)秘書的日常工作離不開師生這個群體，良好的服務(wù)意識是開展工作的關(guān)鍵。教務(wù)秘書要與教師相互配合工作，得到老師的支持和理解信任。自覺建立服務(wù)意識，以飽滿的熱情主動為師生服務(wù)，利用一切教學(xué)資源為老師和學(xué)生的教學(xué)活動提供便利條件。當(dāng)教師和學(xué)生在教學(xué)和學(xué)習(xí)時遇到困難時，應(yīng)當(dāng)及時給予幫助，像對待自己的事情一樣盡心盡力地想辦法解決問題。在與學(xué)生打交道時戒除焦躁情緒，尤其是考務(wù)工作與學(xué)生的切身利益息息相關(guān)，必須有高度的責(zé)任感和責(zé)任心。比如在試卷復(fù)查、各種考試信息咨詢、查詢重修補(bǔ)考成績等工作中要有熱情和耐心。本著“一切為了學(xué)生，為了一切學(xué)生，為了學(xué)生一切”的目標(biāo)來進(jìn)行服務(wù)工作。在為教師服務(wù)時，盡量在不違背教學(xué)規(guī)律的前提下，給教師提供工作上的方便。對任課教師提出的各種要求，如調(diào)串課、病事假等事情，努力解決，力爭做到讓大多數(shù)教師滿意。在工資發(fā)放、福利待遇方面積極維護(hù)教師的利益，讓老師安心上好每一堂課。

三、加強(qiáng)教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)、規(guī)范二級教學(xué)管理

（一）思想和業(yè)務(wù)能力提高

民辦本科高校的教務(wù)秘書任務(wù)多、工作量大、精神負(fù)擔(dān)重。若沒有過硬的業(yè)務(wù)能力容易造成工作漏洞，久而久之必釀成教學(xué)事故。只有熟悉二級教學(xué)管理相關(guān)內(nèi)容和規(guī)章制度，才能做到有條不紊的管理日常教學(xué)工作。即使遇到突發(fā)事件也不會手忙腳亂，能夠及時正確地處理各種情況。在現(xiàn)代化教育飛速發(fā)展的今天，二級教學(xué)管理對教務(wù)秘書的現(xiàn)代管理技術(shù)手段有了新要求。教務(wù)秘書應(yīng)該能夠熟練地使用各種教學(xué)管理軟件，不但可以及時快速地獲取教學(xué)信息，更可以省去傳統(tǒng)的人工操作的重復(fù)工作，這樣也有利于提高工作效率。

（二）組織協(xié)調(diào)能力提高

教務(wù)秘書在日常工作管理中，不僅要與所在院系師生、領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，又要與教務(wù)處、其他院系打交道。民辦高校教務(wù)秘書工作性質(zhì)的特殊性，不僅從事教學(xué)管理工作，還要處理一些行政方面的事物，這就需要與學(xué)校其他行政部門有工作上的往來。這就要求教務(wù)秘書善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系，有處理突發(fā)事件的能力，具備良好的人際關(guān)系和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。對于每天繁雜的日常工作有積極樂觀的心態(tài)，遇到困難沉著冷靜勇于擔(dān)當(dāng)。用科學(xué)的方法提高管理效率，用真誠贏得老師和學(xué)生的信任，牢固樹立服務(wù)育人、管理育人的理念。

（三）創(chuàng)新發(fā)展能力提高

隨著民辦本科高校二級教學(xué)管理的逐步落實(shí)，對教務(wù)秘書的素質(zhì)也有了更高的要求。作為院（系）一線教學(xué)管理人員，教務(wù)秘書必須從思想、業(yè)務(wù)能力和自身素養(yǎng)等各方面加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟上時代的發(fā)展。在學(xué)習(xí)《教育管理學(xué)》、《高校教學(xué)管理機(jī)制研究》等教學(xué)管理專業(yè)知識的同時，掌握國家下發(fā)的最新文件精神，例如通過對《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》等文件的學(xué)習(xí)了解最新教育改革和發(fā)展動態(tài)。在以就業(yè)市場為導(dǎo)向的今天，民辦本科高校也在不斷的調(diào)整辦學(xué)理念，這就要求教務(wù)秘書也能成為一專多能的應(yīng)用型人才。教務(wù)秘書應(yīng)該積極參與各種科研項(xiàng)目和教學(xué)改革規(guī)劃項(xiàng)目，撰寫教育教學(xué)管理類的論文。要學(xué)以致用將理論運(yùn)用于實(shí)踐，在實(shí)際工作中得出發(fā)現(xiàn)問題解決，總結(jié)出一套適合自己的管理方法。在工作中具有創(chuàng)新思想、開拓意識，才能提高管理能力和創(chuàng)新能力，將教學(xué)管理工作打開新局面。

（四）提高工作地位、建立獎勵機(jī)制

民辦本科院?？荚u機(jī)制與公立院校相比不健全不合理，獎懲機(jī)制不區(qū)分崗位和崗位職責(zé)，對原本待遇就低的教務(wù)秘書更沒有觸動。在職稱和學(xué)歷方面教務(wù)秘書與教師沒有區(qū)別，唯獨(dú)工作地位和津貼待遇方面存在一定差距。付出的辛苦勞動與所得回報不成正比，會對教務(wù)秘書積極性產(chǎn)生很大影響。規(guī)范二級管理應(yīng)制定合理健全的考核機(jī)制，不能單純地將教師考核方式照搬到教務(wù)秘書身上，應(yīng)該設(shè)立適合教務(wù)秘書的考核方法和獎勵機(jī)制。提高教務(wù)秘書的工資待遇，充分調(diào)動工作積極性，使其全身心地投入到教學(xué)管理工作中去。

（五）提供多種途徑的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

民辦本科高校應(yīng)該重視教學(xué)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是教務(wù)秘書這種一線教學(xué)管理人員。應(yīng)當(dāng)將教務(wù)秘書培訓(xùn)納入師資隊(duì)伍培養(yǎng)中，有組織有計(jì)劃地對教務(wù)秘書進(jìn)行培養(yǎng)。提供和創(chuàng)造培訓(xùn)的機(jī)會，增加崗前培訓(xùn)，積極組織各種學(xué)術(shù)活動參觀學(xué)習(xí)，與兄弟院校的同仁溝通學(xué)習(xí)先進(jìn)的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和理念，開闊教務(wù)秘書的眼界。這樣既讓教務(wù)秘書感到有尊重與信任，有良好的職業(yè)發(fā)展，又提升了個人素質(zhì)和管理水平。

隨著民辦本科高校二級教學(xué)管理不斷推進(jìn)，對教務(wù)秘書的管理能力、業(yè)務(wù)水平、自身素質(zhì)也有了更高的要求。規(guī)范二級教學(xué)管理，提高民辦本科院校教學(xué)質(zhì)量，教務(wù)秘書的能力水平是關(guān)鍵。教務(wù)秘書必須充分發(fā)揮主觀能動性，對本職工作兢兢業(yè)業(yè)，努力提高業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新能力，跟上學(xué)院的發(fā)展成為一名優(yōu)秀的教學(xué)管理人員。打造一支高效率高水平的教務(wù)秘書隊(duì)伍，提高管理水平和效率，使民辦本科高校二級教學(xué)管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。