淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作

摘要：新時(shí)期的檔案管理呈現(xiàn)了現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展趨勢，與此同時(shí)檔案建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，創(chuàng)新管理機(jī)制，強(qiáng)化服務(wù)能力，推動(dòng)檔案工作的改革。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；文書檔案；管理；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A

一、檔案管理工作的重要意義

檔案是承載著歷史事件以及社會(huì)進(jìn)程的文獻(xiàn)綜合體，通過對(duì)檔案信息資源的開發(fā)與利用，將為政府決策、企業(yè)發(fā)展、公眾的生活提供其所需要的支持。尤其對(duì)于組織而言，檔案信息資源能夠真實(shí)地反映組織的建立、發(fā)展過程，進(jìn)而為組織的管理者在進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)提供參照和依據(jù)。

二、新時(shí)期文書檔案管理工作存在的問題

1.文書檔案管理人員素質(zhì)問題?，F(xiàn)階段，文書檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平參差不齊，有的企業(yè)對(duì)文書檔案管理不重視，隨便找一個(gè)人就可以來管理檔案，這些陳舊落后的管理意識(shí)與新時(shí)期對(duì)文書檔案管理工作的要求有著非常大的差距，直接影響文書檔案管理方式和認(rèn)知的選擇，使得文書檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范、不統(tǒng)一，在智能化和快捷化方面存在很大的欠缺。

2.檔案利用與評(píng)估優(yōu)化問題。目前的文書檔案管理，對(duì)于檔案的利用價(jià)值的評(píng)估和優(yōu)化并沒有得到領(lǐng)導(dǎo)層的重視，對(duì)于檔案管理的技術(shù)設(shè)備的投入也很少，導(dǎo)致無法進(jìn)行文書檔案管理的信息化系統(tǒng)工程，很多企業(yè)對(duì)于文書檔案的管理還是主要依靠人力來進(jìn)行檢索，勞動(dòng)強(qiáng)度高，效率低下，且不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息與資源價(jià)值的充分利用。

3.整體規(guī)劃協(xié)調(diào)運(yùn)作問題。新時(shí)期隨著電子信息技術(shù)的應(yīng)用，一些企業(yè)開始逐步建立較為規(guī)范的電子存檔系統(tǒng)，目的是實(shí)現(xiàn)檔案的信息管理和一定范圍的資源共享。然而，在這個(gè)過程中，整體規(guī)劃協(xié)調(diào)運(yùn)作存在一定的問題，在管理過程中缺乏整體性的規(guī)劃，在運(yùn)作模式上缺乏協(xié)調(diào)，各部門對(duì)于文書檔案的歸類不當(dāng)，給整體運(yùn)作帶來很大困難。

三、新時(shí)期文書檔案管理工作優(yōu)化方法

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班。其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以使文書檔案管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的只有資格，不享受相關(guān)待遇。

2.規(guī)范的文書工作是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案管理的質(zhì)量，尤其是在辦公自動(dòng)化迅速發(fā)展的今天，這種關(guān)系變得更為密切。許多文件歸檔工作需要提前在文件形成時(shí)來做。因此在文書工作的處理程序上要注意其與檔案管理工作的緊密銜接，實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案管理有機(jī)的聯(lián)系。比如平時(shí)在文書工作中對(duì)文件的鑒定、分類以及歸檔編號(hào)等工作，在文件形成之初就已經(jīng)確定完成并做相關(guān)登記，這樣在文書工作中檔案管理的因素已經(jīng)得到貫徹，并且檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)的工作都已經(jīng)完成。這樣不僅減少了工作環(huán)節(jié)，避免了重復(fù)勞動(dòng)，降低了差錯(cuò)率，同時(shí)也保證了文書工作和檔案管理的統(tǒng)一協(xié)調(diào)，提高了辦公效率。

3.加強(qiáng)部門協(xié)作，相互配合做好文書檔案管理工作

文書檔案中的許多有利用價(jià)值的檔案文件材料往往來源于各立檔部門。因此，處理好與各立檔部門的關(guān)系，不斷完善檔案的結(jié)構(gòu)，提高歸檔質(zhì)量，是檔案部門的一項(xiàng)重要工作。檔案管理人員必須做到“三勤”，即嘴勤、腳勤、腦勤。嘴勤，即經(jīng)常主動(dòng)了解各部門開展的業(yè)務(wù)工作及內(nèi)容；腳勤，即經(jīng)常到各部門走訪，注意多收集檔案工作信息；腦勤，即要根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，思考檔案與企業(yè)業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，本著為企業(yè)科研生產(chǎn)服務(wù)的原則，探討全面提高檔案管理工作的方法。同時(shí)要加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案收集渠道的暢通，還要著重收集能夠體現(xiàn)企業(yè)的歷史演變、重組變革、重大事項(xiàng)的檔案文件材料，為企業(yè)將來拓展業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供科學(xué)根據(jù)，切實(shí)發(fā)揮檔案部門在企業(yè)發(fā)展中的參謀助手作用。

4.文書檔案管理的信息化水準(zhǔn)

用現(xiàn)代信息技術(shù)更新文書檔案管理工作，是新時(shí)期做好文書檔案管理工作的重中之重。計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給文書檔案管理工作提供了新的改革思路。計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠促進(jìn)文字型的文書檔案資料轉(zhuǎn)變成為電子檔案，與當(dāng)代企業(yè)的自動(dòng)化辦公模式有機(jī)結(jié)合在一起。新時(shí)期的文書檔案資料管理者要積極起草與修改原始文書檔案資料，利用相關(guān)軟件，建立企業(yè)內(nèi)部的文書檔案信息系統(tǒng)，更好地應(yīng)用與掌握文書檔案資料。每一位文書檔案管理者都要結(jié)合自身崗位的實(shí)際需求，一邊學(xué)習(xí)新的技術(shù)，一邊開發(fā)全新的文書檔案管理方法，提高文書檔案管理工作的信息化水平。用信息技術(shù)促進(jìn)文書檔案管理工作事半功倍，是實(shí)現(xiàn)改革的重要標(biāo)志。

5.提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，提高文書檔案管理工作的科學(xué)化水平

文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員不僅要有扎實(shí)的科技知識(shí)和專業(yè)理論知識(shí)，還要有勇于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神以及良好的責(zé)任意識(shí)，所以說對(duì)文書檔案管理者的要求非常高，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)是很有必要的。文書檔案管理人員一定要意識(shí)到文檔管理的重要性，并以做好此項(xiàng)工作為己任，忠于職守，細(xì)心謹(jǐn)慎，將文件資料的積累、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等作為應(yīng)盡的職責(zé)內(nèi)容。為了適應(yīng)新時(shí)期對(duì)文書檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，就需要對(duì)原來的文檔資料進(jìn)行全面普查，將無用的文件予以剔除，重新組合文書案卷，對(duì)于標(biāo)題不清，內(nèi)容混亂的案卷，一定要進(jìn)行再加工，提高文書檔案的質(zhì)量。

結(jié)束語

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，文書檔案管理工作的重要性逐漸突顯出來。在新的社會(huì)發(fā)展時(shí)期，文書檔案管理工作者面臨著全新的工作挑戰(zhàn)。加大文書檔案管理工作的創(chuàng)新力度，積極提高文書檔案管理工作效率，才能推動(dòng)文書檔案管理水平的提高，因此研究新時(shí)期文書檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

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（作者單位：龍江縣便民熱線服務(wù)中心）