Archives Portal Europe對我國數(shù)字檔案共享平臺建設(shè)的啟示

摘 要：數(shù)字檔案共享平臺建設(shè)是我國檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。本文通過介紹歐洲檔案平臺（Archives Portal Europe）在機構(gòu)合作、檢索功能、信息服務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面的建設(shè)現(xiàn)狀和特點，結(jié)合我國檔案信息化現(xiàn)狀，得出對我國數(shù)字檔案平臺建設(shè)的有益啟示。

關(guān)鍵詞：Archives Portal Europe，數(shù)字檔案，檔案共享，啟示

數(shù)字檔案共享平臺建設(shè)將運用云計算、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，由區(qū)域內(nèi)各級檔案機構(gòu)聯(lián)合建立，制定統(tǒng)一的資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，實現(xiàn)檔案資源上下聯(lián)通、資源共享。2009年，歐盟開始啟動Archives Portal Europe network of excellence計劃（APEx Project），同時建立統(tǒng)一的檔案信息共享平臺——歐洲檔案平臺（Archives Portal Europe），集成超過30個歐洲國家及其相關(guān)檔案機構(gòu)的檔案信息資源。這一平臺的建設(shè)，打破了歐盟各國家間的檔案信息壁壘，有效實現(xiàn)了檔案信息共享。該平臺的建設(shè)較早，在資源建設(shè)、技術(shù)、服務(wù)等方面積累了較為先進(jìn)的經(jīng)驗，值得我國檔案機構(gòu)借鑒和學(xué)習(xí)。

一 歐洲檔案平臺的發(fā)展現(xiàn)狀

歐洲檔案平臺（Archives Portal Europe）是由歐盟支持建立的，是APEnet和APEx項目取得一項重要的里程碑。截止2016年12月，已有33個歐洲國家和1個地區(qū)加入。目前該平臺可以在5700余個機構(gòu)中搜索到超過245，000，000的檔案文獻(xiàn)，18661個人物和專題。歐洲各成員國檔案事業(yè)聯(lián)合化發(fā)展，將數(shù)以億計的檔案進(jìn)行整合共享，這不僅為檔案利用者提供便利，也利于整個地區(qū)檔案的保存。

1.機構(gòu)合作 歐洲檔案平臺的建立是國家之間協(xié)調(diào)合作的結(jié)果，其建設(shè)工作共分為8個部分。各個部分的功能與職責(zé)不同，由不同國家負(fù)責(zé)承擔(dān)。

APEx項目成員國分別承擔(dān)職責(zé)，相互協(xié)作，將各國檔案信息資源整合，并通過檔案平臺網(wǎng)站為歐洲民眾提供服務(wù)。這種分工合作的模式，不僅能促進(jìn)各成員國之間檔案工作交流，促進(jìn)歐洲檔案事業(yè)的進(jìn)步，同時也是最節(jié)省成本的方式。

2.檢索功能建設(shè) 歐洲檔案平臺的檢索平臺可以檢索到所有參與APEx項目國家的檔案信息資源。用戶通過檔案平臺的檢索平臺可以進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索，同時還可以通過設(shè)定條件在結(jié)果中進(jìn)行的進(jìn)一步檢索。同時網(wǎng)站結(jié)果頁也提供了一些篩選的條件，如檔案的國家、所屬機構(gòu)、內(nèi)容主題等，便于進(jìn)一步獲取想要的信息。同時，網(wǎng)站還將部分檔案進(jìn)行主題分類，及結(jié)果數(shù)量，為用戶提供主題目錄索引，同一主題的檔案信息整合在一個類目下面，便于用戶發(fā)現(xiàn)相關(guān)主題的信息。網(wǎng)站為用戶提供多種檢索途徑，提高用戶檢索的查準(zhǔn)率和查全率，為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。

3.檔案服務(wù)的提供 目前歐洲檔案平臺中可以檢索到的檔案數(shù)量數(shù)以億計，如此大量的信息量，得益于歐洲國家對于信息公開重視。APEx項目成員國的各個檔案機構(gòu)在不斷進(jìn)行對信息進(jìn)行編碼、上傳，同時項目也在不斷吸納新的成員國，未來檔案平臺網(wǎng)站的信息量還將會增加，為用戶提供了豐富的檔案信息資源。除了提供友好高效的檢索方式，檔案平臺網(wǎng)站不時展示一些珍貴的檔案，并輔以文字說明，并允許用戶進(jìn)行深度挖掘圖片背后的故事。同時歐洲平臺網(wǎng)站在檢索結(jié)果頁面吸收利用者反饋并開設(shè)論壇，供檔案利用者與工作者進(jìn)行交流，促進(jìn)檔案服務(wù)的提升。

4.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè) 歐洲檔案平臺網(wǎng)站要求的上傳的檔案信息是通用格式，并發(fā)布了相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括apeEAD（檔案編碼描述格式標(biāo)準(zhǔn)）、apeEAC-CPF（檔案編碼名稱-機關(guān)、個人、家庭）、EAG 2012（檔案編碼指南2012）、apeMETS（元數(shù)據(jù)編碼與傳輸標(biāo)準(zhǔn)），為檔案信息編碼工作的技術(shù)人員提供基本格式及相關(guān)元數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。同時，APEx項目也為檔案機構(gòu)管理者提供《機構(gòu)管理人員手冊》、《數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工具手冊》。建立這樣一個統(tǒng)一的檔案平臺網(wǎng)站，需要建立健全一系列的信息編碼通用標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，供各成員國共用，才能讓這些檔案信息能夠有效地被搜索，共享利用。

二、 歐洲檔案平臺給我們的啟示

筆者通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，我國的檔案平臺建設(shè)存在著三個問題：一是數(shù)字檔案平臺資源更新不及時，檔案類型較少；二是部分檔案館共享資源量少，合作意愿不強；三是檔案資源著錄項目較少，檢索功能單一等問題。

通過上述對歐洲檔案平臺的建設(shè)現(xiàn)狀的介紹，對比我國已有的檔案資源共享平臺，未來我國檔案機構(gòu)在建設(shè)過程中需要優(yōu)化改善以下幾個方面。一是在檔案資源建設(shè)方面，應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的資源建設(shè)規(guī)劃，定期將已開放的檔案進(jìn)行信息化處理并共享；二是在機構(gòu)合作方面，積極吸納各級檔案機構(gòu)參與，推動各機構(gòu)之間的互信合作，并制定合理的機構(gòu)合作需要遵守的規(guī)范和制度；三是平臺功能設(shè)置和服務(wù)提供方面，應(yīng)當(dāng)堅持以人為本的服務(wù)理念，優(yōu)化平臺的各項功能設(shè)置，如提供更為精準(zhǔn)的檔案檢索功能，增加新增檔案信息發(fā)布和推送等服務(wù)；四是規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，積極采用國際或國家認(rèn)證的格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和信息技術(shù)規(guī)范，制定完善各機構(gòu)的管理人員手冊。

（河北大學(xué)管理學(xué)院）