電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理區(qū)別探討

摘要：隨著我國信息化社會的不斷發(fā)展和進步，社會生活各方面工作都在向著網(wǎng)絡化、智能化方向發(fā)展。社會企業(yè)辦公自動化的發(fā)展已經(jīng)改變了傳統(tǒng)辦公室的辦公特點，電子文案檔案化管理是社會企業(yè)的必然選擇，它與傳統(tǒng)檔案管理不同。醫(yī)院的主要信息載體是醫(yī)院檔案信息資料，這也是醫(yī)院管理的重要組成成分。本文主要對電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理在醫(yī)院檔案管理中存在的區(qū)別進行了探討。

關鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別；醫(yī)院檔案

隨著我國科學技術(shù)水平的迅猛發(fā)展，電子文件檔案化管理方式被社會企業(yè)廣泛推廣和使用，因為傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會現(xiàn)代化的發(fā)展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統(tǒng)的檔案管理。因此，針對電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理特點的不同，將其在醫(yī)院檔案管理中的應用進行分析，找出二者之間存在的差異性。

1 電子文件檔案化管理的概述

電子檔案管理是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎之上被廣泛開發(fā)應用出來的，從電子文件檔案的本質(zhì)體征來看，它是利用電子計算機等網(wǎng)絡手段對檔案進行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動化和社會化的管理模式。這種模式適應現(xiàn)代社會發(fā)展，能為醫(yī)院的檔案管理工作提供實時準確、方便快捷、高效的檔案信息內(nèi)容[1]。

醫(yī)院檔案部門經(jīng)過用電子計算機等先進的技術(shù)手段對檔案信息內(nèi)容集中管理，并把檔案中的內(nèi)容進行系統(tǒng)保存，存儲成符合要求的電子檔案。然后再由相關的檔案管理人員進行分類和整理存儲到磁盤中，在必要的情況下要對其進行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對使用者進行確認，然后為檔案部門提供方便的信息內(nèi)容查詢途徑。

2 電子文件檔案化管理的特點

電子文件檔案是在社會生活中不斷發(fā)展起來的，它是指通過電子計算機網(wǎng)絡磁盤等設備進行存儲和分類。電子檔案既與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對應，又與其相互關聯(lián)，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報表、文件以及電子圖書等。

電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)的檔案管理存在差別，因為電子檔案一定要經(jīng)過計算機網(wǎng)絡進行復雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內(nèi)容可以被粘貼復制存儲到不同的媒介之中，比如優(yōu)盤、磁盤等。當醫(yī)療工作者想對其進行利用時，就可以利用電腦等設備對它進行調(diào)出然后查閱出相關的檔案信息內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個特點：①傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較直觀，醫(yī)護人員不用借助其他設備進行查閱。而對電子檔案進行查閱時，一定要借助現(xiàn)代化的辦公設備，比如電腦、手機等才能查閱利用。②傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進行傳送交接時，需要通過人工進行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計算機等設備進行傳送和處理。③傳統(tǒng)的檔案在使用時，會受到時間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達到共享性，不受時間、空間以及距離等問題的影響。④傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較復雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應的保存場地，但是電子檔案在進行保存時需要防磁性能條件比較強[2]。

3 電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處

3.1在歸檔方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在歸檔時需要醫(yī)院檔案管理人員進行整合、編碼和分類，需要花費大量的時間和人力，它有相應的載體，在工作人員進行編輯的過程中，出現(xiàn)錯誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計算機網(wǎng)絡進行技術(shù)編碼，操作起來比較節(jié)省時間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對信息內(nèi)容進行修改，這樣就會使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗基礎上進行身份和信息驗證，減少在傳輸過程中出現(xiàn)錯誤，以此來確保檔案文件的真實準確性[3]。

3.2在歸檔時間上的差別 傳統(tǒng)文件檔案管理在歸檔時間上比較單一，需要系統(tǒng)的時間規(guī)定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫(yī)院檔案管理人員可以對其進行隨時歸檔，還可以對計算機等設備進行設置歸檔日期，在某一時期進行統(tǒng)一歸檔，文件形成以后計算機網(wǎng)絡會自動整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現(xiàn)，快速便捷，提高檔案利用效率。

3.3在文件分類、編目等管理方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進行人工系統(tǒng)操作，需要檔案工作人員的工作勞動強度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對檔案文件進行分類和編目。在技術(shù)條件允許的情況下，醫(yī)院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫(yī)護人員對檔案信息的檢索和查詢，進而減少檔案工作人員的勞動時間。

3.4在保管方式上區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在保管方式上，需要相關的檔案存儲室，檔案工作人員需要對檔案管理存儲室進行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲到檔案管理中心的相關設備中或刻入到光盤中由相關工作人員進行保管和整理，占用空間小保存時間久[4]。

3.5在查詢使用方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在查詢使用時，需要醫(yī)院檔案管理人員進入檔案室進行翻閱查找，查閱的過程比較復雜。電子文件檔案在查詢和使用時，它只需要檔案工作人員注冊相關登記手續(xù)，然后在檔案管理中心進行登陸就可以對檔案文件進行查閱和使用。

4 結(jié)論

綜上所述，科學技術(shù)水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術(shù)支持，但是從醫(yī)院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎經(jīng)驗。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫(yī)院檔案管理中存在著一定優(yōu)勢，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統(tǒng)檔案管理對其進行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務于醫(yī)院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統(tǒng)檔案存在差別，但是要讓他們共同發(fā)展服務于醫(yī)院工作的需要中。

參考文獻：

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財富，2011，09：43.

[2]劉金蘭.對電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理\"雙軌制\"的認識[J].山西檔案，2012，S1：9-10.

[3]張麗萍.電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].蘭臺內(nèi)外，2011，01：36-37.

[4]岳銳.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].黑龍江科技信息，2011，01：131.

編輯/羅茗柯