淺析如何規(guī)范高校財(cái)會檔案管理

文/歐博溫

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淺析如何規(guī)范高校財(cái)會檔案管理

文/歐博溫

摘要：檔案對于一所高校來說，是其發(fā)展歷程的總結(jié)，是學(xué)校各方面工作歷史積累，內(nèi)容豐富，對學(xué)校來說是非常寶貴的教育資源。而高校的財(cái)會檔案亦是其眾多檔案中的一種，它是高校經(jīng)濟(jì)活動最直接的表現(xiàn)形式，具有良好的保存和利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)會檔案；作用；管理措施

1993年，國家頒布《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，其中明確規(guī)定，高校財(cái)會檔案的主要內(nèi)容有以下幾方面：綜合管理、會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表、工資清冊等等，它不僅是高校經(jīng)濟(jì)活動的記錄憑證，還可以監(jiān)督學(xué)校財(cái)務(wù)紀(jì)律，對學(xué)校未來的發(fā)展戰(zhàn)略提供指導(dǎo)性的方向，具有很好的保存價(jià)值和利用價(jià)值。

一、高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的作用

（一）記錄憑證作用

高校的財(cái)會檔案能夠很明確的發(fā)映出其在一定時(shí)間內(nèi)的經(jīng)濟(jì)狀況，對該段時(shí)間內(nèi)的財(cái)會有記錄憑證的作用，真實(shí)的反映該段時(shí)間內(nèi)的收入和支出情況。高?？梢院侠砝脩{證記錄，甚至從中找出管理漏洞，進(jìn)而針對問題提出解決對策，以提高學(xué)校的財(cái)會管理水平。

（二）信息保障作用

對于現(xiàn)代社會來說，信息是最有價(jià)值的東西，也是我們生活與學(xué)習(xí)不可缺少的一種載體。對于高校財(cái)會檔案來說，信息保障主要是利用財(cái)會檔案反映出來的信息，為高校的未來發(fā)展制定有效可行的計(jì)劃。一方面，高校將財(cái)會檔案中的真實(shí)信息作為資料收集，另一方面，也可以利用這些信息領(lǐng)導(dǎo)高校個方面的工作。

（三）監(jiān)督作用

財(cái)會檔案反應(yīng)的是各個部門的經(jīng)濟(jì)活動情況，所以通過財(cái)會檔案的整理、檢查，就可以對其有一個監(jiān)督的作用。對于高校來說，財(cái)會檔案既能夠監(jiān)督高校的財(cái)政紀(jì)律及制度的執(zhí)行情況，是經(jīng)濟(jì)犯罪活動中的有力證據(jù)。另一方面，根據(jù)財(cái)會檔案，高?？梢圆槊鞲黜?xiàng)經(jīng)濟(jì)活動有無政策支持，各個部門中有沒有公款消費(fèi)、鋪張浪費(fèi)的行為，以此嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，避免違規(guī)事件的發(fā)生。

二、高校財(cái)會檔案管理的要點(diǎn)

（一）高校財(cái)會檔案的收集

1.歸檔范圍。按照有關(guān)專家對財(cái)會檔案的理解，財(cái)會檔案主要有高校財(cái)會往來文書和會計(jì)文件兩個方面的內(nèi)容。會計(jì)文件主要有以下五各方面：會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類會計(jì)文件以及電子文檔。

2.歸檔時(shí)間。高校的單位性質(zhì)比較特殊，因此歸檔時(shí)間的要求也比較特殊，按照學(xué)校的教學(xué)年度進(jìn)行劃分，即某年的下半年和下一年的上半年，作為一個完整的教學(xué)年度，也是一個完整的歸檔周期。

3.歸檔份數(shù)。關(guān)于歸檔份數(shù)，高校與其他單位沒有差異，正常情況是按照要求而定，普通檔案只需要?dú)w檔一份就可以了，如有特殊要求，可根據(jù)要求適當(dāng)增多。

（二）高校財(cái)會檔案的整理

檔案整理是非常重要的一部，只有完整，有序，精確的財(cái)會檔案，才能為高校未來的工作有一個很好的指引作用。與其他單位的檔案整理無異，高校財(cái)會檔案的整理也是對收集好的檔案，做出有序的分類、編排、保存。檔案的整理包括以下四個部分：分類、組卷、排列、編制目錄。

1.對收集到的財(cái)會檔案，按照一定的聯(lián)系進(jìn)行初步分類，為后面的工作打好基礎(chǔ)；

2.將初步分類的檔案進(jìn)行精細(xì)的整體，按照相互之間的聯(lián)系，然后再鑒別保存價(jià)值自己之后，根據(jù)相關(guān)要求，按照保密等級和保存價(jià)值將其組合在一起。

3.將分好類別的檔案進(jìn)行排列；

4.按照各個學(xué)校自己的規(guī)定，對收集整理，并進(jìn)行排列好的檔案進(jìn)行編號，并固定下來，方便日后的管理和隨時(shí)的利用。

（三）高校財(cái)會檔案的鑒定

關(guān)于高校財(cái)會檔案的鑒定，首先使其保存價(jià)值的鑒定，再次就是檔案質(zhì)量的檢查。對于檔案價(jià)值的鑒定，一是要結(jié)合學(xué)校的相關(guān)保管規(guī)定，二是要參照一定時(shí)期內(nèi)高校的發(fā)展規(guī)律，以這兩個因素作為鑒定活動的基礎(chǔ)。對其質(zhì)量的檢查也有類似的參照依據(jù)，主要是根據(jù)高校的政策方針，以實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行質(zhì)量檢查。

另外，高校財(cái)會檔案的鑒定必須按照一定的原則進(jìn)行，對于保存太久的檔案，要根據(jù)現(xiàn)行的規(guī)定重新鑒定其價(jià)值；對于不能繼續(xù)保留的檔案，不應(yīng)該由于主觀因素將其保留；對于繼續(xù)保存的檔案必須要求其完整；按照要求應(yīng)該銷毀的，必須果斷干脆。

三、高校財(cái)會檔案的利用

（一）原件查找

不管是什么文件，原件都具有很強(qiáng)的說服力，對于財(cái)會檔案來說，其最直接的利用方式就是查找原件，以獲得相關(guān)信息。原件作為一項(xiàng)依據(jù)最真實(shí)客觀，具有很高的憑證價(jià)值。雖說這是最可靠的憑證方式，但也有一定的漏洞。由于高校財(cái)會檔案全部有相關(guān)部門統(tǒng)一保管，想要查找原件，首先是要跟該部門做好溝通，協(xié)調(diào)，二是查找人員都檔案的存檔規(guī)律不了解，不費(fèi)大量時(shí)間。另一方面，也有一些原件由于年代久遠(yuǎn)，雖然花費(fèi)大量時(shí)間找到，也有可能看不清，前面的工作都能白費(fèi)，由此可見，原件的查找并不是非常的簡單、有效。

（二）復(fù)印件查找

一般在對財(cái)會檔案進(jìn)行存檔保留的時(shí)候，為了以防萬一會做一份復(fù)印件，所以有時(shí)候?yàn)榱朔奖悖矠榱吮Ｗo(hù)原件，可以通過查找復(fù)印件的方式對其進(jìn)行利用，以獲得相關(guān)信息。但是復(fù)印件不如原件有說服力，可靠性有所下降，主要就是無法保證復(fù)印件的真實(shí)性與可靠性。

（三）網(wǎng)絡(luò)查找

信息時(shí)代的到來，為檔案的保留、查找、利用等，提供了很大的便利，人們對于檔案的利用也多了一種途徑，電子檔案在高校的財(cái)會檔案管理中早已普及開來。對于需要利用高校財(cái)會檔案的人來說，網(wǎng)絡(luò)平臺的利用將會為其帶來極大的便利，節(jié)約很多時(shí)間與經(jīng)歷，另外，現(xiàn)在的財(cái)務(wù)軟件經(jīng)常更新，電子文件的存儲也在不停的升級。電子網(wǎng)絡(luò)所提供的信息相隨來說沒有什么限制，可以有效提高高校財(cái)會檔案的利用率。

參考文獻(xiàn)：

［1］韓豐.提升大學(xué)財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理與服務(wù)能力的思考［J］.航海教育研究，2010（3）：108-110.

［2］闞赤峰.對會計(jì)檔案開發(fā)利用工作的幾點(diǎn)思考［J］.黑龍江檔案，2011（2）：78.

（作者單位：中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）財(cái)務(wù)處）