檔案數(shù)字化安全管理策略研究

程秋平　蔣　敏江陰職業(yè)技術(shù)學院

檔案數(shù)字化安全管理策略研究

程秋平蔣敏
江陰職業(yè)技術(shù)學院

隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，市場信息的不斷擴增，各行業(yè)各企業(yè)檔案內(nèi)容出現(xiàn)不斷復(fù)雜化、不斷擴大化的狀況，從而導(dǎo)致檔案管理愈發(fā)困難，容易出現(xiàn)疏漏，對于各行業(yè)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展較為不利。針對這一現(xiàn)狀需要采取的對策就是應(yīng)用發(fā)展檔案數(shù)字化安全管理模式，即將傳統(tǒng)的以人工為主的管理模式，往自動化管理方向發(fā)展，這能夠有效地提升管理效率以及管理質(zhì)量。本文主要研究的內(nèi)容就是檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展完善策略。

檔案數(shù)字化安全管理 安全管理策略 研究分析

檔案數(shù)字化安全管理是現(xiàn)今市場應(yīng)用較為廣泛以及應(yīng)用效果較為突出的一種檔案管理模式，主要原因就是檔案數(shù)字化安全管理主要應(yīng)用計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠在一定程度上保證數(shù)據(jù)的完整性。并且為檔案數(shù)據(jù)資料的調(diào)取使用提供方便，減少檔案數(shù)據(jù)缺失以及檔案資料搜尋的時間，能夠為其他方案的提出提供真實、確切的信息，能夠促進企業(yè)的運行質(zhì)量以及運行效率。隨著檔案數(shù)字化安全管理的進一步應(yīng)用以及應(yīng)用范圍的不斷擴大，其中存在的不足之處逐漸體現(xiàn)出來，對于各企業(yè)的檔案管理逐漸造成不同程度的影響，并在某種程度上嚴重影響社會以及市場的進一步發(fā)展，主要原因在于檔案管理出現(xiàn)問題的主要方向為數(shù)據(jù)資料誤差、數(shù)據(jù)資料丟失、數(shù)據(jù)資料被替換以及被偷竊等。導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)嚴重受到影響，對于企業(yè)的進一步策劃的推出以及發(fā)展方向的確定造成嚴重影響，企業(yè)在該環(huán)境中容易出現(xiàn)發(fā)展停止不前，甚至于退步的情況，該種情況的進一步擴散則會嚴重影響市場的發(fā)展。由此可見，檔案數(shù)字化安全管理是一種利弊共存的檔案管理模式，本文對檔案數(shù)字化安全管理的主要發(fā)展方向就是對存在的問題進行探討，確定造成這一問題的主要因素，進行更深一步的探究。

1　檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展價值

數(shù)字化簡單的來說就是將重要且有利用價值的各種形式信息通過計算機轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)、數(shù)字進行保存或者處理，在需要使用時再通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)換成原有的信息形式通過屏幕呈現(xiàn)出來。數(shù)字化的優(yōu)勢在于數(shù)字信號相對其它形式信號而言更為穩(wěn)定、可靠性更高，不易受到其它外界因素干擾，數(shù)字信號處理電路簡單，不需要進行各種復(fù)雜的調(diào)整，運行效率以及運行質(zhì)量有保證，信息儲存量相對較大，信息處理效率相對較高等。

數(shù)字化管理模式應(yīng)用范圍較為廣泛，檔案數(shù)字化安全管理是其中較為突出的一個方向，主要原因就是檔案是企業(yè)核心資源以及核心信息的載體。隨著企業(yè)運行模式的不斷復(fù)雜化，運行內(nèi)容的不斷復(fù)雜化以及運行結(jié)構(gòu)的層次化，檔案的內(nèi)容以及檔案的分類逐步復(fù)雜化，檔案的數(shù)量以及檔案所涉及的方向不斷擴大。數(shù)字化管理模式能夠較好地處理檔案管理中存在的問題，能夠有效地提升檔案管理的效率以及檔案管理的質(zhì)量，能夠加速企業(yè)的運行，為企業(yè)在逐漸激烈的市場競爭環(huán)境中增加優(yōu)勢。檔案數(shù)字化安全管理就是將各種類型的檔案信息通過人工輸入計算機，轉(zhuǎn)換為數(shù)字數(shù)據(jù)類型進行儲存管理，能夠確保檔案信息的完整性以及安全性。

1.1檔案數(shù)字化安全管理應(yīng)用范圍

隨著檔案數(shù)字化安全管理的應(yīng)用效果以及應(yīng)用價值的體現(xiàn)，檔案數(shù)字化安全管理的存在價值以及存在意義逐漸被社會所認可，應(yīng)用范圍以及應(yīng)用方向逐漸發(fā)展起來。通過實際的調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，檔案數(shù)字化安全管理主要應(yīng)用的方向包括各企業(yè)檔案的管理、各高校檔案的管理、國家機密檔案的管理、工廠技術(shù)檔案的管理、科技研發(fā)檔案的管理等等，這些檔案的內(nèi)容涵蓋社會運行的各個層次，涵蓋社會組成的各個部分。因此，檔案數(shù)字化安全管理是現(xiàn)今社會的重要組成部分之一，同時也是現(xiàn)今研究的主要內(nèi)容之一，有實際的研究價值以及研究意義。

1.2檔案數(shù)字化安全管理主要作用

檔案數(shù)字化安全管理在實際的應(yīng)用過程中，所體現(xiàn)的作用效果包括檔案數(shù)字化安全管理能夠?qū)嶋H的增加各方面檔案管理的穩(wěn)定性，以及檔案管理的安全性，檔案管理的完整性，進而能夠保證檔案的利用效率以及檔案的利用程度。能夠推動科學研究的進展，加速企業(yè)運行的效率，推進社會市場的發(fā)展，能夠穩(wěn)定社會發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化安全管理同時能夠減少人工勞動力的支出，能夠在一定程度上降低成本支出，能夠減少信息處理過程中出現(xiàn)的誤差，減少由于該種誤差造成的損失。檔案數(shù)字化安全管理能夠?qū)嶋H的為社會的進一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)，能夠?qū)嶋H的促進市場社會的發(fā)展穩(wěn)定性，能夠減少各行業(yè)的發(fā)展危險系數(shù)，能夠減少各行業(yè)的不利影響因素，檔案數(shù)字化安全管理存在較為顯著的優(yōu)勢，有探究的意義價值。

1.3檔案數(shù)字化安全管理存在必要性

檔案數(shù)字化安全管理該種檔案管理模式是在信息化時代背景下提出，適合現(xiàn)今不斷加速的生產(chǎn)步調(diào)，不斷變更的時代發(fā)展方向，以及不斷更新的檔案內(nèi)容以及檔案形式。能夠較好的掌握檔案的管理方向以及管理內(nèi)容，能夠?qū)嶋H的滿足社會對于檔案管理的要求，以及能夠在一定程度上進行自我升級以及自我改進。能夠緊跟時代步伐，保證檔案管理的質(zhì)量與時代接軌，檔案數(shù)字化安全管理存在的必要性由此體現(xiàn)。檔案數(shù)字化安全管理的進一步發(fā)展主要原因就是其中存在一些不足之處，需要進一步完善，才能夠保證檔案數(shù)字化安全管理作用的完整體現(xiàn)，下面對其存在的不足之處進行全面的分析探討。

2　檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展應(yīng)用現(xiàn)狀分析

2.1紙質(zhì)信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中存在問題

檔案數(shù)字化安全管理實現(xiàn)的主要步驟為紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息，實現(xiàn)該目的的主要操作就是將紙質(zhì)信息通過人工方式或者掃描方式輸入至計算機內(nèi)。由于現(xiàn)今處理掃描數(shù)據(jù)以及掃描資料的軟件較為不足，以及程序較為不穩(wěn)定，因此，現(xiàn)今主要采取的方式就是人工輸入。該種輸入方式存在的主要問題就是由于檔案資料以及檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容龐大，資料數(shù)據(jù)輸入人員有限，輸入時間有限定，導(dǎo)致在輸入過程中容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)上的紊亂以及數(shù)據(jù)上的錯誤。該種原始性的錯誤，現(xiàn)有計算機技術(shù)無法進行矯正以及無法及時發(fā)現(xiàn)，而通過利用該種錯誤信息處理后得到的信息容易導(dǎo)致極大的損失，以及導(dǎo)致企業(yè)運行出現(xiàn)漏洞，科技研究需要重新設(shè)計，這對檔案數(shù)字化安全管理的進一步發(fā)展推廣較為不利。因此，針對這一問題需要及時提出應(yīng)對措施。

2.2檔案數(shù)字化安全性保證存在問題

檔案數(shù)字化安全管理中心內(nèi)容就是安全，檔案數(shù)字化安全管理現(xiàn)狀就是隨著網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境的逐步復(fù)雜化，計算機技術(shù)以及計算機設(shè)備的快速更新?lián)Q代，檔案數(shù)字化安全管理的安全性逐漸受到威脅。主要來源包括計算機運行過程中計算機設(shè)備出現(xiàn)故障，計算機運行的承載量有限，檔案管理數(shù)據(jù)過于龐大時容易出現(xiàn)設(shè)備上的損毀，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不穩(wěn)定以及數(shù)據(jù)出現(xiàn)大面積的損毀，這對于企業(yè)的運行、工廠的運行以及各種機密內(nèi)容的保存造成致命性的危害，容易引起各種類型的動蕩，對于社會的穩(wěn)定發(fā)展較為不利。檔案數(shù)字化安全管理還涉及到數(shù)據(jù)的交互以及數(shù)據(jù)的傳輸，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相聯(lián)系，而現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中較大的一個漏洞就是黑客以及病毒，通過網(wǎng)絡(luò)侵入各大檔案管理系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進行偷竊以及損毀，這不僅是一種犯罪行為，在很大程度上制約了社會的進一步發(fā)展，以及嚴重影響了社會的穩(wěn)定性。檔案數(shù)字化安全管理的安全性無法保證是現(xiàn)今存在的最為突出的一個問題。

2.3檔案數(shù)字化安全管理技術(shù)、人員存在問題

檔案數(shù)字化安全管理的實現(xiàn)需要相關(guān)技術(shù)的支持，同時需要相關(guān)專業(yè)操作人才的支持，在該方面存在的主要問題就是檔案數(shù)字化安全管理技術(shù)較為落后，主要體現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)化安全管理過程中對于硬件、軟件、程序方面的研究較為有限，研究方向以及研究內(nèi)容沒有進一步確定?，F(xiàn)今所應(yīng)用的技術(shù)無法支持大量數(shù)據(jù)的運行，出現(xiàn)故障的機率較高，人員存在的主要問題就是沒有遵循嚴格的操作規(guī)范，同時沒有及時的對計算機進行檢查測試，對于其中存在的問題沒有實際的發(fā)現(xiàn)修補。

3　檔案數(shù)字化安全管理策略研究

3.1紙質(zhì)信息數(shù)字化技術(shù)研究

檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展策略之一為發(fā)展掃描處理軟件，將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息過程中盡量避免出現(xiàn)人工轉(zhuǎn)換的情況，主要原因就是人工轉(zhuǎn)換過程中無法完全避免失誤的出現(xiàn)，因此，需要改進的方向就是針對掃描信息進行處理的技術(shù)，主要研究的軟件就是將掃描所獲取的信息轉(zhuǎn)換為文本格式、word格式等，能夠?qū)嶋H的避免亂碼以及信息轉(zhuǎn)換錯誤的情況出現(xiàn)，該種軟件能夠通過對數(shù)據(jù)的調(diào)整，升降轉(zhuǎn)換精準度，各種數(shù)據(jù)針對的轉(zhuǎn)換內(nèi)容不同，如以公式為主的掃描信息則精準度較高，同時改進計算機對于信息的反應(yīng)敏銳度，對于明顯存在不合理的數(shù)據(jù)進行提示，如轉(zhuǎn)變?yōu)榧t色字體。

3.2檔案數(shù)字化安全性保證研究

檔案數(shù)字化安全性保證的研究方向就是改進計算機設(shè)備，更新計算機系統(tǒng)，以及研究開發(fā)針對各種病毒的補丁、軟件、程序等，首先對現(xiàn)今存在的設(shè)備主要問題進行研究，確定設(shè)備改進的方向，同時把握檔案數(shù)據(jù)的發(fā)展方向，以及檔案數(shù)據(jù)數(shù)量的上升趨勢，將這些信息進行整合考慮，研究出能夠在較長時間內(nèi)適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)處理數(shù)量變化的計算機設(shè)備以及系統(tǒng)。同時對現(xiàn)今存在的主要病毒類型以及黑客的技術(shù)發(fā)展方向進行研究，進行更進一步的防護墻設(shè)置，增加突破的難度，并且能夠及時的感應(yīng)攻擊以及侵入，及時做好準備。

3.3相關(guān)技術(shù)人才研究

技術(shù)改進的主要方向就是及時對數(shù)據(jù)進行備份以及及時對數(shù)據(jù)進行保護，及時發(fā)現(xiàn)運行過程中存在的問題以及不足之處，通過提醒或者自我調(diào)整等方式進行改進，防止出現(xiàn)各種問題以及誤差，針對人才進行的探究就是制定相應(yīng)標準的人才招收條件，制定一定的人才管理模式，對于檔案數(shù)字化安全管理運行操作嚴格規(guī)范，對于出現(xiàn)的問題由負責人全權(quán)承擔，制定相應(yīng)的檢查安排以及修補安排。

4　結(jié)束語

檔案數(shù)字化安全管理是現(xiàn)今主要采取的檔案管理模式，對其進行進一步研究，提出相應(yīng)的發(fā)展策略是具有現(xiàn)實價值意義的。

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本文為江陰職業(yè)技術(shù)學院的院級課題，題目《高校檔案信息化建設(shè)對策研究——以江陰職業(yè)技術(shù)學院為例》16S-XZ-04。

程秋平（1965-），女，漢族，江蘇江陰人，江陰職業(yè)技術(shù)學院黨政辦，國際貿(mào)易本科，講師，館員，從事檔案數(shù)字化檔案管理研究。

蔣敏（1979-），女，漢族，江蘇江陰人，江陰職業(yè)技術(shù)學院，從事行政管理。