物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控管理問題淺析

文/王水娣

物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控管理問題淺析

文/王水娣

目前，我國處于經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代，物業(yè)行業(yè)也隨之發(fā)生改革。面臨新的經(jīng)濟(jì)市場形勢，物業(yè)公司的財(cái)務(wù)部門也應(yīng)與之相適應(yīng)。物業(yè)公司所面臨的風(fēng)險(xiǎn)無處不在。雖然物業(yè)行業(yè)利潤較低，但是風(fēng)向承擔(dān)較大，所以，物業(yè)行業(yè)必須以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，強(qiáng)化物業(yè)行業(yè)的內(nèi)控管理，保證企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。本文將對物業(yè)公司內(nèi)控管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析探討。

物業(yè)公司；內(nèi)控管理；策略

物業(yè)行業(yè)內(nèi)控管理是為了實(shí)現(xiàn)物業(yè)行業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的效率效果、信息真實(shí)、預(yù)算準(zhǔn)確等一系列目標(biāo)政策與程序的集合。內(nèi)部控制的有效性對社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治建設(shè)等多方面的和諧發(fā)展有著促進(jìn)作用。我國物業(yè)行業(yè)內(nèi)控管理剛剛起步?jīng)]多久，還需要不斷地發(fā)展與完善。筆者將分別從：物業(yè)公司內(nèi)控管理問題、促進(jìn)物業(yè)公司內(nèi)控管理的對策，兩個(gè)部分進(jìn)行闡述。

一、物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控問題

隨著市場競爭的日益激烈，物業(yè)公司要保護(hù)企業(yè)自身的資金安全，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，就一定要做好內(nèi)部控制工作，即建立科學(xué)的控制制度，提高企業(yè)各方面的管理效率，經(jīng)筆者研究，目前物業(yè)公司在財(cái)務(wù)內(nèi)控管理工作中還存在諸多問題，通常表現(xiàn)在缺乏健全的管理制度、預(yù)算管理的缺失兩個(gè)方面，筆者將就這兩個(gè)方面進(jìn)行闡述。

(一)制度不健全

目前在我國物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控管理工作中，制度的不健全是一個(gè)較為突出的問題。部分物業(yè)公司雖然制定了內(nèi)控制度和辦法，但缺少強(qiáng)有力的執(zhí)行，制度落實(shí)過程中更加缺少監(jiān)督人員。這種情況下導(dǎo)致內(nèi)控制度只是一座空殼，人員不足，執(zhí)行能力不夠，造成一人多綱，無法相互制約、相互制衡。

(二)預(yù)算管理缺失

預(yù)算管理是使物業(yè)行業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的有效前提，在我國物業(yè)行業(yè)的預(yù)算管理方面存在著幾種問題：

1.預(yù)算編制方法不科學(xué)，預(yù)算編制是預(yù)算管理的基礎(chǔ)，但多是物業(yè)行業(yè)沒有建立預(yù)算管理機(jī)構(gòu)，缺乏整體的規(guī)劃管理。大部分物業(yè)行業(yè)預(yù)算編制采取的是傳統(tǒng)的基數(shù)增長法，在實(shí)際操作過程中，方法雖然簡單卻沒有科學(xué)依據(jù)。這種粗放的預(yù)算編制方法在沒有科學(xué)依據(jù)的前提下，過于粗放，造成財(cái)務(wù)預(yù)算出現(xiàn)偏差；

2.部分物業(yè)行業(yè)因預(yù)算編制缺乏科學(xué)性，管理人員為避免單位出現(xiàn)財(cái)政短缺的情況會將預(yù)算金額做大，預(yù)算喪失準(zhǔn)確性；

3.預(yù)算的科學(xué)有效的執(zhí)行有賴于規(guī)范的監(jiān)督，很多物業(yè)行業(yè)對于財(cái)務(wù)預(yù)算監(jiān)督不到位，造成實(shí)際執(zhí)行與預(yù)算總有偏差。

二、促進(jìn)物業(yè)公司內(nèi)控管理的對策

綜上，筆者對物業(yè)公司內(nèi)控管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，為促進(jìn)物業(yè)公司更好地發(fā)展，公司必須采取一系列行之有效的解決對策，筆者將分別從：建立健全內(nèi)控制度、加強(qiáng)預(yù)算管理力度、強(qiáng)化物業(yè)行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識、加強(qiáng)財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)，四個(gè)部分進(jìn)行闡述，以此促進(jìn)物業(yè)公司的穩(wěn)定發(fā)展。

(一)建立健全內(nèi)控制度

物業(yè)企業(yè)的各個(gè)部門應(yīng)該各司其職，強(qiáng)化公司內(nèi)部的控制制度。首先，管理層應(yīng)該樹立責(zé)任意識，從多個(gè)管理個(gè)環(huán)節(jié)入手，仔細(xì)分析各個(gè)環(huán)節(jié)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行逐一識別和評估，建立完善的業(yè)務(wù)流程，并對操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，組織工作人員將其落到實(shí)處。同時(shí)，管理部門可以通過應(yīng)急模擬演練培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)工作人員的應(yīng)變能力，降低由于管理出現(xiàn)漏洞而對企業(yè)構(gòu)成的運(yùn)營危機(jī)。另外，管理部分可以通過購買保險(xiǎn)，為企業(yè)分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。其次，物業(yè)企業(yè)要對服務(wù)的細(xì)節(jié)進(jìn)行管理，減少細(xì)節(jié)問題造成的風(fēng)險(xiǎn)。例如：在電梯和線路等特殊位置，企業(yè)應(yīng)該設(shè)置警示牌，和警戒線，并派專人進(jìn)行看管，防止人們進(jìn)出后造成事故。而對業(yè)主則可以施行刷卡進(jìn)入的模式，若是短期居住人員可辦理臨時(shí)進(jìn)出卡，以規(guī)范小區(qū)閑雜人等的進(jìn)入，降低被盜幾率。

(二)強(qiáng)化物業(yè)行業(yè)預(yù)算管理

物業(yè)行業(yè)財(cái)務(wù)工作負(fù)責(zé)人，在預(yù)算管理方面需要改進(jìn)過去偏重分配的思想觀念，充分認(rèn)識到預(yù)算管理對于物業(yè)行業(yè)發(fā)展的重要性，采用科學(xué)的“零基預(yù)算法”科學(xué)合理的進(jìn)行資金的預(yù)算。加強(qiáng)物業(yè)行業(yè)預(yù)算管理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

1.加強(qiáng)預(yù)算編制管理，預(yù)算編制應(yīng)以工作質(zhì)量作為工作要求，精準(zhǔn)的完成預(yù)算編制程序。

2.加強(qiáng)預(yù)算的執(zhí)行管理，預(yù)算執(zhí)行工作的重點(diǎn)在于加強(qiáng)預(yù)算的執(zhí)行力，提高預(yù)算執(zhí)行的效率。

3.完善預(yù)算監(jiān)督制度，為完善預(yù)算監(jiān)督應(yīng)只注重監(jiān)督程序的全面性、合法性、科學(xué)性以及及時(shí)的監(jiān)督反饋等。要實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，首先要在財(cái)務(wù)部門設(shè)立專門的預(yù)算管理工作小組，負(fù)責(zé)預(yù)算工作的具體環(huán)節(jié)。其次，利用風(fēng)險(xiǎn)控制等方法對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行約束監(jiān)督，關(guān)注資金各環(huán)節(jié)的使用情況，強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督。

4.通過定期的審計(jì)對于預(yù)算支出和正在執(zhí)行的情況進(jìn)行監(jiān)督，建立全方位，多層次的預(yù)算監(jiān)督機(jī)制。

5.在制度上預(yù)算管理有相關(guān)法規(guī)依據(jù)，成立專門的管理委員會，進(jìn)行責(zé)任到人，違規(guī)即處的嚴(yán)格制度，建立完善的預(yù)算管理規(guī)章制度。

(三)強(qiáng)化物業(yè)行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識

物業(yè)行業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的控制與決定是受財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)影響的。財(cái)務(wù)管理工作中出現(xiàn)誤差以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)都會成為財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加的誘因。因此為強(qiáng)化物業(yè)行業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)意識應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

1.確定合理的風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)，物業(yè)行業(yè)在進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)?zāi)繕?biāo)的規(guī)劃與制定時(shí)，應(yīng)以書面形式對風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的誘因以及風(fēng)險(xiǎn)控制工作的內(nèi)容和方法進(jìn)行闡明；

2.構(gòu)建物業(yè)行業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系，預(yù)警體系應(yīng)涵蓋單位各方面工作，對工作中出現(xiàn)實(shí)際情況設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警點(diǎn)同時(shí)完善風(fēng)險(xiǎn)評估體系，及時(shí)解決風(fēng)險(xiǎn)問題；

3.實(shí)行法人經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，按領(lǐng)導(dǎo)分工，進(jìn)行雙向的監(jiān)督，規(guī)定各自職責(zé)，相互協(xié)調(diào)相互制約，將風(fēng)險(xiǎn)與管理層績效掛鉤，有利于提高管理層的責(zé)任意識；

4.加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制始終貫徹相互制約和相互協(xié)調(diào)的原則，根據(jù)不斷變化的經(jīng)濟(jì)形勢，修改內(nèi)部控制制度，彌補(bǔ)管理工作出現(xiàn)的漏洞，使決策程序規(guī)范化、科學(xué)化。定崗定責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人規(guī)范財(cái)務(wù)流程；

5.培養(yǎng)管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識，提高防范風(fēng)險(xiǎn)的能力，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，設(shè)立專業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)員，分析風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提高風(fēng)險(xiǎn)防范和風(fēng)險(xiǎn)控制能力。

(四)加強(qiáng)財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)

首先，適時(shí)在公司內(nèi)開展培訓(xùn)活動，對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行最新財(cái)務(wù)管理方面的相關(guān)法律知識，保證財(cái)務(wù)人員在掌握基礎(chǔ)技能知識的前提下提高法律意識增強(qiáng)責(zé)任意識。

其次，經(jīng)常組織財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)出臺的新制度，研究新問題，提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)應(yīng)對能力。同時(shí)，在財(cái)務(wù)科室專門的財(cái)務(wù)分析預(yù)測崗位，負(fù)責(zé)收集事業(yè)單位的各種財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)信息，充分利用事業(yè)單位已有的會計(jì)報(bào)表、單位成本核算及相關(guān)指標(biāo)等財(cái)務(wù)資料，進(jìn)行整合分析。并能夠有效地估計(jì)當(dāng)前的財(cái)務(wù)環(huán)境狀況變化和事業(yè)單位的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)估計(jì)結(jié)果進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷做出相應(yīng)的應(yīng)對措施。這樣財(cái)可在財(cái)務(wù)管理中使相關(guān)的償債能力或其他財(cái)務(wù)信息內(nèi)容成為決策的重要參考依據(jù)。

最后，對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德教育，提高財(cái)務(wù)人員的政治思想覺悟，成為嚴(yán)格按照制度辦事，不徇私不舞弊的高素質(zhì)人才。

三、結(jié)束語

本文的淺究希望能為我國物業(yè)行業(yè)內(nèi)控工作的完善工作提供幾點(diǎn)建議，進(jìn)一步推動物業(yè)行業(yè)內(nèi)控的改革創(chuàng)新。這不僅符合新市場經(jīng)濟(jì)的要求也關(guān)系到了社會穩(wěn)定和諧發(fā)展。

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（作者單位：雅居樂物業(yè)管理服務(wù)有限公司惠州分公司）