企業(yè)職工參與檔案管理工作的探討

龔亞珍

[摘 ?要]21世紀(jì)檔案事業(yè)正處于跨越式發(fā)展的重要時(shí)期。面對新世紀(jì)，挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存，壓力和動力并存。企業(yè)檔案工作更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步解放思想，更新觀念，才能使企業(yè)檔案管理獲得無限生機(jī)、永葆活力。實(shí)踐表明，檔案管理創(chuàng)新有賴于管理運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新，有賴于扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)工作的保障，有賴于高質(zhì)量的檔案信息的整合，更有賴于全體職工的共同參與。本人結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，對全體職工參與企業(yè)檔案管理工作作一探討。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)職工 ?檔案管理 ?探討

中圖分類號：F272;G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）24-0356-01

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

新形勢下許多企業(yè)在認(rèn)真實(shí)施《檔案法》的同時(shí)，不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理運(yùn)行機(jī)制的探索和研究，促使企業(yè)檔案管理水平與服務(wù)效率的提高，突破傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，走出了一條企業(yè)檔案管理的新路子。但是，也有不少企業(yè)存在著這樣或那樣的問題和困難：一些企業(yè)檔案室少檔少卷空蕩蕩，各部室文件資料堆積如山，檔案難找和失落現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生;一些企業(yè)檔案還比較混亂，很難理出頭緒;一些企業(yè)檔案室資料豐富，卻無人問津，檔案室成了保管室等等。

分析上述問題發(fā)生的原因，可以認(rèn)為起源于思想認(rèn)識和工作觀念。目前有的企業(yè)從干部到職工對企業(yè)管理工作和檔案工作之間相輔相成、相互制約、密不可分的關(guān)系認(rèn)識沒有引起足夠的重視，認(rèn)為檔案是檔案管理人員的事情，與企業(yè)管理沒多大關(guān)系，當(dāng)然也得不到應(yīng)有的關(guān)心。不少企業(yè)只注意發(fā)揮檔案員的主導(dǎo)作用，而忽視全體職工的主體作用。因此，確立企業(yè)職工的主體地位，充分調(diào)動廣大職工參與檔案管理積極性，以廣泛地開發(fā)和利用檔案，有必要對企業(yè)職工參與檔案管理的運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行研究和探索。這對于進(jìn)一步貫徹《檔案法》，改進(jìn)和加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，推動企業(yè)檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步，具有重要的理論意義和實(shí)踐意義。

二、企業(yè)職工參與檔案管理的必要性

檔案是歷史的真實(shí)記錄，它是企業(yè)發(fā)展工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)又是一項(xiàng)服務(wù)性工作，是服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作的工作，它不單是檔案人員的事情，更是全體職工應(yīng)共同關(guān)心的事情。江澤民同志早在1987年就指出：“檔案工作是一切工作的重要基礎(chǔ)，有很多問題沒有檔案就說不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問題，我們將要負(fù)歷史責(zé)任?！?/p>

檔案工作與其他工作相比，具有明顯的滯后性，是在其他各項(xiàng)工作完成后進(jìn)行，相對來說開展工作較為被動。要改變被動局面，這就要求檔案人員和全體職工共同參與，確立參與的觀念，了解企業(yè)的總體規(guī)劃、工作計(jì)劃及其重大事項(xiàng)活動過程，從中認(rèn)識、掌握各類文件材料的形成規(guī)律，對應(yīng)歸檔的文件材料做到心中有數(shù)，減少工作中的盲目性，克服有什么收什么，交什么歸什么的被動狀態(tài)。檔案人員參與企業(yè)各項(xiàng)活動和全體職工參與檔案管理活動，一方面了解企業(yè)的中心工作，掌握不同時(shí)期企業(yè)對信息的不同需求，以及各類人員的需求特點(diǎn)和發(fā)展趨勢，另一方面全體職工了解了企業(yè)檔案的產(chǎn)生途徑和收集管理方法，從根本上實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的及時(shí)性、主動性和完整性。實(shí)踐證明，企業(yè)職工參與檔案管理工作，能有效地促進(jìn)和加強(qiáng)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，形成企業(yè)檔案管理的良性運(yùn)行環(huán)境。

三、企業(yè)職工參與檔案管理的基本原則

1、主體性原則

企業(yè)職工是企業(yè)一系列活動的主體，也是企業(yè)檔案管理工作的主體。企業(yè)一切管理活動離開了全體職工的參與和支持，管理就事倍功半，效率低下，企業(yè)檔案管理工作也如此。企業(yè)職工參與企業(yè)檔案管理應(yīng)是份內(nèi)事，而且有能力參與企業(yè)檔案工作的管理。

2、科學(xué)性原則

企業(yè)職工要按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定，依法參與企業(yè)檔案管理，實(shí)事求是地提供檔案。在檔案整理過程中，應(yīng)進(jìn)行鑒定，去偽存真，剔除一些沒有保存參與意義的、臨時(shí)性的、與企業(yè)管理工作無關(guān)的資料，克服“有文就是檔”的現(xiàn)象。

3、應(yīng)用性原則

檔案的價(jià)值在于應(yīng)用。企業(yè)職工應(yīng)當(dāng)與檔案室保持經(jīng)常的接觸，隨時(shí)向檔案室索取檔案，利用檔案，為改進(jìn)工作和促進(jìn)自身發(fā)展服務(wù)。檔案得到了合理的利用，反過來會激發(fā)企業(yè)職工參與管理檔案工作的積極性。

四、企業(yè)職工參與檔案管理的運(yùn)行模式

企業(yè)職工怎樣參與企業(yè)檔案管理？實(shí)踐表明，它的運(yùn)行模式應(yīng)該是：隨時(shí)收集、及時(shí)歸檔，幫助整理、形成體系，加強(qiáng)利用、實(shí)現(xiàn)價(jià)值。

1、隨時(shí)收集，及時(shí)歸檔

企業(yè)檔案種類繁多，其中許多材料都是在工作中隨時(shí)隨地形成的。如計(jì)劃總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議記錄、活動照片等。不及時(shí)收集，就容易遺漏、殘缺。因此，要求企業(yè)職工配合檔案人員隨時(shí)收集，及時(shí)歸檔。對任何具有保存參考價(jià)值的文件材料，任何人不得占為已有。收集工作中，一要注意材料內(nèi)容全面性，二要注意工作規(guī)范統(tǒng)一性。

2、幫助整理，形成體系

從企業(yè)檔案形成規(guī)律出發(fā)，以每年為一周期，對收集的文件材料進(jìn)行鑒定、分類、整理、立卷和歸檔，組成有序的檔案體系，便于查找和利用。這項(xiàng)工作除了檔案人員為主進(jìn)行外，可由企業(yè)職工共同參與完成。因?yàn)槠髽I(yè)職工對各自部門的活動比較熟悉，哪些材料的保存具有參考價(jià)值、哪些材料應(yīng)當(dāng)長期或短期保存、哪些材料以后會被經(jīng)常利用。讓企業(yè)職工幫助整理檔案，使他們了解、熟悉、掌握檔案工作的形成規(guī)律和操作方法，在企業(yè)內(nèi)營造良好的企業(yè)檔案管理氛圍。

3、加強(qiáng)利用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值

向全體職工開放檔案并提供利用是檔案工作的最終目的之一。企業(yè)職工可以在需要的時(shí)候按照借閱規(guī)定利用檔案。檔案在企業(yè)管理工作中有如下作用：一是為全體職工職評、考核、評優(yōu)、評獎(jiǎng)提供依據(jù)和憑證;二是為編制企業(yè)大事記、開辟企業(yè)歷史陳列室提供素材;三是為各部室工作總結(jié)和計(jì)劃、決策作參考;四是便于各級領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)管理工作進(jìn)行檢查評估。

五、企業(yè)職工參與檔案管理的保障機(jī)制

全體職工參與企業(yè)檔案管理，有一個(gè)由被動到主動，從生疏到熟練的過程，這個(gè)過程是否能夠完成轉(zhuǎn)變，得建立一套強(qiáng)有力的保障機(jī)制。

1、領(lǐng)導(dǎo)重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子的檔案意識如何，能否做好檔案管理的帶頭人，在很大程度上影響甚至制約著全體職工參與企業(yè)檔案管理的開展。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子把檔案工作納入企業(yè)議事日程，定期進(jìn)行檔案工作研究，使檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)工作緊密結(jié)合，這給企業(yè)檔案工作依靠全體職工的共同參與管理起到積極的促進(jìn)作用。

2、措施有力

要使全體職工參與檔案管理工作，光憑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是不夠的，應(yīng)在政策措施上予以保障。

1）組織落實(shí)

企業(yè)檔案工作是與全體職工一系列工作同步進(jìn)行的，而檔案工作畢竟又有自身目的、規(guī)律，為使全體職工參與檔案管理工作持久性，必須建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，抓好組織網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把各類檔案的具體管理分工落實(shí)到各主管部門，這種輻射式的檔案組織，適合一個(gè)企業(yè)檔案管理的實(shí)際。

2）制度保證

企業(yè)應(yīng)制定檔案室規(guī)章制度，分工作目標(biāo)、組織機(jī)警、職責(zé)范圍和管理制度等項(xiàng)內(nèi)容。這樣，使全體職工參與企業(yè)檔案管理有章可循。

3）財(cái)力投入

企業(yè)按綜合檔案室建設(shè)要求，配置檔案專用庫房和辦公用房，配備檔案箱柜及工作設(shè)備設(shè)施，并落實(shí)八防措施。定期發(fā)布企業(yè)檔案信息，讓全體職工及時(shí)了解企業(yè)檔案管理的新動向。

3、良好氛圍

社會心理學(xué)認(rèn)為，積極的輿論因其代表了群眾正確的傾向性觀點(diǎn)和綜合觀點(diǎn)，能起良好的個(gè)體行為導(dǎo)向作用，使個(gè)體產(chǎn)生從眾行為。企業(yè)可以通過行政發(fā)動、榜樣示范等手段，營造“全體職工是企業(yè)檔案管理主體”的局面，使全體職工踴躍提供檔案，主動利用檔案。

六、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作的運(yùn)行是一個(gè)動態(tài)的運(yùn)行環(huán)境，是企業(yè)全體職工參與的工作，工作面大，參與人員多，只有在不斷解放思想、更新觀念的前題下才能實(shí)現(xiàn)。全體職工共同參與的運(yùn)行模式對企業(yè)檔案管理工作必將產(chǎn)生積極的影響。我們在全面審視企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作同時(shí)，要不斷探索、不斷研究，在企業(yè)檔案管理的方式方法上尋求切合實(shí)際的方案和做法。

參考文獻(xiàn)：

[1] 范巧燕.企業(yè)檔案管理.經(jīng)濟(jì)管理出版社.2008年.

[2] 李偉文.現(xiàn)代企業(yè)管理.西南交通大學(xué)出版社.2008年.

[3] 覃兆劌.企業(yè)檔案的價(jià)值與管理規(guī)范.世界圖書出版司.2010年.